Vertragsautomatisierung

7 wesentliche Phasen des Vertragsmanagements - alles, was Sie wissen müssen

Jun 16, 2021
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Vertragsmanagement ist eine zeitaufwändige Aufgabe, aber sie hat das Potenzial, einer der lukrativsten Bereiche für den Aufbau von Geschäftsbeziehungen und die Generierung von Umsätzen zu sein.

Der Hauptzweck eines Vertrages ist es, alle geschäftlichen Vereinbarungen miteinander zu verknüpfen, alle Risiken in diesen Vereinbarungen zu mindern und strategische Beziehungen zu schaffen. Auf diese Weise durchlaufen Verträge in der Regel 7 Stufen des Vertragsmanagements.

Das Vertragsmanagement hat eine größere Rolle in den täglichen Aufgaben eingenommen. Dies geschieht, weil Unternehmen darauf hinarbeiten, effizienter zu arbeiten, d.h. die Produktivität zu steigern, ohne ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Da die Anzahl der Verträge im Geschäftsverkehr zunimmt, ist es zwingend notwendig, dass Verträge Zeit sparen und nicht noch mehr in Anspruch nehmen.

Ein umfassendes Verständnis des Vertragsmanagementprozesses minimiert die Zeit, die für administrative Aufgaben aufgewendet wird, und maximiert die Strategie, die Suche nach neuen Verträgen zu beschleunigen und die bestehenden zu automatisieren.

Stufe 1: Vorbereitung - Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse, legen Sie Ziele fest, setzen Sie Erwartungen und definieren Sie Risiken‍

Verträge sind rechtsverbindliche Dokumente, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollten. Es ist wichtig, organisiert und mit den richtigen Ressourcen vorbereitet zu sein.

Wenn Sie den Bedarf, die Gründe und die Ziele, die einen Vertrag erforderlich machen, richtig identifizieren, werden alle weiteren Entscheidungen wesentlich einfacher.

Das Vertragsmanagement sollte:

  • versuchen, Risiken in einer Beziehung zu definieren und zu mindern
  • Potenzielle Szenarien, die während der Laufzeit des Dokuments auftreten können, vorausschauend berücksichtigen
  • diese verschiedenen Ergebnisse im Vertrag berücksichtigen

Zum Beispiel sollten die Vertragsbedingungen innerhalb eines Vertrags regeln, was passiert, wenn der Kunde Konkurs anmeldet, sein Geschäft aufgibt oder das Unternehmen verkauft, zusammen mit allen anderen Eventualitäten, die auftreten können.

Ein weiteres Beispiel ist ein Vertrag über Preiskonditionen für Kunden. Ein Ziel dieses Dokuments ist es, das Unternehmen in jedem Szenario finanziell abzusichern und die Zahlung sicherzustellen, sobald die in einer Vereinbarung festgelegten Aufgaben abgeschlossen sind.

Ein gutes Vertragsmanagement stellt sicher, dass eine Geschäftsbeziehung gestärkt wird, indem die gegenseitigen Interessen in einem Vertrag zusammengeführt werden.

Sobald die Gründe für die Erstellung eines Vertrags vollständig geklärt sind, ist es an der Zeit, mit dem Entwurf des Vertrags zu beginnen.

Stufe 2: (Automatisch) den Vertrag entwerfen‍

Es ist ratsam, einen Anwalt zu konsultieren, vor allem, wenn es Unklarheiten gibt. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren nicht-juristischen Anwendern ein  Vertrags-Playbook zur Verfügung stellen, das von Ihren Unternehmensjuristenkonfiguriert wurde. Damit stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsszenarien aktuellen Standards entsprechen  und alle erforderlichen Klauseln und Bedingungen automatisch enthalten sind.

Beim Verfassen der Vertragsbedingungen ist es wichtig, auf eine genaue Formulierung zu achten. Jegliche Unklarheit lässt Verträge für Interpretationen offen, sogar bis hin zu einem Komma. Auch die Gesetze des jeweiligen Staates und Landes müssen berücksichtigt werden, vor allem, wenn sich die beiden Parteien an unterschiedlichen Standorten befinden.

Stufe 3: Genehmigung vor Vertragsabschluss einholen

In Unternehmen, die eine Genehmigung des Managers benötigen oder über Audit-Verfahren verfügen, müssen alle Anforderungen für die Genehmigung erfüllt sein, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.

Zum Beispiel muss ein Unternehmen vor der Vertragsgenehmigung die Beschaffungsrichtlinien erfüllen. In der Vertragsmanagement-Software ist dies so einfach wie das Einrichten eines Genehmigungs-Workflows. Auf diese Weise erhält jeder, der den Vertrag genehmigen muss, eine Benachrichtigung und kann den Vertrag in Echtzeit anzeigen, bearbeiten und kommentieren.

Stufe 4: Vertragsverhandlung‍

Unabhängig davon, wie viel Recherche, Planung und Vorbereitung in den ersten Entwurf eines Vertrags einfließt, folgt fast immer eine Verhandlung. Vertragsverhandlungen sollten mit Transparenz und Vertrauen beginnen. Die Bedürfnisse der anderen Partei vor dem Gespräch zu antizipieren und zu recherchieren, vereinfacht den Prozess und schafft eine starke Grundlage für eine dauerhafte Beziehung.

Wenn das Redlining beginnt, ist es am einfachsten, eine Vertragsmanagement-Plattform zu verwenden, damit beide Parteien das Arbeitsdokument einsehen können, um Änderungen vorzunehmen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

E-Mails und Offline-Dokumente können verwirrend sein und teure Fehler verursachen, aber eine einzige “Quelle der Wahrheit” für Gespräche und Verträge, führt zu schnelleren Verhandlungen und einem Vertrag, der für beide Seiten transparent ist.

Stufe 5: Unterzeichnung des Vertrags‍

Die Unterzeichnung sollte der einfachste Teil eines Vertrages sein. Beide Parteien sind sich einig, dass der Wortlaut exakt ist, und der nächste Schritt besteht einfach darin, ihn offiziell zu machen.

Viele Unternehmen schließen jedoch Verträge im ganzen Land oder sogar weltweit ab, und Unterschriften zu bekommen ist nicht so einfach wie ein persönliches Treffen. Vor allem, wenn die Fristen knapp bemessen sind oder die Zeitzonen nicht kompatibel sind, ist der Postweg über Nacht oder sogar per E-Mail möglicherweise nicht der beste Weg, um Unterschriften schneller zu erhalten.

Eine rechtsverbindliche elektronische Unterschrift (E-Signatur) kann all diese Probleme lösen und ermöglicht es Ihnen, schneller voranzukommen, Unterschriften zu leisten und den Umsatz zu steigern.

Stufe 6: Mit Änderungen und Revisionen Schritt halten‍

Verträge sind selten stagnierend. Revisionen und Änderungen sind ein üblicher Bestandteil des Vertragslebenszyklus. Die Verfolgung von Änderungen und deren Auswirkungen für jede Partei kann verwirrend sein.

Dies ist ein weiterer Grund, einen zuverlässigen Prozess zu implementieren, wie z. B. eine Vertragsmanagement-Software, um Bearbeitungen und Änderungen einfach zu erfassen. Es ist wichtig, den Überblick über die Änderungen zu behalten und sicherzustellen, dass beide Parteien über alle Revisionen informiert sind und ihnen zustimmen.

Stufe 7: Verwalten nach der Unterschrift - Audits, Verlängerungen und Verpflichtungen‍

Das Vertragsmanagement hört nicht auf, sobald ein Vertrag unterzeichnet ist. Die Durchführung regelmäßiger Audits von Zeit zu Zeit stellt sicher, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen und den Wert realisieren.

Für Fristen und Verlängerungen sollten Erinnerungen gesetzt werden. Verpasste Verlängerungen bedeuten verpasste Gelegenheiten, eine Geschäftsbeziehung fortzusetzen, und, was für ein Unternehmen am wichtigsten ist, verlorene Einnahmen. Das Bewusstsein und die Kontaktaufnahme lange vor dem Verlängerungszeitpunkt zeigt Zuverlässigkeit und die Pflege der Beziehung. Darüber hinaus wird dieses Bemühen das Vertrauen und die Loyalität weiter aufbauen.

Fazit

Vertragsmanagement ist eine zeitaufwändige Aufgabe, aber sie hat das Potenzial, einer der lukrativsten Bereiche für den Aufbau von Geschäftsbeziehungen und die Generierung von Umsätzen zu sein.

Vertragsmanagement-Software vereinfacht Vertragsmanagement-Prozesse durch:

  • Verwaltung und Vermeidung von Risiken und Compliance-Problemen durch Vorlagen und Genehmigungsworkflows
  • Rationalisierung von Vertragsverhandlungen mit Online-Redlining
  • Mehr Umsatz (und schneller) mit Online-E-Signaturen und
  • Nachverfolgung unterzeichneter Dokumente, um verpasste Chancen zu nutzen

Vorausschauende Unternehmen setzen auf Vertragsmanagement-Software, um Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Rentabilität zu steigern.


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