Ihr Vertragsmanagement lässt sich per Excel und Word nicht mehr in Griff bekommen?

Bei jeder einzelnen Vertragssituation sind mehrere Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen involviert. Dennoch werden Verträge weiterhin lokal oder in Papierform verwaltet. Das kostet Zeit und Nerven. 

Befähigen Sie Ihre Organisation mit einer Software, die Verträge erstellen, verwalten und verhandeln kann. Vermeiden Sie etliche Fehler  und die damit verbundenen Kosten, welche schnell mehrere Hunderttausend Euro betrage können. 
group of people standing in front of an illustrated excel sheet
Deutschlands innovatoren Vertrauen uns
dedicom logo
hema.to logo
Wincasa logo
Candis logo
Ippen Digital Logo
TIMOCOM logo
illustration of a man pointing at a paper with charts

Warum reicht die einfache Verwaltung von Verträgen heutzutage nicht mehr aus?

Die traditionelle Sicht des Vertragsmanagement ist die Verwaltung von Verträgen über statische Verwaltungssysteme. In einer dynamischen Welt steigen aber auch die Anforderungen an das Vertragsmanagement.  Verträge müssen neu verhandelt werden, da sich Produkte und die Anforderungen des Kunden ändern.

Zudem müssen Daten täglich neu in Verträge eingegeben werden. Dabei entstehen Fehler, die schnell viel Geld kosten können.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist der Prozess der administrativen Begleitung der Vertragserstellung, -verhandlung, -verwaltung und Unterzeichnung. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es jeden dieser Prozessschritte so zu optimieren, sodass diese ohne Reibungsverluste ablaufen können. Dabei kommen eine Reihe administrativer Maßnahmen zum Einsatz.

Wollen Sie mehr zum Thema Vertragsmanagement lesen?

Illustrated woman standing in front of a paper with a magnifying glass on top
illustration of a man and a paper with a light bulb

Was muss modernes Vertragsmanagement heute leisten?

Neben der Ablage und Zugriffsverwaltung von Verträgen muss modernes Vertragsmanagement, die Daten von abgeschlossenen Verträge bereithalten können. Ein ineffizientes Vertragsmanagement kann Unternehmen bis zu 9.2% des Jahresumsatzes kosten.

Weitere Aufgaben des Vertragsmanagements um die Wirtschaftlichkeit der Organisation zu erhöhen sind mitunter: 

  • Regelmäßige Risikobewertung des Vertragsportfolios (Auswertung des Vertragsportfolios nach Klumpenrisiken)
  • Erinnerungen für verantwortliche Personen zu wichtigen Fristen
  • Erstellung von Vorlagen für die wichtigen Vertragsprozesse
  • Anlagen von Richtlinien und Leitfäden für die Erstellung von Vertragsunterlagen
  • Erstellung und Umsetzung von Leitfäden für die Verhandlung von Verträgen
  • Festlegen von Genehmigungsprozessen für die Freigabe und Versand von Verträgen
  • Festlegen eines Unterschriftsprozesses für ausgewählte Verträge

Was ist eine Vertragsmanagementsoftware und wie kann sie Unternehmen helfen?

Eine Vertragsmanagementsoftware unterstützt das Vertragsmanagement bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Kernaufgaben einer Vertragsmanagementsoftware sind die Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen.

1

Erstellung von Verträgen

Innovative Verrgagsmanagementsoftware bietet die Möglichkeit, Verträge über eine genehmigte Vorlage zu erstellen. Damit sparen Unternehmen bei der Erstellung schon bis zu 70% der Kosten.

Mehr erfahren
2

Verhandlung von Verträgen

Verträge werden üblicherweise per Email und MS Word verhandelt. Das ist ein langwieriger Prozess. Vertragsmanagementsoftware kann dabei helfen, diesen Prozess zu verkürzen. Auch versehentliches versenden von internen Kommentaren an die Gegenseite kann so ausgeschlossen werden. 

Mehr erfahren
3
Ablage von Verträgen

Um eine belastbare Aussage zum Zustand Ihres Unternehmens machen zu können, ist ein Blick in Ihr Vertragsportfolio unabdingbar. Vertragsmanagement Software hilft dabei festzustellen, welche Risiken aktuell in Ihren Büchern schlummern, ganz ohne schmerzvolle Excel-Auswertung oder Daten zusammensuchen. 

Mehr erfahren
illustration of a woman pointing at a dgpr document

Warum ist ein modernes Vertragsmanagement aus DSGVO-Sicht relevant?

Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden. Eine Vertragsmanagementsoftware gibt auf einen Blick Auskunft, welche Daten vorliegen und in welchem Rahmen diese erhoben wurden. 

Warum sollten Buchhaltung und Vertragsmanagement effektiv zusammenarbeiten?

Die Buchhaltung ist verantwortlich für die Rechnungsstellung. Dazu sind sind Fristen und Rechnungsdaten aus dem Vertrag notwendig. Fehlen diese, können Rechnungen nur langsam gestellt werden und Ihr Geld kommt später an.

Illustration of a man pointing at a calculator and a document
Illustrated woman holding a laptop walking in front of a document with an exclamation mark on top
Warum ist ein funktionierendes Vertragsmanagement Grundlage für das Risikocontrolling?

Controlling übernimmt in der Regel die Risikoüberwachung von Verträgen und ist zuständig für die Planung und Auswertung der Daten über das gesamte Unternehmen hinweg. Ein wichtiger Datenlieferant für das Controlling ist das Vertragswesen. Eine unzureichende Datenlage ist oftmals Ausgangspunkt für weitreichende Fehlentscheidungen.    

Unsere Artikel liefern weitere wertvolle Einblicke.

Vertragsmanagement mit Excel bewährt, aber nicht immer einfach

Aufsetzung von Vorlagen

Die verschiedenen Arten von Service Level Agreements

MEHR Erfahren

white arrow pointing right
Legal

Rechtliche Dokumente beherrschen: Ein umfassender Leitfaden

MEHR Erfahren

white arrow pointing right
Aufsetzung von Vorlagen

Die verschiedenen Arten von Service Level Agreements

MEHR Erfahren

white arrow pointing right

Wie sieht ein vollständiger Vertragsmanagement-Prozess aus?

Ein Vertragsmanagement-Prozess beginnt anders als der Name erahnen lässt nicht erst bei der Ablage und Verwaltung von Verträgen, sondern bei bei der Erstellung von Vorlagen, um die Qualität des Prozess hochzuhalten.
Illustration of a document inside a green circle with a tick mark

Erstellung von Vertragsvorlagen

Vorlagen definieren und alternative Klauseln und Verhandlungsszenarien vorsehen
illustration of a document linked with arrows in a workflow

Freigabe Workflows

Wer muss an welcher Stelle den Vertrag freigeben? Wer unterschreibt den Vertrag final auf Ihrer Seite?
Illustration of a cog inside a green circle with a chart on top

Verwaltung und Analyse

Was geschieht nach der Einholung der Unterschrift? Wer benötigt Zugriffsrechte auf den Vertrag?
Illustrated calendar symbol with an exclamation mark inside a green circle

Fristenmanagement und Änderungen

Wer kümmert sich um die Einhaltung der Vertragsfristen? Wer stellt sicher, dass die vereinbarten Gegenstände geliefert werden?
Illustrated folder with an x on top

Archivierung und Löschung von Verträgen

Wer ist für die revisionssichere Archivierung von Verträgen zuständig? Wer stellt sich, dass die Verträge ggf. rechtskonform gelöscht werden?

Bereit anzufangen?

Finden Sie heraus, wie top.legal die Effizienz Ihres Unternehmens steigert.

illustrated arrows Illustrated pencil strokesillustrated pencil strokesillustrated pattern of dots.