Datenschutzerklärung-Vorlage: kostenlos zum Download (DSGVO)

Fast jedes Unternehmen, das eine Website betreibt oder Kundendaten verarbeitet, braucht eine Datenschutzerklärung – in der EU ist sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Pflicht. Sie informiert Nutzer transparent darüber, welche personenbezogenen Daten Sie erheben, wozu Sie sie verwenden und wie Sie sie schützen. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, drohen Abmahnungen und Bußgelder.

Eine Datenschutzerklärung von Grund auf zu formulieren, ist ohne juristisches Vorwissen schwierig und fehleranfällig. Mit unserer kostenlosen Vorlage als Grundlage decken Sie die Pflichtangaben nach Art. 13 und 14 DSGVO zuverlässig ab und passen die einzelnen Abschnitte anschließend an Ihre tatsächlichen Datenverarbeitungen an – ohne dabei viel Zeit und Ressourcen aufzuwenden.

Was ist eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung ist ein Informationsdokument, mit dem Ihr Unternehmen jede Person aufklärt, deren personenbezogene Daten Sie verarbeiten. Daraus geht klar hervor, welche Daten Sie erheben, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Sie sie verwenden und wie lange Sie sie speichern. Außerdem legt sie offen, unter welchen Umständen Sie Daten an Dritte weitergeben. So schaffen Sie die von der DSGVO geforderte Transparenz und bauen Vertrauen bei Ihren Nutzern auf.

Zu den personenbezogenen Daten, die erhoben werden können, gehören unter anderem die folgenden:

• Namen
• Anschriften (physisch oder per E-Mail)
• IP-Adressen
• Telefonnummern
• Datum der Geburt
• Finanzielle Informationen wie Debit- oder Kreditkartendaten
• Browsing-Verhalten
• Politische Neigungen
• Biometrische Informationen
• Medizinische Unterlagen
• Gesichtserkennung
• Andere relevante Informationen

Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht erschöpfend ist und dass je nach Art der angebotenen Dienstleistung oder des angebotenen Produkts auch andere Arten von personenbezogenen Daten erhoben werden können.

Ist eine Datenschutzerklärung Pflicht?

Ja. Sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten – und das beginnt bereits bei der Server-Protokollierung von IP-Adressen –, verpflichtet Sie Art. 13 DSGVO zu einer Datenschutzerklärung. Sie gilt für Websites, Onlineshops, Apps und interne Verarbeitungen gleichermaßen. Darüber hinaus gibt es mehrere gute Gründe, sie sorgfältig zu erstellen.

Sie schafft Vertrauen bei Ihren Kunden

Nutzer wollen wissen, dass ihre Daten sicher sind. Eine klare Datenschutzerklärung zeigt, dass Sie Datenschutz ernst nehmen – und hebt Sie von Mitbewerbern ab, die das Thema stiefmütterlich behandeln.

Sie ist gesetzlich vorgeschrieben

Fehlt die Datenschutzerklärung oder ist sie unvollständig, drohen Abmahnungen durch Wettbewerber sowie Bußgelder der Aufsichtsbehörden – nach Art. 83 DSGVO bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Sie schützt Ihr Unternehmen

Wer die eigenen Regeln zum Umgang mit personenbezogenen Daten dokumentiert, kann im Fall einer Datenpanne nachweisen, die erforderlichen Vorkehrungen getroffen zu haben. Das begrenzt Haftungsrisiken und schützt Ihren Ruf.

Sie ist gute Geschäftspraxis

Transparenz darüber, wie Sie mit Daten umgehen, ist heute eine Erwartung – kein Bonus. Eine verständliche Datenschutzerklärung signalisiert, dass die Privatsphäre Ihrer Nutzer für Sie Priorität hat.

Was gehört in eine Datenschutzerklärung? (Pflichtangaben nach DSGVO)

Art. 13 DSGVO gibt vor, worüber Sie informieren müssen. Diese Abschnitte sollte jede Datenschutzerklärung enthalten:

1. Verantwortlicher und Kontakt: Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie – falls vorhanden – die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten. So wissen Nutzer, an wen sie sich wenden können.
2. Erhobene Daten: Welche personenbezogenen Daten Sie erfassen (z. B. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Zahlungsdaten) und auf welchem Weg – über Formulare, Cookies oder andere Mittel.
3. Zweck und Rechtsgrundlage: Wozu Sie die Daten verarbeiten (etwa zur Vertragserfüllung, für den Versand oder zur Reichweitenmessung) und auf welcher Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO das geschieht.
4. Weitergabe an Dritte: An welche Empfänger – Dienstleister, Zahlungsanbieter, Werbepartner – Sie Daten weitergeben und zu welchem Zweck. Erfolgt eine Übermittlung in Drittländer, weisen Sie darauf hin.
5. Speicherdauer: Wie lange Sie die Daten aufbewahren bzw. nach welchen Kriterien sich die Dauer bemisst.
6. Datensicherheit: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) Sie zum Schutz der Daten ergreifen.
7. Rechte der Betroffenen: Der Hinweis auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
8. Änderungen der Datenschutzerklärung: Wie Sie Nutzer über Aktualisierungen informieren und ab wann eine geänderte Fassung gilt.

Datenschutzerklärung-Vorlage anpassen: 5 Schritte

1. Vorlage im Detail prüfen

Lesen Sie die Vorlage sorgfältig durch und gleichen Sie ab, welche Abschnitte auf Ihr Unternehmen zutreffen. Die Vorlage ist bewusst umfassend gehalten – nicht jeder Baustein ist für jeden Betrieb relevant.

2. Rechtliche Anforderungen verstehen

Machen Sie sich mit den Pflichten der DSGVO vertraut, bevor Sie loslegen. Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Daten Sie erheben und wozu. In der Praxis müssen Sie stets:

• die Arten der erhobenen personenbezogenen Daten offenlegen,
• Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung erklären,
• die Weitergabe an Dritte transparent machen,
• Betroffenen erklären, wie sie ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) ausüben,
• und darlegen, wie Sie die Daten schützen.

Tiefer einsteigen können Sie in unserem Leitfaden zu den DSGVO-Anforderungen im Vertragsmanagement.

3. Vorlage anpassen

Passen Sie das Dokument an Ihre tatsächlichen Verarbeitungen an: Fügen Sie zutreffende Abschnitte hinzu, entfernen Sie irrelevante und tragen Sie Ihre Unternehmens- und Website-Angaben ein. Prüfen Sie dabei auch die einzelnen Datenschutzklauseln auf Vollständigkeit.

4. Von einer juristischen Fachkraft prüfen lassen

Lassen Sie die fertige Datenschutzerklärung im Zweifel von einer juristischen Fachkraft gegenlesen. Das stellt sicher, dass sie allen geltenden Vorschriften entspricht, und beugt späteren rechtlichen Problemen vor.

5. Veröffentlichen und aktuell halten

Binden Sie die Datenschutzerklärung gut sichtbar auf Ihrer Website ein – üblicherweise verlinkt aus Footer und Navigationsmenü. Aktualisieren Sie sie regelmäßig, sobald sich Ihre Datenverarbeitung ändert, etwa durch neue Tools oder Dienstleister.

Häufige Fragen zur Datenschutzerklärung

Ist die Vorlage kostenlos?

Ja. Sie erhalten die Datenschutzerklärung-Vorlage kostenlos zum Download – tragen Sie einfach Ihre Kontaktdaten oben ein und Sie bekommen direkten Zugang.

Reicht eine Vorlage aus, um DSGVO-konform zu sein?

Eine Vorlage deckt die Pflichtangaben ab und ist ein solider Ausgangspunkt. DSGVO-konform wird Ihre Datenschutzerklärung aber erst, wenn Sie sie an Ihre tatsächlichen Verarbeitungen anpassen. Bei komplexeren Fällen empfiehlt sich eine juristische Prüfung.

Worin unterscheidet sich eine Datenschutzerklärung von einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung?

Die Datenschutzerklärung informiert die betroffenen Personen über Ihre Datenverarbeitung. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) regelt dagegen das Verhältnis zwischen Ihnen und einem Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet – beide Dokumente ergänzen sich.

Wie oft muss ich die Datenschutzerklärung aktualisieren?

Immer dann, wenn sich Ihre Datenverarbeitung ändert – etwa durch neue Tools, Dienstleister oder Verarbeitungszwecke. Prüfen Sie das Dokument zusätzlich in regelmäßigen Abständen, um es aktuell zu halten.