DORA-Compliance durch strategisches Vertragsmanagement: Ein Leitfaden für Finanzunternehmen

In der sich ständig wandelnden Landschaft des Finanzsektors stellt der Digital Operational Resilience Act (DORA) eine wesentliche regulatorische Entwicklung dar, die darauf abzielt, die Widerstandsfähigkeit digitaler Systeme innerhalb des Sektors zu stärken. Eine Schlüsselstrategie zur Erfüllung dieser neuen Anforderungen ist ein effektives Vertragsmanagement. Dieser Artikel dient als Einführung in die Bedeutung des Vertragsmanagements für die Einhaltung von DORA und bietet einen Leitfaden für Finanzunternehmen, um sich strategisch darauf vorzubereiten.

Die Bedeutung von DORA

DORA setzt umfassende Vorschriften für Finanzdienstleister in der EU fest, um ihre digitalen Betriebs- und Sicherheitssysteme zu stärken. Die Regelungen zielen darauf ab, die Integrität des Marktes und den Schutz der Verbraucher in einer zunehmend digitalisierten Welt zu gewährleisten. Dies erfordert von den Unternehmen, ihre IT-Risikomanagementpraktiken zu überarbeiten, umfassende Sicherheitsaudits durchzuführen und Mechanismen zur raschen Wiederherstellung nach IT-Ausfällen zu implementieren.

Wen betreffen die DORA-Vorschriften?

DORA richtet sich an eine breite Palette von Akteuren im Finanzsektor, einschließlich Banken, Versicherungsunternehmen, Investmentfirmen, Zahlungsdienstleistern und Krypto-Asset-Dienstleistern. Auch kritische IT-Dienstleister, die für diese Finanzunternehmen wesentliche Dienste erbringen, fallen unter die Regelungen.

Die Rolle des Vertragsmanagements

Strategisches Vertragsmanagement spielt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der Compliance mit DORA. Es ermöglicht Unternehmen, die Risiken, die sich aus ihren digitalen Operationen und der Abhängigkeit von Drittanbietern ergeben, genau zu beurteilen und zu steuern. Durch die Implementierung eines effektiven Vertragsmanagementsystems können Finanzdienstleister sicherstellen, dass alle Verträge mit IT-Dienstleistern, Cloud-Anbietern und anderen Partnern einer gründlichen Prüfung unterzogen werden, um die Einhaltung der DORA-Anforderungen zu gewährleisten.

Zeitplan für die Umsetzung der DORA-Regelungen

Die DORA-Regelungen traten am 16. Januar 2023 in Kraft, mit einer Übergangsfrist bis zum 17. Januar 2025. Dies gibt den Unternehmen Zeit, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, um vollständig konform zu sein.

Anforderungen von DORA an Finanzdienstleister

„Finanzdienstleister müssen unter DORA operative Resilienz, IKT-Inzidenzmanagement, Resilienztests, Drittanbietermanagement und Informationsaustausch sicherstellen, um digitale Risiken effektiv zu managen.“

Der Digital Operational Resilience Act (DORA) ist eine fundamentale Initiative der Europäischen Union, die darauf abzielt, die Widerstandsfähigkeit und Sicherheit digitaler Systeme im Finanzsektor zu stärken. Durch die Einführung von DORA stehen Finanzdienstleistern neue Herausforderungen und Anforderungen gegenüber, die durch fünf zentrale Säulen strukturiert sind:

1. Operational Resilience und Risikomanagement

Finanzdienstleister müssen umfassende Risikomanagementprozesse etablieren, die sich auf die Identifikation, Bewertung, Überwachung und Minderung von digitalen Risiken konzentrieren. Dies beinhaltet die Entwicklung einer strategischen Risikostrategie, die sowohl aktuelle als auch potenzielle zukünftige Risiken berücksichtigt, welche aus der digitalen Transformation und dem Einsatz von IKT entstehen.

2. Management von IKT-Vorfällen und Cyber Security

Effektive Mechanismen für das Management von IKT-Sicherheitsvorfällen sind erforderlich, einschließlich eines Incident-Response-Plans. Wesentliche Sicherheitsvorfälle müssen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens an die zuständigen Behörden gemeldet werden. Zudem ist die Entwicklung und Implementierung angemessener Sicherheitsrichtlinien und -verfahren zum Schutz der Informationssysteme und Daten unerlässlich.

3. Digital Operational Resilience Testing

Regelmäßige Tests der digitalen Resilienz sind notwendig, um die Wirksamkeit der implementierten Schutzmaßnahmen zu evaluieren und Schwachstellen aufzudecken. Dazu gehören Penetrationstests, Szenarioanalysen und weitere Resilienztests, die die Vorbereitung der Unternehmen auf potenzielle Cyberangriffe und IT-Ausfälle prüfen.

4. Governance und Management von Drittparteien

Angesichts der zunehmenden Abhängigkeit von Drittanbietern müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese Partner dieselben hohen Standards für digitale Resilienz einhalten. Dies erfordert eine sorgfältige Steuerung und Überwachung der Beziehungen zu Drittanbietern, um damit verbundene Risiken angemessen zu managen.

5. Informationsaustausch

Ein wirksamer Austausch von Informationen über Bedrohungen, Schwachstellen und Vorfälle ist entscheidend, um das kollektive Verständnis und die Reaktionsfähigkeit des Finanzsektors gegenüber Cyberbedrohungen zu verbessern. Finanzdienstleister sollten Mechanismen einführen, um relevante Informationen sowohl intern als auch mit anderen Stakeholdern, einschließlich Regulierungsbehörden, zu teilen.

Durch die Umsetzung dieser Säulen können Finanzdienstleister nicht nur die Compliance mit den DORA-Vorschriften sicherstellen, sondern auch ihre allgemeine digitale Betriebsresilienz verbessern. Dies trägt zur Stabilität des gesamten Finanzsystems bei. Die genaue Umsetzung dieser Anforderungen kann variieren, abhängig von der Größe, Art und Komplexität der Institution, wobei der Grundsatz der Proportionalität zur Anwendung kommt.

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Die Umsetzung dieser Anforderungen erfordert eine umfassende strategische Planung und das Engagement auf allen Ebenen des Finanzinstituts. Durch die Integration eines effektiven Vertragsmanagementsystems können Finanzinstitute nicht nur die Compliance mit DORA sicherstellen, sondern auch ihre allgemeine digitale Resilienz und Sicherheit verbessern.

Die Bedeutung von DORA im Kontext steigender Drittanbieter-Nutzung

In der Finanzwelt wächst das Bewusstsein für die Risiken, die durch die Einbindung von Drittanbietern entstehen können. Eine vollständige Vermeidung dieser Risiken ist praktisch nicht möglich, da die Zusammenarbeit mit Drittanbietern oft unverzichtbar ist. Stattdessen liegt der Fokus auf der Identifikation, Verwaltung und Minderung dieser Risiken. Der Trend geht weg von einer reinen Risikoerkennung hin zu einer aktiven Risikosteuerung und -minderung.

Viele Organisationen verlassen sich auf traditionelle Methoden wie E-Mail-Fragebögen und manuell aktualisierte Tabellen, um Drittanbieter zu überwachen. Jedoch zeigt sich ein zunehmender Trend hin zu einem zentralisierten, datengesteuerten Ansatz. Dieser ermöglicht eine tiefgehende Risikoanalyse und unterstützt strategische Entscheidungen im Risikomanagement durch Automatisierung und den Einsatz von Echtzeitdaten. Eine Studie von E&Y zeigt, dass 90% der Befragten in die Verbesserung ihrer Programme zum Management von Drittanbieter-Risiken (TPRM) investieren.

Laut der "Global FinTech Report 2023" Studie von PwC planen 82% der Finanzdienstleister, ihre Abhängigkeit von Drittanbietern in den nächsten Jahren zu erhöhen, und 64% sehen die Steuerung von Drittanbieter-Risiken als ein Schlüsselthema der Branche. Die EY-Studie "Third-party risk management in financial services" ergänzt, dass 70% der Finanzdienstleister bereits Vorfälle mit Drittanbietern hatten, verursacht durch mangelnde Due Diligence, unzureichende Verträge, ineffektive Kontrollen und mangelnde Kommunikation.

Diese Erkenntnisse unterstreichen die Wichtigkeit eines strategischen Vertragsmanagements zur Einhaltung der DORA-Richtlinien. Effektive Vertragsmanagementsysteme ermöglichen es Finanzunternehmen, Risiken, die mit Drittanbietern verbunden sind, genau zu bewerten, zu verwalten und zu mindern. Durch die Implementierung solcher Systeme können Finanzdienstleister sicherstellen, dass alle Verträge den DORA-Anforderungen entsprechen und somit ihre digitale Resilienz stärken.

Schritte zur Vorbereitung

Um die DORA-Anforderungen wirksam zu erfüllen und eine robuste digitale Resilienz zu gewährleisten, ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Dies beginnt mit einer gründlichen Überprüfung der bestehenden Vertragsmanagementpraktiken und reicht bis zur gezielten Schulung der Mitarbeiter. Hier sind einige grundlegende Schritte, die Unternehmen als Teil ihrer Vorbereitungsstrategie in Betracht ziehen sollten:

• Bewertung der aktuellen Situation: Unternehmen sollten mit einer umfassenden Bewertung ihrer aktuellen Vertragsmanagementpraktiken beginnen, um bestehende Lücken im Hinblick auf die DORA-Anforderungen zu identifizieren.
• Entwicklung eines Maßnahmenplans: Basierend auf der Bewertung sollten detaillierte Pläne zur Anpassung der internen Prozesse, Sicherheitsmaßnahmen und Governance-Strukturen entwickelt werden.
• Implementierung von Vertragsmanagementlösungen: Die Einführung oder Verbesserung eines Vertragsmanagementsystems ist entscheidend, um die Übersicht über alle Verträge zu behalten und Risiken effektiv zu bewerten und zu steuern.
• Schulung und Bewusstseinsbildung: Mitarbeiter sollten hinsichtlich der Bedeutung von DORA und der Rolle des Vertragsmanagements geschult werden.

Unterstützung durch Vertragsmanagementsoftware bei der Erfüllung der DORA-Anforderungen

Vertragsmanagementsoftware bietet eine umfassende Lösung, um Finanzinstitute bei der Erfüllung der DORA-Anforderungen zu unterstützen. Durch die Automatisierung und Zentralisierung des Vertragsmanagements können solche Systeme wesentlich zur digitalen Resilienz und Compliance beitragen:

• Risikomanagement: Eine Vertragsmanagementsoftware kann die Identifizierung und Bewertung von Risiken, die sich aus Verträgen und Drittanbieterbeziehungen ergeben, automatisieren. Durch die Bereitstellung detaillierter Einblicke in Vertragsbedingungen und -klauseln ermöglicht die Software eine präzise Risikoanalyse und fördert proaktive Steuerungsmaßnahmen.
• Incident Management: Die Software kann als zentrale Plattform für die Erfassung und Verwaltung von IT-Sicherheitsvorfällen dienen. Sie ermöglicht eine schnelle Dokumentation und Berichterstattung von Vorfällen an die zuständigen Behörden, wie von DORA gefordert. Darüber hinaus kann sie bei der Nachverfolgung von Maßnahmen zur Behebung und Vorbeugung von Vorfällen helfen.
• Digitale operationelle Resilienztests: Vertragsmanagementsoftware kann dazu beitragen, die Planung und Durchführung von Resilienztests zu organisieren. Sie unterstützt bei der Verwaltung von Testplänen, Ergebnissen und Folgemaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle digitalen Systeme und Prozesse regelmäßig auf ihre Widerstandsfähigkeit geprüft werden.
• Management von Drittanbieter-Risiken: Die Software erleichtert die sorgfältige Auswahl und kontinuierliche Bewertung von Drittanbietern. Durch zentrale Verwaltung von Verträgen und Leistungsvereinbarungen können Finanzinstitute sicherstellen, dass ihre Partner die erforderlichen Sicherheits- und Resilienzstandards einhalten.
• IKT und Sicherheitsmanagement: Eine Vertragsmanagementsoftware unterstützt bei der Dokumentation und Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien, die in Verträgen mit IT-Dienstleistern und anderen Partnern festgelegt sind. Dies stellt sicher, dass alle externen und internen Aktivitäten den festgelegten Sicherheitsanforderungen entsprechen.
• Schulung und Bewusstseinsbildung: Die Software kann auch zur Verbreitung von Schulungsmaterialien und Richtlinien eingesetzt werden, um das Bewusstsein und Verständnis für digitale Risiken und DORA-Anforderungen unter den Mitarbeitern zu fördern.

Insgesamt bietet eine Vertragsmanagementsoftware den Finanzinstituten die notwendigen Werkzeuge, um die komplexen Anforderungen von DORA effektiv zu managen. Durch die Automatisierung kritischer Prozesse und die Bereitstellung von Echtzeit-Daten trägt die Software wesentlich zur Stärkung der digitalen Resilienz und zur Förderung einer Kultur der Compliance im Finanzsektor bei.

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