Wie man Verträge erstellt, die Kunden schneller unterschreiben wollen

Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens darstellen, dann muss es wohl auch wichtig sein, Verträge rasch und regelmäßig zirkulieren zu lassen. Eine höhere Zirkulation ist somit auch gleichbedeutend mit einer höheren Vitalität des Unternehmens. Ein Beweis den viele erfolgreiche Unternehmen nicht schuldig bleiben. Was kann mal also tun, um Verträge zu schaffen, die die Menschen gerne unterschreiben?

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Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens darstellen, dann muss es wohl auch wichtig sein, Verträge rasch und regelmäßig zirkulieren zu lassen. Eine höhere Zirkulation ist somit auch gleichbedeutend mit einer höheren Vitalität des Unternehmens. Ein Beweis den viele erfolgreiche Unternehmen nicht schuldig bleiben. Was kann mal also tun, um Verträge zu schaffen, die die Menschen gerne unterschreiben?

Um eine höhere Umschlagshäufigkeit von Verträgen zu ermöglichen, gilt es zunächst die Blockaden zu lösen, dien einem höheren Durchfluss im Wege stehen. Folgende wesentliche Faktoren fallen dabei unmittelbar ist Auge:

  1. Verträge werden von Menschen gelesen;
  2. Verträge werden in der Regel von Juristen für Juristen geschrieben;
  3. Unnötige Komplexität der Verträge erschwert die Lesbarkeit;
  4. Leser von Verträge müssen sich in der Regel mit Verträge in Ihrer Gänze befassen, um die Punkte zu finden, die für sie wichtig sind. 

In der Regel stehen diese Faktoren nicht alleine, sondern treten regelmäßig in verschiedenen Kombinationen auf. So wird aus einer unbequeme Unwegsamkeit, die man vielleicht noch mit ein wenig Mehraufwand überwinden kann, eine Blockade die das ganze System zum Stillstand bringen kann. Das Unternehmen stirbt bzw. vegetiert vor sich hin. 

Würde es sich bei dem Geschriebenen um einen Artikel in einem Fachblatt handeln, der Lesende würde weiterblättern bzw. das Magazin zur Seite legen. Die Folgen wären einfach und überschaubar. Bei einem Durchsicht eines Vertrags zur Verhandlung ist Weiterblättern keine anzuratende Aktion, da das geschriebene Wort oftmals signifikante wirtschaftliche Auswirkung auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens haben kann. Hier bleibt dann in vielen Fällen nur noch die Zuhilfenahme eines Juristen, der die Zeit bis zur Unterschrift in weite Ferne rücken und die Kosten nach oben schnellen lässt.

Wie schafft man also Abhilfe, bevor der Verschluss des ganzen Systems  droht?

Hohe Verarbeitungsflüssigkeit macht Verträge leicht verständlich

Mind at ease puts a smile on the face: Psychophysiological evidence that processing facilitation increases positive affect

Geht man zunächst davon aus, dass das im Vertrag angebote Produkt ein tatsächlich bestehendes Problem einer klar definierten Zielgruppe löst - vulgo es besteht ein Product-Market-Fit und es gibt genügend Käufer für das Produkt - dann bietet es sich in der Regel an, diesen bestehend Prozess so einfach wie möglich zu machen. 

Wenngleich dieses Prinzip der Neurowissenschaften entspringt, ist dennoch kein geistiger Marathon notwendig, um auf den Schluss zu kommen, dass einfacher Botschaften schneller verarbeitet werden können. Das Prinzip der Verarbeitungsflüssigkeit geht aber noch einen Schritt weiter. Die Verarbeitungsflüssigkeit bezeichnet zunächst die Leichtigkeit, mit der Gehirne Information verarbeiten können. Die Verarbeitungsflüssigkeit hat aber auch einen maßgeblichen Einfluss auf die Urteilsbildung. So trägt die perzeptuelle Flüssigkeit dazu bei, dass einer Person ein Stimulus vertraut vorkommt und dass leicht lesbare Aussagen für wahrer gehalten. 

In Anwendung für Verträge ist das Prinzip Gold wert, wenn man die Strategie verfolgt, mehr Verträge zum Abschluss zu bringen. Wird der Vertrag nämlich als leicht und verständlich wahrgenommen, dann werden die darin enthaltenen Aussage eher als richtig wahrgenommen und sind somit eher bereit den Vertrag zu unterschreiben.  

Unsere Empfehlung lautet daher in Anwendung der perzeptuellen Flüssigkeit, Vertrage gut zu strukturieren, sodass er für den Leser Sinn Macht. Nutzen Sie wenn möglich zusätzliche Erklärungen direkt im Vertrag und vermeiden sie unnötig komplexe Begrifflichkeiten, die über ein umfangreichen Anhang erst erklärt werden müssen. Erklärende Überschriften für Absätze und Einschübe können zusätzliche Informationen transportieren. 

Mit Playbook-Lösungen können Sie rasch auf abgestimmte Lösungen zurückfallen

Die Erfahrung zeigt dass, Unternehmen, die auf Playbook-Lösungen setzen, schneller zur Einigung mit Ihren Kunden kommen. Playbook-Lösungen können die gesammelte Erfahrung aus vorangehenden Verhandlungen als alternative Klausel bzw. alternative Textabschnitte darstellen. Somit können Verhandlern außerhalb der Rechtsabteilung schneller auf abgestimmte und genehmigte Klauseln zurückgreifen, ohne weiteren langwierigen und aufwändigen Abstimmungsprozess. 

Voraussetzung für die Funktionalität von Playbooks ist an dieser Stelle, dass mit der Rechtsabteilung abgestimmte Klauseln vorliegen und deren zweifelsfreie Anwendung durch die Fachabteilung gesichert ist. In diesem Punkt lohnt sich der Einsatz von Software die über ein herkömmliches Textverarbeitungssystem hinausgeht. Zudem ist es erforderlich, dass die Rechtsabteilung gemeinsam mit der Fachabteilung einen Katalog alternativer Klauseln entwickelt und diese regelmäßig mit den Erfahrungen aus der Verhandlung abgleicht. 

Bereiten Sie Schlüsselparameter eines Vertrags über Software auf

Wenn man regelmäßig mit Verträgen arbeiten, dann fällt auf, dass viele der für den Anwender von Verträgen wichtigen Informationen im Text vergraben sind. Oftmals in der Mitte des Dokuments. Das heißt als Anwender sieht man sich öfters mit der Aufgabe konfrontiert, Schlüsseldetails im Vertrag zu suchen. Bei einfachen Verträge mit wenigen Seiten ist das noch eine lösbare Aufgabe. Werden die Verträge komplizierte steht man vor einer komplexen Herausforderung, die auch oftmals das Lesen einige Textpassagen voraussetzt. 

Für dieser Aufgabe werden in Unternehmen oft hunderte von Stunden aufgewendet. Eine Aufgabe bei der heutzutage auch Software helfen kann, wesentliche Details automatisch in Sekunden zu extrahieren, und sie übersichtlich dem Suchenden zu präsentieren.

Im Zusammenspiel mit Vertragsverhandlungen mit der Gegenseite kommt eine tabellarische Übersicht der vereinbarten Schlüsselparameter eine noch viel größere Bedeutung zu. Gemäß der oben genannten Verarbeitungsflüssigkeit lassen die aufbereiteten Schlüsselinformationen den Vertrag einfacher scheinen, und ist für die Entscheidern der Gegenseite leichter zu erfassen und zu unterschreiben. Häufig sind die Verträge zudem gleich, was die Suche nach dem gewünschten Absatz noch mehr den Anstrich einer Sisyphus-Arbeit verleiht.

In der Arbeitswelt lassen sich unzählige Beispiele für genervte Entscheider finden, die trotz eingehender Vertragsdurchsicht die gewünschten Stellen im Vertrag nicht finden können, und somit die Unterschrift zunächst verweigern.

Verträgen sollten für Nicht-Juristen geschrieben werden

Verträge werden in der Regel von Juristen für Juristen geschrieben. Das ist eine anachronistische Praxis, die aus den Zeiten vor dem Internetzeitalters stammt, als Gesetzestexte, Kommentare, Interpretation und Vorlagen nicht für jedermann über das Internet (frei) verfügbar waren, sondern einer Kaste ausgewählter Gelehrter - den Juristen - vorbehalten waren. Dazu waren oft teure und umfangreiche Bibliotheken notwendig, die man benötige, um das Geschriebene zu kodieren und zu dekodieren. Einem einfachen Laien standen diese Mittel in der Regel nicht zu Verfügung. 

So wurden auch Verträge auch unverzögert an diejenigen weitergereicht, die sie entschlüsseln konnten. Folglich saßen auch an Schlüsselpositionen in Unternehmen Juristen. Diese Bild ist in den letzten Jahren stark erodiert. Juristen findet man weiterhin in den Schaltzentralen von Unternehmen, doch ihre Präsenz an der Spitze hat sich stark reduziert. 

Auch die Sprachlichkeit hat sich deutlich verbessert, dennoch findet sich in Verträge weiterhin eine Sprachlichkeit, die darauf schließen lässt, das Juristen oftmals vergessen, für Verträge geschrieben werden. Anwälte müssen sich vor Augen halten, dass Rechtsdokumente für viele Menschen beängstigend sind, und das müssen sie nicht sein. Juristische Laien sehen sich einen langen, komplizierten Vertrag oftmals nicht an und schieben dessen Bearbeitung vor sich her. Komplizierte Verträge brauchen deswegen einfach länger, um zu einem Ja zu kommen.

Automatisieren Sie keinen ineffizienten Prozess

There is no free lunch. Wenn Sie nicht die Arbeit leisten können, Ihre Verträge einfacher zu gestalten, dann gelingt Ihnen bei der Automatisierung des Vertragsprozess auch nur ein Teilerfolg bzw. oftmals skalieren sie dabei auch gleich das Problem mit.

Bevor Sie mit der Arbeit der Automatisierung beginnen, führen Sie ein Benchmarking durch. Vergleichen Sie Ihre Verträge mit anderen und machen Sie sich mit den Grundlagen der klaren Sprache und Lesbarkeit vertraut. Über die Einführung von Playbooks können Sie die Verständlichkeit und Verhandlungszeit einzelner Vertragsklauseln auch über ein A/B-Test evaluieren. Setzen Sie einfache und klar verständliche Klauseln als Standard durch. Zusätzlich sollten Sie auf Erklärungen setzen, damit komplizierte Klauseln einfach angenommen werden. 

Wenn Sie dann an die Skalierung der Vertragsprosse gehen, können Sie sicher sein, dass die aufgedeckten Effizienzen mitskalieren.  Automatisierung von Vertragsprozessen sollte nicht nur ein Mittel sein, um Kosten zu senken, sondern auch wie man die Qualität der Verträge und somit die Kundenerfahrung verbessern kann.

Fordern Sie mehr von Ihrer Rechtsabteilung

Ein effizienter und leider nur selten genutzter Hebel, um Vertragsabschlüsse zu beschleunigen ist, sich mit dieser Aufforderung direkt an die Rechtsabteilung zu wenden. Legal Design ist in aller Munde und vielen Rechtsanwälten ein Begriff. Die Neugestaltung von Verträgen ist zudem eine intellektuelle Herausforderung, der sich gute Anwälte gerne stellen sollten. Die kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem Thema Aufbereitung von Verträgen kann viele Blockaden für die Vertragszirkulation lösen und somit für das gesamte Unternehmen eine positive wirtschaftliche Auswirkung haben.



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