SharePoint für das Vertragsmanagement: Grenzen und bessere Alternativen

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge bis heute in SharePoint und legen damit einen großen Teil ihrer juristischen Arbeit auf ein System, das nie für diesen Zweck gebaut wurde. Häufig ist gar nicht bewusst, wie teuer und zeitaufwändig dieser Weg wird – und dass SharePoint sich kaum eignet, um den Vertragsprozess zu skalieren und effizienter zu machen.

SharePoint ist in erster Linie ein System für Dokumentenablage und Zusammenarbeit. Es ist keine Lösung, die für die Verwaltung von Verträgen in großem Umfang entwickelt wurde. Genau an dieser Stelle stoßen wachsende Teams an eine Grenze, die sich mit Ordnern und Metadaten allein nicht mehr überwinden lässt.

Bevor wir ins Detail gehen, lohnen sich vier Fragen zum Nachdenken:

• Lässt sich SharePoint für die Vertragsverwaltung nutzen – und wie gut bewältigt es große Vertragsmengen?
• Taugt SharePoint als Vertriebswerkzeug, um Abschlüsse zu beschleunigen?
• Welche Risiken und versteckten Kosten bringt SharePoint mit sich?
• Welche Alternativen gibt es für das Vertragsmanagement?

„SharePoint ist ein einziges Durcheinander. Wenn man es mit einem Auto vergleichen müsste, wäre der einzig treffende Vergleich, dass beide unsicher, ineffizient und langsam sind." – Ein durchschnittlicher SharePoint-Nutzer

Das Zitat ist überspitzt, trifft aber einen wahren Kern: SharePoint ist eine populäre und in vielen Bereichen nützliche Software – für die Verwaltung von Verträgen in größerem Umfang ist sie jedoch schlicht ineffizient. Und ein System, das den Vertragsprozess in jeder Phase ausbremst, hilft Unternehmen nicht dabei, wertvolle Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Darum geht es in diesem Artikel.

Was ist ineffizientes Vertragsmanagement?

Ineffizientes Vertragsmanagement ist ein Vertragsprozess, der zu Umsatzeinbußen und hohen Ausgaben für administrative Aufgaben führt. Wer schon einmal versucht hat, mit einem veralteten System zu verhandeln und Fristen im Blick zu behalten, kennt die Frustration, die damit einhergeht.

Die wichtigsten Symptome eines fehlerhaften Vertragsprozesses sind:

• Uneinheitliche Compliance. Vertriebsteams wollen schneller abschließen – mit standardisierten Vorlagen und vordefinierten Klauseln, ohne für jede Kleinigkeit die Rechtsabteilung einzuschalten. Fehlt dafür der Rahmen, verlangsamt sich der gesamte Verhandlungsprozess.
• Umsatzverluste. Unternehmen, die Compliance-Anforderungen nicht erfüllen und Risiken nicht mindern, verlieren bares Geld. Laut World Commerce & Contracting kostet mangelhaftes Vertragsmanagement Unternehmen im Schnitt rund 9 % ihres Jahresumsatzes. In einer eigenen Analyse haben wir einen plausiblen Grund dafür ausgemacht: den nachlässigen Umgang mit Vertragsverlängerungen.
• Zähe Verhandlungen. Reibungsverluste entstehen zwischen Abteilungen wie Recht und Vertrieb, durch endlose Rückfragen und einen nie abgeschlossenen Verhandlungsprozess.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, wie sich schlechtes Vertragsmanagement auf Umsatz, Compliance und Vertrieb auswirkt, lesen Sie hier weiter: Die Kosten schlechten Vertragsmanagements.

Warum ist SharePoint nicht die beste Option für die Vertragsverwaltung?

Bei SharePoint dauert es oft 6 bis 12 Monate, bis alles eingerichtet ist – und selbst danach ist der erhoffte Nutzen nicht garantiert. Da die Software keinen fertigen Rahmen für das Vertragsmanagement mitbringt, kommt es regelmäßig zu Anpassungsproblemen. Zur Einrichtung gehören Aufgaben wie das Konfigurieren von Workflows, die Datenmodellierung bestehender Verträge und die Standardisierung mit Vorlagen.

Mit top.legal dauert die Einrichtung dagegen in der Regel nicht länger als 14 Tage. Unsere Software ist darauf ausgelegt, Verträge zu verwalten und den größtmöglichen Nutzen aus ihnen zu ziehen – wir sind bewusst keine reine Dokumentenmanagement-Lösung. Ziel ist, dass Sie tragfähige Geschäftsbeziehungen aufbauen und Verträge deutlich schneller abschließen, ohne dafür massiv in IT investieren zu müssen.

Typische Schritte, mit denen wir schnell Mehrwert schaffen:

• Vorlagen identifizieren und Ihre Ausgangslage analysieren
• Die wichtigsten Parameter und Variablen festlegen
• Den Prozess mit Vertragsvorlagen automatisieren
• Ein angenehmes Signatur-Erlebnis für alle Vertragsparteien schaffen – im Gegensatz zum umständlichen Schwarz-Weiß-Prozess etwa in MS Word
• Ihren Vertragsprozess laufend bewerten und verbessern

Hier sind sieben Gründe, warum SharePoint keine geeignete Lösung für das Vertragsmanagement ist.

1. Die Versionskontrolle ist zu ungenau

Zwar gilt die Versionskontrolle manchen als stärkste Funktion von SharePoint, doch für die Verwaltung von Verträgen reicht sie nicht aus. Ein E-Learning-Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden stellte fest, dass es „kein gutes eingebautes System für die Versionsverfolgung gibt, abgesehen von den Dateinamen, die die Nutzer den Dokumenten geben – und die sind oft inkonsistent oder schlicht falsch". Wer nicht nachvollziehen kann, wann welche Änderung erfolgte und was genau geändert wurde, verliert bei der Bewertung vergangener Vertragsstände die Kontrolle.

Die Speicher- und Versionsfunktionen spezialisierter Vertragsmanagement-Software übertreffen die von SharePoint deutlich. Was eine solche Lösung zusätzlich bietet:

• Interne und externe Verhandlungen. Interne Abstimmungen kosten Vertriebsleiter oft Nerven und Geld, weil Diskussionen kein Ende finden. Laut Harvard sind gut geführte interne Verhandlungen ein entscheidender Erfolgsfaktor für externe Verhandlungen.
• Vollständig digitaler Workflow mit fortschrittlicher E-Signatur. Eine reine E-Signatur-Lösung genügt nicht, um Vertragsprozess und Zusammenarbeit spürbar zu verbessern. Eine spezialisierte Software verbindet die Signatur mit den übrigen Funktionen eines Vertragsmanagementsystems zu einem durchgängigen digitalen Ablauf.
• Granulare Benutzerverwaltung. Steuern Sie den Zugriff auf einzelne Verträge feingranular, ergänzen Sie interne und externe Kommentare, holen Sie gezielt Freigaben von Geschäftsführung und Rechtsabteilung ein und legen Sie fest, wer Unterzeichner hinzufügen darf.

2. Keine intuitive Oberfläche

SharePoint wurde vor über zwei Jahrzehnten – im Jahr 2001 – veröffentlicht. Seitdem kamen mehr Speicherplatz, breitere Dateiunterstützung sowie einige Verbesserungen bei Zugänglichkeit und Design hinzu. An der grundlegenden Komplexität im täglichen Gebrauch hat sich jedoch wenig geändert. Dass die Lösung dennoch verbreitet ist, liegt vor allem daran, dass es nicht leicht ist, eine unternehmenstaugliche Alternative für die Vertragsverwaltung zu einem vergleichbaren Preis zu finden.

3. Die Freitextsuche wird schnell unübersichtlich

Dahinter steckt kein einfaches Suchproblem, das man mit einer deaktivierten Funktion oder einer korrigierten Berechtigung löst. Die Ursache liegt tiefer: In klassischen Ordnerstrukturen fehlt die Funktionalität, um Verträge zuverlässig wiederzufinden. Eine sinnvolle Suche sollte mindestens Folgendes bieten:

• Intelligentes Tagging und das schnelle Auffinden von Verträgen über eine erweiterte Suche nach Vertragsdaten wie Laufzeit, Gegenpartei oder Vertragswert.

4. Nicht für größere Organisationen geeignet (kaum skalierbar)

Ist SharePoint skalierbar oder nicht? Das ist eine der häufigsten Fragen von Teams, die die Anpassungsfähigkeit an ihr Unternehmen prüfen. Wie dieser Beitrag darlegt, gibt es bei der Skalierung stets einen Zielkonflikt: Leistung auf Kosten der Skalierbarkeit oder Skalierbarkeit auf Kosten der Leistung.

Zwei Gründe, warum SharePoint schlecht skaliert:

• Die Architektur muss über mehrere Server hinweg korrekt aufgesetzt sein, damit SharePoint überhaupt skaliert. Langfristig führt das zu schwer kalkulierbaren Kosten für Server und IT-Know-how.
• Bei großen Mengen kleiner und mittelgroßer Dateien wird das Dateisystem zum Flaschenhals. Sehr große Datenbestände können ohne sorgfältige Pflege zu ernsthaften Leistungsproblemen führen.

„Narren ignorieren Komplexität. Pragmatiker leiden unter ihr. Manche können sie umgehen. Genies beseitigen sie." – Alan Perlis

5. Die Einrichtung ist aufwändig

Wer sich für eine On-Premise-Lösung mit SharePoint entscheidet, hat es mit einer anspruchsvollen Architektur zu tun. Zu klären sind Fragen wie: Wie viele Server werden benötigt? Wie viele Daten müssen verarbeitet werden? Wie viel Speicherplatz steht auf den SQL-Servern zur Verfügung?

Rechnet man Festplattenspeicher, die Kosten für das Windows-Betriebssystem pro Server sowie SharePoint-Lizenzen und Speicher zusammen, wird die Einrichtung schnell teuer und langwierig.

6. Schwache Zusammenarbeit (vergleichbar mit Google Drive)

„Trotz aller Bemühungen von Microsoft, SharePoint als Plattform für Inhalte und Zusammenarbeit zu positionieren, sehen viele Menschen darin weiterhin eine Plattform für Geschäftsprozesse." – Forrester-Bericht „Finding The Sweet Spot"

Forrester bestätigt zwar, dass SharePoint häufig für die Zusammenarbeit genutzt wird, kommt aber zu dem Schluss, dass dies längst nicht der wichtigste Anwendungsfall ist. Wichtiger seien andere Aufgaben wie Anwendungsentwicklung und Business Intelligence.

Das Problem bei SharePoint und ähnlichen Werkzeugen wie Dropbox, Google Drive oder Google Docs: Sobald es darum geht, Verträge zu verwalten und zugänglich zu machen, entsteht ein unübersichtliches System, in dem sich vergangene Verträge nur schwer wiederfinden lassen.

7. Verwaltung und Zugriffssicherheit sind ein Alptraum

Viele der modernen SharePoint-Einstellungen zu Sicherheitsbeschränkungen und Hierarchien sind schwer zu handhaben, und anonymen Nutzern wird teils standardmäßig weitreichender Zugriff gewährt.

Einige Beispiele:

• Mitglieder einer Gruppe erhalten standardmäßig Bearbeitungsrechte. Damit lässt sich vieles anstellen – bis hin zum Löschen von Inhalten. Wer eine Team-Site anlegt, gewährt im Zweifel dem ganzen Unternehmen Zugriff.
• Organisationen werden schnell unübersichtlich, wenn etwa jeder Nutzer eigene Gruppen anlegen kann.
• Globale Administratoren können nicht alle wichtigen Änderungen innerhalb einer Gruppe vornehmen; das SharePoint Admin Center bietet nur eingeschränkten Zugriff auf Informationen zur Speicherverwaltung.
• Viele Verwaltungsfunktionen liegen weiterhin im klassischen Admin Center, sodass man ständig zwischen den Ansichten wechseln muss.

Wie es ein Nutzer treffend formulierte: „Man kann mit Microsoft Teams oder OneDrive kein Firmenintranet aufbauen. Dafür sind sie nicht gedacht. Beide schaffen nur endlose Informationssilos im Unternehmen."

Wenn Sie SharePoint bislang als Notlösung für Ihre Verträge einsetzen, lohnt sich der Vergleich mit spezialisierten Werkzeugen: In unserem Vergleich der besten Vertragsmanagement-Software sehen Sie, welche Lösung zu Ihrem Team passt.