Schlechtes Vertragsmanagement: Welche Kosten erwarten Sie?

1. Der Preis von Vertragserstellung - Verträge kosten in der Erstellung viel Zeit und Geld

Ein wesentlicher Kostenbeitrag kommt häufig durch den Aufwand der bei der Erstellung von Verträgen entsteht. Verträge mit einfacher Komplexität verursachen gemäß einer Studie von Word Commerce & Contracting bereits Kosten in Höhe von etwa USD 6.900 pro Vertrag, Verträge mittlerer Komplexität liegen bei USD 21.300 und komplexe Verträge liegen bei USD 49.000. 

Die Kosten lassen sich leicht nachvollziehen: Wenn man bedenkt, dass auch bei einfachen Verträge oder einfachen Angeboten in Organisationen ein komplexer Prozess angestoßen wird, der sich überer mehrere Abteilungen erstreckt, können die entsprechenden Kosten schnell in die Höhe schießen. Bei durchschnittlichen Lohnkosten von EUR 100 pro Stunde ergeben sich damit ein Arbeitsaufwand von etwa 60 - 70 Stunden, die oftmals notwendig werden um 

• bestehende Verträge zu finden, 
• die Verträge auszuwerten, 
• die neuen Produkte bzw. Module für den Kunden zusammenzustellen, 
• das Pricing für die Angebotenen Module festzulegen und
• die Freigabe  von verschiedenen Managern einzuholen.

In vielen Fällen beobachten wir, dass die Prozesse oftmals noch manuell durchgeführt werden müssen. Sobald zusätzliche Software eingesetzt wird, kann diese oftmals nicht mit den weiteren Systemen kommunizieren. Der Prozess wird somit zum Spießrutenlauf. 

2. Verlorenes Umsatzvolumen - In allen Verträgen steckt eine Upside, die sich durch intelligente Verwaltung aufdecken lässt

Bis zu über 9% des jährlichen Gesamtumsatzes eines Unternehmens gehen gemäß der Studie des World Commerce & Contracting jedes Jahr verloren. Der Prozentsatz ist sogar noch höher, nämlich bis zu 15 %, für größere Organisationen. Eine recht plausible Erklärung findet sich im Umgang mit Vertragsverlängerungen. 

Stellen Sie sich für einen Moment vor, dass Sie einen Vertrag verlängern müssen, können jedoch den ursprünglichen Vertrag nicht mehr wieder finden. An diesem Tag wühlen Sie sich verzweifelt durch mehrere Excel-Tabellen und Papierverträge, um den Vertrag ausfindig zu machen, von dem Sie vermuten, dass er zur Verlängerung ansteht. 

Da sich Ihr Produktangebot verändert hat und Sie im Rahmen der gestiegenen Inflation gezwungen sind, die Preis zu erhöhen, ist dies die perfekte Gelegenheit, die bestehenden vertraglichen Verpflichtungen zu analysieren und das neue Angebot inklusive neuer Preis durchzusetzen.

Nach mehreren mühsamen Stunden, die Sie damit verbracht hatten, Hunderte von Verträgen manuell zu durchforsten, finden Sie endlich den Vertrag jedoch ohne Unterschriften. Sie müssen nun beim Kunden anrufen, um den finalen Vertrag zu erhalten, der Ihnen mitteilt, dass sich der Vertrag bereits letzte Woche zu den gleichen Kondition um weitere drei Jahre verlängert hat. Damit gehen Ihnen mehrere hunderttausend Euro auf der Umsatzseite verloren. 

Hier sind weitere typische Gründe warum Umsatz im durch fehlende Vertragssoftware verloren gehen: 

• Unklarer Geltungsbereich und unklare Ziele: Ursache für Klagen/Streitigkeiten
• Rechtsabteilung wurde erst spät eingeschaltet. Ergebnis: falsche Vertragsform und längere Vorlaufzeit
• Versäumnis sämtliche Parteien einzubeziehen. Ergebnis: Unausgewogene Interessen und künftiger Widerstand 
• Überzogen lange Verhandlungen. Ergebnis: Wettbewerbsdruck und verspätete Einnahmen. 
• Vertragsbedingungen und Verhandlungsschwerpunkt auf der Risikoverteilung. Ergebnis: Verlust des wirtschaftlichen Nutzens
• Fehlende Flexibilität im Vertrag; Ergebnis: Verträge müssen laufend angepasst werden. 
• Verträge sind schwer zu verstehen oder zu verwenden. Ergebnis: Die Benutzer sehen den Vertrag als irrelevant für die Abwicklung der Transaktion an.
• Unzureichende Übergabe vom Deal-Team an das Implementierungsteam. Ergebnis: Versäumnisse und Missverständnisse in Bezug auf Zusagen und Verpflichtungen
• Begrenzter Einsatz von Vertragssoftware. Ergebnis: Ineffizienz und Qualitätsverluste bei Leistung und Analyse
• Schwache Governance nach der Auftragsvergabe. Ergebnis: Wiederholte Probleme und Fehler, die zu Wertverlusten führen

3. In einem Unternehmen gehen jährlich 10% aller Verträge verloren

Etwa 71% aller Unternehmen sind nicht in der Lage, 10% oder mehr ihrer Verträge zu finden, wie das vom Journal of Contract Management Management berichtet. Damit wird für die betroffenen Unternehmen schwer, die vereinbarte Leistung zu erbringen bzw. die Verträge rechtzeitig zu verlängern oder zu kündigen. Sollten sich die Vertragsparteien nicht im Streit befinden, können Kopien der Verträge üblicherweise von der anderen Partei angefragt werden. Im Streitfall ist dies allerdings nicht mehr so einfach möglich.

Im letzteren Fall können nicht eingehaltene Vertragsbedingungen schnell zum Schadensfall werden und zu Schadensersatzforderungen und zu Gerichtskosten führen. Eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, diese unerwünschten Umstände des Verlustes von Verträgen zu vermeiden, ist die Verwendung von Vertragsverwaltungssoftware zum Speichern, Verwalten und sogar Entwerfen von Verträgen.

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Die Lösung: Eine Vertragssoftware bietet einfache und effiziente Abhilfe für schlechtes Vertragsmanagement

Nachdem wir uns mit den Kosten eines mangelhaften Vertragsmanagements beschäftigt haben, ist es nun an der Zeit für eine gute Nachricht: Überzahlungen, verpasste Fristen und Zeitverschwendung aufgrund eines unzureichenden Vertragsmanagements können der Vergangenheit angehören, wenn webbasierte Lösungen eingeführt werden, die alle Verträge automatisieren, zentralisieren und systemweit sichtbar machen. 

Hier sind vier positive Auswirkungen, die der Wechsel zu einer Vertragsmanagement-Plattform auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter hat:

1. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis. Vermeiden Sie es, Termine für Vertragsverlängerungen zu vergessen (und die damit verbundenen kostspieligen Strafen und finanziellen Risiken), indem Sie automatische E-Mail-Warnungen und -Benachrichtigungen erhalten. Verpassen Sie nie wieder eine Frist!
2. Machen Sie Schluss mit der manuellen Arbeit. Verkürzen Sie den Zeitaufwand für den Abschluss von Verträgen von Wochen auf Tage, indem Sie ein zentrales digitales Repository für alle Verträge einrichten. Machen Sie Schluss mit Tabellenkalkulationen und Papierkram!
3. Arbeiten Sie nahtlos mit Ihrem Team zusammen. Die Standardisierung auf eine webbasierte Lösung fördert kollaborative Arbeitsabläufe und bietet Werkzeuge zur Dokumentenbearbeitung und -zusammenarbeit, so dass die Mitarbeiter einfacher und schneller zusammenarbeiten können. Mit den Modulen für elektronische Unterschriften sparen Sie außerdem Zeit bei der Suche nach Unterzeichnern, indem Sie stattdessen elektronische Auslöser für die Fertigstellung von Unterschriftsdokumenten senden.
4. Vertiefen Sie Ihre Vertragsbewertung. Führen Sie mühelos Berichte aus, die einen detaillierten Einblick in alle Verträge geben, einschließlich derer, die gefährdet sind oder die eine eingehendere Bewertung, Beurteilung oder Änderung erfordern.