Vertragsautomatisierung

Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

January 27, 2021

Nichts ist wichtiger und geschieht häufiger als Verhandeln. Verhandeln fängt im privaten Umfeld mit Freunden und der Familie an und endet im geschäftlichen Umfeld bei Verkaufsverträgen. Wir alle verhandeln täglich mehrmals und trotzdem passieren uns immer wieder die gleichen Fehler.

Mit den folgenden 9 Tipps können Sie Ihren Verhandlungserfolg weiter optimieren und schnelleres Wachstum verbuchen. Wir zeigen Ihnen wie sie lange Verhandlungen unterbinden, schnelles Unterzeichnen fördern und schließlich den Umsatz steigern können - egal um welche Verhandlungsform es sich handelt. 

In Verhandlungsgesprächen geht es zum Einen, um den Inhalt - der unstrittig sehr bedeutsam ist - aber zum anderen auch um den Prozess. Schlechte Verträge führen zu schlechten Ergebnissen: Verträge, die nicht unterschrieben werden, chaotische Verträge, die Risiken verursachen, oder schlechte Erfahrungen, die die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren neuen Kunden belasten und Umsatzeinbußen für kommende Geschäfte bedeuten.

Durch unsere laufende Unterstützung von Unternehmen bei der Automatisierung von Verträgen konnten wir über die Auswertung der Daten erkennen, welche Praktiken hilfreich sind und schnell zu einem Abschluss führen.

Im Folgenden nennen wir Ihnen die 9 Tipps, welche sich in der Praxis bewährt haben: 

1. Den Ball flach halten - verwenden Sie einfache Verträge

Menschen bevorzugen einfache Sprache und das nicht erst seit dem 45 amerikanischen Präsidenten. Wir alle bevorzugen Flüssigkeit und Einfachheit der Sprache, wenn wir Informationen verarbeiten.

Vertrauen ist ein Gut, dass sich im Rahmen eines Geschäfts auf- oder abbaut. Ehrlichkeit, offene Sprache und direkte Kommunikation tragen dazu bei, dass die Gegenpartei Ihnen Vertrauen entgegenbringt. Machen Sie es Ihren Geschäftspartner nicht unnötig schwer, Ihnen zu trauen. Versuchen Sie Produkte bzw. Dienstleistungen nicht unnötig zu verklausulieren. Ein einfaches Konzept oder das Produkt einfach darzustellen, ist durchaus nicht einfach, aber es wird sich lohnen.   

Sie können die Darstellung und Verträge mit Hilfe von einfachen und klaren Layout oder der Sprache abstrahieren. 

2. Es zählen die äußeren Werte - der Vertrag muss Ihre Gegenpartei ansprechen 

Ihre Verträge müssen nicht nur inhaltlich überzeugen, sondern auch gut aussehen. Gerade Neukunden haben sich dazu entschieden einen Vertrag mit Ihnen zu unterschreiben, weil Sie etwas neues wagen möchten. Aus diesem Grund sollten auch Ihre Verträge,  so wie Ihre Produkte modern und ansprechend aussehen. Nutzen Sie dazu ein modernes und angesagtes Layout auch für Ihre Verträge. Setzen Sie auf ein professionelles Erscheinungsbild und beweisen, Sie Ihren Neukunden bis zur Vertragsunterschrift, dass sie sich für die richtige Vertragspartei entschieden haben.  

Ein professionell aussehender Dokument kann bereits bei der Übersendung positiv auf eine Kaufentscheidung hinwirken. Schlechtes Design und Fehler in der Struktur hingegen können oftmals der Sargnagel für eine Transaktion sein.  

3. Verstecken Sie keine Details - Trauen Sie sich ehrlich zu sein

Beginnen Sie ihre Vertragsverhandlung mit Offenheit und Ehrlichkeit. Geschäftsbeziehungen schon von Beginn an mit verstecken Klauseln oder ungenauen Formulieren zu beginnen, ist nicht sinnvoll. Ihre Gegenpartei merkt allzu oft, wenn Sie nicht ehrlich sind oder etwas verheimlichen. Nicht zu selten gehen solche Versuche nach hinten los. Beschleicht Ihren Vertragspartner das Gefühl, dass Sie etwas verheimlichen müssen, wird die Gegenseite eher Vorsicht walten lassen und der Vertragsprozess verlängert sich unnötig. Eventuell entsteht sogar die Tendenz, Abstand von Ihrem Unternehmen zu nehmen. 

Wir alle entscheiden - egal, ob beruflich oder persönlich- am Ende immer mit unserem Bauchgefühl. Ein absichtliche Verheimlichung und verklausulierte Darstellung, die auf Nachfrage entpuppt wird, ist der jähe Tod einer Geschäftsbeziehung. 

Sollten sie daher kritische und möglicherweise sogar schwierige Punkte in Ihrem Vertrag  haben, sprechen Sie diese daher offen an und halten Sie diese transparent in ihrem Vertrag fest. Dies kann in einer Tabellenform oder auch in einem extra Paragraphen stattfinden.Ihre Vertragspartei wir nachhaltig von Ihrer Ehrlichkeit beeindruckt sein. 

4.  Bedenken Sie das Zielpublikum - Schreiben Sie Verträge für Ihre Kunden und nicht für Ihren Anwalt

Jeder Vertrag, unabhängig um welchen Vertragsgattung es sich handelt, sollte für den  Endkunden geschrieben sein. Dieser ist es auch, der am Ende des Tages den Vertrag  unterschreibt und nicht Ihr Rechtsanwalt. Daher muss auch Ihr Kunde sich angesprochen und mit dem Vertrag wohl fühlen. 

Nehmen Sie daher Abstand von komplexen Formulierungen des Rechtsjagon oder fachspezifischen Bezeichnungen. Ihr Vertrag ist das dokumentarische Äquivalent eines Händedrucks - machen Sie ihn freundlich!

5. Better Safe than Sorry - Vorbereiten und Zuhören

Seien Sie zu jedem Zeitpunkt auf Rückfragen vorbereitet und achten Sie stets auf die Wünsche und Anmerkungen der anderen Partei. Oftmals können Sie von Ihrem Gegenüber und dessen Änderungswünschen lernen. Langfristig fördert dieses Lernen zum Einen die Weiterentwicklung und Verbesserung Ihrer Verträge und zum Anderen auch die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen.  

In erste Linie sollten Sie vor jeder Verhandlungen festlegen, was Sie erreichen wollen und wie Sie diese Position erreichen könnten. Daher gilt es bereits vorher in einer Art Rollenspiel  zu überlegen, wie sie auf  Rückfragen oder Argumenten der Gegenseite reagieren könnten. Am besten Sie erstellen sich für die wichtigsten Verhandlungspunkte ein Talk-Sheet, womit sie in der Verhandlung souverän, sicher und authentisch ankommen. 

Wenn Sie eine Software zur Vertragsautomatisierung  einsetzen und diese es zulässt, können Sie verschiedene Argumente und Klauseln als Reaktion auf die möglichen Anfrage Ihrer Kunden bereits direkt im Vertrag hinterlegen. Dies könnte beispielsweise in Form von vorher automatisch variierten  Haftungsgrenzen, abhängig vom Wert der Transaktion stattfinden. Eine solche Vorbereitung beruhigt nicht nur Sie, sondern überrascht auch den Kunden positiv.  

Punkte und Themen, die mit der Zeit sowie mit verschiedenen Kunden immer wiederkehren und bei denen Sie stets auf Alternativpositionen zurückgreifen müssen, gilt es zu vorzumerken. Setzen Sie - sofern diese Positionen für Sie kommerziell akzeptabel sind - neue Standards fest. Ein solches Vorgehen vermeidet weitere Komplikationen in schwierigen Verhandlungen. Es kann aber auch opportun sein, auf diese Punkte als Manövriermasse zurückzugreifen und sie aus diesem Grund beizubehalten. Wenn Sie das Ziel der schnelleren Vertragsunterzeichnung und damit die Optimierung des Gesamtvertrages im Blick behalten, wird es Ihnen mit der Zeit immer einfacher fallen, Verträge zu erstellen, die Kunden gerne unterschreiben wollen.

6. Reibung schafft Wärme aber kein Geld - Gestalten Sie den Prozess so reibungslos wie möglich

Sobald Sie die vorstehenden Punkte stetig zur Anwendung bringen, entstehen mit der Zeit Vorlagen, die sich mit wenig Verhandlungsaufwand zum Abschluss bringen lassen. Sobald sich dieser Status einstellt, sollten Sie diese Vorlagen zum neuen Standard machen und sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter davon profitieren können.  

7. Stoppen sie unabgesprochene Veränderungen-  setzen Sie auf Sicherheit und Kontrolle des Vertragszugriffs

In der Regel sind Unternehmen damit einverstanden, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter Verträge aus einer definierten Vorlage erstellen, aber eine frei Gestaltung bishin zu willkürlichen Veränderungen gilt es in allen Fällen zu verhindern.  

Über einen Microsoft-Word basierten Prozess können Unternehmen dieses Risiko gar nicht bzw. nur sehr schlecht kontrollieren. Setzt man hingegen auf einen modernen Software-basierten Prozess, dann können Sie Schreibrechte für Verträge soweit einschränken, dass nur noch genehmigte Klauseln abgebildet werden können. Gleichzeitig können berechtigte Mitarbeiter jederzeit Änderungen vornehmen, deren Umsetzung sofort global möglich ist.  

Neben der Mitigierung von Risiken durch die kohärente Vorgabe von Klauseln hat der Einsatz einer Software für die  Vertragsautomatisierung weitere Vorteile: Die tägliche Benutzung zur Vertragserstellung wird häufig durch einen hilfreichen Assistenten begleitet. Es wird jedem Vertriebsmitarbeiter ermöglicht, selbständig ohne juristische Begleitung Verträge zu erstellen.  Über die in der Regel direkt integrierte elektronische Signatur ergeben sich gegenüber den konventionellen Email und postalischen Versand ebenso deutliche zeitliche Vorteile bis zur Einholung der Unterschrift.  

8. Wissen ist Macht - Digitalisierung Sie Ihre Verhandlung 

Damit Sie und Ihr Team, den größten Mehrwert aus den Verträgen ziehen können, sollten Sie auf vorbereitete und erprobte Vorlagen inklusive alternativer Klauseln für den Verhandlungsfall zurückgreifen. Damit können Sie die Länge der Verhandlung deutlich reduzieren. 

Bei manchen Punkten ist aber auch trotz umfangreicher Vorbereitung und das vorherige Entgegenkommen in Form von Kompromissen eine Verhandlung unvermeidbar. 

Trauen Sie sich mit der Gegenpartei in Verhandlungen zu treten, sofern die vorgeschlagene Position für Sie aus ökonomischer bzw. Risiko-Sicht nicht vertretbar ist, aber führen Sie diese richtig. Nehmen Sie Abstand von dem unendlichen Ping-Pong von Word Dateien und verhandeln Sie - wenn Sie können - über eine intelligente Software. 

Durch den Einsatz einer Software zur Vertragsautomatisierung mit interner und externer Kommentierung und Verhandlung,  können Sie zum einen sicherstellen, dass alle Verhandlungsdaten erfasst werden.  Zum anderen setzt eine professionelle Vertragssoftware einen sicheren, digitalen Rahmen, sodass keine Partei den Eindruck beschleichen kann, dass Änderungen still und heimlich in die Verträge, ohne das Wissen anderer, eingearbeitet wurden. Zudem ergibt sich aus dem Festhalten der Verhandlungsergebnisse in einer Software die Möglichkeit, aus diesen Erfahrungen zu lernen und Ihren Vertragsprozess langfristig zu verbessern.

9. Bringen Sie Ihr Spiel zu Ende - Lassen Sie Ihre Verträge digital unterschreiben

Die Vertragsunterschrift ist der letzte Zug in einem Spiel mit langer Vorbereitung. Warten Sie nicht bis der Kunde vergessen hat, was er eigentlich unterschreibt und die eingesetzte Zeit wertlos war. Eine elektronische Signatur - am besten eingebettet in die Software - erlaubt Ihnen die Gunst der Stunde unmittelbar zu nutzen, sobald der Vertrag für alle Parteien akzeptabel ist. 

In diesem Sinne sollten Sie es dem Kunden auch so leicht machen, den Vertrag zu unterzeichnen. Vermeiden Sie hohen technischen Anspruch und veraltete Software mit fraglichem Datenschutz und setze Sie für die digitale Unterschrift, auf die Tools, die Sie und jeder andere sowieso jeden Tag nutzt und bei sich trägt. Setzen Sie auf Ihr Mobiltelefon und die digitale e-Signatur, um den Vertragsprozess zu beschleunigen. 

Vertriebsmitarbeiter können bereits auf dem Rückweg von Meetings bzw. in Zeiten wie diesen unmittelbar nach dem letzten Online-Meeting, Verträge direkt an den Kunden übersenden, der diese wiederum mühelos mit dem Mobiltelefon signiert. 


Achten Sie auf diese 9 Verhandlungstipps und setzen Sie die Schritte um und Ihre Verhandlungen werden effektiv und erfolgreich ablaufen.

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Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

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