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Vertragsautomatisierung

Der gemeinsame Aktionsplan (MAP) - Alles was Sie wissen müssen

Dec 13, 2022
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7
min Lesezeit

Wenn es um den Vertrieb geht, ist das Setzen von Zielen und das Verfolgen von Fortschritten absolut unerlässlich. Jeder, der schon einmal in irgendeiner Phase des Verkaufsprozesses mitgewirkt hat, kann bestätigen, dass man ein Geschäft nur verlieren kann, wenn man einen Lead nicht sorgsam weiter verfolgt und/oder nicht sicherstellt, dass der mögliche Kunde versteht, was der nächste Schritt ist.

Ein gemeinsamer Aktionsplan oder Mutual Action Plan (MAP) kann ein probates Mittel sein, um sicherzustellen, dass alle am Verkaufsprozess Beteiligten auf derselben Seite stehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein gemeinsamer Aktionsplan ist, wie Elemente eines effektiven MAPs erstellt und umgesetzt werden sollten und warum Ihr Vertriebsteam einen solchen Plan braucht. 

Was ist ein gemeinsamer Aktionsplan (Mutual Action Plan)? 

Ein gemeinsamer Aktionsplan (auf Englisch: Mutual Action Plan) ist die Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Personen, in der bestimmte Aufgaben festgelegt werden, die erledigt werden müssen, damit ein bestimmtes Ziel erreicht werden kann. Er wird häufig im Rahmen von Vertriebsprozessen verwendet, in denen die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern für den Erfolg entscheidend ist. 

Was sind die Bestandteile eines wirksamen Mutual Action Plans?

Die effektivsten MAPs sollten unter anderem folgende Komponente enhalten:

  • Spezifizierte Ziele 
  • Klare Fristen für die Fertigstellung
  • Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes beteiligte Teammitglied 
  • Eindeutig definierte Erfolgskriterien
  • Realistische Erwartungen 

All diese Kriterien dienen zur Ausführung eines möglichst reibungslosen und effektiven Prozesses: Wenn das Ziel zu hoch gesteckt oder der Zeitrahmen zu kurz ist, kann es sein, dass es nicht erreicht werden kann. Außerdem sollten alle Beteiligten genau wissen, wie ihr individueller Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts beitragen wird. Schließlich sollte sich jede Partei über ihre Rolle innerhalb der Vereinbarung und über mögliche Konsequenzen im Falle der Nichteinhaltung ihrer Verpflichtungen im Klaren sein.  

Hier sind weitere Ratschläge, die Sie zur erfolgreichen Erstellung und Ausführung eines Mutual Action Plans nutzen beachten sollten: 

  1. Mutual Action Plans basieren auf Gegenseitigkeit

    Wenn es darum geht, gemeinsame Aktionspläne aufzustellen und umzusetzen, ist Gegenseitigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Echte Gegenseitigkeit ist unerlässlich, um einen erfolgreichen Plan zu erstellen, der für alle Seiten funktioniert. In diesem Fall müssen beide Parteien eine aktive Rolle bei der Entwicklung und Umsetzung des gemeinsamen Aktionsplans spielen. Dazu gehört auch, dass sie auf die Ideen der anderen Partei eingehen, mögliche Konflikte und Probleme besprechen und gemeinsam kreative Lösungen finden. Durch das Prinzip der Gegenseitigkeit findet sich die andere Partei abgeholt, wahrgenommen und gehört. Somit können Sie frühzeitig mögliche Probleme ausräumen bzw. adressieren. 
  1. Ein klarer Blick auf Ergebnisse ist unerlässlich

    Die Ausarbeitung und Umsetzung eines wirksamen gemeinsamen Aktionsplans ist für den Erfolg eines Teams unerlässlich. Ein effektiver gemeinsamer Aktionsplan erfordert, dass sich beide Parteien auf Ergebnisse und nicht auf Aufgaben konzentrieren. 

    Klare Ergebnisse zeigen den Erfolg an und werden in einer Sprache formuliert, die den gegenseitigen Nutzen und den Kunden in den Mittelpunkt stellt. Es ist wichtig, dass beide Parteien ein gemeinsames Verständnis der gewünschten Ergebnisse haben und wissen, wie diese erreicht werden können, um den gemeinsamen Aktionsplan zu erreichen. So wird sichergestellt, dass sowohl Käufer als auch Verkäufer eine gemeinsame Vorstellung davon haben, was während der Zusammenarbeit erreicht werden soll.
  1. Berücksichtigen Sie die Ziele der anderen Vertragsparteien

    Ein gegenseitiger Aktionsplan ist gerade ein wirksames Instrument zur Verfolgung des Fortschritts eines Geschäfts, da dieser genau festlegt, was jede Partei bis zu welchem Zeitpunkt zu tun hat. 

    Bei der Erstellung dieses Plans kann es daher von Vorteil sein, neben dem angestrebten Abschlusstermin auch die anderen wichtigen Termine des Käufers aufzuführen, um ihn daran zu erinnern, warum er den Zeitplan einhalten muss, und ihm zu verdeutlichen, wie viel es kosten würde, wenn er nachlässt. 
  1. Arbeiten Sie vom Launch-Date zurück

    Um den Erfolg sicherzustellen, ist es am besten, den ihren Plan ausgehend vom Einführungsdatum zu erstellen. Schätzen Sie ab, wie lange jeder Meilenstein dauern wird, und planen Sie ihn so nah wie möglich am Starttermin ein, wobei Sie den Input des Käufers berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie Dringlichkeit schaffen und effizienter auf die gemeinsamen Ziele hinarbeiten.
  1. Haben Sie immer den Return on Investment (ROI) für den Kunden im Blick

    Das Ziel von gemeinsamen Aktionsplänen ist nicht nur der Abschluss eines Verkaufs; es geht viel mehr um den Aufbau wertvoller Partnerschaften. Bei der Ausarbeitung ihres Aktionsplans sollten Sie daher darauf achten, den versprochenen Return On Investment (ROI) für den Käufer auszuarbeiten und auch zu erwähnen. 

    Somit unterstreichen Sie die Dringlichkeit des Kaufs für den Kunden: Dieser handeln nicht nur um eine Unterschrift, sondern um einen weiteren Schritt auf dem Weg zu größerem Erfolg. Fassen Sie das Nutzenversprechen zusammen und nennen Sie ein voraussichtliches Datum, an dem der Kunde erste Ergebnisse sehen wird. Indem Sie Ihren gemeinsamen Aktionsplan mit einem ROI abschließen, demonstrieren Sie Ihr Engagement für die Einhaltung von Versprechen und die Schaffung sinnvoller Supportstrukturen.
  1. Bauen Sie eine gemeinsame Dynamik auf

    Die gemeinsame Nutzung eines effektiven gemeinsamen Aktionsplans (MAP) mit Ihrem Käufer zu einem möglichst frühen Zeitpunkt des Prozesses ist eine gute Möglichkeit, um eine Dynamik aufzubauen und ein Gefühl der gegenseitigen Zustimmung zu schaffen. 

    Indem Sie alle Abschnitte des MAP schnell einführen und ausfüllen, können Sie eher früher als später mit der Wertanalyse beginnen und zeigen, dass eine Due-Diligence-Prüfung durchgeführt wurde, bevor eine Entscheidung getroffen wurde. Dies vermittelt gegenseitigen Respekt, wenn der Käufer sieht, wie viel Mühe Sie in die Erstellung und Präsentation des Plans gesteckt haben, und erhöht so die Erfolgswahrscheinlichkeit.
  1. Halten Sie Ihren Mutual Action Plan immer aktuell

    Um den größtmöglichen Nutzen eines gemeinsamen Aktionsplans zu ziehen, muss sichergestellt werden, dass die Inhalte des Plans stets aktuell sind. Alle Beteiligten sollten Zugang zu dem Dokument haben und diesen leicht aktualisieren können, ohne mehrere Versionen zu benötigen. Dies lässt sich dann am besten erreichen, wenn der gemeinsame Aktionsplan online gespeichert wird, da so alle Aktualisierungen in Echtzeit berücksichtigt werden. Dadurch entsteht eine gemeinsame Quelle der Tatsächtlichkeit, auf die sich alle Beteiligten verlassen können.
  1. Denken Sie zunächst an notwendigen Funktionen

    Einer der ersten Schritte für die Erstellung eines wirksamen gemeinsamen Aktionsplans besteht darin, zunächst die Rollen bzw. die notwendigen Funktionen zu bestimmen und ihnen anschließend Namen zuzuordnen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, welche Rolle für die Erreichung der einzelnen Ergebnisse des gemeinsamen Aktionsplans verantwortlich sein sollte. 

    Die einfache Frage "Wer ist dafür zuständig?" ermöglicht es Ihnen, eine bessere Vorstellung von den wichtigsten Interessengruppen und deren Namen zu bekommen, die an der Entwicklung des gemeinsamen Aktionsplans beteiligt sind. Wenn man sich also bei der Erarbeitung von gemeinsamen Aktionsplänen zunächst auf die Rollen konzentriert, anstatt sich direkt auf die Personen zu konzentrieren, kann dies zu einem besseren Verständnis der gemeinsamen Ziele und Absichten der Parteien führen.
  1. Zeigen Sie die Konsequenzen bei nicht eingehaltenen Terminen auf 

    Ein Aktionsplan ist entscheidend für die Einhaltung der Ziele und des Zeitplans. Es ist wichtig, die Auswirkungen jedes verpassten Termins aufzuzeigen, um die Geschäfte auf Kurs zu halten. Dazu gehört auch, dass die genauen verlorenen Tage außerhalb des Zeitplans erfasst und alle Meilensteine und Beteiligten benannt werden, die eine Verzögerung verursachen. 

    Ein eigener Tagesordnungspunkt kann sehr nützlich sein, um bei der Arbeit mit mehreren Parteien organisiert und auf dem Laufenden zu bleiben. So können Sie versuchen, Dringlichkeit aufzubauen und ggf. aus dem Ruder gelaufene Meilensteine wieder einzufangen.
  1. Binden Sie das Projektteam und die wichtigsten Entscheider ein

    Die effektivsten Aktionspläne enthalten Check-in-Rhythmen mit dem gesamten Vertriebsteam und dem Kundenteam, damit der Fortschritt von jedem verfolgt und die Fristen eingehalten werden können. Es ist daher wichtig, die Zustimmung aller am gemeinsamen Aktionsplan beteiligten Interessengruppen sicherzustellen. Meistens empfiehlt es sich die gemeinsamen Aktionspläne so weit wie möglich zu verbreiten, um eine hohe Verantwortlichkeit während der Umsetzung zu gewährleisten. So vermeiden Sie bereits im Vorfeld einige Missverständnisse zwischen Vertriebs- und Kundenteams.

Was sind die Vorteile eines Mutual Action Plan? 

Der Einsatz von MAPs in Vertriebsteams bringt viele Vorteile mit sich, darunter 

  • eine höhere Verantwortlichkeit der einzelnen Mitglieder aufgrund klar definierter Rollen, 
  • eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern aufgrund verstärkter Kommunikation, 
  • eine höhere Produktivität aufgrund klarer Ziele und bessere Ergebnisse aufgrund einer effizienten Nutzung der Ressourcen. 
  • Einbindung des Kunden und dessen Anliegen
  • Schaffung einer professionellen Dringlichkeit auf beiden Seiten
  • Breites Verständnis für die Sache für alle Beteiligten 

Da alle Teammitglieder im Rahmen eines einheitlichen Plans auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ist es für die Manager außerdem einfacher, die Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen auf der Grundlage der auf dem Weg gesammelten Leistungsdaten vorzunehmen. 

Warum braucht das Vertriebsteam einen Mutual Action Plan? 

Ein gemeinsamer Aktionsplan kann Ihrem Vertriebsteam zu mehr Erfolg verhelfen, indem er dem Team Klarheit über seine Ziele verschafft und ihm gleichzeitig mehr Flexibilität bietet, wenn es darum geht, Anpassungen aufgrund von Kundenfeedback oder veränderten Marktbedingungen vorzunehmen. 

Mit MAPs verfügt Ihr Team über einen organisierten Ansatz zur Erreichung von Erfolgen, der die Arbeitsmoral verbessern und gleichzeitig sicherstellen kann, dass alle Beteiligten ihre Rolle bei der Erreichung der gewünschten Ergebnisse verstehen.  

Fazit  

Gegenseitige Aktionspläne bieten viele Vorteile, wenn sie von Vertriebsteams eingesetzt werden, darunter 

  • eine erhöhte Verantwortlichkeit der einzelnen Mitglieder, 
  • eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, 
  • eine höhere Produktivität, 
  • bessere Ergebnisse, 
  • eine einfachere Verfolgung des Fortschritts im Laufe der Zeit und
  • eine bessere Moral unter denjenigen, die an der Erreichung Ihrer gewünschten Ziele beteiligt sind.

Durch die Verwendung dieser Pläne können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team Klarheit über seine Rolle bei der Erreichung dieser Ziele hat, und gleichzeitig Raum für Flexibilität lassen, wenn auf dem Weg dorthin Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Effizienz in Ihrer Vertriebsorganisation zu steigern, dann könnte sich die Einführung von Aktionsplänen zum gegenseitigen Nutzen als unschätzbar erweisen!

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