Warum SharePoint nicht für das Vertragsmanagement geeignet ist

Sharepoint ist in erster Linie als System zur Verwaltung von Dokumenten für die Zusammenarbeit gedacht. Jedoch es ist keine Lösung, die für die Zusammenarbeit bei Verträgen in großem Umfang geschaffen wurde. Wir erwarten, dass Unternehmen dieses Problem erkennen und anfangen, geeignetere Lösungen für diesen sehr wichtigen Teil ihres Geschäfts zu verwenden. 

Hier sind einige Fragen, die zum Nachdenken anregen: 

• Kann Sharepoint für die Vertragsverwaltung verwendet werden? Wie gut kann es große Mengen von Verträgen verwalten? 
• Kann Sharepoint als Vertriebsunterstützungsinstrument eingesetzt werden, um Geschäfte schneller abzuschließen? 
• Was sind die Risiken und potenziellen Kosten von Sharepoint? 
• Welche Alternativen zu Sharepoint gibt es für die Verwaltung von Verträgen?

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"Sharepoint ist ein völliges Durcheinander. Wenn man es mit einem Mustang vergleichen müsste, wäre der einzig gültige Vergleich, dass beide unsicher, ineffizient, langsam und Benzinfresser sind, wie die meisten amerikanischen Autos." - Der durchschnittliche Sharepoint-Benutzer.

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Mit diesem Zitat soll nicht die amerikanische Automobilindustrie diskriminiert werden, sondern die Sharepoint-Software als eine sehr beliebte Lösung, die jedoch für die Verwaltung von Verträgen in größerem Umfang äußerst ineffizient ist, kritisiert werden.

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Wir sind der Meinung, dass Sharepoint und jedes andere System, das bei der Verbesserung des Vertragsprozesses in allen Phasen kläglich scheitert, den Unternehmen beim Aufbau wertvoller Geschäftsbeziehungen nicht helfen kann. Das ist der Kern dessen, was wir in diesem Artikel besprechen werden.

Was ist ineffizientes Vertragsmanagement?

Wir definieren ineffektives Vertragsmanagement als einen Vertragsprozess, der zu Einnahmeausfällen und zu hohen Ausgaben für Verwaltungsaufgaben führt. Die Frustration, die entsteht, wenn man versucht, mit einem veralteten Vertragsmanagementsystem zu verhandeln, kann zu schmerzhaft sein, um sie nicht zu bemerken.

Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Symptome für einen fehlerhaften Vertragsprozess zusammengestellt:

• Uneinheitliche Einhaltung. Vertriebsteams wollen in der Regel durch eine effizientere Vertragsgestaltung schnellere Abschlüsse erzielen, indem sie standardisierte Vorlagen verwenden und vordefinierte Klauseln erstellen, ohne dass die Rechtsabteilung eingeschaltet werden muss, was den Verhandlungsprozess verlangsamt.
• Einnahmeverluste. Einer der Hauptgründe für die Einführung von Vertragsmanagementpraktiken ist, dass die Unternehmen nicht in der Lage sind, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Risiken zu mindern, die sich dann stark auf die Einnahmen auswirken. Laut World Commerce & Contracts kostet ein unintelligentes Compliance-Management 9 % des gesamten Jahresumsatzes von Unternehmen. In einer anderen Untersuchung haben wir festgestellt, dass ein recht plausibler Grund dafür in der Handhabung von Vertragsverlängerungen zu suchen ist. 
• Schmerzhafte Verhandlungen. Reibungsverluste entstehen durch unterschiedliche Abteilungen wie Rechtsabteilung und Vertrieb, unbegrenzte Anfragen und den nicht enden wollenden Prozess der Vertragsverhandlungen.

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Wenn Sie mehr über eine detaillierte Analyse der Kosten erfahren möchten, die ein schlechtes Vertragsmanagement für Ihren Umsatz, die Einhaltung von Vorschriften und die Einnahmen mit sich bringt, können Sie den folgenden Artikel lesen:

Die Kosten für schlechtes Vertragsmanagement im Bereich Einnahmen und Verkauf

Warum ist Sharepoint nicht die beste Option für die Vertragsverwaltung?

Bei SharePoint dauert es 6 bis 12 Monate, um alles einzurichten. Das bedeutet aber nicht, dass Sie nach diesem Zeitraum den erwarteten Nutzen aus diesem System ziehen können. Es kann zu zahlreichen Anpassungsproblemen kommen, da diese Software keinen Rahmen für die Vertragsverwaltung hat. Die gesamte Einrichtung kann Dinge wie die Konfiguration von Workflows, die Datenmodellierung vergangener Verträge und die Standardisierung von Verträgen mit Vorlagen umfassen. 

Mit top.legal dauert der übliche Einrichtungsprozess nicht länger als 14 Tage. Denn unsere Software ist darauf ausgelegt, Verträge zu verwalten und den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Wir sind keine Dokumentenmanagement-Lösung. Wir haben die Maschinen automatisiert und perfektioniert, um unseren Kunden eine makellose Erfahrung zu bieten, ohne dass massive IT-Ausgaben erforderlich sind. Unser Ziel für Sie ist es, großartige Geschäftsbeziehungen aufzubauen und Geschäfte deutlich schneller abzuschließen. 

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Einige der Schritte, die wir unternehmen, um Ihnen so schnell wie möglich einen Mehrwert zu bieten, sind die:

• Identifizierung von Vorlagen und Analyse Ihrer Situation
• Ermittlung der wichtigsten Parameter und Variablen
• Automatisierung Ihres Prozesses mit Vertragsvorlagen
• Schaffung einer menschlichen Erfahrung für die Unterzeichnung von Verträgen mit anderen Parteien (im Gegensatz zum herkömmlichen Schwarz-Weiß-Unterzeichnungsprozess wie MS Word)
• Bewertung Ihres Vertragsprozesses

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Hier sind 7 Hauptgründe, warum SharePoint keine geeignete Lösung für das Vertragsmanagement ist:

1. Die Versionskontrolle scheint sehr ungenau zu sein

Auch wenn einige behaupten, dass die Versionskontrolle die stärkste Funktion von Sharepoint für die Personalabteilung ist, ist sie bei weitem nicht perfekt und schon gar nicht gut genug für die Verwaltung von Verträgen. Ein E-Learning-Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern stellte fest, dass "es kein gutes eingebautes System für die Versionsverfolgung gibt, abgesehen von den Dateinamen, die die Benutzer den Dokumenten geben und die oft inkonsistent oder völlig ungenau sind." Die Tatsache, dass Sie nicht sehen können, welche spezifischen Zeitrahmen für jede Änderung gelten und welche Änderungen das waren, kann für die Nutzung vergangener Vertragsänderungen entscheidend sein.

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Die Speicher- und Versionskontrollfunktionen von Vertragsverwaltungssoftware übertreffen die von Sharepoint bei weitem.

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• Interne und externe Verhandlungen. Interne Verhandlungen kosten den Vertriebsleitern oft Nerven und Geld, weil die internen Diskussionen nicht enden wollen. Laut der Harvard Business University sind interne Verhandlungen der erfolgsentscheidende Faktor für externe Verhandlungen. 
• Vollständiger digitaler Workflow mit fortschrittlicher eSignatur. Die Annahme, dass nur eine eSignatur-Lösung ausreicht, um den Vertragsprozess und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, ist nicht richtig. Eine spezielle Software für die Skalierung und den schnelleren Abschluss von Geschäften sollte eine integrierte eSignatur-Lösung zusammen mit den vielen Funktionen einer typischen Vertragsmanagement-Software bieten, um einen vollständigen digitalen Arbeitsablauf zu schaffen.
• Vollständige Benutzerverwaltung. Verwalten Sie den Zugriff auf einzelne Verträge granular, fügen Sie interne und externe Kommentare hinzu, schalten Sie schnell die Geschäftsführung und die Rechtsabteilung ein, um gezielte Genehmigungen zu erteilen, erhalten Sie Aktualisierungen von ihren Vertragspartnern, und erteilen Sie die Erlaubnis, Unterzeichner hinzuzufügen.

2. Sharepoint hat keine intuitive Oberfläche, es ist optisch unübersichtlich und die Navigation ist mühsam

Sharepoint wurde vor über zwei Jahrzehnten, im Jahr 2001, veröffentlicht. Seitdem wurde versucht, mehr Speicherplatz, eine größere Dateiunterstützung und einige Zugänglichkeits- und Designverbesserungen hinzuzufügen, was leider nichts an der Komplexität für den normalen täglichen Gebrauch geändert hat. Der Hauptgrund, warum diese Lösung immer noch beliebt ist, liegt darin, dass es nicht einfach ist, eine unternehmenstaugliche Lösung für die Vertragsverwaltung zu einem ungefähren Preis zu finden.

3. Das Freitextfeld von Sharepoint in der Suche macht das ganze System zu einem totalen Chaos

Dabei handelt es sich nicht um ein einfaches Problem innerhalb von Sharepoint, wie z. B. die Deaktivierung einer Suchfunktion oder die Implementierung einer falschen Berechtigung. Dieses Problem ist auf eine fehlende Funktionalität zurückzuführen, die sich von herkömmlichen Ordnerstrukturen unterscheidet. Eine intelligente Suchfunktionalität sollte enthalten:

• Intelligentes Tagging und schnelles Auffinden von Verträgen mit erweiterter Suche 

4. Nicht geeignet für größere Organisationen (keine Möglichkeit zur Skalierung)

Ist Sharepoint skalierbar oder nicht? Dies ist wahrscheinlich eine der häufigsten Fragen, die von Personen gestellt wird, die die potenzielle Anpassungsfähigkeit von Sharepoint an das Unternehmen in Frage stellen. Wie in diesem Artikel dargelegt, gibt es bei der Analyse der Skalierbarkeit zwei Präferenzen. Leistung im Tausch gegen geringere Skalierbarkeit oder Skalierbarkeit im Tausch gegen Leistung.

Einige Gründe, warum Sharepoint nicht skalierbar ist:

• Es ist eine Tatsache, dass die Architektur über verschiedene Server hinweg richtig implementiert werden muss, damit Sharepoint skalierbar ist. Langfristig kann jede Skalierbarkeit mit unkontrollierbaren Kosten verbunden sein, die auf einen übermäßigen Serverbedarf und IT-Know-how zurückzuführen sind. 
• Bei einem großen Volumen kleinerer und mittelgroßer Dateien kann das Dateisystem zu einem Engpass in der Leistung werden. Eine astronomische Menge an Daten in Ihrer Datenbank kann zu einem ernsthaften Leistungsproblem führen, wenn sie nicht ordnungsgemäß behandelt wird.

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"Narren ignorieren Komplexität. Pragmatiker leiden unter ihr. Manche können sie vermeiden. Genies beseitigen sie." - Alan Perlis

5. Die Einrichtung des Systems ist mühsam

Wenn Sie sich für eine Vor-Ort-Lösung mit Sharepoint entscheiden, ist der Umgang mit der Architektur nicht einfach. Die Beantwortung von Variablen wie: 

• Wie viele Server brauchen Sie? Wie viele Daten müssen Sie verarbeiten? Wie viel Speicherplatz haben Sie auf Ihren SQL-Servern? 

Wenn man bedenkt, dass man möglicherweise für den Festplattenspeicher, die Kosten für das Windows-Betriebssystem pro Server sowie die SharePoint-Lizenzen und die Speicherkosten zahlen muss, kann die Einrichtung dieses Systems sehr mühsam werden. 

6. Mangelnde Zusammenarbeit (entspricht Google Drive)

"Trotz Microsofts bester Versuche, die SharePoint-Plattform für Inhalte und Zusammenarbeit zu positionieren, sehen viele Menschen sie immer noch als Plattform für die Verwaltung von Geschäftsprozessen." - Bericht "Finding The Sweet Spot" von Forrester.

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Forrester erkennt an, dass Sharepoint weithin als Tool für die Zusammenarbeit genutzt wird, kommt aber zu dem Fazit, dass dies bei weitem nicht der wichtigste Anwendungsfall ist. Vielmehr weisen sie darauf hin, dass es andere, wichtigere Arbeitslasten gibt, die Anwendungsentwicklung und Business Intelligence beinhalten. 

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Das Problem bei der Verwendung von Sharepoint und Kollaborationslösungen wie Dropbox, Google Drive, Google Docs und sogar Salesforce besteht darin, dass die Verwaltung und Zugänglichkeit von Verträgen ein dysfunktionales System für das Auffinden vergangener Verträge schafft. 

7. Verwaltung und Zugangssicherheit sind ein Alptraum

Viele der modernen SharePoint-Änderungen in Bezug auf Sicherheitsbeschränkungen und -hierarchie sind sehr schwer zu handhaben, und anonymen Benutzern wird standardmäßig ein nicht eingeschränkter Zugriff gewährt. 

Einige Beispiele sind:

• Mitglieder innerhalb einer Gruppe haben standardmäßig Zugriff auf die Bearbeitungsebene. Damit können sie alle möglichen Dinge tun, einschließlich des Löschens von Anwendungen. Mit anderen Worten: Wenn Sie eine Team-Site erstellen, haben alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff auf sie.
• Organisationen können schnell unübersichtlich werden, wenn beispielsweise jeder Benutzer die Möglichkeit hat, Gruppen zu erstellen.
• Globale Administratoren dürfen keine anderen wichtigen Änderungen innerhalb einer Gruppe vornehmen. Das SharePoint Admin Centre hat einen eingeschränkten Zugriff auf die Verwaltungsinformationen des Speichers.
• Viele dieser Verwaltungsthemen sind im klassischen Admin Center verfügbar, so dass Sie zu ihnen wechseln müssen, um sie zu sehen.

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Wie ein Benutzer sagte: "Man kann mit Microsoft Teams und/oder OneDrive kein Firmenintranet aufbauen. Dafür sind sie nicht gedacht. Beide schaffen lediglich endlose Informationssilos in Unternehmen."