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Vertragsautomatisierung

Der ultimative Leitfaden für eine effektive Vertragszusammenarbeit

Dec 21, 2022
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4
min Lesezeit

Unternehmen haben täglich mit vielen verschiedenen Arten von Verträgen zu tun. Für die Erstellung und Verwaltung dieser Verträge sind verschiedene Prozesse mit verschiedenen Personen und nach bestimmten Geschäftsregeln erforderlich.

Da die Rechtsabteilungen zunehmend unter dem Druck stehen, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen, müssen sie neue Wege finden, um die Effizienz in den verschiedenen Prozessen des Unternehmens zu verbessern.

Das Rechtsteam muss auch sicherstellen, dass alle anderen am Vertragszyklus beteiligten Kollegen so effizient wie möglich arbeiten.

Es versteht sich daher von selbst, dass eine effektive Zusammenarbeit während des gesamten Vertragsprozesses eine entscheidende Rolle spielt, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Trotz der Bedeutung einer angemessenen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, Rollen und Abteilungen verlassen sich viele Unternehmen heute immer noch auf veraltete Prozesse und Verfahren, die nur mühsam zu beobachten sind.

Was ist Vertragszusammenarbeit?

Unter Vertragszusammenarbeit versteht man den Prozess der Zusammenarbeit mit anderen Parteien sowohl intern als auch extern, um die Bedingungen eines Vertrags zu entwickeln, zu überprüfen und auszuhandeln. Dies kann eine Vielzahl von Aktivitäten beinhalten, wie z. B. die Identifizierung der beteiligten Parteien, die Definition des Umfangs der Vereinbarung, die Festlegung der Zuständigkeiten der einzelnen Parteien und die Aushandlung der Vertragsbedingungen. Ziel der Vertragszusammenarbeit ist es, eine Vereinbarung zu erzielen, die für alle Beteiligten von Vorteil ist und die Erwartungen und Verpflichtungen der einzelnen Parteien klar umreißt.

Eine wirksame Vertragszusammenarbeit setzt gute Kommunikation, Verhandlungsgeschick und ein Verständnis der rechtlichen und geschäftlichen Aspekte der Vereinbarung voraus. Daher ist es wichtig, dass sich alle Parteien über ihre Bedürfnisse und Prioritäten im Klaren sind und darauf hinarbeiten, eine Lösung zu finden, die den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird.

Warum ist Vertragszusammenarbeit wichtig?

Eine effiziente Vertragszusammenarbeit vereinfacht den Prozess der Vertragserstellung erheblich. Sie reduziert Missverständnisse und Fehler bei Vertragsverhandlungen. Die Zusammenarbeit ermöglicht es beiden Parteien, ihre Angebote auf den Tisch zu legen und eine einvernehmliche Lösung zu finden, was schwierig ist, wenn der Kontakt zur Gegenpartei schwierig ist. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit in der heutigen Welt für erfolgreiche Vertragsverhandlungen unerlässlich. Generell lässt sich der essenzielle Wert von Vertragszusammenarbeit in folgende Begründungen zusammenfassen: 

Verträge bilden einen wichtiger Teil des Geschäftswelt und dienen dazu, die Beziehungen zwischen Unternehmen und anderen Parteien zu regeln. Sie helfen dabei, die Bedingungen einer Vereinbarung klar zu definieren, indem sie die Verantwortlichkeiten jeder Partei festlegen und die Konsequenzen für den Fall festlegen, dass diese Verantwortlichkeiten nicht erfüllt werden. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Missverständnissen oder Streitigkeiten zu verringern, die zu teuren gerichtlichen Auseinandersetzungen und Schäden in Geschäftsbeziehungen führen können.

Darüber hinaus trägt die Vertragszusammenarbeit dazu bei, Vertrauen aufzubauen und langfristige Beziehungen zwischen Unternehmen zu etablieren. Wenn sich die Parteien zusammensetzen, um die Bedingungen eines Vertrags auszuhandeln und zu vereinbaren, kann das ein Gefühl von Zusammenarbeit und gegenseitigem Verständnis schaffen. Dies ist insbesondere in der Geschäftswelt wichtig, in der langfristige Partnerschaften und Beziehungen oft entscheidend für den Erfolg sind.

Schließlich kann eine effektive Vertragszusammenarbeit Unternehmen dabei helfen, die Bedürfnisse und Prioritäten der anderen Parteien, die an der Vereinbarung beteiligt sind, besser zu verstehen. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Bedingungen des Vertrags für alle Parteien von Nutzen sind und dass alle Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sind. Dies kann dazu beitragen, stärkere, produktivere Beziehungen zwischen Unternehmen aufzubauen, was auf lange Sicht von Vorteil sein kann.

Was ist kollaboratives Vertragsmanagement?

Die richtige Software kann einen großen Einfluss darauf haben, wie ein Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften verwaltet und Risiken reduziert, wenn Rechtsabteilungen und andere Teams bei Verträgen zusammenarbeiten. Da beide Vertragsparteien wichtige und aktive Komponenten eines automatisierten Prozesses sind, wachsen ihr gegenseitiges Vertrauen und Verständnis und unterstützen eine allgemeine Unternehmenskultur des kooperativen Managements.

Unternehmen, die Tools wie Vertragsverwaltungssoftware einsetzen, können verbesserte Funktionen für die Zusammenarbeit anbieten, um Rechtsabteilungen mit anderen Unternehmensteams, Kunden und Vertragspartnern zusammenzubringen. Vertragssoftware kann den Prozess der Vertragszusammenarbeit rationalisieren, indem sie:

  • Verbesserung der Effizienz 
  • Verkürzung der Zykluszeiten 
  • Verbesserte Einhaltung der Vorschriften 
  • Senkung der rechtlichen Risiken

4 Wege zur Verbesserung der Vertragszusammenarbeit mit Vertragsmanagement-Software

Verwalten von Verträgen mit Versionskontrolle 

Die Zeiten, in denen man Millionen von E-Mails durchsuchen musste, nur um einen Vertrag zu finden, sind vorbei. Es sollte sehr einfach sein, auf die neueste Version eines Vertrags zuzugreifen. Vertragsmanagmenet-software macht dies möglich. Sobald die Suche nach Ihren Verträgen länger dauert als nötig, geraten ihre Vertragsprozesse letztlich schnell ins Stocken, was das Risiko von Missverständnissen und Fehlern in der endgültigen Version erhöht.

Mit entsprechenden Softwarelösungen können Sie auf jeden Vertrag mit Versionskontrolle zugreifen, um eine effiziente Vertragsverwaltung in Ihrer Vertragsdatenbank zu gewährleisten. Ihre Verträge können auch nach Datum, zugewiesenem Vertragsmanager, Lieferant, Vertragsart, Status und mehr sortiert werden, indem Sie anpassbare Filter verwenden, die es Ihnen erleichtern, Verträge zu finden, abzurufen, zu bearbeiten, zu genehmigen und zu überprüfen.

Eine weitere leistungsstarke Funktion der Vertragsverwaltungssoftware ist die Möglichkeit, innerhalb Ihrer Vertragsdatenbank zu kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne zahlreiche E-Mails versenden zu müssen. Auf diese Weise können Sie Risiken reduzieren und die Kommunikation und Vertragsgenauigkeit verbessern.

Vollständige Dokumentenhistorie und Zeitstempel

Mit einer Vertragsverwaltungssoftware ist es einfach, die Vertragshistorie zu überwachen. Ihr Datenbank speichert sicher Aktivitäten mit Zeitstempel und Archive aller Versionen eines jeden Dokuments. In herkömmlicher Vertragsverwaltungssoftware werden häufig mehrere Vertragsversionen auf gemeinsam genutzten Laufwerken, in Tabellenkalkulationen, auf physischem Papier und in E-Mails gespeichert. Manche Unternehmen beschließen, alte Versionen ihrer Verträge zu löschen, was das Risiko rechtlicher Probleme und der Nichteinhaltung von Vorschriften nur noch erhöht.

Mit cloudbasierter Vertragsmanagement-Software können Sie die Vorteile intelligenter Tools für die Zusammenarbeit und Versionsverfolgung nutzen, die Ihre Vertragsprozesse zentralisieren und rationalisieren. Auf diese Weise können Sie jede Änderung an einem bestimmten Dokument während der Vertragsverhandlung und in anderen Phasen des Vertragslebenszyklus überprüfen und gleichzeitig alle früheren Versionen und Historien Ihrer Verträge vollständig aufbewahren. 

Einladen von Kollegen und gleichzeitiges Verfassen von Beiträgen

Da es sich bei Verträgen im Wesentlichen um rechtliche Vereinbarungen mit sehr spezifischen Bedingungen und Verpflichtungen handelt, kann ihre Erstellung einige Zeit, sorgfältige Planung und viel Liebe zum Detail erfordern. Häufig müssen Sie Ihre Verträge an mehrere Rechtsexperten und Fachleute für mehrere Entwurfsstufen und Bearbeitungsprozesse senden, um eine angemessene Rechtssprache und Terminologie in diesen Dokumenten zu erreichen. Diese Zusammenarbeit per E-Mail zu verwalten, kann gefährlich und unorganisiert sein und unvorhergesehenen Verzögerungen und Fehlern Tür und Tor öffnen.

Mit Vertragsmanagement-Software können Sie die Kommunikation verbessern und die Genauigkeit Ihrer endgültigen Vertragsversionen erhöhen. Darüber hinaus verfügt die Vertragssoftware über fortschrittliche Versionierungs- und Redlining-Tools, mit denen Sie bei Vertragsverhandlungen und -überprüfungen problemlos mit internen und externen Parteien zusammenarbeiten können.

Jede Vertragsversion wird automatisch von der Versionsverfolgung und überwachung verfolgt, die auch jede Änderung mit einem Zeitstempel versieht und festhält, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Damit Ihr gesamtes Vertragsverwaltungsteam über Aktualisierungen, Rollen und andere Aufgaben auf dem Laufenden bleibt, wird Ihr System Vertragsdaten sammeln und speichern.

Integration mit anderen Produktivitätswerkzeugen

Wenn die Vertragsmanagement-Software und das CRM-System (Customer Relationship Management) eines Unternehmens unabhängig voneinander arbeiten, kommt es zu Schwierigkeiten und Missverständnissen. Um den Erfolg des Vertragsmanagements zu gewährleisten, muss die Beziehung zwischen diesen beiden symbiotischen Partnern gepflegt werden.

Eine gute Vertragsverwaltungssoftware kann in das bestehende CRM-System eines Unternehmens integriert werden, was den gesamten Vertragsprozess beschleunigt und Kommunikationslücken zwischen dem Vertriebs- und dem Vertragsteam beseitigt. Somit schließen Ihre Teams Geschäfte schneller ab, wenn dieses ideale Paar in einer solchen vereinheitlichten Anordnung ist.

Fazit

Da wir uns bei der Arbeit immer mehr auf die Technologie verlassen, ist die Kollaborationsfunktion der Vertragsverwaltungssoftware von entscheidender Bedeutung. Die Herausforderungen, die sich bei der gemeinsamen Arbeit an Verträgen ergeben, können so verringert werden. Der virtuelle Prozess wird wesentlich effektiver, da Ihr Team effizient zusammenarbeiten, bearbeiten und auf den Entwurf zugreifen kann. 

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