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Im heutigen digitalen Zeitalter sammeln Unternehmen aller Größenordnungen große Mengen an Daten über ihre Kunden und Mitarbeiter. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Datenschutzgesetzen müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass jede Art von Daten rechtmäßig und verantwortungsvoll verarbeitet wird. Einer der wichtigsten Aspekte dabei ist der Abschluss einer Datenverarbeitungsvereinbarung.
Die Erstellung einer Datenverarbeitungsvereinbarung von Grund auf kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere für kleinere Unternehmen oder Start-ups mit begrenzten rechtlichen Ressourcen. In diesem Fall kann eine Vorlage für einen Datenverarbeitungsvertrag sehr hilfreich sein. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Vorlage für eine Datenverarbeitungsvereinbarung zur Verfügung, mit der Sie sicherstellen können, dass Ihre Datenverarbeitungspraktiken mit den geltenden Gesetzen zum Datenschutz und zur Privatsphäre übereinstimmen.
Datenverarbeitungsvereinbarung Vorlage
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Was ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Eine Datenverarbeitungsvereinbarung ist ein Vertrag, der die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Drittverarbeiter regelt, der im Auftrag eines für die Datenverarbeitung Verantwortlichen handelt.
- Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist die Organisation, die für die Festlegung der Zwecke und Methoden der Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig ist.
- Der Datenverarbeiter ist die Organisation, die für die Durchführung der Verarbeitung im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verantwortlich ist.
Der Hauptzweck einer DSGVO besteht darin, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften verarbeitet werden. Sie legt auch die Verantwortlichkeiten und Pflichten sowohl des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen als auch des Datenverarbeiters zum Schutz der Privatsphäre der betroffenen Personen fest.
Im Folgenden werden gängige Unternehmensdienstleistungen und Szenarien aufgeführt, die DPAs erfordern:
- Tochtergesellschaften
- B2B-Unternehmen
- Finanzinstitute
- Internet-Vermarkter
- Anbieter medizinischer Leistungen
- Online-Einzelhändler
- Anbieter von Online-Diensten
- Professionelle Dienstleistungsunternehmen
- Technologiefirmen
Warum sind Vereinbarungen über die Datenverarbeitung so wichtig?
Eine Datenschutzbehörde ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass die Datenverarbeitungstätigkeiten mit der DSGVO vereinbar sind. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Die Unterzeichnung einer DPA ist erforderlich, wenn die Verarbeitung von Kundendaten an ein Drittunternehmen, z. B. einen Cloud-Dienst, ausgelagert wird.
- Das DPA-Dokument garantiert, dass der Drittverarbeiter die Informationssicherheit gewährleistet, Sicherheitsvorfälle verhindert und alle geltenden Datenschutzgesetze einhält.
- Praktisch jedes Unternehmen ist bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf Dritte angewiesen, sei es bei der Verwendung von Website-Analysesoftware oder bei der Speicherung von Daten bei einem Cloud-Speicheranbieter.
- Eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit jedem dieser Dienste ist eine wesentliche Voraussetzung für die Einhaltung der DSGVO.
- Der Entwurf und die Unterzeichnung einer DPA mit jeder Drittpartei, an die Sie einen bestimmten Datensatz zur Verarbeitung übermitteln wollen, ist ein Muss für den Schutz im Falle einer Verletzung der Datensicherheit.
Welche Bestimmungen sollten in einer DPA enthalten sein?
Bei der Abfassung einer Datenverarbeitungsvereinbarung ist die Aufnahme spezifischer Bestimmungen oder Klauseln, die wichtige Aspekte der Datenverarbeitung behandeln, von entscheidender Bedeutung. Diese Klauseln enthalten klare Leitlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten und stellen sicher, dass beide Parteien die einschlägigen Datenschutzgesetze vollständig einhalten.
- Der Gegenstand der Vereinbarung: Der Gegenstand der Vereinbarung bezieht sich in der Regel auf alle Tätigkeiten, die mit der vertraglichen Beziehung zwischen den Partnern in Zusammenhang stehen.
- Umfang, Dauer und Art der Datenschutzvereinbarung: Um die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu gewährleisten, ist es wichtig, klar zu definieren, wie personenbezogene Daten verwendet werden und welche Partei für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. In der Regel liegt diese Verantwortung bei dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, in diesem Fall also bei Ihnen.
- Die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen (welche Informationen werden verarbeitet): Bei der Ausarbeitung einer Datenverarbeitungsvereinbarung ist es wichtig, die betroffenen Personen zu bestimmen, deren Daten verarbeitet werden sollen. Dazu können Kategorien wie Kinder, Bankkunden, Patienten oder Website-Besucher gehören, und die betroffenen Personen können in mehrere Kategorien fallen.
- Art der Daten, die Sie verarbeiten wollen: Bei der Abfassung einer DSGVO ist es wichtig, die verschiedenen Datenkategorien anzugeben, die verarbeitet werden sollen. Dazu können technische Merkmale des Browsers, Verhaltensdaten über Website-Aktivitäten oder IP-Adressen gehören.
- Datenspeicherung: Diese Klausel in der DSGVO sollte die Methoden der Datenspeicherung klar umreißen, einschließlich des Ortes, an dem die Daten gespeichert werden, der Maßnahmen, die getroffen werden, um ihre Sicherheit zu gewährleisten, und der Dauer der Speicherung.
- Datensicherheit: Dieser Abschnitt der Vereinbarung ist von entscheidender Bedeutung, da er die Maßnahmen beschreibt, die zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen werden sollen. Die Bestimmungen können die Verwendung von Verschlüsselung zum Schutz von Daten, die Einführung von Zugangskontrollen zur Beschränkung des Zugangs zu sensiblen Informationen und die Durchführung routinemäßiger Sicherheitsbewertungen zur Ermittlung und Behebung potenzieller Schwachstellen umfassen.
- Unterauftragsvergabe: Legt fest, ob der Datenverarbeiter einen Dritten mit der Durchführung von Verarbeitungstätigkeiten beauftragen darf. Wenn die Vergabe von Unteraufträgen erlaubt ist, wird in der Klausel dargelegt, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO durch den Dritten zu gewährleisten.
- Meldung von Datenschutzverletzungen: Sie umfasst die Verfahren für die Meldung von Datenschutzverletzungen, einschließlich der Frage, wie schnell der für die Datenverarbeitung Verantwortliche informiert werden sollte, welche Einzelheiten die Meldung enthalten muss und welche Schritte zur Behebung der Verletzung unternommen werden sollen.
- Haftung: In der folgenden Klausel wird dargelegt, wer für Schäden oder Verluste haftet, die sich aus der Nichteinhaltung der Bestimmungen der DSGVO ergeben. In den meisten Fällen ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche haftbar.
- Beendigung: In diesem Abschnitt ist es wichtig zu erwähnen, dass der Auftragsverarbeiter bei Beendigung des Vertrags alle Nutzerdaten aus seinen Datenbanken löschen muss. Außerdem sollten Sie die Umstände angeben, die Ihnen das Recht geben, den Vertrag zu kündigen, z. B. das Versäumnis des Auftragsverarbeiters, Sie über eine Datenschutzverletzung oder nicht genehmigte Änderungen der Datenverarbeitungsverfahren zu informieren.
Wie man diese DPA Vorlage verwendet
1. Anpassen der DPA Vorlage
Um die DPA auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden, müssen Sie sie entsprechend anpassen. Diese Vorlage enthält in der Regel leere Felder, in die Sie die Daten Ihres Unternehmens eintragen können, z. B. Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Kontaktinformationen. Möglicherweise müssen Sie auch einige Bestimmungen in der DSGVO anpassen, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren geschäftlichen Anforderungen übereinstimmen.
2. Überprüfung und Überarbeitung
Sobald Sie die Vorlage angepasst haben, ist es wichtig, sie gründlich zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass alle Bestimmungen klar und prägnant sind und für die Datenverarbeitungsaktivitäten Ihrer Organisation relevant sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Dokument mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften übereinstimmt. Wenn Sie sich bei bestimmten Aspekten unsicher sind, ist es immer ratsam, sich rechtlich beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass das Dokument alle Anforderungen erfüllt.
3. Unterzeichnung und Umsetzung der DPA
Nach der Ausarbeitung einer konformen DPA ist es an der Zeit, sie zu unterzeichnen. Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien die Bestimmungen vor der Unterzeichnung gelesen und verstanden haben. Manchmal sind zusätzliche Verhandlungen notwendig, bevor alle Parteien den Bedingungen des Dokuments zustimmen. Sobald alle Parteien unterschrieben haben, sollten Sie die DPA-Bestimmungen in die Datenverarbeitungsverfahren Ihres Unternehmens einbeziehen.
4. Überwachung der Einhaltung
Die Erstellung einer DPA ist kein einmaliges Ereignis. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt und verändert, sollte sich auch Ihre DSGVO mit ihm weiterentwickeln. Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung der DSGVO, um sicherzustellen, dass Sie sich an die in dem Dokument beschriebenen Verfahren und Richtlinien halten. Außerdem ist es wichtig, Ihre Datenschutzvereinbarung regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmt.
