ZUSAMMENARBEITEN
Erfassung und Verwendung von Daten zur vertraglichen Zusammenarbeit
In jeder Phase des Vertragslebenszyklus entstehen Daten. Und in jeder Phase gehen diese Daten bei herkömmlichen Vertragsprozessen verloren, werden falsch etikettiert und verworfen. Die Behebung dieses Problems könnte den Rechtsweg für immer verändern.
Die Standardwährung für Verträge mit einer fast 100%igen Marktdurchdringung ist ein Produkt, das nie für die rechtliche Dokumentation konzipiert wurde: Microsoft Word. Die Mitarbeiter erstellen Entwürfe in Word, häufig durch Kopieren und Einfügen von Teilen aus alten Dokumenten, und nehmen dann nachverfolgte Änderungen vor, wobei sie per E-Mail zwischen verschiedenen Versionen hin und her springen. Irgendwann sind alle zufrieden und das Dokument wird zu einer PDF-Datei.
Dieses PDF springt in verschiedene E-Mail-Ketten, bis es gedruckt, signiert und gescannt oder vielleicht mit einem Tool wie DocuSign elektronisch signiert wird. Dann wird es auf einem gemeinsam genutzten oder persönlichen Laufwerk gespeichert, wo es so ziemlich für immer liegt.
Es gibt viele Probleme mit diesem Prozess: es ist schwierig, zusammenzuarbeiten, es ist ineffizient, es dauert lange und die Versionskontrolle ist schwierig. Aber ein Hauptproblem, das mit der Zeit nur noch größer wird, ist der Datenverlust.
Bei dem oben beschriebenen Prozess werden fast keine Daten über die vertragliche Zusammenarbeit aufbewahrt:
- Wenn per E-Mail Vorschläge zu Bearbeitungen gemacht werden, schaffen es diese Daten nicht bis zu Word
- Wenn Bearbeitungen als Änderungen in Word verfolgt werden, werden diese Daten nicht in die PDF-Datei übertragen.
- Die Zeit bis zum Signieren von Daten und neuen Versionsdaten gelangt nicht auf das freigegebene Laufwerk
All diese Kooperationsdaten zu generieren, nur um sie dann während des gesamten Prozesses zu verwerfen, ist eine enorme Verschwendung von Zeit und Fachwissen der Anwälte. Der Hauptgrund, warum so viele Daten in diesem traditionellen Arbeitsablauf verloren gehen, ist, dass die in statischen Word- und PDF-Dateien erzeugten Daten unstrukturiert sind. Schlüsselfelder wie Datum und Unterzeichner sind nicht mit Metadaten versehen, so dass das Dokument bei der Übergabe an ein neues System nicht zwischen wichtigen und weniger wichtigen Informationen unterscheiden kann.
Dies macht es fast unmöglich, einen echten Prüfpfad für den Weg eines Rechtsdokuments von der Entstehung bis zur Vereinbarung zu erstellen. Wer welche Änderungen vorgenommen hat, wann, warum und wie - all dies wird entweder nie erfasst oder geht auf dem Weg verloren. Ohne Daten zur Identifizierung von Problemklauseln und Verhandlungsengpässen sind sie beim nächsten Mal fast sicher wieder auftauchen.
Maschinenlesbare Verträge
Es gibt hervorragende KI-Vertragsprüfungsprodukte, die Ihre unstrukturierten Daten strukturieren können. Sie können alte Verträge "lesen" und ein gewisses Maß an automatisierter Markierung anbieten, wodurch die schlecht verwalteten Daten der Zusammenarbeit strukturiert werden können. Verloren gegangene Daten sind jedoch nicht wiederherstellbar; und noch mehr: Wenn Ihr Problem darin besteht, dass die Kollaborationsdaten unstrukturiert sind, dann ist die Erstellung weiterer unstrukturierter Daten und der Kauf einer Lösung zur Strukturierung dieser Daten für Sie ein seltsamer Weg, um das Problem zu lösen.
Die naheliegendste Möglichkeit, Kollaborationsdaten in allen Phasen des Lebenszyklus zu erfassen und aufzubewahren, besteht darin, die Erstellung unstrukturierter Daten einzustellen und stattdessen einen maschinenlesbaren Editor für die Erstellung Ihrer Verträge zu verwenden.
Wenn das Dokument Genehmigungen erhält, intern geändert oder extern eingesehen und verhandelt wird, werden die Metadaten, die all diese Änderungen, Beteiligten und Ereignisse erfassen, erstellt und gespeichert.
Wenn die betreffende Plattform auch die Unterzeichnung und Vertragsverwaltung anbietet, muss der Vertrag nicht in Word, PDF oder E-Mail übertragen werden. Wenn der Vertrag jedoch die aus strukturierten Daten erstellt wurden, dann haben die Benutzer diese Möglichkeit, denn das Dokument ist reich genug an Einsichten, um nützliche Daten von System zu System zu transportieren.
Die Auswirkungen auf Ihr Endergebnis
Für Ihr Unternehmen ergeben sich aus diesem Ansatz zwei unmittelbare Vorteile:
1. Analytics
Da die Verhandlungsdaten aufbewahrt und erfasst werden, erhalten Sie in Echtzeit Einblicke in die Effizienz Ihres Vertragsworkflows. Welche Vorlagen führen typischerweise zum längsten Vertragslebenszyklus? Welche Klauseln blockieren normalerweise die Unterzeichnung? Welche Geschäftskollegen nehmen die meisten Bearbeitungen vor? Wie ändern sich die Genehmigungsraten im Laufe der Zeit? Mit Hilfe von Analysen können Sie diese Fragen beantworten, nicht nur um Ihre Prozesse zu verbessern, sondern auch, um Ihren Kollegen in anderen Teams gegenüber rechenschaftspflichtig zu sein.
2. Suche
Die Suche mag zwar als unsexy erscheinen, aber ein leistungsfähiger Suchmechanismus kann einen großen Einfluss auf die Antwortzeiten und die Effizienz haben. Wenn Ihre Vertragsdaten richtig strukturiert sind, können Benutzer über Teammitglieder, Daten, Firmennamen, Klauseltitel nach Dokumenten suchen - sogar über Freitextabfragen.
Ohne strukturierte Daten beginnen und enden Ihre Möglichkeiten der Vertragssuche mit dem Dateinamen und den geänderten/erstellten Daten.
Diese Faktoren können sich beide auf Ihr Endergebnis auswirken: Eine effizientere Zusammenarbeit führt wahrscheinlich zu schnelleren Ergebnissen, einer besseren Abstimmung mit den Interessengruppen und einer Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg in Bezug auf die Arbeitsbelastung der Rechtsabteilung. Außerdem entsteht eine Feedback-Schleife, die Ihr Team und Ihre Systeme (falls sie maschinelles Lernen beinhalten) intelligenter macht. Je mehr Vertragsdaten Sie sammeln, analysieren und Maßnahmen ergreifen können, desto besser werden Sie in der Lage sein, Entscheidungen über Abweichungen von Standardbedingungen, Verhandlungspositionen usw. zu treffen.
Die Geschäftswelt als Ganzes ist sich der Vorteile der Aufbewahrung strukturierter Daten bewusst, und es ist eine Verlagerung hin zu dynamischer Dokumentation im Gange, die im Browser, oft in Zusammenarbeit, erstellt wird. Dies ist es, was Google Docs in Bezug auf Microsoft Word zu lösen suchte, und Anbieter der nächsten Generation wie Notion und Coda nehmen andere alte Dokumentenformate wie Excel und machen sie ebenfalls kollaborativ und datenreich. Die Rechtsabteilung liegt weit hinter der Entwicklung zurück, und es gibt keine Ausreden mehr, warum das so ist. Wenn Sie sich jetzt auf die Vertragsdaten einlassen, könnten Sie Ihr juristisches Team für die nächsten Jahrzehnte zukunftssicher machen.
Genehmigungen: Wie die Rechtsabteilung Reibungsverluste reduzieren können (aber weiterhin die Kontrolle behalten)
Der Inhalt und die Verwaltung von Verträgen in einem Unternehmen liegt fast immer bei der Rechtsabteilung - aber das bedeutet nicht, dass Anwälte jedes Dokument und jede Vorlage entwerfen und überprüfen müssen.
Es ist eine ungeschriebene Regel in der Geschäftswelt: Schließe keine Verträge ab, die keine rechtliche Genehmigung haben. Das ist eine Position, die sich keiner von uns leisten kann, und das Risiko, entweder einen Vertrag voller rechtlicher Risiken zu schließen oder eine geschäftliche Gelegenheit zu verpassen, weil die Rechtsabteilung sich nicht auf den Beinen hält, ist enorm.
Trotzdem haben viele Unternehmen sowohl mit der anfänglichen Einführung als auch mit der Durchsetzung eines angemessenen Genehmigungsverfahrens zu kämpfen. Dies ist kaum überraschend, wenn man bedenkt, dass das breite Spektrum der beteiligten Interessengruppen, die oft gezwungen sind, einer bestimmten Vereinbarung zuzustimmen. Durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden an ihren Vertragsabläufen haben wir einige der wichtigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit rechtlichen Genehmigungen identifiziert. Im Folgenden erfahren Sie, was wir über die Bewältigung dieser Herausforderungen und die Umsetzung von Genehmigungen in Ihrem Unternehmen gelernt haben.
Implementierung: Aufbau Ihres Genehmigungs-Workflows
1. Nehmen Sie sich die Zeit, um den gesamten Vertragsprozess abzubilden.
Es mag schwierig sein, ein wahres Bild von der wahrscheinlichen Reise Ihres Dokuments zu bekommen, aber es ist unerlässlich. Stellen Sie den Weg Ihres Dokuments vom Anforderungspunkt bis zu einem vollständig unterzeichneten Dokument dar und geben Sie an, wo eine rechtliche Genehmigung erforderlich ist. Dies kann ein langwieriger Prozess sein - nehmen Sie sich Zeit, um die geschäftlichen und juristischen Teams zusammenzubringen. Zusammenarbeit ist der Schlüssel - stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle Beispiele für rechtliche Genehmigungsabläufe nutzen und durcharbeiten, um eine teamweite Vereinbarung zu fördern und alle auf die gleiche Seite zu bringen.
2. Achten Sie auf andere Genehmigende im Unternehmen
Kollegen in den Teams für Handel, Finanzen und Datensicherheit können ebenfalls wichtige Bestandteile des Genehmigungs-Workflows sein. Stellen Sie sicher, dass Sie deren Genehmigungen in Ihre Planung einbeziehen.
Unserer Erfahrung nach beginnen die Genehmigungen in der Regel mit den kommerziellen Teams, dann folgen die Finanzen und die Datensicherheit, bevor am Ende die rechtlichen Schritte folgen. Dadurch wird sichergestellt, dass es keine weiteren Änderungen des Dokuments durch externe Parteien gibt und dass die Anwälte das endgültige Eigentum am Vertrag behalten.
3. Kommunikation und Hilfe erhalten
Andere Teams in der Branche, die sich mit Prozessen wie Beschaffung oder Betrieb befassen, haben vielleicht Einsichten hinzuzufügen - stellen Sie sicher, dass Sie mit ihnen kommunizieren und auf ihr Fachwissen zurückgreifen. Vielleicht haben sie bei einem früheren Geschäft etwas gelernt, das für Ihre aktuelle Situation relevant wird.
Wie komplex ist zu komplex?
Der Genehmigungsprozess muss nicht kompliziert sein, um robust zu sein. Es kann verlockend sein, ein rechtliches Genehmigungsverfahren zu versuchen, das Sie in einem Versuch von 0-100 erreicht, aber das ist oft ein Fehler. Die Komplexität kann zu einer Lähmung führen, während die Teams mehrere Entwürfe in Betracht ziehen, ohne jemals tatsächlich etwas zu implementieren.
Beginnen Sie stattdessen mit einem einfachen Genehmigungsablauf, sammeln Sie Feedback zu den Vor- und Nachteilen und wiederholen Sie den Vorgang mit zusätzlichen Genehmigungen, wenn Sie der Meinung sind, dass diese notwendig sind.
Wenn Ihr neues Verfahren anfangs komplexer ist als das alte, hat es keine Chance, schnell angenommen zu werden.
Rechtliche vs. kommerzielle Genehmigung
Es ist wahrscheinlich, dass kommerzielle Teams ihre Genehmigungsprozesse innerhalb anderer Geschäftssysteme haben werden. Vertriebsteams könnten Genehmigungen mit Salesforce und HR mit Workday, Greenhouse oder Prescreen verwalten. Dies kann zu Unsicherheiten führen, wenn es um die rechtliche Genehmigung geht - sollten Genehmigungen in HR-Systemen oder in
Vertragsmanagementsystemen oder in etwas ganz anderem leben? Woher wissen wir, welche Genehmigung Vorrang hat?
Nach der Erfahrung unserer Kunden ist es am besten, wenn die rechtlichen Genehmigungen in Vertragsmanagementsystemen angesiedelt sind. Verträge sind letztlich ein rechtlicher Prozess, und das Rechtssystem der Aufzeichnung sollte für sie die beste Quelle der Wahrheit sein. Dies ermöglicht eine bessere Organisation der Akten über verschiedene Teams hinweg, ohne dass die Rechtsabteilung den End-to-End-Prozess aus den Augen verliert. Wenn Ihr Vertragsmanagementsystem in Ihre anderen Aufzeichnungssysteme integriert ist, dann nutzen Sie die Möglichkeiten der Datensynchronisation, um sicherzustellen, dass Sie ein wahres Bild haben, wohin Sie auch schauen.
Wie man ein Workload-Gewichtheber ist
Anwälte sind keine Inseln. Teamarbeit gilt auch für juristische Prozesse. Wir haben oft
sehen, wie Kunden Genehmigungsprozesse im gesamten Team implementieren, um zu vermeiden, dass ein Mitglied des Teams unter der Genehmigungsarbeit ertrinkt, und helfen bei der Transparenz der Arbeitsbelastung. Viele der Rechtsanwaltsteams, mit denen wir arbeiten, nutzen gemeinsame Eingangskörbe -
oder sogar #Verträge Slack Channels - zur Bearbeitung von Anfragen.
Diese Technik funktioniert auch bei Juro gut, mit Beiträgen von denjenigen, die die Verantwortung erhalten oder gegebenenfalls Zeit haben, um eingehende Anfragen zu bearbeiten. Teamarbeit ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass jeder die gleiche Verantwortung für die Bewältigung des Arbeitsaufkommens bei der rechtlichen Genehmigung trägt.
Die richtige Balance finden
Schaffung eines ausgewogenen und optimierten Arbeitsablaufs, der die Erteilung von Genehmigungen sicherstellt durch die richtige Person, ohne Kompromisse bei Geschwindigkeit und Effizienz, ist schwierig - es ist der Effizienz-Sweetspot, nach dem jede Mannschaft sucht. Aber es ist nicht unmöglich - wir haben gesehen, dass dies am besten in Situationen funktioniert, in denen Rechts- und Geschäftsteams zusammenkommen, wobei die Rechtsabteilung das Unternehmen in die Lage versetzt, die richtigen Entscheidungen zu treffen, aber die Kontrolle über ein gewisses Risiko hinaus behält.
Einige Anwender von Juro legen beispielsweise ihre Genehmigungen auf der Grundlage von Vorlagen fest, wobei zusätzliche Genehmigungen an die Vertragsautoren delegiert und durch einen Prüfpfad verfolgt werden. Dies gibt den Benutzern Freiheit, hält aber die Legalität auf dem Laufenden, mit einem detaillierten Prüfpfad, falls Fragen auftauchen sollten.
Das Risiko, wenn Sie keinen reibungslosen Ablauf schaffen, besteht darin, dass Sie in einem bürokratischen und restriktiven Prozess stecken bleiben, wodurch sich die internen Beziehungen verschlechtern, was sich auf das Geschäft insgesamt auswirken kann. Wenn Genehmigungen zu restriktiv werden, werden die Kollegen im Handel einen Weg finden, sie zu umgehen. Aber wenn Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Befähigung finden, kann die Rechtsabteilung aufhören, ein Blockierer zu sein, und wirklich ein Partner für Wachstum werden.
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