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Vertragsautomatisierung

Wie Sie Vertragsverlängerungen effektiv verwalten

Nov 21, 2022
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5
min Lesezeit

Eine Phase des Vertragslebenszyklus, die häufig vernachlässigt wird, sind Vertragsverlängerungen. Der Abschluss des Vertrags steht im Mittelpunkt vieler Managementinstrumente oder -strategien. Dabei ist das, was danach kommt, genauso wichtig wie der Vertrag selbst.

Für Unternehmen ist der Umgang mit Verträgen eine der typischsten Geschäftspraktiken. Doch ohne die richtige Planung kann die Erneuerung von Verträgen eine Vielzahl von Problemen mit sich bringen, darunter:

  • Teure ungewollte Verlängerungen
  • Fehlen einer zentralen Erfassung der Verträge
  • Änderungen im Management
  • Schlechte Fluktuation zwischen den Teams

Eine Vertragsverlängerungsfrist kann leicht verpasst werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen schnell expandiert und kompliziertere Verträge verwaltet.

Die Befolgung einer Reihe von Best Practices für die Vertragserneuerung ermöglicht es, Prioritäten zu setzen und genügend Zeit für die Erneuerung einzuplanen, damit keine Chance für eine Modernisierung verloren geht. Lesen Sie weiter, um alles Wissenswerte über die Vertragsverlängerung zu erfahren.

Was ist eine Vertragsverlängerung? Warum ist sie notwendig?

Der Prozess der Wiederaufnahme einer förmlichen Vereinbarung nach Ablauf der aktuellen Vertragslaufzeit, ob mit oder ohne neu ausgehandelte Bedingungen, wird bezeichnet als Vertragserneuerung.

Bei einer Vertragsverlängerung haben beide Parteien die Möglichkeit, die aktuellen Bedingungen beizubehalten oder sie neu zu verhandeln und zu ändern, um ihren neuen geschäftlichen Anforderungen besser gerecht zu werden. Sobald diese Frage geklärt ist, wird ein neuer Entwurf mit einer anderen Laufzeit erstellt.

Wie führt ein schlechtes Vertragsverlängerungsmanagement zu Umsatzeinbußen?

Einnahmeverluste sind unbeabsichtigte, unentdeckte und vermeidbare Verluste von Geschäftseinnahmen. Ähnlich wie bei einem physischen Leck können auch durch Leckagen Gelder verloren gehen. Auch wenn die entgangenen Einnahmen nicht sehr hoch sind, summieren sich diese winzigen Beträge im Laufe der Zeit und haben große Auswirkungen auf das Endergebnis.

Nach Angaben der Harvard Business Review führt ein unzureichendes Vertragsmanagement, insbesondere Fehler bei der manuellen Vertragsprüfung, zu einem Verlust von 5 bis 40 % des Vertragswerts. Die manuelle Vertragsprüfung ist anfällig für Ungenauigkeiten, wenn sie von einem menschlichen Auge durchgeführt wird. Es handelt sich um eine zeitaufwändige Aufgabe, bei der auf Besonderheiten geachtet werden muss, wie z. B. wichtige Fälligkeitsdaten, automatische Verlängerungsfristen und Vertragsschlüsselwörter.

Gründe, warum Vertragsverlängerungen verpasst werden

Eine der Hauptursachen für verpasste Fristen ist das Verstecken wichtiger Termine in Excel, gemeinsamen Ordnern oder E-Mail-Postfächern. Wie bei jeder Tätigkeit ist es wahrscheinlich, dass sie vernachlässigt wird, wenn es zu schwierig ist, wichtige Termine zu finden und im Auge zu behalten.

Bewährte Verfahren für die Vertragserneuerung

Ein effektives Vertragsverlängerungsmanagement ist unerlässlich, da sich 60 bis 80 Prozent aller Transaktionen um Verträge drehen. Sehen wir uns einige Best Practices an, mit denen Ihr Unternehmen den Wert seiner Verträge maximieren und Risiken reduzieren kann.

1. Schieben Sie die Überprüfung und Erneuerung von Verträgen nicht bis zur letzten Minute auf

  • Rechtsteams unterschätzen häufig den Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Prüfung und Erneuerung von Verträgen erforderlich ist. Es ist gängige Praxis, mindestens 30 Tage vor der automatischen Erneuerung eine Erinnerung zu setzen, damit genügend Zeit bleibt, um Mitarbeiter zuzuweisen, Unterlagen zu ordnen und eine Einigung darüber zu erzielen, was, wenn überhaupt, geändert werden muss. Häufig führen die Unternehmen eine Excel-Tabelle oder einen Veranstaltungskalender und überprüfen beides regelmäßig.

2. Bilden Sie ein effektives Team für die Vertragsverlängerung

  • Wenn Sie mit Hunderten von Dokumenten und kurzen Fristen zu tun haben, möchten Sie nicht jedes Mal Zeit mit der Suche nach Kontakten, E-Mail-Adressen, E-Mail-Ketten und anderen Details verschwenden, wenn Sie Feedback zu einem Entwurf einholen oder ein Dokument zur Ausführung senden müssen.

3. Erstellen Sie Bibliotheken mit bevorzugten Klauseln, Bedingungen und Vorlagen

  • Wenn der ursprüngliche Vertrag vorteilhaft ist, kann die Beibehaltung der Bedingungen den Verlängerungsprozess beschleunigen, was jedoch für Unternehmen, die auf Papierkopien angewiesen sind, eine Herausforderung darstellen kann. Unternehmen, die ein Cloud-basiertes Repository nutzen, können eine Bibliothek mit bevorzugten Vertragsbedingungen einrichten und Vorlagen erstellen. Klausel- und Vorlagenbibliotheken können die Erstellung von Geschäftsverträgen beschleunigen.

4. Achten Sie auf das Führen von Unterlagen

  • Jemand im Unternehmen sollte dafür zuständig sein, eine Datei mit den Preisen und Möglichkeiten der Lieferanten zu führen und vergleichbare Waren und Dienstleistungen auf dem Markt zu recherchieren, um aus einer Position der Stärke heraus verhandeln zu können. Das Gleiche gilt für die Aufzeichnung von Verzögerungen, Meinungsverschiedenheiten, Fehlern und anderen Problemen, damit die Entscheidungsfindung zum Zeitpunkt der Erneuerung unterstützt werden kann.

5. Befreien Sie sich von dem Ärger, den manuelle Prozesse verursachen

  • Die Nachverfolgung von Verlängerungsrückstellungen ist mit den alten manuellen Verfahren einfach nicht machbar. Unternehmen können jedoch manuelle Prozesse eliminieren und die Transparenz verbessern, indem sie die Automatisierung einführen. Die manuelle Nachverfolgung und Dateneingabe wird durch den Einsatz einer CLM-Plattform effektiv beseitigt. Auch andere typische Vertragsverlängerungsaktivitäten wie die Genehmigung und Unterzeichnung können automatisiert werden, wodurch Fehler und potenzielle Doppelarbeit vermieden werden.

Was bedeutet die automatische Vertragsverlängerung?

Die Entscheidung für automatisch verlängernde Verträge ist ein Ansatz, um einen mühsamen Verlängerungsprozess zu vermeiden. Bei dieser Struktur werden die Verträge nach einer vorher festgelegten Zeitspanne automatisch verlängert, ohne dass eine weitere Beteiligung erforderlich ist. Solange eine der Parteien den Vertrag nicht kündigt, bleibt er in Kraft.

Sie wird häufig als "Evergreen- oder Selbsterneuerungsklausel" in einem Vertrag bezeichnet und findet sich typischerweise in Dienstleistungs- und Darlehensverträgen im geschäftlichen Kontext.

Sind Verträge mit automatischer Verlängerung durchsetzbar?

Bei der Beurteilung eines bestimmten automatischen Verlängerungsvertrags ist es wichtig, die örtlichen Gesetze und die Rechtsprechung zu konsultieren, da einige Rechtsordnungen Beschränkungen für automatische Verlängerungsklauseln und/oder strengere Mitteilungspflichten in bestimmten Zusammenhängen vorsehen (z. B. bei Verbraucherverträgen, Wohnungsmietverträgen und Tarifverträgen). Nach den üblichen Vertragsregeln sind automatische Verlängerungsklauseln in Dienstleistungsverträgen jedoch in der Regel durchsetzbar.

Was ist eine Software zur Erinnerung an die Vertragsverlängerung?

Software für Vertragsverlängerungen ist häufig anpassungsfähig, einfach zu bedienen und intuitiv und bietet umfassende Funktionen für das Management des Vertragslebenszyklus. Die folgenden Funktionen der Software können Ihren Vertragserneuerungsprozess unterstützen:

  • Optimierte Dokumentenspeicherung, -abruf und -versionierung durch Cloud-basierte sichere Vertragsablagen
  • Benachrichtigungen über anstehende automatische Verlängerungen, Vertragsablaufdaten, Meilensteine und Verpflichtungen
  • Verbesserte Sicherheitsvorkehrungen, einschließlich Prüfpfaden, berechtigungsbasiertem Zugriff und mehr
  • Überwachung und Verfolgung der Leistung, damit Sie den Status Ihrer Verlängerungsverträge im Auge behalten können
  • Integration elektronischer Signaturen für schnelles Unterschreiben auf jedem Gerät 
  • Integration mit einer breiten Palette von Geschäftslösungen und Softwareanwendungen

Fazit

Die Erneuerung eines Vertrags kann viel Zeit und Mühe kosten. Sie können sie jedoch nicht einfach wegwerfen, wenn man bedenkt, wie wichtig sie für die Aufrechterhaltung Ihres wertvollen Netzes und die Vermeidung rechtlicher Probleme ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Verfahren gut handhaben. Behalten Sie die Termine für Vertragsverlängerungen im Auge, prüfen Sie sorgfältig den Inhalt der Vereinbarung und bauen Sie Ihren Einfluss bei Neuverhandlungen aus.

Fordern Sie eine Demo mit top.legal an, um mehr über effektives Vertragsverlängerungsmanagement zu erfahren.

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