Whistleblowing: Software-Hilfe bei Unternehmensmissständen

Was ist Whistleblowing und warum ist es wichtig?

Whistleblowing bezeichnet den Prozess, im Rahmen dessen die Öffentlichkeit und die zuständigen Behörden auf ein wichtiges, vorliegendes Problem aufmerksam gemacht werden. Whistleblower oder Hinweisgeber melden sich, um auf Fehlverhalten, Missbrauch von Ressourcen, illegale Aktivitäten oder unethische Praktiken hinzuweisen, die dem öffentlichen Interesse schaden könnten. 

Whistleblower fungieren im großen Stil als Wachhunde, die Fehlverhalten melden, Betrug und Korruption verhindern, die Menschenrechte schützen und eine transparente Regierung gewährleisten. Auch wenn die meisten Unternehmen sich an etablierte Standards halten, gibt es dennoch immer wieder ein paar Ausreißer, deren Verhalten und der damit verbundene Ausfall, schweren und nachhaltigen Schaden anrichten. Letztes prominentes Beispiel, das zunächst mit einem anonymen Hinweis begann und einen möglichen Missbrauch und staatliche Einflussnahmen verhinderte, ist Österreich, wo hochrangige Regierungsmitglieder durch die offenbarten Fehltritte zum Rücktritt gezwungen waren.  

Whistleblowing ist auch ein integraler Bestandteil der Demokratie und ein wichtiger Mechanismus zur Aufdeckung von Missständen, die sonst im Verborgenen bleiben würden. Als solches spielt es eine wesentliche Rolle beim Schutz der Bürgerrechte und bei der Gewährleistung eines effizienten Funktionierens der Gesellschaft.

Welche Rolle spielt Whistleblowing für Unternehmen?

Whistleblowing spielt in der Unternehmenslandschaft eine entscheidende Rolle, da es Unternehmen hilft, Fälle von Betrug, Korruption oder anderen Formen unethischen Verhaltens rechtzeitig oder überhaupt aufzudecken. Insbesondere bei großen Unternehmen ist die Gefahr des Missbrauchs oder unethisches Verhalten hoch, da die Ressourcen von Legal und Compliance beschränkt sind, dem Unternehmen möglicherweise die Kenntnisse fehlen, Missstände effektiv anzugehen, oder eine verstärkte Kultur von Transparenz, Integrität und Verantwortung geschaffen werden muss.  

Gleichwohl, wollen wir an dieser Stelle auch einräumen, dass wie bereits eingangs erwähnt die meisten Unternehmen nicht das Ziel haben, Ihre Mitarbeiter oder die Gesellschaft auszubeuten und zu hintergehen. Ganz im Gegenteil, die Raison d’etre eines Unternehmens, insbesondere in Deutschland und Europa, ist die Maximierung des Unternehmenswerts für alle Beteiligten. 

Der wichtigste Aspekt für Unternehmen bei einer Schaffung eines effektiven Whistleblowing-Systems ist die Schaffung einer Kultur der Transparenz und Integrität. Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, dass ihre Bedenken ernst genommen werden und dass es in Ordnung ist, Missstände anzuzeigen, ohne dass sie Angst vor Repressalien haben müssen. Dies kann beispielsweise durch die Etablierung von unabhängigen Anlaufstellen wie Compliance- oder Ethik-Beauftragte oder eine spezielle Hotline für Mitarbeitern erreicht werden.

Whistleblower können als Beobachter (oder als stille Beobachter) als verlängerter Arm der Compliance-Abteilung dazu beitragen, potenziellen Missbrauch oder finanzielle Unregelmäßigkeiten aufzudecken, die andernfalls im Verborgenen bleiben würden. Hinweisgeber können dabei von außen oder auch aus der Belegschaft des Unternehmens kommen, um Missstände aufzudecken. 

Welchen Nutzen haben Unternehmen von einem institutionalisierten Whistleblowing?

Die Einführung eines strukturierten Systems für die Meldung von Missständen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. In erster Linie verkörpert das Whistleblowing eine inoffizielle Aufsichtsbehörde, die sicherstellt, dass gesetzliche Vorgaben und Verhaltenskodizes und Prozesse eingehalten werden. In zweiter Instanz ist Whistleblowing ein Undercover-Journalist, der unlautere Geschäftspraktiken aufgedeckt, bevor sie in der Öffentlichkeit einen Skandal herbeiführen. Weitere Vorteile für Unternehmen sind: 

Eine offene Unternehmenskultur

Es ist kein Geheimnis, dass eine offene Unternehmenskultur für Unternehmen von großem Nutzen sein kann. Vor allem Whistleblowing spielt in einer solchen Kultur eine wichtige Rolle. Whistleblowing gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, dass sie Fehlverhalten oder potenzielle Probleme ansprechen können, ohne Vergeltungsmaßnahmen oder Verurteilungen befürchten zu müssen. Auch wenn es für Unternehmen schwierig sein kann, ein solches Umfeld zu schaffen, kann dies letztlich dazu beitragen, das Unternehmen vor einem möglichen Skandal oder Betrug zu schützen. Die Schaffung eines sicheren Raums für die Mitarbeiter, in dem sie ihre Meinung äußern können, wird wahrscheinlich zu einer besseren Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter führen und ein Gefühl des Vertrauens zwischen Mitarbeitern und Management schaffen.

Größeres Vertrauen in das Unternehmen und dessen Produkte und Dienstleistungen

Whistleblowing spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung von mehr Vertrauen in das Unternehmen und seine Produkte und Dienstleistungen. Beim Whistleblowing meldet ein Mitarbeiter unethische oder illegale Aktivitäten am Arbeitsplatz, von denen er/sie Kenntnis hat, wie z. B. Betrug oder unsichere Arbeitsmethoden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass derartige Aktivitäten frühzeitig aufgedeckt und behandelt werden, was zu einer größeren Sicherheit für die Kunden und einem größeren Vertrauen in den Ruf des Unternehmens führt. 

Bessere Arbeitskultur/besseres Arbeitsklima

Ein institutionalisiertes System unterstützt die Mitarbeiter auch dabei, jede Art von Fehlverhalten oder unangemessenem Verhalten zu erkennen und zu melden, was die Effizienz der Untersuchungen erhöht und zu größerem Vertrauen in die Arbeitskultur eines Unternehmens führt. 

Vermeidung von großen Eklats

Die Vermeidung größerer Skandale ist ein Schlüsselelement für Nachhaltigkeit und Integrität in jeder Organisation. Whistleblowing, d. h. die Meldung unethischen Verhaltens durch eine Einzelperson innerhalb eines Unternehmens, kann Organisationen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu einem größeren Problem werden. Unternehmen sollten daher frühzeitig dafür sorgen, dass sich ihre Mitarbeiter unterstützt und sicher fühlen, wenn sie ein Problem melden, da dies ein Umfeld fördert, in dem ethische Fehltritte wahrscheinlich schnell erkannt werden. 

Stärkung der Compliance

Wie bereits festgestellt, ist Compliance eine wesentliche Funktion eines Unternehmens und kann in der richtigen Interpretation zu einer tragenden Stütze des Unternehmens werden. Richtige Interpretation bedeutet die werttreibende Umsetzung von Unternehmensprozessen und nicht die strafende und nörgelnde Hand, wie sich die Compliance in vielen Unternehmen oftmals zeigt. 

Whistleblowing kann bei richtiger Umsetzung zu einem zentralen Bestandteil einiger Compliance-Programme geworden, da es Einzelpersonen ermöglicht, Verstöße, die sie beobachten oder erfahren, direkt zu melden. Whistleblowing kann Organisationen auch mit wichtigen Informationen versorgen, die ihnen helfen, Lösungen für komplexe Probleme zu finden. Im Nachhinein betrachtet stärkt die Integration von Whistleblowing in die Einhaltung der Vorschriften beide Systeme und kann eine bessere Gewähr für die Aufrechterhaltung eines sicheren Umfelds für alle Mitarbeiter eines Unternehmens bieten.

Was sind typische Fälle, über die Whistleblower in Unternehmen berichten?

Ausgelöst durch einige der größten Unternehmensskandale der jüngeren Geschichte, hat sich Whistleblowing zu einem wichtigen Konzept für Unternehmen entwickelt, die Fehlverhalten aufdecken und verhindern wollen. Von illegalen Finanzpraktiken großer Banken während der globalen Krise 2007-2008 bis hin zu gefälschten Emissionswerten von Automobilherstellern - diese Ereignisse haben Unternehmen Milliarden gekostet und gezeigt, wie viel mit proaktiv eingerichteten Hinweisgebersystemen bewahrt werden könnte.

Weitere typische Fälle, die Whistleblower in Unternehmen regelmäßig aufdecken: 

• Korruption/Compliance-Verstöße
• Insiderhandel
• Datenmissbrauch
• Menschenrechtsverletzungen
• Diskriminierungen am Arbeitsplatz

Was ist der rechtliche Hintergrund?

Mitte Dezember 2021 ist die Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie zum Whistleblowing abgelaufen. Der Bundestag hat am 29. September 2022 in der 1. Lesung über den als Drucksache 20/3442 eingebrachten Gesetzesentwurf zum Hinweisgeberschutz beraten und diesen am 16. Dezember 2022 final verabschiedet. Das Hinweisgeberschutzgesetz soll drei Monate nach seiner Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft treten, so dass mit dem Inkrafttreten spätestens im zweiten Quartal 2023 gerechnet wird. Nach In-Kraft-Treten des nationalen Umsetzungsgesetzes (d.h. des Hinweisgeberschutzgesetzes) werden juristische Personen des Privatrechts wie des öffentlichen Sektors mit mehr als 50 Beschäftigten betroffen sein, wobei für Beschäftigungsgeber des privaten Sektors zwischen 50 und 249 Beschäftigte eine Übergangsfrist bis Dezember 2023 existiert; diese Frist gilt ausdrücklich nicht für Beschäftigungsgeber des öffentlichen Sektors. 

Wie kann eine Software helfen, die Whistleblowing-Richtlinie umzusetzen?

Whistleblowing kann zum Schutz der Mitarbeiter beitragen, aber die Umsetzung einer Whistleblowing-Richtlinie kann dennoch eine Herausforderung sein. Zum Glück gibt es Softwarelösungen, die diesen Prozess erleichtern. 

Der Einsatz von Spezialsoftware für klar definierte Prozesse ist häufig die kostengünstigere Variante zu existierenden Lösungen. Meistens sind allgemeine Lösungen mit arbeitsintensiven Prozessschritten behaftet, die in der Summe regelmäßig Zeit und Nerven der Mitarbeiter kosten. Zusätzlich sind manuelle Prozesse eine Quelle menschlicher Fehler, die in der Aufarbeitung wiederum viel Geld und Zeit kosten. 

Mit einer professionellen Whistleblowing-Software können Mitarbeiter auf einfache Weise Bedenken und Verstöße melden, die dann schnell und sicher an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Manager und Direktoren erhalten Zugang zu den Daten, die sie benötigen, um die gemeldeten Probleme zu untersuchen, den Fortschritt bei der Lösung zu verfolgen und gegebenenfalls Präventivmaßnahmen zu ergreifen. Whistleblowing-Software unterstützt damit - wie bereits weiter oben angeführt - Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften, indem sie Mitarbeitern die Meldung von Fehlverhalten erleichtert, die Vertraulichkeit sicherstellt und Administratoren die Überwachung von Vorfällen bis zu deren Behebung ermöglicht. 

Durch die Rationalisierung des Whistleblowing-Prozesses mit robusten Softwarelösungen können Unternehmen wirksame Richtlinien einführen, die das Vertrauen der Mitarbeiter fördern und gesunde Arbeitspraktiken an ihren Arbeitsplätzen unterstützen.