Die effektive Verwaltung von Vertragsverlängerungen ist keine leichte Aufgabe, vor allem, wenn Sie noch mit veralteten Technologien wie Tabellenkalkulationen und  E-Mail-Erinnerungen arbeiten. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vertragsverlängerungen am effizientesten verwalten können. Wir werden auch auf mögliche Probleme eingehen, die Sie vermeiden sollten. Doch zunächst sollten wir darüber sprechen, worum es bei der Vertragsverlängerung überhaupt geht.

Was ist eine Vertragsverlängerung?

Wenn ein Vertrag ausläuft und die Parteien beschließen, die Vertragsbedingungen für einen neuen Zeitraum fortzusetzen, wird dies als Vertragsverlängerung bezeichnet. Das Verfahren kann durch Neubewertungen und Neuverhandlungen des Vertrags oder durch automatische Verlängerungen durchgeführt werden.

Wenn Sie sich fragen, was der Unterschied zwischen Vertragsverlängerungen und Vertragsverlängerungen ist, lesen Sie diesen Artikel.

Warum sind Vertragsverlängerungen wichtig?

In der Phase der Vertragsverlängerung haben die Vertragspartner die Möglichkeit, mögliche Probleme mit dem alten Vertrag zu erörtern und günstigere  Bedingungen neu auszuhandeln. Die meisten Verträge enthalten Bestimmungen für die Erneuerung, aber es ist wichtig, sich im Voraus auf typische Bedingungen und Klauseln vorzubereiten, die sich seit der Unterzeichnung des Vertrags geändert haben könnten.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Vertragsverlängerungen

Vertragsdaten an einem Ort organisieren

Um den Prozess der Vertragsverlängerung zu optimieren, müssen Sie über alle anstehenden Termine informiert sein. Richten Sie Benachrichtigungen ein und behalten Sie die Termine an einem Ort im Auge, um informiert zu ein.

Die wohl schwierigste Situation ist die Feststellung, dass Sie die Bedingungen eines Vertrags neu aushandeln müssen, nachdem dessen Verlängerung automatisch eingeleitet wurde. Eine andere unangenehme Situation ist, wenn Sie erfahren, dass Sie völlig vergessen haben, den Vertrag zu verlängern. Manchmal werden Verträge, die eigentlich gekündigt werden sollten, automatisch verlängert und ruinieren die Finanzen des Unternehmens.

Gründliche Überprüfung der Verträge

Planen Sie genügend Zeit für eine umfassende Bewertung ein. Wenn Sie die Überprüfung bis zur letzten Minute aufschieben, kann dies Ihrem  Unternehmen schaden. Denken Sie über die Probleme nach, die während der letzten Vertragslaufzeit  aufgetreten sind, und aktualisieren Sie die entsprechenden Klauseln. Prüfen Sie günstigere Optionen. Ein neuer Vertrag sollte Ihre Leistung auf die nächste Stufe heben und den Veränderungen in Ihrem Unternehmen  Rechnung tragen.

Sicherstellen, dass die Verträge immer noch eingehalten werden

Wenn Sie neue Vereinbarungen aufsetzen, werden Sie wahrscheinlich Anpassungen an den Bedingungen vornehmen. Um sicherzustellen, dass die erneuerten Beziehungen den Vorschriften entsprechen, sollten Sie die Regeln Ihres Unternehmens sowie alle geltenden Bundes- und  Landesgesetze überprüfen.

Möglicherweise müssen Sie dafür juristische Unterstützung in Anspruch nehmen. Es ist auch hilfreich, Ihre Vorlagen regelmäßig von Fachleuten überprüfen zu lassen und sie in großem Umfang zu überarbeiten, damit sie mit allen Änderungen der Unternehmensrichtlinien und der geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmen.

Abschaffung manueller Prozesse 

Prozesse zur manuellen Erneuerung von Verträgen bergen ein hohes Risiko. Durch ineffektive Prozesse in den Bereichen Terminplanung, Datensuche, Informationsorganisation, Informationsvernetzung und Dokumentenabgleich verschwenden Unternehmen wertvolle Zeit und Geld.

Außerdem sind überlastete Mitarbeiter auch nur Menschen. Unabhängig davon, wie viele Personen das Dokument prüfen, besteht immer die Möglichkeit, dass sie einen Fehler machen, ein Wort vergessen, die Zahlen falsch eingeben oder ein Risiko aufgrund von Stress, Müdigkeit oder Unachtsamkeit übersehen.

Checkliste: 5 Dinge, die Sie bei Ihrer Vertragsverlängerungen beachten sollten

Es kann schnell vorkommen, dass man vergisst, Verträge zu verlängern, was zu Verlusten für Ihr Unternehmen führen kann. Wenn Sie z. B. nicht wissen, dass der Vertrag abgelaufen ist, können Sie Ihre Ausgaben verdoppeln, Geld für übermäßig teure Geschäftspartner ausgeben oder sogar einen wichtigen Geschäftspartner verlieren.

Schlechte Praktiken bei der Vertragserneuerung setzen Ihr Unternehmen einer Reihe von Risiken aus, insbesondere wenn manuelle Verfahren wie E-Mail und Tabellenkalkulationen verwendet werden.

Überprüfung des bestehenden Vertrags

Zunächst sollten Sie als Unternehmen den ursprünglichen Vertrag überprüfen und feststellen, ob Änderungen oder Aktualisierungen erforderlich sind. Dabei sollte sichergestellt werden, dass alle Aspekte der Vereinbarung immer noch relevant sind und sich die geschäftlichen Anforderungen im Laufe der Zeit nicht geändert haben.

1. Suchen Sie den Originalvertrag und lesen Sie ihn
2. Vermerken Sie das Ablaufdatum
3. Identifizieren Sie wichtige Klauseln (Kündigung, Erneuerung, Preisanpassungen usw.)
4. Bewerten Sie die aktuelle Leistung und den Zufriedenheitsgrad

Bewertung der Vertragsbedingungen

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Bewertung stellt sicher, dass beide Parteien weiterhin das erhalten, was sie von der Vereinbarung erwarten. Wird dieser wichtige Schritt vernachlässigt, kann dies unerwünschte Folgen für alle Beteiligten haben.

1. Vergleichen Sie die aktuellen Bedingungen mit den Industriestandards
2. Identifizieren Sie Bereiche für Verbesserungen oder Neuverhandlungen
3. Prüfen Sie alle notwendigen rechtlichen oder regulatorischen Änderungen, die sich auf den Vertrag auswirken könnten
   

Vorbereitung auf die Verhandlung

1. Legen Sie Ziele und Prioritäten für die Erneuerung fest
2. Recherchieren Sie Markttrends und Angebote von Wettbewerbern
3. Sammeln Sie Leistungsdaten und Messgrößen, um Ihre Position zu untermauern
4. Entwickeln Sie eine Verhandlungsstrategie

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Drittens: Bevor Sie Papiere einreichen oder irgendetwas unterschreiben, das von den Anbietern geschickt wird und darauf hinweist, was erneuert werden soll, sollten Sie sicherstellen, dass die externen Teams wissen, von welchen anderen" internen Teammitgliedern sie im Voraus eine Unterschrift benötigen, um Verzögerungen zu vermeiden, wenn die Schleife die letzten 48-72 Stunden erreicht, in denen alle in Panik geraten.

Prüfen Sie außerdem alle Bedingungen und stellen Sie sicher, dass Sie sich über die Rechte und Pflichten im Rahmen der neuen Vereinbarungen im Klaren sind. Dazu könnten auch die Verteilungsdaten gehören, die nach der effektiven Begrenzung der Zeitspanne für die Leistung gelten, wenn es zu Problemen kommt oder keine gütliche Einigung bis zu den wichtigsten Meilensteinen in der Vertragslaufzeit erzielt wird.

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Rabatte oder aktuellen Anreize, die im Rahmen laufender Verträge versprochen wurden, auch bei künftigen Vertragsverlängerungen gelten, indem Sie sie im Voraus klarstellen, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt, wenn Dinge wie unvollständige Zahlen, bei denen vertragliche Verpflichtungen ohne klare Aktionspläne unerfüllt bleiben, als zusätzlicher Faktor zu möglichen Streitigkeiten beitragen.

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