CLM-Software-Auswahl richtig gemacht: Die Kriterien-Checkliste für die richtige Entscheidung

Warum eine CLM-Software-Auswahl so wichtig ist

Verträge sind das Rückgrat vieler Unternehmen – von Lieferantenvereinbarungen über Kundenkontrakte bis hin zu internen Absprachen. Eine Contract Lifecycle Management (CLM) Software hilft, diesen Vertragsdschungel zu bändigen. Doch die Auswahl der richtigen CLM-Software ist entscheidend: Sie sollte Ihre Prozesse verbessern und nicht zusätzlich komplizieren. Ein strukturierter Auswahlprozess ist daher unerlässlich. Die Investition ist meist langfristig und teuer, und ein Fehlgriff hat Konsequenzen. Falsche Entscheidungen führen zu unnötigen Kosten und Ineffizienzen – Studien schätzen, dass ineffiziente Vertragsprozesse Unternehmen weltweit im Schnitt rund 9% ihres Jahresumsatzes kosten. Die falsche Software kann bedeuten, dass Fristen übersehen werden, Chancen verloren gehen und Ihr Team frustriert mit einem ungeeigneten Tool arbeitet. Kurz gesagt: Die Wahl der CLM-Lösung kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Vertragsmanagements entscheiden.

Ein strukturiertes Vorgehen mit klar definierten Anforderungen und Kriterien verringert das Risiko einer Fehlinvestition erheblich. Wer ohne Plan irgendeine Software einführt, riskiert hohe Umstellungskosten, eine niedrige Nutzerakzeptanz und schlimmstenfalls ein teures Re-Start-Projekt, falls sich die Wahl als Fehlgriff erweist. Deshalb lohnt es sich, von Anfang an die wichtigsten Auswahlkriterien im Blick zu haben.

Die wichtigsten Auswahlkriterien für CLM-Software

Worauf sollten Unternehmen also achten, wenn sie ein CLM-System evaluieren? Im Folgenden finden Sie die wesentlichen Kriterien, die eine gute Vertragsmanagement-Software erfüllen sollte, unterteilt in fünf Hauptbereiche.

Funktionale Anforderungen

Eine CLM-Software muss zuallererst die funktionalen Kernanforderungen Ihres Vertragsmanagements abdecken:

• Vertragsworkflow & Automatisierung: Das System sollte Ihren gesamten Vertragsworkflow digital abbilden können – von der Vertragserstellung über Freigaben bis zur Archivierung. Automatisierte Workflows (z.B. Genehmigungsprozesse, Erinnerungen an Fristen) sparen Zeit und verhindern Fehler. Idealerweise unterstützt die Software auch E-Signaturen und ermöglicht es, Routineaufgaben zu automatisieren, damit sich Ihr Team auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann.
  
  
• Vorlagen- & Klauselmanagement: Eine leistungsfähige CLM-Lösung bietet ein zentrales Vorlagen- und Klauselrepository. Häufig wiederkehrende Vertragstypen lassen sich mit genehmigten Vorlagen schneller erstellen. Einzelne Klauseln können in einer Bibliothek verwaltet und bei Bedarf per Mausklick in neue Verträge eingefügt werden. So stellen Sie sicher, dass stets die aktuell geprüfte Formulierung genutzt wird und reduzieren manuellen Aufwand sowie Rechtsrisiken.
  
  
• Rollen- und Rechteverwaltung: In jedem Vertragsprozess sind verschiedene Abteilungen beteiligt – von Vertrieb über Recht bis Einkauf. Die Software sollte daher eine flexible Rollen- und Rechteverwaltung bieten. Unterschiedliche Nutzerrollen (z.B. Ersteller, Prüfer, Freigeber) benötigen angepasste Zugriffsrechte auf bestimmte Verträge oder Funktionen. Eine granulare Rechtevergabe stellt sicher, dass jeder nur sieht und bearbeitet, wozu er berechtigt ist, und vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
  
  

Integration & technische Voraussetzungen

Damit eine CLM-Software maximalen Mehrwert bringt, muss sie sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen:

• Kompatibilität mit ERP, CRM & DMS: Prüfen Sie, ob die CLM-Lösung Schnittstellen zu Ihren zentralen Systemen wie ERP (z.B. SAP), CRM (z.B. Salesforce) oder Dokumentenmanagement (DMS) bietet. Ein guter CLM lässt sich in die täglichen Tools Ihrer Teams integrieren, sodass Daten automatisch fließen und nicht doppelt in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen. So vermeiden Sie Medienbrüche – das reduziert manuelle Dateneingaben und Fehler.
  
  
• API-Fähigkeit: Neben Standard-Integrationen ist eine offene API ein wichtiges Kriterium. Sie ermöglicht es Ihren Entwicklern, bei Bedarf eigene Anbindungen vorzunehmen oder spezielle Workflows umzusetzen. Eine CLM-Software mit gut dokumentierten API-Schnittstellen kann leichter an individuelle Bedürfnisse angepasst und mit zukünftigen Tools verknüpft werden – ein Plus an Flexibilität und Zukunftssicherheit.
  
  
• Cloud vs. On-Premise: Cloud-basierte CLM-Lösungen punkten mit schneller Einführung, automatischen Updates, ortsunabhängigem Zugriff und hoher Skalierbarkeit. On-Premise-Lösungen bieten dagegen maximale Datenkontrolle (wichtig in streng regulierten Branchen), erkaufen dies aber durch höheren Installationsaufwand und Wartungskosten. Entscheidend ist, dass die gewählte Variante zu Ihrer IT-Strategie und Sicherheitsrichtlinie passt.
  
  

Sicherheit & Compliance

Im Vertragsmanagement geht es oft um sensible Daten und rechtliche Verbindlichkeiten – Sicherheit und Compliance der CLM-Software haben daher oberste Priorität:

• DSGVO-Konformität: Achten Sie darauf, dass das System die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt, sofern Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu zählen unter anderem Funktionen zum Berechtigungsmanagement, Datenminimierung, Löschkonzepten und die Möglichkeit, Daten in der EU zu hosten. Vertragsdaten sollten verschlüsselt gespeichert und übertragen werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  
  
• Zertifizierungen (ISO, SOC): Renommierte Sicherheitszertifikate des Anbieters sind ein guter Hinweis auf hohe Sicherheitsstandards. Beispielsweise signalisiert eine ISO 27001 Zertifizierung ein geprüftes Informationssicherheits-Managementsystem, und ein SOC-2-Prüfbericht belegt die Einhaltung wichtiger Kontrollmechanismen bei Cloud-Diensten. Solche Zertifizierungen geben Ihnen als Anwender die Gewissheit, dass der Anbieter etablierte Best Practices in Sachen Sicherheit und Datenschutz umsetzt.
  
  
• Zugriffskontrollen & Audit Trails: Die Software sollte robuste Sicherheitsfunktionen mitbringen – von fein einstellbaren Zugriffskontrollen bis hin zu lückenlosen Audit Trails. Letztere protokollieren, wer was wann mit einem Vertrag getan hat. Das schafft Nachvollziehbarkeit und ist bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten Gold wert. Moderne CLM-Lösungen bieten hier umfassende Möglichkeiten: Granulare Rechte, Protokolle jeder Änderung und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften (etwa Branchenstandards oder der DSGVO) sind unverzichtbar. Sicherheit ist im Vertragsmanagement nicht verhandelbar – die richtige Software schützt Ihre vertraulichen Vertragsdaten vor Missbrauch und hilft, Compliance-Vorgaben einzuhalten.
  
  

Benutzerfreundlichkeit & Adoptionsrate

Die beste Funktionalität nützt wenig, wenn das System kaum genutzt wird. Benutzerfreundlichkeit steht daher ganz oben auf der Kriterienliste – schließlich sollen alle Beteiligten gern und effizient mit der CLM-Software arbeiten:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Eine übersichtliche, moderne UI (User Interface) erleichtert den Einstieg. Das Layout sollte selbsterklärend sein, damit auch neue Nutzer schnell zurechtkommen. Niemand hat Zeit, sich durch komplizierte Menüs zu kämpfen. Ein benutzerfreundliches System führt nach Erfahrung deutlich zu höheren Akzeptanzraten im Unternehmen. Ist die Bedienung hingegen sperrig, werden Mitarbeiter umgehen und wieder auf alte Gewohnheiten zurückgreifen – und die Vorteile des CLM-Systems würden untergraben.
  
  
• Geringer Schulungsaufwand: Eng mit der UI verknüpft ist der Trainingsbedarf. Ideal ist eine CLM-Lösung, die ohne tagelange Schulungen auskommt – je intuitiver das Tool, desto weniger Einarbeitung ist nötig. Ihr Team wird die neue Software nur dann annehmen, wenn es schnell Erfolge erzielt und keine Frustration durch unverständliche Prozesse entsteht. Eine kurze Einarbeitungszeit und hilfreiche Support-Ressourcen beschleunigen die Adoption.
  
  
• Mobile Nutzung: In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt sollte Ihre CLM-Software auch unterwegs zugänglich sein. Ob per dedizierter Smartphone-App oder responsive Web-Oberfläche – die Möglichkeit, Verträge mobil abzurufen, Freigaben vom Tablet zu erteilen oder Benachrichtigungen auf dem Handy zu erhalten, erhöht die Produktivität. Entscheider sind oft unterwegs; eine mobile-fähige CLM-Lösung stellt sicher, dass wichtige Vertragsabschlüsse nicht aufgeschoben werden müssen, nur weil jemand gerade nicht am Schreibtisch sitzt.
  
  

Support & Anbieterbewertung

Last but not least: Prüfen Sie den Anbieter der Software genau. Eine gute Software allein genügt nicht – auch der Service dahinter muss stimmen:

• Reaktionszeiten & Supportqualität: Wie schnell reagiert der Support des Herstellers, wenn es mal klemmt? Gerade bei vertragskritischen Systemen sind schnelle Hilfe und kompetenter Support essentiell. Informieren Sie sich über Supportzeiten (z.B. 24/7-Hotline oder nur werktags), durchschnittliche Reaktionszeiten und verfügbare Supportkanäle (Telefon, E-Mail, Chat).
  
  
• Implementierungsbegleitung: Die Einführung einer CLM-Software ist komplex – es geht um Datenmigration, Prozessanpassungen und Mitarbeitertraining. Ein erfahrener Anbieter sollte Sie hierbei an die Hand nehmen. Fragen Sie nach, ob es Implementierungsberater, Schulungsangebote oder Partnerunternehmen gibt, die beim Rollout unterstützen. Eine enge Begleitung in der Anfangsphase stellt sicher, dass das System richtig konfiguriert wird und Ihr Team den größtmöglichen Nutzen daraus zieht.
  
  
• Referenzen & Branchenexpertise: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Bitten Sie potenzielle Anbieter um Referenzen aus Ihrer Branche oder von ähnlich großen Unternehmen. Erfolgreiche Projekte und zufriedene Kunden sprechen für sich. Recherchieren Sie auch, wie lange der Anbieter schon am Markt ist und wie die Roadmap der Software aussieht – Sie wollen keinen Anbieter, der plötzlich vom Markt verschwindet oder sein Produkt nicht weiterentwickelt. Letztlich entscheidet die Qualität und Erfahrung des Herstellers oft über den Erfolg der CLM-Implementierung. Ein verlässlicher Partner bietet regelmäßige Updates, hört auf Kundenfeedback und unterstützt Sie auch langfristig bei der optimalen Nutzung des Systems.
  
  

Checkliste: Die wichtigsten Kriterien auf einen Blick

Zum Abschluss fassen wir die entscheidenden Auswahlkriterien noch einmal in einer kompakten Checkliste zusammen. 

Diese Punkte können Sie beim Vergleich von CLM-Anbietern als Maßstab heranziehen:

• Funktionalität: Deckt die Lösung alle Kernfunktionen ab (Workflow-Automatisierung, Vorlagen- und Klauselmanagement, Rollen- & Rechtestruktur)?
  
  
• Integration: Lässt sich die Software nahtlos in bestehende Systeme (ERP, CRM, DMS) integrieren und sind APIs für individuelle Anbindungen vorhanden? Passt das Modell (Cloud oder On-Prem) zu unserer IT-Strategie?
  
  
• Sicherheit & Compliance: Erfüllt der Anbieter höchste Sicherheitsstandards (DSGVO-Konformität, ISO 27001, SOC 2 etc.) und bietet die Software umfassende Zugriffsrechte-Verwaltung sowie Audit Trails?
  
  
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und der Schulungsaufwand gering, sodass eine hohe Benutzerakzeptanz wahrscheinlich ist? Gibt es Möglichkeiten zur mobilen Nutzung?
  
  
• Anbieter & Support: Hat der Hersteller einen guten Ruf und nachweisliche Erfahrung (Referenzen) in unserer Branche? Wie sehen Support, Reaktionszeiten und Begleitung während der Implementierung aus?
  
  

Haken Sie jeden dieser Punkte für Ihre Favoriten ab – so stellen Sie sicher, dass kein entscheidendes Kriterium übersehen wird.