Vertragsmanagement einführen: Schritt-für-Schritt Anleitung für Unternehmen

Ein professionelles Vertragsmanagement sorgt dafür, dass all diese Vereinbarungen geordnet, sicher und effizient gehandhabt werden. Ohne ein systematisches Vorgehen drohen Chaos, verlegte Dokumente und verpasste Fristen. Studien zeigen sogar, dass ineffiziente Vertragsprozesse Unternehmen im Schnitt 9,2 % ihres Jahresumsatzeskosten können. Ein strukturiertes Vertragsmanagementsystem dagegen hilft, solche Verluste zu vermeiden und schafft transparente Prozesse. Die Vorteile eines systematischen Vertragsmanagements liegen auf der Hand: Weniger Risiken, mehr Compliance, schnellere Abschlüsse und ein Überblick über alle wichtigen Fristen und Verpflichtungen.

In diesem Artikel erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie in Ihrem Unternehmen erfolgreich Vertragsmanagement einführen. Vom Verständnis der Grundlagen über die Auswahl passender Software bis hin zur Etablierung im Arbeitsalltag – wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt. Machen Sie Ihr Vertragschaos zum Wettbewerbsvorteil und legen Sie den Grundstein für effiziente, rechtssichere und unternehmensweit akzeptierte Vertragsprozesse.

Was ist Vertragsmanagement und warum ist es wichtig?

Vertragsmanagement umfasst alle Tätigkeiten rund um den Lebenszyklus eines Vertrags – von der Erstellung über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung und Überwachung. Eine gängige Definition beschreibt Vertragsmanagement als „Prozess der administrativen Begleitung der Vertragserstellung, -verhandlung, -verwaltung und Unterzeichnung“. Das bedeutet: Vertragsmanagement sorgt dafür, dass jeder Schritt – vom ersten Entwurf bis zur Archivierung – reibungslos und effizient abläuft. Dazu gehören Aufgaben wie das Überwachen von Fristen, die ordnungsgemäße Ablage aller Verträge, das Tracking von Vertragsinhalten sowie gegebenenfalls die Analyse von Vertragsdaten zur Risikobewertung.

Warum ist das so wichtig? Verträge regeln die Rechte und Pflichten Ihres Unternehmens. Ohne strukturiertes Vertragsmanagement schleicht sich leicht der Fehlerteufel ein. Hier einige Risiken ohne professionelles Vertragsmanagement:

• Fehlende Übersicht: Ohne zentrale Vertragsübersicht gehen wichtige Termine (z.B. Kündigungsfristen) unter, und niemand merkt es rechtzeitig.
• Rechts- und Finanzrisiken: Versäumte Fristen oder übersehene Vertragsverletzungen können teure rechtliche Konsequenzen und Umsatzverluste nach sich ziehen.
• Sicherheitslücken: Verträge, die dezentral (etwa in E-Mail-Postfächern oder Aktenschränken) lagern, sind anfällig für Verluste oder unbefugten Zugriff.

Demgegenüber bietet ein strukturiertes Vertragsmanagementsystem handfeste Vorteile. Es schafft Transparenz über alle Verträge und deren Status, reduziert manuelle Arbeiten durch Automatisierung und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und Chancen besser nutzen. Ein effektives Vertragsmanagement fördert also nicht nur die Compliance (Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben), sondern wirkt sich direkt auf den Geschäftserfolg aus – beispielsweise durch kürzere Durchlaufzeiten bei Vertragsabschlüssen und weniger Streitigkeiten. Tatsächlich berichten Teams, dass sie durch effiziente Vertragsprozesse pro Woche im Schnitt 5 Stunden Arbeitszeit einsparen, die vorher für das Jonglieren zwischen verschiedenen Tools draufgingen. Kurz gesagt: Gutes Vertragsmanagement minimiert Risiken und maximiert den Wert jeder Geschäftsbeziehung.

Vorbereitung zur Einführung eines Vertragsmanagementsystems

Bevor Sie Hals über Kopf eine neue Software einführen, sollten Sie zunächst im eigenen Haus die Grundlagen klären. Eine sorgfältige Vorbereitung stellt sicher, dass das Vertragsmanagementsystem später optimal zu Ihrem Unternehmen passt.

Ziele und Anforderungen definieren

Am Anfang steht die Frage: Was möchten wir mit dem Vertragsmanagement erreichen? Setzen Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern (z. B. Geschäftsführung, Rechtsabteilung, Einkauf, Vertrieb) zusammen und definieren Sie klare Ziele. Mögliche Unternehmensziele könnten sein: die Verkürzung der Vertragsdurchlaufzeiten, weniger Vertragsrisiken, bessere Übersicht über Verpflichtungen oder auch Kosteneinsparungen durch gebündelte Verträge. Legen Sie messbare Ziele fest – etwa „Kündigungsfristen sollen mindestens 90 Tage im Voraus erkannt werden“ oder „Vertragsabschlüsse sollen 30 % schneller erfolgen“. Solche Ziele helfen später bei der Erfolgskontrolle.

Aus den Zielen leiten sich die Anforderungen an das Vertragsmanagement ab. Überlegen Sie, welche Funktionen und Eigenschaften ein System haben muss, um Ihre Ziele zu unterstützen. Beispielsweise: Brauchen Sie mehrsprachige Vertragsvorlagen? Soll die Lösung mobil verfügbar sein? Wie wichtig sind Ihnen Benutzerfreundlichkeit oder bestimmte Integrationen (dazu gleich mehr)? Dokumentieren Sie sowohl fachliche Anforderungen (z. B. „Verträge nach Schlagworten durchsuchbar“) als auch technische und rechtliche („Hosting in Deutschland“, „DSGVO-konform“ etc.). Eine klare Anforderungsliste ist später Gold wert, wenn es um die Auswahl der passenden Software geht.

Analyse bestehender Vertragsprozesse

Bevor Neues kommt, lohnt ein Blick auf das Bestehende. Analysieren Sie Ihre aktuellen Vertragsprozesse: Wie werden Verträge heute erstellt, verhandelt, unterschrieben und abgelegt? Gibt es feste Abläufe oder kocht jede Abteilung ihr eigenes Süppchen? Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die täglich mit Verträgen zu tun haben, und identifizieren Sie Schwachstellen. Typische Problemfelder sind zum Beispiel:

• Medienbrüche: Werden Vertragsentwürfe per E-Mail hin- und hergeschickt, druckt jemand sie aus zum Unterschreiben, um sie danach wieder einzuscannen? Solche Brüche kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote.
• Intransparenz: Weiß jeder im Team, wo der aktuelle Vertragsstand ist? Oder wird oft nach dem Motto „Wer hat die neueste Version?“ gesucht?
• Manuelle Arbeit: Pflegen Mitarbeiter Vertragsfristen in Excel-Listen oder Post-it-Zettelchen? Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und binden Ressourcen.

Halten Sie die Potenziale zur Verbesserung fest. Vielleicht stellen Sie fest, dass eine zentrale Vertragsdatenbankfehlt, oder dass es keine klaren Verantwortlichkeiten im Vertragsprozess gibt. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Einführung: Sie wissen nun genau, wo das neue Vertragsmanagementsystem ansetzen muss und welche Prozesse optimiert werden können. Zudem schaffen Sie durch die Einbindung der Mitarbeiter in dieser Phase bereits Akzeptanz – wer seine Probleme eingebracht hat, ist später offener für neue Lösungen.

Auswahl der richtigen Vertragsmanagement-Software

Ist die Vorbereitung abgeschlossen, geht es an die Wahl des passenden Werkzeugs. Der Markt bietet mittlerweile zahlreiche Vertragsmanagement-Tools, oft auch als Contract Lifecycle Management (CLM)-Software bezeichnet. 

Damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, sollten Sie einige Kriterien für die Auswahl festlegen.

Kriterien für die Auswahl der Software

Bei der Evaluierung verschiedener Lösungen haben sich folgende Auswahlkriterien bewährt:

• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung ist entscheidend. Das beste System nützt wenig, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht gerne nutzen. Achten Sie auf eine klare Oberfläche und eine geringe Lernkurve – idealerweise kann man ohne wochenlange Schulung damit arbeiten.
• Integrationsmöglichkeiten: Verträge stehen selten isoliert da. Prüfen Sie, ob die Software sich in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Schnittstellen zu CRM, ERP, E-Mail oder DMS (Dokumentenmanagement) sind wichtig, damit Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen. Beispielsweise kann eine Anbindung an Salesforce oder SAP enorm hilfreich sein, um Vertragsdaten nahtlos auszutauschen.
• Compliance- und Sicherheitsfunktionen: Vertragsdaten sind sensibel. Daher sollte die Software hohe Sicherheitsstandards bieten – etwa Zugriffsrechte auf Rollenbasis, Verschlüsselung der Daten und regelmäßige Backups. Idealerweise ist der Anbieter DSGVO-konform und hostet Daten innerhalb der EU. Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 sind gute Indikatoren für ein robustes Sicherheitskonzept.
• Funktionsumfang und Automatisierung: Überlegen Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen. Einige Tools punkten mit Vorlagen-Bibliotheken, automatischer Fristenüberwachung oder sogar KI-gestützter Klauselerkennung. Je höher der Automatisierungsgrad (z. B. automatische Erinnerung an Kündigungstermine, Workflow für Genehmigungen), desto mehr Routinearbeit nimmt Ihnen das System später ab.
• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder die Vertragszahlen steigen, sollte die Software mithalten können. Achten Sie darauf, dass das System sowohl für ein paar Dutzend Verträge als auch für viele Tausendperformant und übersichtlich bleibt.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Vergleichen Sie die Kosten der Anbieter. Einige berechnen pro Nutzer, andere pro Vertragsvolumen oder bieten Paketpreise. Kalkulieren Sie auch eventuelle Einrichtungskosten oder Schulungsgebühren mit ein. Ein teureres Tool kann sich lohnen, wenn es dadurch spürbar Arbeitszeit oder Risiken einspart – betrachten Sie also immer den Nutzen im Verhältnis zu den Kosten.

Tipp: Nutzen Sie Testphasen oder Demo-Versionen, um ein Gefühl für die Software zu bekommen. Viele Anbieter ermöglichen einen kostenlosen Trial, den Sie mit echten Vertragsdaten ausprobieren können. So sehen Sie schnell, ob das Tool Ihren Anforderungen gerecht wird, bevor Sie sich vertraglich binden.

Überblick populärer Vertragsmanagement-Software

Der Markt für Vertragsmanagement-Tools ist vielfältig. Marktführende Lösungen decken ein breites Spektrum an Funktionen ab – von spezialisierten Lösungen für kleine Unternehmen bis hin zu Enterprise-Systemen mit KI-Unterstützung. Ein kurzer Überblick über einige bekannte Tools:

• top.legal: Eine moderne deutsche CLM-Plattform, die den gesamten Vertragsprozess von Erstellung über Verhandlung bis Archivierung in einer Oberfläche abbildet. Top.legal zeichnet sich durch hohe Automatisierung und KI-Features aus – z. B. automatisches Auslesen von Fristen – und ist DSGVO-konform gehostet.
• ContractWorks: Ein US-amerikanisches Tool, bekannt für sichere Dokumentenspeicherung und schnelle Volltextsuche. Bietet zuverlässige Fristenerinnerungen und eine sehr einfache Bedienung, was besonders für KMU attraktiv ist.
• DocuSign CLM: Die Vertragssuite des bekannten E-Signatur-Anbieters DocuSign. Sie erlaubt umfangreiches Lifecycle-Management mit Fokus auf elektronische Unterschriften und ist in großen Unternehmen weit verbreitet.
• Ironclad: Ein umfangreiches CLM-System aus den USA, das vor allem in Rechtsabteilungen großer Unternehmen beliebt ist. Ironclad punktet mit großer Anpassungsfähigkeit und vielen Integrationen, erfordert aber etwas Einarbeitung.
• Contractbook, Juro, Concord (und weitere): Diese und andere Anbieter richten sich teils an Start-ups und Mittelstand, oft mit benutzerfreundlicher Oberfläche und fairen Preisen. Sie setzen Schwerpunkte wie kollaborative Vertragserstellung im Browser (Concord) oder schlanke All-in-One-Plattform mit Automatisierung (Contractbook, Juro).

Jedes Tool hat seine Stärken – und was „das beste“ ist, hängt von Ihrem Anforderungsprofil ab. Lesen Sie Testberichte, fragen Sie Referenzen bei anderen Unternehmen an und scheuen Sie sich nicht, im Zweifel mehrere Lösungen auszuprobieren. Wichtig ist: Die Software sollte zu Ihnen passen, nicht umgekehrt. Haben Sie Ihre Wahl getroffen, geht es an die Umsetzung!

Schrittweise Einführung des Vertragsmanagements

Die Einführung eines Vertragsmanagement-Systems ist ein Projekt, das Planung und Changemanagement erfordert. 

Hier eine Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise, wie Sie dabei vorgehen können:

Erstellung eines Implementierungsplans

Beginnen Sie mit einem klaren Implementierungsplan. Definieren Sie einen zeitlichen Rahmen: Wann soll die neue Software live gehen? Planen Sie realistisch mit Pufferzeiten. Ein typischer Fahrplan könnte zum Beispiel sein: Monat 1-2 Vorbereitung und Datenaufnahme, Monat 3 Testphase/Pilot, Monat 4 Rollout für alle Abteilungen. Legen Sie Meilensteine fest, etwa „Software konfiguriert“, „Alle bestehenden Verträge importiert“ oder „Erste Schulung durchgeführt“.

Wichtig ist auch die Ressourcenplanung: Wer wird das Projekt leiten? Benennen Sie einen Projektverantwortlichen oder ein kleines Team, das sich um die Einführung kümmert. Dieses Team sollte Vertreter der wichtigsten Abteilungen enthalten (z. B. jemand aus der IT, jemand aus Legal/Vertragsmanagement, vielleicht aus Einkauf/Vertrieb). Klären Sie, ob externe Unterstützung nötig ist – manche Software-Anbieter bieten Onboarding-Services an oder es lohnt sich, einen Berater hinzuzuziehen.

Verantwortlichkeiten sollten klar verteilt werden. Wer migriert die bestehenden Verträge ins neue System? Wer passt ggf. Vertragsvorlagen an? Wer ist erster Ansprechpartner bei Fragen der Kollegen? Erstellen Sie eine Verantwortlichkeitsmatrix, damit jeder weiß, wofür er zuständig ist. So vermeiden Sie, dass wichtige Aufgaben liegenbleiben oder doppelt gemacht werden.

Schulung und Einbindung der Mitarbeiter

Ein System ist nur so gut wie seine Anwender. Deshalb ist die Schulung der Mitarbeiter ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung. Planen Sie rechtzeitig Trainings ein: Je nach Software können das Präsenz-Workshops, Webinare oder E-Learning-Kurse sein. Wichtig ist, die Inhalte praxisnah zu gestalten. Zeigen Sie den Mitarbeitern anhand ihres tatsächlichen Arbeitsalltags, wie das neue Vertragsmanagement funktioniert: vom Anlegen eines neuen Vertrags, über die Freigabe bis zum Finden eines Vertrags im Archiv.

Neben der reinen Bedienungsschulung sollten Sie auch die Vorteile des neuen Systems vermitteln, um die Akzeptanz zu steigern. Machen Sie klar, warum die Veränderung passiert: z. B. „Damit wir nie wieder eine Kündigungsfrist verpassen und euch lästige Routinearbeit abnimmt.“ Wenn die Belegschaft versteht, dass das Tool ihnen das Leben leichter macht, steigt die Motivation, sich darauf einzulassen.

Ein weiterer Tipp: Einbindung von „Power-Usern“. Identifizieren Sie in jeder Abteilung ein oder zwei Mitarbeiter, die Technik-affin sind oder dem neuen System positiv gegenüberstehen. Binden Sie diese früh ein (z. B. in die Testphase) – sie können später als Multiplikatoren und Ansprechpartner im Team dienen. So fühlt sich niemand allein gelassen, und Fragen werden schneller gelöst. Auch ein internes FAQ-Dokument oder kurze Video-Tutorials können helfen, Hemmschwellen abzubauen.

Testphase und Optimierung

Bevor Sie mit Pauken und Trompeten das neue Vertragsmanagement für das ganze Unternehmen ausrollen, empfiehlt sich eine Testphase. Starten Sie mit einem Pilotprojekt: Wählen Sie beispielsweise eine Abteilung oder einen bestimmten Vertragstyp aus, um den Prozess im neuen System durchzuspielen. In dieser Pilotphase können Sie in kleinem Rahmen ausprobieren, ob alles so funktioniert wie gedacht. Die Tester sollten Feedback geben: Gab es Probleme bei der Bedienung? Fehlen Vorlagen oder Felder? Sind die Benachrichtigungen sinnvoll eingestellt?

Nutzen Sie dieses Feedback zur Optimierung. Vielleicht merken Sie, dass noch weitere Schulungen nötig sind, oder dass die Workflows angepasst werden sollten (etwa zusätzliche Freigabeschritte für bestimmte Verträge). Beseitigen Sie technische Bugs gemeinsam mit dem Software-Anbieter, falls etwas nicht rund läuft. Es ist normal, dass in der Anfangszeit noch Feineinstellungen nötig sind – besser, Sie entdecken und beheben diese jetzt, als später im laufenden Betrieb.

Wenn die Pilotphase erfolgreich war und alle offenen Punkte abgearbeitet sind, steht dem unternehmensweiten Rollout nichts mehr im Wege. Kommunizieren Sie den offiziellen Starttermin des neuen Vertragsmanagements, und feiern Sie diesen ruhig als Meilenstein. Jetzt heißt es: Alle neuen Verträge müssen ab sofort im System erstellt und verwaltet werden, damit sich der volle Nutzen entfalten kann.

Erfolgreiches Vertragsmanagement im Alltag etablieren

Die Einführung ist geschafft – aber damit ist die Arbeit nicht vorbei. Jetzt geht es darum, das Vertragsmanagement dauerhaft erfolgreich im Alltag zu etablieren. 

Hier einige Best Practices, damit das System nicht zum Papiertiger verkommt:

Best Practices im Vertragsmanagement

• Klare Dokumentenverwaltung: Legen Sie einheitliche Spielregeln für die Ablage fest. Zum Beispiel: Alle Verträge erhalten eindeutige Namen (z. B. „2025-08-01_Liefervertrag_Musterfirma.pdf“), und wichtige Metadaten wie Vertragspartner, Laufzeit und Betrag werden als Felder erfasst. Eine saubere Datenbasis ist das A und O für schnelles Auffinden und Auswerten von Verträgen.
• Vertragsarchivierung und Fristenüberwachung: Nutzen Sie die Möglichkeiten des Systems, um Fristen zu überwachen. Richten Sie automatische Erinnerungen ein, z. B. 90 Tage vor Vertragsende, damit genügend Zeit für Verlängerungen oder Kündigungen bleibt. Stellen Sie sicher, dass abgelaufene Verträge entsprechend archiviert oder gekennzeichnet werden, um den aktiven Vertragsstamm übersichtlich zu halten.
• Automatisierung nutzen: Prüfen Sie, welche wiederkehrenden Aufgaben sich automatisieren lassen. Viele Vertragsmanagement-Tools bieten z. B. Vorlagen an, mit denen neue Verträge per Mausklick erstellt werden können, oder Workflows, die automatisch alle notwendigen Freigabegeber der Reihe nach benachrichtigen. Je mehr Routinearbeit das System übernimmt, desto mehr können sich Ihre Teams auf inhaltliche und strategische Aufgaben konzentrieren.
• Monitoring und Reporting: Etablieren Sie ein regelmäßiges Vertrags-Controlling. Gute Systeme ermöglichen Dashboards oder Berichte – nutzen Sie diese, um Kennzahlen im Blick zu behalten (dazu mehr im nächsten Abschnitt). Zum Beispiel können Sie monatlich schauen, wie viele Verträge abgeschlossen wurden, wie lange die Durchlaufzeiten waren oder ob es Verträge mit erhöhtem Risiko gibt. Dieses Monitoring sorgt dafür, dass keine wichtigen Entwicklungen übersehen werden.

Regelmäßige Prüfung und Weiterentwicklung

Ein erfolgreiches Vertragsmanagement ist kein Selbstläufer – kontinuierliche Verbesserung hält die Prozesse effizient und aktuell. Führen Sie daher in regelmäßigen Abständen (z. B. halbjährlich oder jährlich) Reviews durch:

• Leistungskennzahlen (KPIs) prüfen: Legen Sie zu Beginn definierte KPIs an, um den Erfolg Ihres Vertragsmanagements messbar zu machen. Beispiele: durchschnittliche Zeit vom Vertragsentwurf bis zur Unterschrift, Anzahl versäumter Fristen, Einsparungen durch nachverhandelte Verträge, Anzahl aktiver Verträge pro Vertragsmanager usw. Analysieren Sie diese Kennzahlen und prüfen Sie, ob Sie Ihre anfangs gesetzten Ziele erreichen. Werden beispielsweise Vertragsabschlüsse tatsächlich schneller? Konnten Rechtsrisiken reduziert werden?
• Feedback der Nutzer einholen: Fragen Sie die Mitarbeiter, wie sie mit dem System klarkommen. Gibt es Funktionen, die nicht genutzt werden oder fehlen? Oft ergeben sich im Alltag neue Anforderungen – vielleicht möchten Kollegen aus dem Vertrieb nun auch Mobilzugriff, oder die Rechtsabteilung schlägt eine zusätzliche Berichtsfunktion vor.
• Prozesse anpassen: Auf Basis der KPIs und des Feedbacks können Sie Ihre Vertragsmanagement-Prozesse weiterentwickeln. Vielleicht zeigt sich, dass ein zusätzlicher Freigabeschritt unnötig ist und gestrichen werden kann, um noch schneller zu werden. Oder es lohnt sich, neue Vertragsvorlagen zu erstellen, weil bestimmte Vertragstypen öfter vorkommen als gedacht. Seien Sie bereit, das System dynamisch anzupassen, damit es immer optimal zu Ihren Geschäftsabläufen passt.

Technologie und Best Practices entwickeln sich ebenfalls weiter – behalten Sie daher auch Trends im Vertragsmanagement im Auge. Neue Funktionen wie KI-Analysen oder bessere Integrationen können Mehrwert bieten. Ihr Vertragsmanagement wird langfristig am erfolgreichsten sein, wenn Sie es als lebenden Prozess betrachten, der sich mit dem Unternehmen mitentwickelt.

Häufige Fehler beim Einführen eines Vertragsmanagementsystems

Auch wenn die Vorteile klar sind, gibt es beim Einführungsprozess Stolpersteine. Hier einige häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden:

1. Unklare Zielsetzung: Wenn nicht von Anfang an klar ist, warum das Vertragsmanagementsystem eingeführt wird, fehlt die Orientierung. Vermeiden Sie das, indem Sie klare Ziele und Erfolgskriterien definieren (siehe oben) und diese allen kommunizieren.
2. Mangelnde Einbindung der Nutzer: Ein häufiger Fehler ist, die Einführung über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg zu entscheiden. Ohne frühzeitige Einbindung stoßen Sie auf Widerstände. Tipp: Beziehen Sie Key-User ein, holen Sie Feedback ein und adressieren Sie Sorgen der Kollegen.
3. Unzureichende Schulung: „Neue Software, macht mal!“ – so klappt es selten. Unterschätzen Sie nicht den Schulungsbedarf. Planen Sie genügend Trainingszeit ein und bieten Sie auch nach dem Go-Live Support an, damit alle sicher im Umgang mit dem System werden.
4. Daten-Chaos übernehmen: Wenn Sie bestehende Verträge ins neue System migrieren, ist das die Chance zum Aufräumen. Ein Fehler wäre, alle alten, vielleicht unvollständigen oder doppelten Daten ungefiltert zu übernehmen. Besser: Datenqualität prüfen, Dubletten vermeiden, fehlende Infos ergänzen, bevor sie importiert werden.
5. Zu viel auf einmal wollen: Rome wasn’t built in a day – und ein Vertragsmanagement einzuführen, braucht ebenfalls Zeit. Vermeiden Sie den Fehler, alles gleichzeitig umkrempeln zu wollen. Besser ist ein phasenweises Vorgehen (Pilotprojekt, dann ausweiten). So bleibt das Projekt beherrschbar und Erfolge sind schneller sichtbar.
6. Kein langfristiger Verantwortlicher: Nach dem Projekt darf das System nicht verwaisen. Bestimmen Sie daher einen Owner für das Vertragsmanagementsystem, der sich dauerhaft kümmert – sei es für Updates, für neue Nutzerrollen oder als Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge. Ohne jemanden am Steuer droht sonst schleichend die Rückkehr zu alten Mustern.

Wenn Sie diese Fallstricke kennen und proaktiv angehen, erhöhen Sie die Erfolgschancen erheblich. Lernen Sie aus den Erfahrungen anderer und planen Sie Puffer für Unerwartetes ein – dann sind Sie bestens gerüstet.