Ein Vertragsarchiv ist eine elektronische Sammlung von Verträgen zur zentralen Speicherung und schnellen Zugänglichkeit von Informationen. Verbessern Sie die Effizienz und behalten Sie wichtige Fristen im Blick.
Was ist ein Vertragsarchiv?
Ein Vertragsarchiv ist in den meisten Fällen eine elektronische Sammlung von Verträgen und relevanten Vertragsdaten, welche von einem Unternehmen für die Durchführung von jeglichen Transaktionen und Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen notwendig sind.
Das primäre Ziel eines Vertragsarchivs ist es, alle Verträge zentral zu speichern und zugänglich zu machen, damit alle Beteiligten schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können. Ein gut organisiertes Vertragsarchiv hilft zudem dabei, Vertragsverlängerungen, Kündigungen und andere wichtige Fristen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden. Ein digitales Vertragsarchiv kann darüber hinaus automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen für wichtige Termine und Fristen bereitstellen.
Grundsätzlich gibt es verschiedene Arten von Vertragsarchiven. Moderne Vertragsarchive auf Basis von CLM-Lösungen umfassen Funktionen wie automatisierte Vertragsvorlagen mit individualisierbaren Parametern, die Verfolgung und Benachrichtigung über sämtliche Vertragsfristen sowie ausführliche Datenanalysen.
Warum das Archivieren von Verträgen essenziell ist
Ein typischer Arbeitstag beginnt oft damit, nach Unterlagen und Dokumenten zu suchen, die für die anstehenden Aufgaben benötigt werden. Nicht selten handelt es sich dabei um Verträge, die erst aus dem Schrank oder Archiv herausgeholt werden müssen.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das: Sie müssen sich auf die Suche nach dem Vertrag machen und dabei wertvolle Zeit und Nerven opfern, nur um ein oft kleines Detail nachzuschlagen.
Diese Zeit ließe sich weitaus besser für produktive, wertschöpfende Aufgaben nutzen. Stattdessen geht Energie für etwas so Triviales verloren.
Hand in Hand mit solchen lästigen Aufgaben gehen häufig eine sinkende Arbeitsmoral und in der Folge ein spürbarer Produktivitätsverlust für das Unternehmen. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig in ein Vertragsverwaltungssystem zu investieren.
Jede Minute, die Mitarbeitende mit der Suche nach Verträgen verbringen, ist verlorene Produktivität — ein zentrales Vertragsarchiv gibt sie zurück.
Unternehmen müssen oft mit vielen verschiedenen Verträgen arbeiten. Der Versuch, dieses Chaos in den Griff zu bekommen, scheitert regelmäßig an drei zentralen Fragen:
1. Wo sind alle Verträge?
Viele Mitarbeitende schenken Verträgen nach der beidseitigen Unterzeichnung kaum noch Aufmerksamkeit. Die Folge: Die Dokumente werden falsch, unvollständig oder gar nicht abgelegt.
Lässt sich diese Frage nicht beantworten, entsteht ein ernstes Problem, denn die Vertragsbestandteile können nicht mehr überprüft werden. Dadurch steigt die Gefahr, dass beispielsweise ein Vertragsbruch begangen oder Fristen nicht eingehalten werden.
Zudem müssen Vertragsvorlagen immer wieder neu aufgesetzt werden, oder Mitarbeitende legen eigene Vorlagensammlungen an. So wird das Wissen aus vorangegangenen Verträgen nicht an einem für alle zugänglichen Ort gebündelt und geht für das Team verloren.
2. Wer behält alle wichtigen Vertragsbestandteile im Blick?
Wurde die Zuständigkeit nicht von vornherein festgelegt, fühlt sich im Zweifel niemand verantwortlich und der Vertrag wird nicht richtig verwaltet. In vielen Fällen empfiehlt es sich, eine Vertragsmanagerin oder einen Vertragsmanager zu benennen und gegebenenfalls damit zu beauftragen.
3. Wann laufen welche Verträge aus?
Werden wichtige Verträge nicht rechtzeitig verlängert, kann das ein Unternehmen lahmlegen — etwa dann, wenn benötigte Ressourcen nicht mehr geliefert werden. Beim Thema Vertragsfristen lässt sich grundsätzlich zwischen Vertragserneuerungen und Vertragsverlängerungen unterscheiden. Für jedes Unternehmen ist es daher essenziell, ein System zu nutzen, das nicht nur einen ausführlichen Überblick über alle relevanten Vertragsfristen bietet, sondern auch rechtzeitig über anstehende Fristen informiert.
Erstellung einer Vertragsdatenbank: Die verschiedenen Ansätze
Die manuelle Vertragsdatenbank
Empfehlenswert oder gar unabdingbar ist also ein Vertragsverwaltungssystem, das all diese Fragen im Blick behält. Wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen, zeigt unser Leitfaden zur Erstellung einer Vertragsdatenbank.
Welches System nötig ist, hängt selbstverständlich von der Größe des Unternehmens ab. Ein kleines Unternehmen oder Start-up mit einer überschaubaren Anzahl an Verträgen behält diese vielleicht noch im Kopf — doch ein Start-up hat naturgemäß das Ziel, zu wachsen.
Spätestens dann ist es notwendig, ein solches System einzuführen. Zu Beginn kann das auch eine einfache Kalkulationstabelle sein, die mit einem Speicherort verknüpft ist — etwa ein Excel-Spreadsheet oder ein Google-Dokument in Google Drive.
Einsteiger-Methode: Vertragsverwaltungssystem in Excel
Der einfachste Weg, mit einer zentralen Datenbank Ordnung in das Vertragschaos zu bringen, ist eine Excel-Tabelle. Diese Methode ist leicht umsetzbar, äußerst kostengünstig und erfordert nur einfache Excel-Grundkenntnisse.
Zunächst muss eine verantwortliche Person bestimmt werden, die sich der Sache annimmt und künftig die Pflege der Excel-Tabelle übernimmt. In die Tabelle werden dann alle wichtigen Vertragsinformationen aufgenommen und bei Bedarf aktualisiert. Schon dadurch lässt sich Zeit sparen: Die Tabelle bietet einen groben Überblick, sodass Mitarbeitende nicht erst den gesamten Vertrag durchlesen müssen, um die wichtigsten Eckdaten zu erfassen.
Wichtige Informationen die eine Excel-Tabelle sofort erkennen lässt:
- Vertragsparteien
- Art des Vertrages
- Zusammenfassung des Inhaltes
- Fristen und Termine
- Referenznummer
- Status: In Verhandlung, Unterzeichnet, Ausgelaufen
- Und weitere wichtige Notizen
Fortgeschrittenen-Methode: Dezidiertes Vertragsverwaltungssystem
Bei einer kleinen Anzahl von Verträgen funktioniert Excel vielleicht noch ganz gut. Sie werden jedoch schnell feststellen, dass Excel ab einer gewissen Vertragsmenge und mit mehreren beteiligten Personen an seine Grenzen stößt. Vor allem die begrenzten Datenmengen und die Umständlichkeit beim gleichzeitigen Bearbeiten des Spreadsheets bringen Nutzer rasch zur Verzweiflung.
Der nächste Schritt könnte daher ein eigenes, dezidiertes Vertragsverwaltungssystem sein. Damit können verschiedene Abteilungen gemeinsam an Verträgen arbeiten und auf alle laufenden oder bereits abgeschlossenen Verträge zugreifen. Um einen Vertrag anzulegen, tippt die zuständige Person lediglich die Schlüsselparameter in eine Eingabemaske und lädt die aktuelle Vertragsversion hoch.
So entsteht wieder die nötige Übersicht, und die Zusammenarbeit zwischen allen Zugriffsberechtigten wird möglich. Für ein Unternehmen, das stark abteilungsübergreifend arbeitet, ist dies eine praktische, effiziente und ressourcenschonende Alternative.
Nachteilig an dieser Methode ist jedoch der Programmieraufwand. Möchten Sie ein eigenes, auf Ihre Wünsche zugeschnittenes Vertragsverwaltungssystem, muss dieses selbst entwickelt werden. Das bedeutet zusätzliche Arbeit für die meist bereits überlastete und unterbesetzte IT-Abteilung.
Zudem endet die Arbeit nicht mit der Programmierung: Das System muss laufend gewartet, von Fehlern befreit und um neue Anforderungen erweitert werden.
Alternativ ließe sich ein externes Unternehmen beauftragen, das dieses Vertragsverwaltungssystem für Sie entwickelt. Damit gehen jedoch hohe Erstellungs- und Wartungskosten einher, und die Sicherheit Ihrer Daten hängt von den Datenschutzvorkehrungen des externen Dienstleisters ab.
Profi-Methode: Vertragsverwaltungssoftware für alle Schritte des Vertragszyklus
Schließlich gibt es noch eine dritte Möglichkeit: eine professionelle Contract-Lifecycle-Management-Software (CLM) in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Wie der Name bereits andeutet, begleitet diese Software einen Vertrag von Anfang bis Ende seines Lebenszyklus.
Zu den Prozessschritten eines Vertragszyklus gehören üblicherweise die Erstellung, die Verhandlung, die Unterzeichnung und schließlich die Verwaltung des fertigen Dokuments. Eine dieser CLM-Lösungen wurde von top.legal entwickelt und bietet zahlreiche hilfreiche Funktionen.
Excel bringt erste Ordnung — doch erst eine CLM-Software begleitet jeden Vertrag von der Erstellung bis zur Auswertung.
1. Erstellung einer Vertragsdatenbank
Zuallererst werden alle Ihre Verträge in die Software übertragen, damit Sie sie im digitalen Format und mit dem vollen Funktionsumfang nutzen können. Das mag zunächst nach viel Arbeit klingen — doch keine Sorge: Unser Expertenteam steht Ihnen dabei zur Seite, und der Import zahlt sich später aus.
Vom Aktenschrank zur zentralen Vertragsdatenbank
- 1Verträge sammeln & hochladenBestehende Verträge aus Ordnern, E-Mails und Laufwerken zusammentragen und in die Software importieren.
- 2Schlüsseldaten erfassenParteien, Vertragsart, Fristen, Referenznummer und Status werden strukturiert hinterlegt.
- 3Zentral archivierenAlle Dokumente liegen an einem Ort – mit klaren Zugriffsrechten statt verstreuter Einzelkopien.
- 4Durchsuchbar machenVolltextsuche und Filter liefern jeden Vertrag und jedes Detail in Sekunden statt in Stunden.
2. Geführte Erstellung von Verträgen auf Basis genehmigter Vorlagen
Anschließend ist es sinnvoll, Ihre am häufigsten genutzten Verträge (etwa Geheimhaltungs-, Arbeits-, Miet- oder Lizenzverträge) als automatisierte Vorlagen anzulegen. So greifen Ihre Mitarbeitenden bei Bedarf einfach darauf zu und müssen die immer gleichen Verträge nicht neu aufsetzen oder aus einer individuellen Sammlung heraussuchen, die von Person zu Person stark variieren kann. Das spart wertvolle Zeit bei der Vertragserstellung und schafft zugleich einen einheitlichen Standard, mit dem Ihr Unternehmen nach außen stets professionell auftritt.
Ein intelligenter Vertragsassistent hilft Ihren Mitarbeitenden, sich im rechtlichen Dschungel zurechtzufinden, und gibt je nach Antwort die passenden Klauseln beziehungsweise Textabschnitte aus. Zusätzlich zeigt der Assistent zu jedem Punkt eine Erläuterung an, falls die Auswahlmöglichkeiten allein nicht selbsterklärend sind.
Geführte Vertragserstellung auf Basis genehmigter Vorlagen
- 1Genehmigte Vorlage wählenStandardverträge wie NDAs, Arbeits-, Miet- oder Lizenzverträge liegen als geprüfte Vorlagen bereit.
- 2Vertragsassistent beantwortetEin intelligenter Assistent stellt Fragen und erklärt jeden Punkt verständlich.
- 3Passende Klauseln einfügenJe nach Antwort werden automatisch die richtigen Klauseln und Textbausteine ergänzt.
- 4Einheitlicher, geprüfter VertragDas Ergebnis ist rechtssicher, konsistent und lässt Ihr Unternehmen professionell auftreten.
3. Nutzung der top.legal Funktionen
Nun ist es so weit: Sie möchten einen Vertrag mit einem Partner aushandeln. Dazu schicken Sie eine Einladung zum Vertrag einfach per E-Mail an Ihre Vertragspartei, die daraufhin Zugriff auf den Vertrag in der top.legal Plattform erhält. Hier können Sie den Vertrag aushandeln, Änderungen vornehmen und weitere Personen zur Prüfung und Freigabe hinzuziehen.
Alle Änderungen und Vorschläge von Ihnen oder Ihrem Partner werden gespeichert und lassen sich im Überwachungspfad nachvollziehen. Ist der Vertrag von allen Seiten freigegeben, müssen Sie ihn nicht erst per Post hin- und herschicken: Die integrierte Zwei-Faktor-eSignatur erleichtert den Prozess und lässt sich in Sekundenschnelle am Computer durchführen.
4. Einrichtung von Terminerinnerungen
Das Festlegen von Fristen und Erinnerungen in der Vertragsdatenbank ist unerlässlich. So wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben und Ereignisse der Vertragsverwaltung nicht vergessen werden. Indem für jede Aufgabe eine Frist hinterlegt wird, erledigen die Nutzer ihre Aufgaben rechtzeitig, wodurch die Gefahr unnötiger Verzögerungen sinkt.
Ein großer Vorteil einer digitalen Vertragsdatenbank ist, dass die gute Übersicht ein fundiertes Risikomanagement und eine zuverlässige Verpflichtungsüberwachung ermöglicht. Auch hier greift Ihnen die Software unter die Arme und benachrichtigt Sie, wenn Verträge auslaufen oder Verbindlichkeiten zu erfüllen sind.
5. Datenanalyse
Über das Analytics-Dashboard überblicken Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren aktuellen und älteren Verträgen auf einen Blick. Mithilfe der Daten überwachen Sie Ihren Vertragszyklus und ziehen Schlüsse, die Ihnen bei den nächsten Vertragsverhandlungen eine große Hilfe sein können.
Was ein Analytics-Dashboard sichtbar macht
Wie lange dauert es vom Entwurf bis zur Unterschrift – und wo hakt der Prozess?
Anteil der Verträge, die tatsächlich zum Abschluss kommen, im Zeitverlauf.
In Verhandlung, Unterschrift ausstehend, unterzeichnet oder ausgelaufen – auf einen Blick.
Verlängerungen und Kündigungen rechtzeitig erkennen, bevor Fristen verstreichen.
Volumen und Verpflichtungen auswerten und Risiken frühzeitig einordnen.
Muster erkennen und Schlüsse für die nächsten Vertragsverhandlungen ziehen.
Bereit für den nächsten Schritt?
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