Integrieren von CLM-Software: Was sollten Sie beachten?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt bilden Verträge die Grundlage von Beziehungen. Ob es darum geht, Deals mit Kunden abzuschließen oder mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, Verträge prägen unsere täglichen Aktivitäten. Die effiziente Verwaltung dieser wichtigen Vereinbarungen wird jedoch zunehmend herausfordernd, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Hier kommt die Vertragslebenszyklus-Management (CLM) -Software ins Spiel – sie bietet die Möglichkeit, den gesamten Vertragslebenszyklus zu vereinfachen und Ihre Geschäftsabläufe zu transformieren. Bevor Sie jedoch damit beginnen, CLM-Software in Ihre aktuelle IT-Infrastruktur zu integrieren, gibt es mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen.

Was ist CLM-Software?

Die Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software dient als umfassende Plattform, die die verschiedenen Phasen im Leben eines Vertrags innerhalb einer Organisation rationalisiert und automatisiert. Diese vielschichtige Software ist darauf ausgelegt, die Komplexitäten und Feinheiten des Vertragsmanagements von der Entstehung bis zum Abschluss und darüber hinaus zu bewältigen. Lassen Sie uns genauer betrachten, wie die CLM-Software in den verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus funktioniert:

• Initiale Anfrage und Erstellung: Der Lebenszyklus beginnt mit der Initiierung einer Vertragsanfrage. Die CLM-Software erleichtert diesen Schritt, indem sie Vorlagen und Tools bereitstellt, um schnell Verträge zu entwerfen, die den Standards der Organisation entsprechen. Diese anfängliche Phase beinhaltet oft das Sammeln notwendiger Informationen aus relevanten Abteilungen, um sicherzustellen, dass der Vertrag alle erforderlichen Aspekte abdeckt.
• Entwurf: Sobald die anfängliche Anfrage bearbeitet ist, unterstützt die Software in der Entwurfsphase, indem sie vorab genehmigte Vorlagen und Klauseln anbietet, die Konsistenz und Einhaltung rechtlicher Standards und Unternehmensrichtlinien gewährleisten. Dies reduziert die Zeit und den Aufwand, die benötigt werden, um Verträge von Grund auf zu erstellen, und hilft dabei, einen Standard in allen Vertragsdokumenten aufrechtzuerhalten.
• Verhandlung: Die Verhandlungsphase ist entscheidend, da sie einen Hin- und Her-Kommunikationsprozess zwischen den Parteien zur Erreichung von für beide Seiten akzeptablen Bedingungen beinhaltet. Die CLM-Software unterstützt diese Phase, indem sie sichere, nachverfolgbare Kommunikation und Dokumentenversionen innerhalb der Plattform ermöglicht. Sie stellt sicher, dass alle Verhandlungen protokolliert werden, und bietet eine klare Audit-Trail, auf die bei Streitigkeiten zurückgegriffen werden kann.
• Freigabe: Vor der Ausführung erfordern Verträge in der Regel die Genehmigung verschiedener Interessenvertreter. Die CLM-Software rationalisiert den Genehmigungsprozess, indem sie die Dokumente automatisch an die entsprechenden Parteien gemäß vordefinierter Workflows weiterleitet. Dadurch wird sichergestellt, dass Verträge zeitnah überprüft und genehmigt werden, was Engpässe reduziert, die den Prozess verzögern können.
• Ausführung: Mit Genehmigungen in Kraft, gelangen Verträge in die Ausführungsphase. Die CLM-Software kann digitale Signaturen erleichtern, sodass Verträge schneller und effizienter als bei traditionellen papierbasierten Prozessen ausgeführt werden können. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern bietet auch eine sichere und überprüfbare Methode zur Unterzeichnung.
• Fortlaufendes Management und Einhaltung: Nach der Ausführung eines Vertrags beginnt die eigentliche Arbeit des Vertragsmanagements. Die CLM-Software bietet Tools zur Überwachung der Leistung im Vergleich zu Vertragsbedingungen, zur Verwaltung von Verlängerungen und zur Sicherstellung der Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen. Sie informiert Interessengruppen über wichtige Termine und Meilensteine und hilft Organisationen, die Bedingungen einzuhalten und Strafen für Nichteinhaltung zu vermeiden.

Verlängerung oder Beendigung: Wenn Verträge ihrem Ende entgegengehen, müssen Entscheidungen hinsichtlich Verlängerung oder Beendigung getroffen werden. Die CLM-Software bietet wertvolle Daten und Erkenntnisse, die diese Entscheidungen unterstützen, wie etwa Vertragsleistungsanalysen und Überwachung der Einhaltung. Dies gewährleistet, dass Entscheidungen über die Zukunft eines Vertrags mit einem vollständigen Verständnis seiner Geschichte und seines Werts für die Organisation getroffen werden.

Laut Gartner-Reports kann die Vertragslebenszyklus-Management-Software die Vertragslebenszykluszeit halbieren, die administrativen Overheads um 25%-30% reduzieren und die Einhaltung um 55% verbessern.

Vorteile von CLM-Software für Unternehmen

CLM (Contract Lifecycle Management)-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Verträge besser zu verwalten. Diese Tools ermöglichen es Organisationen, die Vorteile ihrer bestehenden rechtlichen Verträge zu bewerten, zu messen und zu überwachen. Dadurch stellen sie sicher, dass sie das Beste aus diesen Vereinbarungen herausholen und Erkenntnisse darüber gewinnen, ob zukünftige Deals und Bedingungen sinnvoll sind.

So unterstützen CLM-Software-Tools Unternehmen speziell:

• Einheitlichkeit herstellen: CLM-Software schafft einen strukturierten Rahmen für das Vertragsmanagement und gewährleistet so Einheitlichkeit in der Handhabung von Verträgen in verschiedenen Abteilungen oder Teams innerhalb der Organisation. Durch die Implementierung standardisierter Prozesse minimieren CLM-Lösungen Fehler, verringern Diskrepanzen und stellen sicher, dass die Unternehmensrichtlinien und -vorschriften eingehalten werden.
• Routinetätigkeiten automatisieren: Manuelle Vertragsmanagementprozesse können zeitaufwändig sein und Fehleranfälligkeiten aufweisen. CLM-Software automatisiert viele routinemäßige Aufgaben im Vertragsmanagement, wie das Erstellen von Dokumenten, das Verwalten von Genehmigungsworkflows, das Senden von Benachrichtigungen und das Festlegen von Erinnerungen. Diese Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen, anstatt in administrativen Aufgaben stecken zu bleiben.
• Abläufe optimieren: CLM-Software nutzt fortschrittliche Automatisierungstechnologien, um verschiedene Aspekte des Vertragsmanagements zu optimieren. Beispielsweise können sie die Erfassung von Vertragsdaten, die Extraktion wesentlicher Begriffe und Metadaten sowie das Ausfüllen von Vertragsvorlagen automatisieren. Darüber hinaus können CLM-Lösungen mit anderen Geschäftssystemen wie CRM, ERP oder Beschaffungsplattformen integriert werden, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen und die allgemeine Betriebseffizienz zu steigern.
• Zusammenarbeit erleichtern: CLM-Software erleichtert eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Stakeholdern, indem sie das Teilen von Dokumenten vereinfacht und die Verhandlung von Vertragsbedingungen in Echtzeit ermöglicht. Diese kooperative Umgebung beschleunigt den Verhandlungsprozess und fördert stärkere Beziehungen zu Lieferanten und Partnern. Eine klare Kommunikation und leicht zugängliche Dokumentation, unterstützt von CLM-Tools, sind entscheidend für die Sicherung günstiger Vertragsbedingungen und die Pflege langfristiger Geschäftsbeziehungen.
• Messung der Vertragsleistung: CLM-Tools bieten erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen die Leistung und den Wert ihrer Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus überwachen und bewerten können. Durch die Analyse wichtiger Kennzahlen wie Vertragsverlängerungsraten, Einhaltungsgrade, generierter Umsatz und Kosteneinsparungen können Organisationen verstehen, wie effektiv ihre Vertragsprozesse sind. Mit diesen Erkenntnissen können sie datenbasierte Entscheidungen treffen, um die Vertragsmanagementpraktiken zu verbessern, Risiken zu reduzieren und das Beste aus ihren Verträgen herauszuholen.

Herausforderungen bei der Integration von CLM-Software

Die Integration von CLM (Contract Lifecycle Management)-Software in bestehende IT-Infrastrukturen birgt mehrere Herausforderungen, denen Organisationen begegnen müssen. Ein Hauptproblem besteht darin, die Kompatibilität zwischen der CLM-Software und den verschiedenen bereits verwendeten Systemen sicherzustellen. Dies beinhaltet die Bewältigung möglicher Konflikte zwischen verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Softwareanwendungen innerhalb der aktuellen Infrastruktur.

Eine weitere bedeutende Herausforderung besteht in der Migration von Daten aus verschiedenen Quellen in das neue CLM-System. Dieser Prozess erfordert eine gründliche Planung und Durchführung, um die Genauigkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten. Datenbereinigung, Standardisierung und Formatierung sind oft erforderlich, um Konsistenz und Zuverlässigkeit während der Migration sicherzustellen.

Die Förderung der Akzeptanz der neuen CLM-Software unter den Mitarbeitern kann ebenfalls schwierig sein. Widerstand gegen Veränderungen und Unkenntnis neuer Arbeitsabläufe können ihre erfolgreiche Integration in den täglichen Betrieb behindern.

Sicherheitsbedenken sind ein weiterer wichtiger Aspekt während des Integrationsprozesses. Der Schutz sensibler Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen erfordert robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Audits.

Darüber hinaus erfordert die Integration von CLM-Software erhebliche Kosten und Ressourcen. Organisationen müssen Ausgaben für Softwarelizenzen, Anpassungen, Implementierung und laufende Wartung einplanen. Ausreichende finanzielle und personelle Ressourcen sind entscheidend, um Implementierungsherausforderungen zu überwinden und den langfristigen Erfolg des Integrationsprozesses zu gewährleisten.

Dinge, die Sie bei der Implementierung von CLM-Software beachten sollten

1. Kompatibilität mit vorhandenen Systemen

Das Verständnis der Kompatibilität mit vorhandenen Systemen beinhaltet eine gründliche Bewertung, wie die Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software mit Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und anderen wichtigen Software- oder Plattformen zusammenarbeitet, die für Ihre Geschäftstätigkeit unerlässlich sind. Die Kompatibilität stellt sicher, dass Informationen nahtlos zwischen diesen Systemen ausgetauscht werden, um Unterbrechungen oder Inkonsistenzen zu vermeiden, die Ihren Workflow beeinträchtigen könnten.

Wenn zum Beispiel Ihre CLM-Software keine Vertragsdaten mit Ihrem CRM synchronisieren kann, kann dies Fehler in Kundenakten verursachen oder Chancen für zusätzliche Verkäufe an bestehende Kunden verpassen. Die Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Softwareanbieter ist entscheidend, um potenzielle Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und Pläne zu entwickeln, um sie zu bewältigen. Dies könnte die Erstellung maßgeschneiderter Integrationslösungen, die Ausrichtung von Datenformaten oder die Aktualisierung vorhandener Systeme zur Sicherstellung einer reibungslosen Interaktion umfassen.

2. Skalierbarkeit und Flexibilität

Skalierbarkeit bezieht sich darauf, wie gut die Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, werden Sie mehr Verträge mit unterschiedlichen Anforderungen verwalten. Ihre CLM-Lösung muss diese erhöhte Arbeitslast effektiv bewältigen, ohne Geschwindigkeit oder Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Darüber hinaus muss sie flexibel sein, um sich an sich ändernde Geschäftspraktiken und Vorschriften anzupassen. Eine flexible CLM-Plattform ermöglicht es Ihnen, Workflows, Vorlagen und Genehmigungsprozesse an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Sie sollte auch verschiedene Vertragstypen handhaben können, von einfachen Verkaufsvereinbarungen bis hin zu komplexen Lieferanten- oder Mietverträgen. Durch die Auswahl einer skalierbaren und flexiblen CLM-Lösung können Sie Ihr Vertragsmanagement zukunftssicher gestalten und teure Migrationen oder Systemänderungen vermeiden, wenn Ihr Unternehmen wächst.

3. Benutzerfreundlichkeit und Schulung

Der Erfolg der Implementierung einer Software hängt stark davon ab, wie bereitwillig Ihr Team sie akzeptiert. Wenn sie die Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software als kompliziert oder verwirrend empfinden, könnten sie sich dagegen sträuben, sie zu nutzen, was zu Ineffizienzen und Frustration führen könnte. Daher ist es entscheidend, Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl einer CLM-Lösung priorisieren. Dies bedeutet, die Benutzeroberfläche der Software, die Navigation und das allgemeine Benutzererlebnis zu untersuchen. Suchen Sie nach Funktionen wie einfachen Drag-and-Drop-Optionen, anpassbaren Dashboards und leistungsstarken Suchfunktionen, die den Benutzern ermöglichen, Verträge effizient zu verwalten, auch ohne umfangreiche Schulung oder technische Fähigkeiten.

Darüber hinaus sind umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung durch den Softwareanbieter entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Benutzerakzeptanz zu steigern. Schulungssitzungen sollten nicht nur die Grundlagen, sondern auch fortgeschrittene Funktionen und bewährte Verfahren abdecken, damit Ihr Team das Beste aus der CLM-Software herausholen kann.

4. Sicherheit und Compliance

Die Verwaltung von Verträgen umfasst die Handhabung sensibler und vertraulicher Informationen wie Finanzdaten, geistiges Eigentum und personenbezogene Daten (PII). Daher sind Sicherheit und Compliance entscheidend bei der Implementierung von Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software. Ein Verstoß gegen Vertragsdaten kann schwerwiegende finanzielle, rechtliche und reputationsbezogene Schäden für Ihr Unternehmen nach sich ziehen.

Um diese Risiken zu minimieren, sollte Ihre CLM-Lösung robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Audit-Trails haben. Sie sollte auch mit relevanten Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO in der EU oder dem CCPA in den USA konform sein. Regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Compliance-Checks nach Industriestandards (wie ISO 27001) können zusätzliche Sicherheit bieten, dass Ihre Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung geschützt bleiben.‍

‍5. Integration mit E-Signatur-Lösungen

Elektronische Signaturen haben den Vertragsunterzeichnungsprozess transformiert, indem sie ihn schneller, effizienter und papierlos gemacht haben. Um diese Vorteile zu nutzen, ist es entscheidend, Vertragslebenszyklus-Management (CLM)-Software mit integrierter E-Signatur-Funktionalität zu wählen. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose elektronische Unterzeichnung direkt innerhalb der CLM-Plattform, was Zeit und Ressourcen spart und gleichzeitig die Rechtmäßigkeit und Gültigkeit elektronisch unterzeichneter Verträge gewährleistet.

Stellen Sie sicher, dass die CLM-Software mit E-Signatur-Lösungen integriert ist und mit relevanten Gesetzen und Vorschriften wie ESIGN in den USA und eIDAS in der EU konform ist. Überprüfen Sie außerdem, ob die Software verschiedene Arten elektronischer Signaturen unterstützt, einschließlich fortgeschrittener elektronischer Signaturen (AES), qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) und Standardelektronischer Signaturen (SES), die jeweils unterschiedliche Sicherheitsniveaus und rechtliche Gültigkeit bieten. Dies gewährleistet Flexibilität und Compliance mit verschiedenen Signaturanforderungen.