Vertragserneuerung 101: Die ultimative Checkliste   

Die effektive Verwaltung von Vertragsverlängerungen ist keine leichte Aufgabe, vor allem, wenn Sie noch mit veralteten Technologien wie Tabellenkalkulationen und  E-Mail-Erinnerungen arbeiten. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Vertragsverlängerungen am effizientesten verwalten können. Wir werden auch auf mögliche Probleme eingehen, die Sie vermeiden sollten. Doch zunächst sollten wir darüber sprechen, worum es bei der Vertragsverlängerung überhaupt geht.

Was ist eine Vertragsverlängerung?

Wenn ein Vertrag ausläuft und die Parteien beschließen, die Vertragsbedingungen für einen neuen Zeitraum fortzusetzen, wird dies als Vertragsverlängerung bezeichnet. Das Verfahren kann durch Neubewertungen und Neuverhandlungen des Vertrags oder durch automatische Verlängerungen durchgeführt werden.

Wenn Sie sich fragen, was der Unterschied zwischen Vertragsverlängerungen und Vertragsverlängerungen ist, lesen Sie diesen Artikel.

Warum sind Vertragsverlängerungen wichtig?

In der Phase der Vertragsverlängerung haben die Vertragspartner die Möglichkeit, mögliche Probleme mit dem alten Vertrag zu erörtern und günstigere  Bedingungen neu auszuhandeln. Die meisten Verträge enthalten Bestimmungen für die Erneuerung, aber es ist wichtig, sich im Voraus auf typische Bedingungen und Klauseln vorzubereiten, die sich seit der Unterzeichnung des Vertrags geändert haben könnten.

So behalten Sie den Überblick über Ihre Vertragsverlängerungen

Vertragsdaten an einem Ort organisieren

Um den Prozess der Vertragsverlängerung zu optimieren, müssen Sie über alle anstehenden Termine informiert sein. Richten Sie Benachrichtigungen ein und behalten Sie die Termine an einem Ort im Auge, um informiert zu ein.

Die wohl schwierigste Situation ist die Feststellung, dass Sie die Bedingungen eines Vertrags neu aushandeln müssen, nachdem dessen Verlängerung automatisch eingeleitet wurde. Eine andere unangenehme Situation ist, wenn Sie erfahren, dass Sie völlig vergessen haben, den Vertrag zu verlängern. Manchmal werden Verträge, die eigentlich gekündigt werden sollten, automatisch verlängert und ruinieren die Finanzen des Unternehmens.

Gründliche Überprüfung der Verträge

Planen Sie genügend Zeit für eine umfassende Bewertung ein. Wenn Sie die Überprüfung bis zur letzten Minute aufschieben, kann dies Ihrem  Unternehmen schaden. Denken Sie über die Probleme nach, die während der letzten Vertragslaufzeit  aufgetreten sind, und aktualisieren Sie die entsprechenden Klauseln. Prüfen Sie günstigere Optionen. Ein neuer Vertrag sollte Ihre Leistung auf die nächste Stufe heben und den Veränderungen in Ihrem Unternehmen  Rechnung tragen.

Sicherstellen, dass die Verträge immer noch eingehalten werden

Wenn Sie neue Vereinbarungen aufsetzen, werden Sie wahrscheinlich Anpassungen an den Bedingungen vornehmen. Um sicherzustellen, dass die erneuerten Beziehungen den Vorschriften entsprechen, sollten Sie die Regeln Ihres Unternehmens sowie alle geltenden Bundes- und  Landesgesetze überprüfen.

Möglicherweise müssen Sie dafür juristische Unterstützung in Anspruch nehmen. Es ist auch hilfreich, Ihre Vorlagen regelmäßig von Fachleuten überprüfen zu lassen und sie in großem Umfang zu überarbeiten, damit sie mit allen Änderungen der Unternehmensrichtlinien und der geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmen.

Abschaffung manueller Prozesse 

Prozesse zur manuellen Erneuerung von Verträgen bergen ein hohes Risiko. Durch ineffektive Prozesse in den Bereichen Terminplanung, Datensuche, Informationsorganisation, Informationsvernetzung und Dokumentenabgleich  verschwenden Unternehmen wertvolle Zeit und Geld.

Außerdem sind überlastete Mitarbeiter auch nur Menschen. Unabhängig davon, wie viele Personen das Dokument prüfen, besteht immer die Möglichkeit, dass sie einen Fehler machen, ein Wort vergessen, die Zahlen falsch eingeben oder ein Risiko aufgrund von Stress, Müdigkeit oder Unachtsamkeit übersehen.

Checkliste: 5 Dinge, die Sie bei Ihrer Vertragsverlängerung  beachten sollten

1. Einführung eines Verfahrens für Vertragsverlängerungen

Es kann leicht passieren, dass man vergisst, Verträge zu verlängern, was zu Verlusten für Ihr Unternehmen führen kann. Wenn Sie z. B. nicht wissen, dass der Vertrag abgelaufen ist, können Sie Ihre Ausgaben verdoppeln, Geld für zu teure Geschäftspartner ausgeben oder sogar einen wichtigen Geschäftspartner verlieren. 

‍Schlechte Praktiken bei der Vertragserneuerung setzen Ihr Unternehmen einer Reihe von Risiken aus, insbesondere wenn manuelle Verfahren wie E-Mail und Tabellenkalkulationen verwendet werden.

‍2. Führen Sie eine jährliche Leistungsüberprüfung durch

‍Unabhängig davon, wann ein Vertrag ausläuft, sollte er mindestens einmal im Jahr überprüft werden. Dies gibt Aufschluss darüber, wie sich der Vertrag entwickelt. Außerdem wird der Wert des Vertrags für das Unternehmen beschrieben und festgestellt, ob eine Erneuerung notwendig ist.

Es liegt auf der Hand, dass eine Vertragsverlängerung im Voraus geplant werden muss. Selbst wenn Sie sich gegen eine Verlängerung entscheiden, müssen Sie dies so handhaben, dass Ihre profitable Geschäftsbeziehung  erhalten bleibt.

‍3. Neue und bessere Bedingungen aushandeln

Ihre Bedürfnisse werden sich mit der Entwicklung Ihres Unternehmens ändern und wachsen. Wenn Sie Ihren Vertrag erneuern, sollten Sie unbedingt die Bedingungen neu aushandeln, denn was in der Vergangenheit für Sie vorteilhaft war, ist es heute vielleicht nicht mehr.

So haben Sie die Möglichkeit, bessere Preise und Bedingungen auszuhandeln. Außerdem können Sie den Vertrag aktualisieren, wenn sich die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens ändert, z. B. wenn neue Waren oder Dienstleistungen hinzukommen, der Betrieb vergrößert wird oder neue Standorte hinzukommen.

4. Vereinfachen Sie den Prozess der Vertragsunterzeichnung

Sobald Sie die Vertragsverlängerung für Ihre Geschäfte abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, alle erforderlichen Unterschriften von allen Parteien einzuholen. Je nach den Verlängerungsbedingungen müssen möglicherweise  zahlreiche Dokumente von mehreren Parteien unterzeichnet werden.

Verglichen mit dem Versand oder Faxen von Kopien ist die elektronische Unterschrift möglicherweise praktischer. Das Versenden wichtiger Dokumente, das Sammeln von Unterschriften und das Speichern fertiger Dokumente in einem sicheren, cloudbasierten System kann mit einer Vertragsverwaltungssoftware mit E-Signatur-Funktionen problemlos durchgeführt werden.

5. Investition in Vertragsmanagement-Software

Die Einführung einer Vertragsverwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen ist aus mehreren Gründen eine kluge Entscheidung, unter anderem wegen der Kosteneinsparungen und der besseren Verteilung der Arbeitsstunden. Ihr  Unternehmen wird vom Einsatz einer Vertragsmanagement-Software in vielerlei Hinsicht profitieren, u. a. durch folgende Vorteile:

• Sie sparen viel Zeit, die Sie für den Ausbau bestehender Verbindungen  oder die Suche nach neuen Aufträgen nutzen können.

• Verbesserung der Gewinnspannen Ihres Unternehmens und Senkung  der Kosten, indem Sie leichter Chancen zur Vertragserweiterung und Kostenkonsolidierung erkennen.
  

• Ausdrückliche Identifizierung der vertraglichen Leistungen, die noch  nicht vollständig genutzt werden.