Ein umfassendes Glossar der wichtigsten Begriffe und Konzepte rund um das Contract Lifecycle Management (CLM) – von Abtretungsempfänger bis Zweck, verständlich erklärt für Fachleute und Einsteiger.
Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet die Steuerung eines Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung und Verhandlung über die Unterzeichnung und laufende Erfüllung bis hin zur Verlängerung oder Beendigung. Jede Phase bringt ihre eigene Fachsprache mit, und wer diese Begriffe kennt, kann Verträge klarer aufsetzen, sicherer verhandeln und Compliance-Vorgaben zuverlässiger einhalten.
Dieses Glossar erklärt die wichtigsten CLM-Begriffe an einem Ort, alphabetisch geordnet zum schnellen Nachschlagen. Nutzen Sie es, um eine unbekannte Klausel nachzuschlagen, neue Teammitglieder einzuarbeiten oder die Vertragssprache in Ihrer Organisation zu vereinheitlichen – von der Beschleunigungsklausel bis zum Workflow-Management.
A
Abtretungsempfänger
Die Partei, auf die Rechte oder Pflichten aus einem Vertrag übertragen werden.
Abwandlung
Eine Änderung der ursprünglichen Vereinbarung, die von beiden Parteien vereinbart werden muss.
Aktualisierung
Der Prozess der Vornahme von Änderungen an einem bestehenden Vertrag.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Standardklauseln, die in den meisten Verträgen vorkommen, etwa Zahlungsbedingungen, Kündigungsklauseln und Gewährleistungen.
Änderungsantrag
Eine Änderung oder Modifizierung eines Vertrags.
Angebot
Ein Vorschlag oder ein Angebot zum Abschluss eines Vertrags.
Auftragsverwaltung
Der Prozess der Verwaltung von Bestellungen und anderen Verträgen im Zusammenhang mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen.
Automatisierung
Der Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung verschiedener Aufgaben und Prozesse im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung.
B
Benachrichtigung
Der Prozess der Unterrichtung der Parteien über wichtige Ereignisse wie Vertragsverlängerungen, -abläufe und -beendigungen.
Beschleunigungsklausel
Eine Bestimmung in einem Vertrag, die es einer Partei erlaubt, die Erfüllung ihrer Verpflichtungen zu beschleunigen, in der Regel im Falle eines Verzugs der anderen Partei.
Bestimmung
Eine Klausel oder ein Abschnitt innerhalb eines Vertrags, der bestimmte Rechte, Pflichten oder Anforderungen festlegt.
Bewertung
Der Prozess der Bewertung der Leistung eines Vertragsmanagementsystems, um festzustellen, ob es den Bedürfnissen der Organisation entspricht.
Business-to-Business (B2B)
Verträge zwischen Unternehmen und nicht zwischen einem Unternehmen und einem Verbraucher.
C
Compliance
Die Befolgung der Regeln, Vorschriften, Normen und Richtlinien gemäß dem Vertrag.
D
Dauer
Der Zeitraum, für den ein Vertrag gültig ist.
Deliverables
Die Waren oder Dienstleistungen, die eine Partei der anderen im Rahmen eines Vertrags zur Verfügung stellen muss.
Dritte
Eine andere Einheit als die beiden Hauptparteien eines Vertrags, die an einem Aspekt der Vertragserfüllung beteiligt sein kann.
Durchsetzung
Der Prozess, der sicherstellt, dass beide Vertragsparteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.
E
Elektronische Unterschrift
Eine digitale Darstellung einer Unterschrift, die rechtsverbindlich ist und in vielen Vertragsverwaltungsprogrammen zur elektronischen Abwicklung von Verträgen verwendet wird.
Entwürfe
Die ursprüngliche Erstellung eines Vertrags, die in der Regel von Juristen oder den beteiligten Parteien vorgenommen wird.
Erfüllung
Der Prozess der Erfüllung der Bedingungen eines Vertrags.
Erweiterung
Der Prozess der Verlängerung der Laufzeit eines Vertrags über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus.
E-Vertrag
Ein Vertrag, der elektronisch erstellt, ausgeführt und gespeichert wird.
G
Gegenpartei
Die andere an einem Vertrag beteiligte Partei.
Generierung
Der Prozess der Erstellung neuer Verträge auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen und deren Anpassung an die jeweiligen Anforderungen.
Geschäftsprozessautomatisierung
Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben im Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements, wie z. B. die Weiterleitung von Verträgen zur Prüfung und Genehmigung.
Gewährleistung
Ein Versprechen einer Vertragspartei, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung bestimmte Standards oder Spezifikationen erfüllt.
Governance
Der Prozess der Einführung und Aufrechterhaltung von Strategien und Verfahren zur Verwaltung von Verträgen und zur Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.
H
Haftung
Die rechtliche Verantwortlichkeit für etwas.
Höhere Gewalt
Eine Klausel, die es einer Partei ermöglicht, von der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen befreit zu werden, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, z. B. Naturkatastrophen oder Krieg.
Honorarverwaltung
Der Prozess der Verwaltung von Gebühren, die mit einem Vertrag verbunden sind, wie z. B. Rechtskosten, Beratungskosten und Verwaltungskosten.
I
Indizierung
Der Prozess der Organisation und Kategorisierung von Verträgen für ein einfaches Wiederauffinden und Suchen.
Integration
Der Prozess der Verbindung eines CLM-Systems mit anderer Software und anderen Systemen, wie CRM, ERP und Buchhaltung, um die Vertragsverwaltung zu optimieren und den Datenaustausch zu automatisieren.
K
Klausel
Eine spezifische Bestimmung oder ein Abschnitt in einem Vertrag, in dem die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien festgelegt sind.
Kollaboration
Die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig und in Echtzeit an einem Vertrag arbeiten können, um den Prüfungs- und Verhandlungsprozess zu beschleunigen.
Kündigung
Das Ende eines Vertrags, das entweder auf natürliche Weise durch die Erfüllung der vereinbarten Bedingungen oder vorzeitig durch gegenseitiges Einvernehmen oder eine Vertragsverletzung einer der Parteien eintreten kann.
L
Lebenszyklus-Management
Der Prozess der Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus, von der Entstehung über die Ausführung bis zum Abschluss.
Leistungsindikator (KPI)
Ein messbarer Wert, der angibt, wie gut ein Unternehmen die wichtigsten Geschäftsziele erreicht.
Leistungsumfang
Die konkreten Aufgaben, Liefergegenstände und Verantwortlichkeiten, die in einem Vertrag definiert und vereinbart werden.
Lieferantenmanagement
Der Prozess der Verwaltung und Steuerung der Beziehung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten.
Lizenz
Der Prozess der Verwaltung von Verträgen im Zusammenhang mit Lizenzen, einschließlich Vereinbarungen über die Nutzung von geistigem Eigentum oder Software.
M
Managed Services
Der Prozess der Auslagerung der Verwaltung eines Vertrags an einen Drittanbieter.
Meilenstein
Ein definierter Kontrollpunkt zur Nachverfolgung des Fortschritts eines Vertrags, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen ausgeführt wird.
Metriken
Quantifizierbare Messgrößen, die zur Bewertung der Leistung eines Vertrags verwendet werden, z. B. Kosten, Zeitplan und Qualität.
N
Neuverhandlung
Der Prozess der Überarbeitung oder Änderung der Bedingungen eines bestehenden Vertrags.
Nichtkonformität
Die Nichteinhaltung der Vertragsbedingungen.
O
Obligationen
Der Prozess der Verwaltung der Verpflichtungen der am Vertrag beteiligten Parteien, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig und zufriedenstellend erfüllt werden.
Offenlegung
Der Akt der Offenlegung oder Bekanntgabe von relevanten Informationen über einen Vertrag.
Onboarding
Der Prozess der Einführung neuer Vertragsparteien in einen Vertrag, einschließlich der Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Schulungen.
P
Partei
Eine Person, Organisation oder Einheit, die an einem Vertrag beteiligt ist.
Prüfungsklausel
Eine Bestimmung in einem Vertrag, die es einer Partei erlaubt, die Unterlagen der anderen Partei zu prüfen, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen.
R
Rahmenvertrag für Dienstleistungen
Ein Vertrag, der die allgemeinen Bedingungen für mehrere Verträge zwischen denselben Parteien festlegt.
Rechtsstreit
Der Prozess der Bewältigung von Rechtsstreitigkeiten, die im Zusammenhang mit einem Vertrag entstehen können.
Regulierung
Ein Satz von Gesetzen und Regeln, die das Handeln und Verhalten der an einem Vertrag beteiligten Parteien steuern.
Richtlinie
Ein Satz von Regeln, Leitlinien oder Verfahren, die die Ausfertigung und Verwaltung von Verträgen steuern.
Risikomanagement
Der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Risiken im Zusammenhang mit einem Vertrag sowie der Entwicklung von Strategien zu deren Minderung oder Steuerung.
S
Service Level Agreement (SLA)
Ein Vertrag, der das Mindestmaß an Leistung definiert, das ein Anbieter einem Kunden gegenüber erbringen muss.
Sichtbarkeit
Das Maß an Transparenz und Zugang zu Informationen im Zusammenhang mit einem Vertrag.
Sorgfaltspflicht
Die Untersuchung und Analyse eines potenziellen Geschäftspartners oder einer Investition, die vor dem Abschluss eines Vertrags durchgeführt wird, um die Risiken und potenziellen Vorteile der Beziehung zu bewerten.
Stakeholder
Personen oder Organisationen, die ein berechtigtes Interesse am erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder an der Erfüllung eines Vertrags haben.
Streitfall
Der Prozess der Beilegung von Streitigkeiten oder Konflikten, die zwischen den Vertragsparteien entstehen. Dies kann Schlichtung, Schiedsverfahren oder rechtliche Schritte umfassen.
U
Übergang
Der Prozess des Übergangs von einem Vertrag zum anderen oder von einer Vertragsphase zur nächsten.
Überwachung
Der Prozess der Verfolgung des Fortschritts und der Erfüllung eines Vertrags, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen ausgeführt wird.
Umsetzung
Der Prozess der Einrichtung und Installation eines CLM-Systems, einschließlich der Konfiguration des Systems, der Benutzerschulung und der Datenmigration.
Unterschrift
Die Unterzeichnung eines Vertrags, mit der die Annahme seiner Bedingungen und Konditionen bekundet wird.
V
Validierung
Der Prozess der Überprüfung, ob ein Vertrag die erforderlichen Anforderungen und Standards erfüllt.
Vereinbarung
Ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien.
Verfall
Das Datum, an dem ein Vertrag nicht mehr gültig ist.
Verhandlung
Der Prozess der Erörterung und Vereinbarung der Vertragsbedingungen mit der/den anderen Partei(en).
Verlängerung
Der Prozess der Verlängerung der Laufzeit eines bestehenden Vertrags.
Versionskontrolle
Der Prozess der Pflege verschiedener Versionen eines Vertrags und der Nachverfolgung der im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen.
Verstoß
Eine Verletzung der Bedingungen und Konditionen eines Vertrags.
Vertrag
Eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien.
Vertragsanalytik
Die Fähigkeit, Vertragsdaten, wie z. B. Vertragsausgaben, Lieferantenleistung und Ablaufdaten, zu analysieren und darüber zu berichten.
Vertragsbedingungen
Ein Abschnitt eines Vertrags, der die konkreten Einzelheiten und Regeln festlegt, auf die sich die beteiligten Parteien geeinigt haben. Dazu können Zahlungsbedingungen, Lieferpläne und die Verantwortlichkeiten jeder Partei gehören.
Vertragsbruch
Ein Versäumnis einer oder mehrerer Parteien, ihre Verpflichtungen aus einem Vertrag zu erfüllen.
Vertragsdurchführung
Der Prozess der formellen Ausführung oder Unterzeichnung eines Vertrags, wodurch dieser rechtsverbindlich wird.
Vertragserstellung
Der Prozess der Ausarbeitung und des Abschlusses eines Vertrags, einschließlich der Aushandlung der Bedingungen und der Einholung der Zustimmung aller beteiligten Parteien.
Vertragsmanagement
Der Gesamtprozess der Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, einschließlich Erstellung, Ausführung und laufender Verwaltung.
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
Ein rechtsgültiger Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien zum Schutz vertraulicher Informationen, die bei der Aushandlung oder Ausführung eines Vertrags ausgetauscht werden. Siehe auch: Was ist ein NDA?
Vorlage
Ein vorformatiertes Dokument, das als Ausgangspunkt für die Erstellung neuer Verträge dient.
W
Wartung
Der Prozess, einen Vertrag auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass er weiterhin den Bedürfnissen der beteiligten Parteien entspricht.
Workflow-Management
Der Prozess der Verwaltung und Automatisierung der Schritte, die im Vertragslebenszyklus anfallen.
Z
Zahlung
Die Übertragung von Geldmitteln von einer Partei an eine andere als Gegenleistung für Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten, die im Rahmen eines Vertrags erbracht werden.
Zeitplan
Der Zeitplan für die Fertigstellung von Aufgaben, Liefergegenständen und anderen Verpflichtungen aus einem Vertrag.
Zweck
Der Grund oder das Ziel, zu dem ein Vertrag geschlossen wird.
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