Vertragsautomatisierung

Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

August 18, 2021

Über eine leistungsstarke CLM-Software (Contract Lifecycle Software) so wie top.legal können erstellte Verträge und Dokumente auch gleich direkt in der Software verhandelt und Änderungen für die Gegenseite kenntlich gemacht werden. Ein sich anschließender Compliance Workflow zur Freigabe von Änderungen findet sich aktuell auch nicht im Softwarepaket von PandaDoc.

Die Angebotssoftware von PandaDoc ist bei Vertriebsteams  auch in Deutschland beliebt - aber funktioniert sie auch für rechtliche Themen und insbesondere Verträge? Dieser Artikel vergleicht die Funktionen und Einschränkungen von PandaDoc mit der One-Stop-Vertragsplattform von top.legal. 

Während PandaDoc bei Vertriebsteams für die Bereitstellung von einfachen Dokumenten und Angeboten aufgrund seiner Angebotsfunktionen und der guten Auswahl an Integrationen beliebt ist, benötigen Teams bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen oftmals weitere Funktionalität, die über den Rahmen eines CPQ-Systems (Configure, Price, Quote Software) hinausgehen.

Wenn es zum Beispiel um Funktionen im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Verhandlungen von Vertragstexten im Markup-Modus geht, kann dies in der Regel nicht auf PandaDoc direkt erfolgen. In diesem Fall liefert die Software und auch sonstige CPQ-Systeme ein frustrierendes Erlebnis für Nutzer.  

Über eine leistungsstarke CLM-Software (Contract Lifecycle Software) so wie top.legal können erstellte Verträge und Dokumente auch gleich direkt in der Software verhandelt und Änderungen für die Gegenseite kenntlich gemacht werden. Ein sich anschließender Compliance Workflow zur Freigabe von Änderungen findet sich aktuell auch nicht im Softwarepaket von PandaDoc.  

Weitere Probleme und Einschränkungen für Nutzer von PandaDoc

  • Keine Verhandlungsoption: Eine plattform-interne Verhandlung ist nicht verfügbar - Dokumente müssen als .docx herunterladen werden, um sie nach der Verhandlung wieder neu hochzuladen.
  • Kein Kenntlichmachen von Veränderung: Styling und Formatierung von vorangehenden Änderungen können nach dem Import-/Exportvorgangs nicht mehr kenntlich gemacht werden.
  • Prozesslogiken und bedingte Paragraphen fehlen: Als CPQ-Software kann PandaDoc keine bedingten Paragraphen und bedingte Logiken in Dokumenten abbilden, von verschachtelten Logiken ganz zu schweigen. 
  • Fehlende Metadaten von Verträgen: Metadaten in Verträgen helfen bei der Archivierung von Verträgen und bei einer möglichen Suche nach ihnen. Ohne sie bleiben Audit-Trails für Verhandlungen oder Zusammenarbeit nicht erhalten und es ist schwierig, auch innerhalb von Verträgen zu suchen.
  • e-Signatur-Funktion kostet zusätzlich: Dies führt zu Reibungsverlusten bei den Endbenutzern, da Sie für eine zusätzliche Lizenz zahlen müssten, um die e-Signatur-Funktion freizuschalten, die für juristische Teams unerlässlich ist.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass visionäre Juristen und Vertriebsteams bei der Vereinbarung und Verwaltung von Verträgen besser beraten sind, auf eine umfassendere Software zur Vertragsautomatisierung zurückzugreifen, wenngleich eine CPQ-Software für gewisse einsatzbereiche ergänzende Vorteile schafft. 

Warum ist top.legal eine bessere Plattform für die Vertragsautomatisierung? 

Verhandlungen können direkt über den Browser stattfinden

Nutzer von PandaDoc müssen bei Verhandlungen von Verträgen auf alternative Software ausweichen. Eine direkte Verhandlung mit der Gegenpartei über die Applikation ist nicht möglich. Bei CLM-Systemen wie top.legal können Sie Dokumente im Markup-Modus bearbeiten, interne und externe Kommentare verfassen, sowie mit der Gegenpartei sich im Chat über Konditionen des Vertrags asynchron austauschen. Zudem können Sie und Ihr Team sich jederzeit Aufgaben setzen, um Änderungen zu überprüfen, oder Fristen im Auge zu behalten. 

Ein schöner Editor, der speziell für Verträge entwickelt wurde

CLM-System so wie top.legeal bieten in der Regel maßgeschneiderter Editoren, die für eine optimierte Bearbeitung von Verträgen gebaut wurden. So lassen sich für die Vertragserstellung, Kollegen im Vertrieb über intelligente Kommentare anleiten, und Kunden über Erläuterung in Schrift- und Videoformat schneller zur Unterschrift bewegen. Sämtliche Verträge liegen dabei in einem maschinenlesbaren Format vor und können mit der Erstellung und auch nach der Unterschrift durchsucht und ausgewertet werden. 

Entwickelt, um Rechts- und Vertriebsteam zu unterstützen und zu befähigen

Juristische Teams benötigen häufig folgenden Funktionen, die weit über das Unterschreiben von Angebotsdokumenten hinausgehen. In top.legal können Sie:

  • Verwenden Sie bedingte Logik auf Text und Paragraphen-Ebene, um komplexe Dokumente und vielfältige Logiken in Ihren Dokumente zu berücksichtigen.
  • Erstellen Sie tiefgehende Analysen für Ihre Verträge
  • Verhandeln Sie Verträge direkt über Ihren Browser und lassen Sie Änderungen von berechtigten Mitarbeiter freigeben 

Mit der All-in-One-Vertragsautomatisierungssoftware von top.legal können Rechts- und Vertriebsteams ihre Kollegen in die Lage versetzen, Verträge selbstständig zu erstellen und zu verwalten und ohne dabei Kontrolle zu verlieren. 

Vertragsverwaltung berücksichtigt Analyse der abgelegten Verträge

Mit top.legal sind Verträge und die darin enthaltenen Abschnitten und Datensätze jederzeit durchsuchbar, einschließlich Prüfprotokollen und Verhandlungsverläufen, da alles auf strukturierte Daten zurückgeführt werden kann. 

Ein weitere Vorteil dieser Art von Architektur ist, dass ausgewählte Daten auch strukturiert an CRM- und Buchhaltungssystemen weitergegeben werden können. Eine weitere Verarbeitung der Daten ist somit leicht möglich und muss nicht erst mühsam aus den Verträgen herausgesucht werden. Gleichzeitig funktioniert der Austausch der Daten ganz einfach mit allen Berechtigten Abteilungen und Teams. Somit haben immer alle Personen Zugriff auf die Daten, auch wenn ein Kollege mal im Urlaub ist.  

Die elektronische Unterschrift ist kein Zusatz, sie ist inbegriffen!

Wenn Sie top.legal abonnieren, sollten Sie immer daran denken, dass die e-Signatur-Funktion enthalten ist, ohne dass Sie eine zusätzliche Lizenz erwerben müssen. Außerdem funktioniert sie auf jedem Gerät, wann immer Sie sie brauchen. Sie können Ihr Vertragsmanagement zusammen mit anderen wichtigen Funktionen durchführen, ohne die Plattform überhaupt zu verlassen.

Häufig gestellte Fragen

Ist top.legal für Vertriebsteams entwickelt?

Ja, top.legal wurde sogar explizit für die gemeinsame Nutzung durch Vertriebs- und Legalteams konzipiert. Die durchschnittliche Implementierungsphase für top.legal beträgt im Schnitt 14 Tage. Die All-in-One-Vertragsmanagement-Plattform wurde von den Vertriebsteams schnell wachsender Unternehmen übernommen.

Kann ich meine existierenden unterschriebenen Verträge auf top.legal umziehen?

Ja, das ist möglich. Zum einem können Sie Ihre existierenden und unterschriebenen PDF bei top.legal hochladen. Dabei können Schlüsselparameter und Metadaten erfasst werden und für die spätere Auswertung genutzt werden. 

Zum anderen können Sie existierende Verträge zu einer Vorlage auslesen lassen. In einem ersten Schritt übernimmt das unsere KI und verwandelt Ihren Verträge in eine maschinenlesbares Format. In einem weiteren Schritt unterstützen unsere Legal Engineers beim Aufsetzen eines Prozess für schnellere und wertvolle Vertragsabschlüsse.

Wie schnell kann die Software im Unternehmen implementiert werden?

Sie können unmittelbar nach einem Gespräch mit einem unserer Account Manager mit dem Einsatz der Software beginnen in Ihrem Unternehmen beginnen. Selbstverständlich unterstützen unsere Legal Engineers Sie beim Aufsetzen der ersten Prozesse und Dokumente. Zusätzlich können wir Ihre bereits existierende Software (sowie CRM und ERP-Systeme) in die Prozesse zur Vertragserstellung einbinden. 

Steht top.legal von Anfang mir mit Hilfe zur Seite?

Ja, natürlich. Wir können Sie bei jedem Schritt unterstützen, wenn Sie das wollen. Wir helfen bei der Erstellung der Vorlagen und Prozesse, bei der Schulung Ihrer Teams, sowie bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen. Egal, wo Sie uns brauchen, wir unterstützen Sie! 

Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Die Unterschrift eines Vertrags durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfolgt durch einen einfachen und intuitiven Prozess. In einem ersten Schritt laden Sie die Partei deren Unterschrift Sie benötigen zu Ihrem Vertrag ein. In diesem Schritt erzeugt die Software einen Hash des Dokuments, das die Integrität des Dokuments sicherstellen kann. Die eingeladene Partei erhält daraufhin eine Email-Einladung und einen gesichertn Link zu dem zu unterschreibenden Dokument. Sobald das Dokument geöffnet wird, erhält der/die Leister*in der Unterschrift die Aufforderung einen Mobiltelefonnummer für den Erhalt einer PIN-Nummer einzugeben. Mit dem erhaltenen PIN wird das Dokument schlussendlich final signiert. 

Ist die native eSignatur von top.legal rechtsverbindlich?

Ja. Die sichere native eSignatur von top.legal entspricht den Verordnung der EU-Kommission vom Juli 2014 über die elektronische Identifizierung und die Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS). Die Ausführung der elektronische Unterschrift  ist auch über das Mobiltelefon möglich.

Demo und Preisgestaltung

Buchen Sie noch heute eine Demo, um den vollen Funktionsumfang der Vertragsmanagement-Software von top.legal kennenzulernen. Kontaktieren Sie einfach unsere Experten für weitere Details zu unseren Preisen.

Welche weiteren Funktionalitäten bietet top.legal?

Funktionsweise Beschreibung
Erinnerungen Verwenden Sie automatisierte Vertragserinnerungen um sicherzustellen, dass Sie nie eine Frist verpassen.
Analytics Dashboard Über die Analytics-Funktion erhalten Sie Übersicht und Auswertungen der Schlüsselparameter Ihrer Verträge, sowie Informationen zu den Verhandlungen und zur Dauer eines Vertragszykluses. Informationen können auf Team und Mitarbeiterebene heruntergebrochen werden.
Aufgaben Dashboard Das Dashboard liefert Ihnen eine zusätzliche Übersicht sämtliche Aufgaben und Fristen, die sich selber bzw. Ihr Team gesetzt haben.
Rechteverteilung Definieren Sie Rollen für jedes Teammitglied, um festzulegen, wer spezifische Verträge und Vorlagen lesen bzw. bearbeiten kann.
Team-basierte Zugriffsrechte Teilen Sie Ihre Vorlagen mit Ihrem Team, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die für Sie bestimmten Verträge haben. So senken Sie das Risiko, das alte risikobehaftete Vorlagen weiterhin genutzt werden
Status Tracking Verfolgen Sie den Status eines Vertrages während des gesamten Lebenszykluses: von Entwurf über Unterschrift bis zu Folgeaufgaben
Genehmigungen Genehmigen Sie Vorlagen und Änderungen von Vorlagen direkt im Dokumenten-Editor. Geben Sie Verträge auf Basis genehmigter Vorlagen ohne Verzögerung für die Nutzung durch ausgewählte Teams frei.
Aufgaben Definieren Sie Aufgaben und delegieren Sie diese teamübergreifend, um Produktivität maximal zu erhöhen.
Verschiedene Teams Erstellen Sie mehrere Teams und legen Sie Team-basiert Rollen für ausgewählte Dokumente fest.
Global Playbook- Management Verwalten Sie Vorlagen sicher von einem zentralen Konto aus, so dass Sie unternehmensweit immer mit aktuellen Versionen arbeiten.
Intelligente Suche Durchsuchen Sie all Ihre Verträge und einzelne Parameter mit einer intelligenten Suchfunktion.
Tags Organisieren Sie Ihre Verträge mit Schlagworten, um sie besser schneller wiederfinden zu können.
Externe Gäste Laden Sie externe Gäste sowie beispielsweise externen Rechtsanwälte ein, um Ihre Verträge punktuell rechtlich prüfen zu lassen.


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Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Verkaufszyklen, die je nach den Rahmenbedingungen und dem eingeschlagenen Geschäftsmodell, stark variieren können. Verkaufszyklen können dabei schnell mehrere Monaten lang dauern. Verkürzt man eben jene Verkaufszyklen, so lassen sich Profitabilität und Umsatzzahlen rasch anheben. Angebotssoftware oder auch CPQ-Software (Configure-Price-Quotation) kann dazu beitragen, die Dauer dieser Verkaufszyklen zu reduzieren, indem sie den Verkäufern hilft, mit wenigen Klicks standardisierte und optimierte Angebotsdokumente zu erstellen.

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