9 wesentliche Schritte zu zügigen & effektiven Verhandlungen

Mit den folgenden 9 Schritten optimieren Sie Ihren Verhandlungserfolg und verbuchen schnelleres Wachstum. Wir zeigen Ihnen, wie Sie langwierige Verhandlungen vermeiden, schnelles Unterzeichnen fördern und schließlich den Umsatz steigern – unabhängig davon, um welche Verhandlungsform es sich handelt.

In Verhandlungsgesprächen geht es zum einen um den Inhalt – der unstrittig sehr bedeutsam ist – und zum anderen um den Prozess. Schlechte Verträge führen zu schlechten Ergebnissen: Verträge, die nicht unterschrieben werden, chaotische Dokumente, die Risiken verursachen, oder schlechte Erfahrungen, die die Beziehung zu Ihren neuen Kunden belasten und Umsatzeinbußen für kommende Geschäfte bedeuten.

Weil wir Unternehmen laufend bei der Automatisierung ihrer Verträge unterstützen, konnten wir über die Auswertung der Daten erkennen, welche Praktiken hilfreich sind und schnell zu einem Abschluss führen. Im Folgenden nennen wir Ihnen die 9 Schritte, die sich in der Praxis bewährt haben.

Dieser Artikel bündelt konkrete Praxistipps für einen schnellen Abschluss. Wenn Sie das Verhandeln grundsätzlich verbessern wollen, lesen Sie unseren Leitfaden für effektives Verhandeln; den strukturierten Ablauf einer Vertragsverhandlung beschreibt der Ablauf von Vertragsverhandlungen.

Die 9 Schritte lassen sich drei Phasen zuordnen – vom Vorbereiten über das Verhandeln bis zum Abschließen:

1. Den Ball flach halten - verwenden Sie einfache Verträge

Menschen bevorzugen einfache Sprache. Wir alle verarbeiten Informationen leichter, wenn sie klar und flüssig formuliert sind.

Vertrauen ist ein Gut, das sich im Rahmen eines Geschäfts auf- oder abbaut. Ehrlichkeit, offene Sprache und direkte Kommunikation tragen dazu bei, dass die Gegenpartei Ihnen Vertrauen entgegenbringt. Machen Sie es Ihrem Geschäftspartner nicht unnötig schwer, Ihnen zu trauen, und verklausulieren Sie Produkte oder Dienstleistungen nicht. Ein Konzept oder ein Produkt einfach darzustellen, ist keineswegs leicht – aber es lohnt sich.

Mit einem klaren Layout und einer verständlichen Sprache reduzieren Sie Ihre Verträge auf das Wesentliche.

2. Es zählen die äußeren Werte - der Vertrag muss Ihre Gegenpartei ansprechen

Ihre Verträge müssen nicht nur inhaltlich überzeugen, sondern auch gut aussehen. Gerade Neukunden entscheiden sich für einen Vertrag mit Ihnen, weil sie etwas Neues wagen möchten. Deshalb sollten Ihre Verträge – genau wie Ihre Produkte – modern und ansprechend wirken. Setzen Sie auf ein professionelles Erscheinungsbild und beweisen Sie Ihren Neukunden bis zur Unterschrift, dass sie sich für die richtige Vertragspartei entschieden haben.

Ein professionell gestaltetes Dokument kann bereits bei der Übersendung positiv auf die Kaufentscheidung einwirken. Schlechtes Design und Fehler in der Struktur hingegen sind oft der Sargnagel für eine Transaktion.

3. Verstecken Sie keine Details - Trauen Sie sich ehrlich zu sein

Beginnen Sie Ihre Vertragsverhandlung mit Offenheit und Ehrlichkeit. Eine Geschäftsbeziehung mit versteckten Klauseln oder ungenauen Formulierungen zu starten, ist nicht sinnvoll. Ihre Gegenpartei merkt allzu oft, wenn Sie etwas verheimlichen – und nicht selten gehen solche Versuche nach hinten los. Beschleicht Ihren Vertragspartner das Gefühl, dass Sie etwas zurückhalten, wird er vorsichtiger, der Vertragsprozess verlängert sich unnötig, und im schlimmsten Fall nimmt er ganz Abstand von Ihrem Unternehmen.

Wir alle entscheiden – ob beruflich oder privat – am Ende mit unserem Bauchgefühl. Eine absichtliche Verheimlichung, die auf Nachfrage auffliegt, ist der jähe Tod einer Geschäftsbeziehung.

Haben Sie kritische oder schwierige Punkte in Ihrem Vertrag, sprechen Sie diese offen an und halten Sie sie transparent fest – etwa in einer Tabelle oder in einem eigenen Paragraphen. Ihre Vertragspartei wird nachhaltig von Ihrer Ehrlichkeit beeindruckt sein.

4. Bedenken Sie das Zielpublikum - Schreiben Sie Verträge für Ihre Kunden und nicht für Ihren Anwalt

Jeder Vertrag sollte für den Endkunden geschrieben sein – unabhängig von der Vertragsart. Denn er ist es, der am Ende unterschreibt, nicht Ihr Rechtsanwalt. Ihr Kunde muss sich angesprochen fühlen und mit dem Vertrag wohlfühlen.

Nehmen Sie deshalb Abstand von komplexem Juristendeutsch und fachspezifischen Bezeichnungen. Ihr Vertrag ist das dokumentarische Äquivalent eines Händedrucks – machen Sie ihn freundlich!

5. Better Safe than Sorry - Vorbereiten und Zuhören

Seien Sie jederzeit auf Rückfragen vorbereitet und achten Sie auf die Wünsche und Anmerkungen der anderen Partei. Oft können Sie von Ihrem Gegenüber und dessen Änderungswünschen lernen. Langfristig verbessert dieses Lernen sowohl Ihre Verträge als auch Ihre Produkte und Dienstleistungen.

Legen Sie vor jeder Verhandlung fest, was Sie erreichen wollen und wie Sie diese Position erreichen können. Überlegen Sie schon vorab in einer Art Rollenspiel, wie Sie auf Rückfragen oder Argumente der Gegenseite reagieren. Am besten erstellen Sie sich für die wichtigsten Verhandlungspunkte ein Talk-Sheet, mit dem Sie in der Verhandlung souverän, sicher und authentisch auftreten.

Wenn Ihre Software zur Vertragsautomatisierung es zulässt, können Sie Argumente und Klauseln als Reaktion auf mögliche Kundenanfragen bereits direkt im Vertrag hinterlegen – etwa automatisch variierte Haftungsgrenzen abhängig vom Wert der Transaktion. Eine solche Vorbereitung beruhigt nicht nur Sie, sondern überrascht auch den Kunden positiv.

Punkte, die bei verschiedenen Kunden immer wiederkehren und für die Sie stets auf Alternativpositionen zurückgreifen, sollten Sie vormerken. Sind diese Positionen für Sie kommerziell akzeptabel, setzen Sie sie als neuen Standard fest – das vermeidet Komplikationen in schwierigen Verhandlungen. Es kann aber auch sinnvoll sein, solche Punkte bewusst als Manövriermasse beizubehalten. Behalten Sie das Ziel der schnelleren Unterzeichnung im Blick, fällt es Ihnen mit der Zeit immer leichter, Verträge zu erstellen, die Kunden gerne unterschreiben.

6. Reibung schafft Wärme aber kein Geld - Gestalten Sie den Prozess so reibungslos wie möglich

Wenn Sie die vorstehenden Punkte konsequent anwenden, entstehen mit der Zeit Vorlagen, die sich mit wenig Verhandlungsaufwand zum Abschluss bringen lassen. Sobald Sie diesen Stand erreicht haben, machen Sie die Vorlagen zum neuen Standard und stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter davon profitieren.

7. Stoppen Sie unabgesprochene Änderungen – kontrollieren Sie den Vertragszugriff

In der Regel ist es in Ordnung, dass Vertriebsmitarbeiter Verträge aus einer definierten Vorlage erstellen. Eine freie Gestaltung bis hin zu willkürlichen Änderungen gilt es aber in jedem Fall zu verhindern.

In einem Microsoft-Word-basierten Prozess lässt sich dieses Risiko gar nicht oder nur sehr schlecht kontrollieren. Setzen Sie hingegen auf einen modernen, software-basierten Prozess, können Sie Schreibrechte so weit einschränken, dass nur noch genehmigte Klauseln verwendet werden. Gleichzeitig können berechtigte Mitarbeiter jederzeit Änderungen vornehmen, die sofort global wirksam sind.

Neben der Risikominimierung durch einheitliche Klauselvorgaben hat der Einsatz einer Software zur Vertragsautomatisierung weitere Vorteile: Ein Assistent begleitet die tägliche Vertragserstellung, sodass jeder Vertriebsmitarbeiter selbstständig – ohne juristische Begleitung – Verträge erstellen kann. Über die meist direkt integrierte elektronische Signatur ergeben sich gegenüber dem konventionellen Versand per E-Mail oder Post deutliche Zeitvorteile bis zur Unterschrift.

8. Wissen ist Macht – digitalisieren Sie Ihre Verhandlung

Damit Sie und Ihr Team den größten Mehrwert aus Ihren Verträgen ziehen, sollten Sie auf erprobte Vorlagen inklusive alternativer Klauseln für den Verhandlungsfall zurückgreifen. So verkürzen Sie die Verhandlung spürbar.

Bei manchen Punkten ist eine Verhandlung aber trotz umfangreicher Vorbereitung und vorheriger Kompromisse unvermeidbar.

Trauen Sie sich, in die Verhandlung zu treten, wenn die vorgeschlagene Position für Sie ökonomisch oder aus Risikosicht nicht vertretbar ist – aber führen Sie diese richtig. Nehmen Sie Abstand vom endlosen Ping-Pong mit Word-Dateien und verhandeln Sie, wenn möglich, über eine intelligente Software.

Eine Software zur Vertragsautomatisierung mit interner und externer Kommentierung stellt zum einen sicher, dass alle Verhandlungsdaten erfasst werden. Zum anderen setzt sie einen sicheren, digitalen Rahmen, sodass keine Partei den Eindruck bekommen kann, es seien still und heimlich Änderungen eingearbeitet worden. Zugleich lernen Sie aus den festgehaltenen Verhandlungsergebnissen und verbessern Ihren Vertragsprozess langfristig.

9. Bringen Sie Ihr Spiel zu Ende - Lassen Sie Ihre Verträge digital unterschreiben

Die Vertragsunterschrift ist der letzte Zug in einem Spiel mit langer Vorbereitung. Warten Sie nicht, bis der Kunde vergessen hat, was er eigentlich unterschreibt, und die investierte Zeit wertlos ist. Eine elektronische Signatur – am besten in die Software eingebettet – erlaubt es Ihnen, die Gunst der Stunde unmittelbar zu nutzen, sobald der Vertrag für alle Parteien akzeptabel ist.

Machen Sie es dem Kunden dabei so leicht wie möglich. Vermeiden Sie hohen technischen Aufwand und veraltete Software mit fraglichem Datenschutz. Setzen Sie für die digitale Unterschrift auf die Geräte, die Sie und jeder andere ohnehin täglich nutzen: das Mobiltelefon und die digitale E-Signatur.

So können Vertriebsmitarbeiter Verträge bereits auf dem Rückweg vom Meeting oder direkt nach dem letzten Online-Termin an den Kunden senden, der sie wiederum mühelos mit dem Mobiltelefon signiert.

Geht es bei Ihrer Verhandlung um einen konkreten Vertrag, sorgt eine durchgängige Vertragsplattform dafür, dass ausgehandelte Bedingungen sauber dokumentiert, freigegeben und unterschrieben werden – vom ersten Entwurf bis zur E-Signatur an einem Ort.

Weiterlesen: Wie Sie die interne Abstimmung vor dem Abschluss beschleunigen, zeigt interne Verhandlungen optimieren. Für den Einkauf hilft die Checkliste für Lieferantenverhandlungen.