Checkliste für Lieferantenverhandlungen: Was zu beachten ist

Um ein möglichst günstiges Geschäft mit Lieferanten abzuschließen, reicht es nicht aus, nur den niedrigsten Preis zu erzielen. Die Verhandlungen sollten sich auf mehrere Elemente erstrecken, u. a. auf Zahlungsbedingungen, Produktqualität, Lieferzeiten und Garantiezeiten, um eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu erzielen. Um langfristige Partnerschaften mit Lieferanten zu fördern, ist es wichtig, eine effektive Verhandlungstaktik zu entwickeln.

Was ist eine Lieferantenverhandlung?

Unter Lieferantenverhandlungen versteht man den Prozess der Erörterung und Vereinbarung der Bedingungen für eine Geschäftsbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Der Verhandlungsprozess zielt darauf ab, eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu erzielen, die den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird und gleichzeitig die Qualität und rechtzeitige Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen gewährleistet.

Wie Sie effektiv mit Ihrem Lieferanten verhandeln

Eine gut durchdachte Strategie ist unerlässlich, um bei den Verhandlungen mit den Lieferanten die günstigsten Bedingungen zu erzielen. Es gibt mehrere Ansätze, die Sie in Betracht ziehen können, und die Auswahl desjenigen, der zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Lieferantenbeziehungen passt, ist entscheidend. Ihre Strategie kann von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens und den Eigenschaften des Lieferanten abhängen.

1. Definieren Sie Ihre Unternehmensziele

Um effektiv mit Lieferanten verhandeln zu können, ist ein umfassendes Verständnis der Grundlagen Ihres Unternehmens unerlässlich. Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, eine Verhandlungsstrategie zu entwickeln, die Ihre allgemeinen Geschäftsziele ergänzt. Beginnen Sie damit, die wesentlichen Geschäftsziele Ihres Unternehmens, die Zielmärkte, den Kundenstamm und die operativen Ziele zu ermitteln. Ohne ein klares Verständnis der Kernfragen, die Ihr Unternehmen bewegen, wird es schwierig sein, auf jeder Ebene erfolgreich zu verhandeln.

‍2. Glaubwürdigkeit und Vertrauen durch Ehrlichkeit aufbauen

Verhandlungen sind oft mit starken Emotionen verbunden, da der Druck, eine vorteilhafte Einigung zu erzielen, eine Atmosphäre der Spannung und des Misstrauens schaffen kann. Der Rückgriff auf veraltete Taktiken wie Posieren, Bluffen, Lügen oder Täuschung ist keine Lösung. Stattdessen ist es wichtig, sich selbst treu zu bleiben, seine persönlichen und organisatorischen Werte zu wahren und sein Unternehmen mit Stolz zu vertreten. In der heutigen Geschäftswelt ist Vertrauen eine unterschätzte Qualität, die es zu pflegen und zu erhalten gilt.

3. Streben nach einem Win-Win-Ergebnis für alle Parteien

Das Streben nach einem Win-Win-Ergebnis bei Lieferantenverhandlungen erfordert einen kooperativen und für beide Seiten vorteilhaften Ansatz, effektive Kommunikation, aktives Zuhören, kreative Problemlösungen und Kompromissbereitschaft. Wenn Sie sich auf die Interessen beider Parteien konzentrieren und gemeinsam nach einer Lösung suchen, die beiden Seiten gerecht wird, können Sie eine starke und erfolgreiche Arbeitsbeziehung mit Ihrem Lieferanten aufbauen.

4. Lernen Sie Ihr BATNA (Best Alternative To A Negotiated Agreement)

Bei Verhandlungen mit Lieferanten ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung (BATNA) genau kennen. Ihre BATNA ist Ihre nächstbeste Option, wenn Sie mit Ihrem derzeitigen Lieferanten keine Einigung erzielen können. Sie kann Alternativen wie die Suche nach einem neuen Lieferanten, die Eigenproduktion des Produkts oder der Dienstleistung oder den völligen Verzicht auf den Artikel beinhalten.

5. Seien Sie jemand, mit dem die Lieferanten gerne zusammenarbeiten

Selbst wenn Sie ein Kunde mit hohem Volumen sind, kann dies zu ungünstigen Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten führen, da diese die Zusammenarbeit mit Ihnen als zu lästig empfinden könnten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie starke und positive Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufbauen, indem Sie sich bewusst machen, dass diese zwar auf Ihr Geschäft angewiesen sind, Sie aber auch auf deren Dienstleistungen. Dies lässt sich erreichen, indem Sie Rechnungen stets pünktlich bezahlen, eine offene Kommunikation pflegen und die Beziehung als eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft betrachten, in der die Bedürfnisse beider Parteien erfüllt werden.

Checkliste: 4 Dinge, die Sie für eine effektive Lieferantenverhandlung beachten sollten

Unabhängig davon, ob Sie mit einem neuen oder einem bestehenden Lieferanten verhandeln, ist es wichtig, den Prozess mit Vorbereitung, klaren Zielen und dem Fokus auf Vertrauensbildung anzugehen.

Vorbereitung

Das Verhandeln mit Lieferanten kann ein komplexer Prozess sein, der ein hohes Maß an Vorbereitung erfordert. Ohne eine angemessene Vorbereitung können Unternehmen verschiedenen Risiken ausgesetzt sein.

1. Recherchieren Sie den Lieferanten: Um effektiv verhandeln zu können, sollten Sie die Branche, die finanzielle Stabilität, den Ruf und die Leistung des Lieferanten recherchieren, um Risiken, Chancen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und eine maßgeschneiderte Verhandlungsstrategie zu entwickeln.

2. Ermitteln Sie den Bedarf Ihrer Organisation: Es ist von entscheidender Bedeutung, den Bedarf der Organisation zu ermitteln, z. B. die benötigten Waren oder Dienstleistungen, die Menge, die Qualität, die Lieferfristen und andere kritische Faktoren. Dies ermöglicht eine klare Formulierung der Anforderungen, eine effektive Verhandlung und optimale Ergebnisse.

3. Legen Sie eine Verhandlungsstrategie fest: Diese ist bei Verhandlungen mit Lieferanten unerlässlich, da sie den Unternehmen einen Fahrplan zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse bietet. Eine gut definierte Verhandlungsstrategie umreißt die Ziele, Taktiken und Verhandlungsgrenzen, die den Unternehmen helfen, sich auf ihre Prioritäten zu konzentrieren und unnötige Zugeständnisse zu vermeiden.

4. Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor: Die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen ist ein wichtiger Aspekt der Lieferantenverhandlungen, da sie ein klares Verständnis der Anforderungen, Erwartungen und Einschränkungen des Unternehmens vermitteln. Sie trägt dazu bei, eine effektive Kommunikation zu erleichtern, Missverständnisse zu vermeiden, eine Grundlage für eine erfolgreiche Verhandlung zu schaffen und den Verhandlungsprozess effizienter zu gestalten. 

Festlegen von Zielen

Die Festlegung von Zielen bei Lieferantenverhandlungen ist wichtig, da sie den Unternehmen hilft, ihre Ziele zu erkennen, kritische Bereiche für Kompromisse zu bestimmen und sich auf ihre Prioritäten zu konzentrieren, was letztendlich zu einem erfolgreichen Ergebnis führt, das ihren Bedürfnissen entspricht.

1. Definieren Sie die gewünschten Ergebnisse: Hilft Unternehmen dabei, klar zu erkennen und zu kommunizieren, was sie in den Verhandlungen erreichen wollen, z. B. Preissenkungen, verbesserte Qualität oder kürzere Lieferzeiten. So können beide Parteien auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, was die Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis erhöht.

2. Bestimmen Sie nicht verhandelbare Punkte: Ermöglicht es Unternehmen, kritische Punkte zu identifizieren, die nicht verhandelbar sind, wie die Einhaltung von Vorschriften, Qualitätsstandards oder Lieferfristen. Durch die Festlegung nicht verhandelbarer Punkte im Vorfeld können Unternehmen Missverständnisse oder Zeitverschwendung bei Verhandlungen über Punkte, die nicht zur Diskussion stehen, vermeiden.

3. Legen Sie einen Zeitplan für die Verhandlung fest: Durch die Festlegung eines Zeitrahmens können Unternehmen ihre Ressourcen effektiv einsetzen, z. B. bei der Personalplanung, der Zuweisung von Budgets und der Verwaltung anderer Projekte. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich die Verhandlungen nicht unendlich in die Länge ziehen, was zu Frustration, verpassten Chancen und potenziellen Störungen in der Beziehung zwischen Lieferant und Unternehmen führen kann.

Vertrauen aufbauen

Bei Lieferantenverhandlungen ist der Aufbau von Vertrauen eine wesentliche Voraussetzung für den Aufbau erfolgreicher, langfristiger Beziehungen, von denen beide Parteien profitieren. Vertrauen ist eine entscheidende Komponente jeder Verhandlung, denn es erleichtert eine offene Kommunikation, fördert das Verständnis und trägt dazu bei, dass sich beide Parteien respektiert und geschätzt fühlen.

1. Aufbau einer Beziehung zu wichtigen Entscheidungsträgern: Der Aufbau einer Beziehung zu den Vertretern des Lieferanten, das Verstehen ihrer Prioritäten und Ziele und die Bereitschaft, auf ein für beide Seiten vorteilhaftes Ergebnis hinzuarbeiten, schaffen eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit. Dies kann zu produktiven Verhandlungen und einer positiven Beziehung zwischen dem Lieferanten und dem Unternehmen führen.

2. Kommunizieren Sie offen und respektvoll: Dazu gehört, dass man Erwartungen, Ziele und Bedenken transparent macht und sich die Sichtweise der anderen Partei aktiv anhört. Wenn beide Parteien offen kommunizieren, entsteht ein Gefühl der Transparenz und Fairness, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen, Fehlkommunikation und Streitigkeiten sinkt.

Anforderungen präsentieren

Klare Anforderungen sind entscheidend, damit der Lieferant ein Angebot unterbreiten kann, das den Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht. Ist dies nicht der Fall, kann der Lieferant möglicherweise kein Angebot vorlegen, das die Anforderungen des Unternehmens erfüllt, was letztlich zu einer erfolglosen Verhandlung führt.

1. Kommunikation von Bedürfnissen, Erwartungen und Zielen: Die Kommunikation von Erwartungen ist bei Verhandlungen mit Lieferanten ebenso wichtig. Die Organisation sollte klar sagen, was sie vom Lieferanten erwartet, einschließlich des Umfangs der Unterstützung, des Kundendienstes und der Qualitätskontrolle. Diese Informationen helfen dem Lieferanten, die Prioritäten der Organisation zu verstehen und ein Angebot zu unterbreiten, das diese Erwartungen erfüllt.

2. Spezifische Anforderungen besprechen: Für die Organisation ist es von entscheidender Bedeutung, in die Details zu gehen und die spezifischen Anforderungen mit dem Lieferanten zu besprechen. Dazu gehört eine gründliche Diskussion über die technischen Spezifikationen des gewünschten Produkts oder der Dienstleistung, die Liefertermine, die Zahlungsbedingungen und alle anderen wichtigen Anforderungen der Organisation. Bei diesen Gesprächen ist es wichtig, einen offenen und flexiblen Ansatz für den Verhandlungsprozess beizubehalten. 

Bedingungen aushandeln

Gelingt es dem Unternehmen nicht, effektiv zu verhandeln, kann es am Ende Bedingungen erhalten, die nicht zu seinen Gunsten sind oder seine Anforderungen nicht erfüllen, während der Lieferant mit einer Vereinbarung dasteht, die für sein Unternehmen unrentabel oder nicht tragfähig ist.

1. Zusammenarbeit für ein Win-Win-Ergebnis: Verhandlungen sollten ein gemeinsames Unterfangen zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten sein. Es ist wichtig, die Verhandlungen mit dem Ziel anzugehen, ein Ergebnis zu finden, von dem beide Parteien profitieren. Unternehmen sollten sich bemühen, die Prioritäten und Anliegen des Lieferanten zu verstehen und auf eine Lösung hinzuarbeiten, die den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird.

2. Hören Sie sich Vorschläge und Gegenangebote an: Das Unternehmen sollte sich die Zeit nehmen, das Angebot des Lieferanten sorgfältig zu prüfen und zu bewerten und dabei die Bereiche hervorzuheben, in denen Übereinstimmungen und Bedenken bestehen. Während der Verhandlung sollte das Unternehmen auch darauf vorbereitet sein, Gegenangebote und Vorschläge zu unterbreiten, die seinen Anforderungen und Zielen entsprechen.

3. Seien Sie flexibel und offen für Kompromisse: Unternehmen sollten bereit sein, gegebenenfalls Zugeständnisse zu machen und Kompromisse einzugehen. Dazu können Anpassungen des Lieferplans, der Preisgestaltung oder der Vertragsbedingungen gehören. Ebenso können Lieferanten bereit sein, im Gegenzug für eine langfristige Bindung oder ein höheres Auftragsvolumen zusätzliche Dienstleistungen oder Vorteile anzubieten.