Digitaler Arbeitsvertrag dank Bürokratieentlastungsgesetz IV: Textform statt Schriftform

Der digitale Arbeitsvertrag ist in Deutschland Realität geworden. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) darf der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen seit dem 1. Januar 2025 in Textform erfolgen – ein ausgedrucktes, handschriftlich unterschriebenes Dokument ist nicht mehr erforderlich. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: Arbeitsverträge lassen sich schneller, günstiger und vollständig digital abschließen. Dieser Artikel erklärt, was sich konkret geändert hat, welche Ausnahmen bestehen bleiben und wie Sie den Wechsel rechtssicher umsetzen.

Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV – und seit wann gilt es?

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist ein Artikelgesetz, mit dem der Gesetzgeber Bürger, Wirtschaft und Verwaltung von Dokumentations- und Formpflichten entlastet. Der Bundesrat stimmte dem Gesetz am 18. Oktober 2024 zu; der Großteil der Regelungen trat zum 1. Januar 2025 in Kraft. Die Bundesregierung beziffert das jährliche Entlastungsvolumen auf rund 944 Millionen Euro.

Für Personalabteilungen ist der arbeitsrechtliche Teil des Gesetzes der wichtigste: An zahlreichen Stellen ersetzt die Textform künftig die strengere Schriftform. Damit fällt die Notwendigkeit weg, Dokumente auszudrucken und eigenhändig zu unterschreiben – der Weg zum digitalen Arbeitsvertrag ist frei.

Schriftform, Textform, elektronische Signatur – worin liegt der Unterschied?

Die Reform lässt sich nur verstehen, wenn man drei Begriffe sauber auseinanderhält:

• Schriftform (§ 126 BGB): verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) als gleichwertigen Ersatz.
• Textform (§ 126b BGB): verlangt lediglich eine lesbare, dauerhaft speicherbare Erklärung, aus der die Person des Erklärenden hervorgeht. Eine Unterschrift ist nicht nötig – eine E-Mail oder ein PDF genügt.
• Elektronische Signatur: das digitale Pendant zur Unterschrift, gestuft in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur (nach der eIDAS-Verordnung).

Der entscheidende Punkt: Für den Nachweis der Arbeitsbedingungen genügt seit 2025 die Textform. Es ist also gerade keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich – das war vor der Reform ein verbreitetes Missverständnis. Eine QES bleibt nur dort nötig, wo weiterhin die Schriftform gilt (siehe unten).

Was ändert sich für Arbeitsverträge konkret?

Kernstück der Reform ist die Anpassung des Nachweisgesetzes (NachwG). Bislang mussten Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, unterschreiben und aushändigen. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen sie diesen Nachweis elektronisch in Textform übermitteln, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, speicher- und ausdruckbar.
• Der Arbeitgeber fordert einen Empfangsnachweis (Übermittlungs- oder Lesebestätigung) an.
• Die Übermittlung erfolgt individuell an die einzelne Person, etwa an deren persönliche E-Mail-Adresse – nicht als allgemeine Bekanntmachung.

Diese Erleichterung gilt nicht nur für neue Einstellungen, sondern auch für Änderungen und Ergänzungen bestehender Arbeitsverhältnisse. Zusatzvereinbarungen lassen sich damit ebenfalls digital in Textform abschließen.

Können Arbeitsverträge jetzt per E-Mail abgeschlossen werden?

Ja. Da für den Nachweis die Textform genügt, kann ein Arbeitsvertrag rechtswirksam per E-Mail oder über ein digitales Signatur- bzw. Vertragsmanagement-Tool geschlossen werden. Ein ausgedrucktes, mit Kugelschreiber unterschriebenes Exemplar ist nicht mehr erforderlich.

Wichtig bleibt der Nachweis über Zugang und Empfang: Der Arbeitgeber sollte dokumentieren, dass das Dokument der beschäftigten Person tatsächlich zugegangen ist und von ihr gespeichert werden konnte. Genau hier spielt eine spezialisierte Softwarelösung ihre Stärke aus (dazu unten mehr).

Diese Ausnahmen bleiben bestehen

Die Textform gilt breit, aber nicht ausnahmslos. In diesen Fällen ist weiterhin die strenge Schriftform – also eigenhändige Unterschrift oder QES – nötig:

• Befristete Arbeitsverträge: Die Befristungsabrede nach § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt unverändert die Schriftform. Wer eine Befristung digital abschließen will, muss dafür eine qualifizierte elektronische Signatur einsetzen. Eine Ausnahme bildet allein die Altersbefristung (§ 41 Abs. 2 SGB VI), für die künftig die Textform ausreicht.
• Beschäftigte in bestimmten Branchen: In den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen (z. B. Bau- und Gaststättengewerbe) muss der Nachweis weiterhin in Papierform erfolgen.
• Auf Verlangen der beschäftigten Person: Verlangt die beschäftigte Person den Nachweis in Schriftform, muss der Arbeitgeber ihn in Papierform aushändigen.

Weitere arbeitsrechtliche Erleichterungen im BEG IV

Über den Arbeitsvertrag hinaus lockert das Gesetz weitere Formvorschriften:

• Arbeitszeugnisse dürfen mit Zustimmung der beschäftigten Person elektronisch erteilt werden – hier ist allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben.
• Arbeitnehmerüberlassung: Für Überlassungsverträge nach § 12 Abs. 1 AÜG genügt künftig die Textform; das bisherige Schriftformerfordernis entfällt.
• Elternzeit und Elterngeld: Für relevante Anträge nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz wird die Textform eingeführt.
• Informationspflichten nach dem Arbeitszeit- und Jugendarbeitsschutzgesetz dürfen elektronisch bereitgestellt werden.

Praktische Umsetzung im Unternehmen

Die Rechtslage erlaubt den digitalen Arbeitsvertrag – die reibungslose Umsetzung erfordert jedoch angepasste Prozesse. Empfehlenswert sind folgende Schritte:

1. Formanforderungen je Vertragstyp klären. Legen Sie fest, welche Dokumente in Textform ausreichen und wo (Befristung, Zeugnis) weiterhin eine QES oder Papier nötig ist.
2. Zugang und Empfang revisionssicher dokumentieren. Nutzen Sie E-Mail-Adressen, auf die die beschäftigte Person tatsächlich zugreift, und fordern Sie eine Empfangsbestätigung an.
3. Eine passende Lösung wählen. Achten Sie auf eIDAS-Konformität, einfache Integration in Ihre HR-Systeme und ein hohes Datenschutzniveau.

Wenn Sie die Grundlagen des Arbeitsvertrags auffrischen möchten, hilft unser Überblick Was ist ein Arbeitsvertrag?. Eine Vorlage für den Einstieg finden Sie unter Arbeitsvertrag-Vorlage.

Effizienzgewinn durch Vertragsmanagement-Software

Die Textform-Regelung entfaltet ihren vollen Nutzen erst mit der passenden Software. Eine Vertragsmanagement-Lösung wie top.legal digitalisiert den gesamten Weg vom Entwurf über die Verhandlung bis zum Abschluss des Arbeitsvertrags. Beschäftigte können das Dokument speichern und ausdrucken, während das System Übermittlungs- und Empfangsnachweise automatisch erfasst – genau die Belege, die das Nachweisgesetz verlangt.

Das reduziert nicht nur Papier und Kosten, sondern beschleunigt das Onboarding erheblich und entlastet HR-Teams von manueller Ablage. So wird aus einer gesetzlichen Erleichterung ein echter Effizienzhebel.

Häufige Fragen zum digitalen Arbeitsvertrag

Seit wann sind digitale Arbeitsverträge in Textform erlaubt?

Seit dem 1. Januar 2025. Zu diesem Datum trat der arbeitsrechtliche Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV in Kraft, dem der Bundesrat am 18. Oktober 2024 zugestimmt hatte.

Ist für den digitalen Arbeitsvertrag eine qualifizierte elektronische Signatur nötig?

Nein. Für den Nachweis der Arbeitsbedingungen genügt die Textform nach § 126b BGB, also eine lesbare, speicherbare Erklärung ohne Unterschrift – etwa per E-Mail. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur dort erforderlich, wo weiterhin die Schriftform gilt, etwa bei Befristungen.

Kann ein Arbeitsvertrag per E-Mail abgeschlossen werden?

Ja. Der Vertrag ist in Textform wirksam, sofern das Dokument für die beschäftigte Person zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert.

Für welche Verträge gilt weiterhin die Schriftform?

Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG (Ausnahme: Altersbefristung), Nachweise für Beschäftigte in den Branchen des § 2a SchwarzArbG sowie Fälle, in denen die beschäftigte Person ausdrücklich die Schriftform verlangt. Arbeitszeugnisse dürfen elektronisch nur mit qualifizierter elektronischer Signatur erteilt werden.

Gilt die Textform auch für Änderungen bestehender Arbeitsverträge?

Ja. Die Erleichterung erfasst auch Änderungen und Zusatzvereinbarungen in laufenden Arbeitsverhältnissen, die damit ebenfalls digital in Textform möglich sind.