Wie Sie effektiv vertragliche Verpflichtungen verwalten

Alle geschäftlichen Transaktionen werden durch Verträge geregelt. Es ist daher logisch anzunehmen, dass vertragliche Verpflichtungen die Interaktion der meisten Unternehmen mit ihren Kunden erheblich beeinflussen. Anders ausgedrückt: Verträge und insbesondere vertragliche Verpflichtungen sind das Herzstück eines Unternehmens und wirken sich direkt auf dessen Leistung, Einhaltung und Rentabilität aus. 

In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit Vertragsverpflichtungen befassen, einschließlich ihrer Bedeutung, der Gründe, warum sie für die Einhaltung von Vorschriften und den Erfolg von Unternehmen wichtig sind, und der Instrumente, die Sie zur effektiven Verfolgung und Verwaltung von Vertragsverpflichtungen einsetzen können. 

Was umfasst Vertragsmanagement nach der Unterzeichnung?

Das Vertragsmanagement endet nicht mit der Unterzeichnung. Nachdem eine Vereinbarung abgeschlossen wurde, muss der entsprechende Vertrag regelmäßig auf Risiken und Leistung geprüft werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass:

• die Bedingungen des Vertrags werden eingehalten werden
• beide Parteien wissen, was von ihnen erwartet wird
• diese in Kontakt bleiben damit der Auftrag entsprechend den Anforderungen erfüllt wird.

Warum ist es wichtig, vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen?

Eine Sammlung von Vertragsbedingungen wird von zwei (oder mehr) Parteien gemeinsam erstellt, bevor sie einen Vertrag abschließen. Anders ausgedrückt: Jeder, der an einer rechtlichen Vereinbarung beteiligt ist, muss genau verstehen, was von ihm verlangt wird. Wenn eine Vereinbarung getroffen wurde, ist jede Partei verpflichtet, ihre rechtlichen Verpflichtungen einzuhalten. Dies wird durch ein effektives Vertragsmanagement und die Verfolgung der Verantwortlichkeiten ermöglicht, wodurch sichergestellt wird, dass die Parteien das bekommen, was sie von jeder spezifischen Vereinbarung erwarten.

Ohne ein abgestimmtes Verfahren ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Unternehmen (unbeabsichtigt) Vereinbarungen brechen und weniger von ihnen profitieren. Außerdem könnten Firmen und Betriebe bei den Verhandlungen viele Ressourcen, Zeit und Mühe verschwenden.

Was ist die Verwaltung von Vertragsverpflichtungen?

Die Fähigkeit einer Organisation, ihre vertraglichen Verpflichtungen zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Leistungen und Meilensteine während des gesamten Vertragslebenszyklus eingehalten werden, wird als Management der vertraglichen Verpflichtungen bezeichnet.

Im Folgenden finden Sie einige Konsequenzen, die Unternehmen drohen, wenn diese Ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommen:

• Sie werden für Schäden haftbar gemacht
• Die Gegenparteien beantragen die Beendigung des Vertrags
• Schädigung des Rufs des Unternehmens
• Zerstörte Beziehungen zu Geschäftspartnern

Herausforderungen bei der Verwaltung von Vertragsverpflichtungen  

1. Das Nachverfolgen, Auffinden und Abrufen von Verträgen in herkömmlichen Datenbanken ist sehr zeit- und arbeitsaufwändig.

• Wenn sich die Verträge häufen, mehrere Vertragsverpflichtungen nachverfolgt werden müssen und auf ältere Dokumente zugegriffen werden muss, ist die Pflege herkömmlicher Repositories häufig zeitaufwändig und anstrengend. Da das Vertragsvolumen und der finanzielle Wert steigen, haben viele Unternehmen erkannt, wie ineffizient der manuelle Prozess ist. 

2. Keine Zuweisung von Vertragseigentum oder Verantwortlichkeit

• Wenn es keine Rechenschaftspflicht gibt, ist niemand wirklich für die Vertragsergebnisse verantwortlich. Dies kann dazu führen, dass alle Beteiligten ihren Pflichten nicht nachkommen. Vertragsverantwortung bedeutet, dass bestimmte Personen für die Einhaltung von Vertragsverpflichtungen verantwortlich sind. Sie müssen einen Überblick über ihre Verträge und anstehende Ereignisse haben, um ihre Arbeit zu priorisieren und sicherzustellen, dass nichts durch die Lücken fällt.
  

3. Mangelnde Fähigkeit zu bewerten, wie leistungsfähig ein Vertrag ist

• Mangelndes Verständnis und fehlendes Bewusstsein für vertragliche Verpflichtungen können das Risiko von Rechtsstreitigkeiten ebenfalls erheblich erhöhen. Versäumte Fristen können zumindest wichtige Geschäftsbeziehungen belasten und dem eigenen Ruf schaden.

Verwaltung von Vertragsverpflichtungen mit Vertragssoftware

Um mit dem Wachstum der Unternehmen Schritt halten zu können, haben sich die Prozesse des Vertragsmanagements im Laufe der Zeit verändert. Geschäftsrisiken wie Verzögerungen, die zu Vertragsverletzungen, finanziellen Verlusten, Konflikten zwischen Teams und Verhandlungen führen, können ohne eine effiziente Vertragsmanagementlösung auftreten und Ihr Unternehmen in eine schwierige Lage bringen.

Aus diesem Grund kann der Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware eine große Hilfe für Ihr Unternehmen sein. Hier erfahren Sie, wie sie Veränderungen bewirken kann:

• Beschleunigen Sie die Vertragserstellung: Mit einer Vertragssoftware ist die Vertragserstellung aufgrund von Vorlagen einfach und schneller. Sie können einen neuen Vertrag auf der Grundlage des vorherigen Vertrags erstellen

• Verbesserte Zusammenarbeit und Versionskontrolle: Mit einer Vertragslösung können Sie alle aktuellen Versionen Ihrer Verträge zusammen mit anderen relevanten Informationen an einem Ort bereithalten. Das verringert Missverständnisse und fördert die Teamarbeit. 

• Automatisierung der Arbeitsabläufe: Eine effektive Vertragssoftware vereinfacht ebenfalls Ihr Leben und garantiert, dass Sie keine wichtigen Fristen verpassen, indem sie den Genehmigungsprozess automatisiert und rechtzeitig Erinnerungen ausgibt, um die Vertragsausführung im Zeitplan zu halten.  

• Überblick über den Lebenszyklus von Verträgen: Mithilfe von Vertragssoftware erhalten Sie aufschlussreiche Informationen über den Status Ihrer Verträge, z. B. ob Meilensteine eingehalten werden und wann Vertragsüberprüfungen fällig sind. 

• Erhöhen Sie die Einhaltung der Vorschriften und verringern Sie die allgemeinen Geschäftsrisiken: Bei der Verwendung einer Vertragssoftware gibt es integrierte Sicherheitsvorkehrungen. Sie verfolgt jede Aktivität und protokolliert sie. 

• Verwalten und organisieren Sie mehrere Verträge: Es kann eine Herausforderung sein, den Überblick über viele Verträge zu behalten. Wenn alle wichtigen Informationen auf einer einzigen Plattform verfügbar sind, können Sie und Ihr Team leichter den Überblick behalten.  

• Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen: Ungenauigkeiten oder Verzögerungen im Vertragslebenszyklus sind teuer. Studien zeigen, dass menschliches Versagen für die meisten Probleme bei der Vertragsverwaltung verantwortlich ist. Die Automatisierung von Prozessen verhindert Verzögerungen und spart Geld.