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Vertragsautomatisierung

Glossar für Contract Lifecycle Management (CLM)

Jan 23, 2023
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3
min Lesezeit

Das Vertragsmanagement ist der Prozess der Erstellung, Pflege und Verwaltung von Verträgen zwischen zwei oder mehreren Parteien. Es ist ein wichtiger Aspekt jedes Unternehmens, da Verträge verwendet werden, um rechtlich bindende Vereinbarungen festzulegen, die die Bedingungen und Konditionen einer bestimmten Transaktion oder Beziehung beschreiben.

Um Verträge zu verstehen und effektiv zu verwalten, ist es wichtig, sich mit den häufigen Fachbegriffen des Vertragsmanagements vertraut zu machen.

A

Abwandlung

Eine Änderung der ursprünglichen Vereinbarung, die von beiden Parteien vereinbart werden muss.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen, die in den meisten Verträgen vorkommen, wie Zahlungsbedingungen, Kündigungsklauseln und Garantien.

Angebot

Ein Vorschlag oder ein Angebot zum Abschluss eines Vertrags.

Änderungsantrag

Eine Änderung oder Modifizierung eines Vertrags.

Abtretungsempfänger

Die Partei, auf die Rechte oder Pflichten aus einem Vertrag übertragen werden.

Automatisierung

Der Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Automatisierung verschiedener Aufgaben und Prozesse im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung.

Auftragsverwaltung

Der Prozess der Verwaltung von Bestellungen und anderen Verträgen im Zusammenhang mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen, die in den meisten Verträgen vorkommen, wie Zahlungsbedingungen, Kündigungsklauseln und Garantien.

B

Beschleunigungsklausel

Eine Bestimmung in einem Vertrag, die es einer Partei erlaubt, die Erfüllung ihrer Verpflichtungen zu beschleunigen, in der Regel im Falle eines Verzugs der anderen Partei.

Benachrichtigung

Der Prozess der Unterrichtung der Parteien über wichtige Ereignisse wie Vertragsverlängerungen, -abläufe und -beendigungen.

Bewertung

Der Prozess der Bewertung der Leistung eines Vertragsmanagementsystems, um festzustellen, ob es den Bedürfnissen der Organisation entspricht.

Business-to-Business

Verträge zwischen Unternehmen und nicht zwischen einem Unternehmen und einem Verbraucher.

C

Compliance

Der Vorgang der vorzeitigen Beendigung eines Vertrags, entweder im gegenseitigen Einvernehmen der beteiligten Parteien oder aufgrund eines Vertragsbruchs.

Compliance

Die Befolgung der Regeln, Vorschriften, Normen und Richtlinien gemäß dem Vertrag.

D

Deliverables

Die Waren oder Dienstleistungen, die eine Partei der anderen im Rahmen eines Vertrags zur Verfügung stellen muss.

Dauer

Die Dauer, für die ein Vertrag gültig ist.

Durchsetzung

Der Prozess, der sicherstellt, dass beide Vertragsparteien ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen.

E

Elektronische Unterschrift

Eine digitale Darstellung einer Unterschrift, die rechtsverbindlich ist und in vielen Vertragsverwaltungsprogrammen zur elektronischen Abwicklung von Verträgen verwendet wird.

E-Vertrag

Ein Vertrag, der elektronisch erstellt, ausgeführt und gespeichert wird.

Entwürfe

Die ursprüngliche Erstellung eines Vertrags, die in der Regel von Juristen oder den beteiligten Parteien vorgenommen wird.

Erweiterung

Der Prozess der Verlängerung der Laufzeit eines Vertrags über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus.

Erfüllung

Der Prozess der Erfüllung der Bedingungen eines Vertrags.

G

Generation

Der Prozess der Erstellung neuer Verträge auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen und deren Anpassung an die jeweiligen Anforderungen.

Gegenpartei

Die andere an einem Vertrag beteiligte Partei.

Geschäftsprozessautomatisierung

Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben im Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements, wie z. B. die Weiterleitung von Verträgen zur Prüfung und Genehmigung.

Governance

Der Prozess der Einführung und Aufrechterhaltung von Strategien und Verfahren zur Verwaltung von Verträgen und zur Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.

H

Haftung

Rechtlich für etwas verantwortlich sein.

Honorarverwaltung

Der Prozess der Verwaltung von Gebühren, die mit einem Vertrag verbunden sind, wie z. B. Rechtskosten, Beratungskosten und Verwaltungskosten.

Höhere Gewalt

Eine Klausel, die es einer Partei ermöglicht, von der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen befreit zu werden, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, z. B. Naturkatastrophen oder Krieg.

I

Integration

Der Prozess der Verbindung eines CLM-Systems mit anderer Software und anderen Systemen, wie CRM, ERP und Buchhaltung, um die Vertragsverwaltung zu optimieren und den Datenaustausch zu automatisieren.

Indizierung

Der Prozess der Organisation und Kategorisierung von Verträgen für ein einfaches Wiederauffinden und Suchen.

K

Klausel

[Eine spezifische Bestimmung oder ein Abschnitt in einem Vertrag, in dem die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien festgelegt sind].

Kollaboration

Die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig und in Echtzeit an einem Vertrag arbeiten können, um den Prüfungs- und Verhandlungsprozess zu beschleunigen.

L

Lizenz

Der Prozess der Verwaltung von Verträgen im Zusammenhang mit Lizenzen, einschließlich Vereinbarungen über die Nutzung von geistigem Eigentum oder Software.

Leistungsindikator (KPI)

Ein messbarer Wert, der angibt, wie gut ein Unternehmen die wichtigsten Geschäftsziele erreicht.

Lebenszyklus-Management

Der Prozess der Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus, von der Gründung bis zur Ausführung und dem Abschluss.

M

Meilenstein

Der Prozess der Verfolgung des Fortschritts und der Erfüllung eines Vertrags, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen ausgeführt wird.

Metriken

Quantifizierbare Messgrößen, die zur Bewertung der Leistung eines Auftrags verwendet werden, z. B. Kosten, Zeitplan und Qualität.

Managed Services

Der Prozess der Auslagerung der Verwaltung eines Vertrags an einen Drittanbieter.

N

Nichtkonformität

Die Nichteinhaltung der Vertragsbedingungen.

O

Obligationen

Der Prozess der Verwaltung der Verpflichtungen der am Vertrag beteiligten Parteien, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig und zufriedenstellend erfüllt werden.

Offenlegung

Der Akt der Offenlegung oder Bekanntgabe von relevanten Informationen über einen Vertrag.

Onboarding

Der Prozess der Einführung neuer Vertragsparteien in einen Vertrag, einschließlich der Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Schulungen.

P

Prüfungsklausel

Eine Bestimmung in einem Vertrag, die es einer Partei erlaubt, die Unterlagen der anderen Partei zu prüfen, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen sicherzustellen.

R

Rechtsstreit

Der Prozess der Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten, die im Zusammenhang mit einem Vertrag entstehen können.

Rahmenvertrag für Dienstleistungen

Ein Vertrag, der die allgemeinen Bedingungen für mehrere Verträge zwischen denselben Parteien festlegt.

S

Streitfall

Der Prozess der Beilegung von Streitigkeiten oder Konflikten, die zwischen den Vertragsparteien entstehen. Dies kann Schlichtung, Schiedsverfahren oder rechtliche Schritte umfassen.

Sorgfaltspflicht

Die Untersuchung und Analyse eines potenziellen Geschäftspartners oder einer Investition, die vor dem Abschluss eines Vertrags durchgeführt wird, um die Risiken und potenziellen Vorteile der Beziehung zu bewerten.

U

Umsetzung

Der Prozess der Einrichtung und Installation eines CLM-Systems, einschließlich der Konfiguration des Systems, der Benutzerschulung und der Datenmigration.

Überwachung

Der Prozess der Verfolgung des Fortschritts und der Erfüllung eines Vertrags, um sicherzustellen, dass er wie vorgesehen ausgeführt wird.

V

Vereinbarung

Ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien.

Vertragsbruch

Ein Versäumnis einer oder mehrerer Parteien, ihre Verpflichtungen aus einem Vertrag zu erfüllen.

Vertragsanalytik

Die Fähigkeit, Vertragsdaten, wie z. B. Vertragsausgaben, Lieferantenleistung und Ablaufdaten, zu analysieren und darüber zu berichten.

Vertrag

Eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien.

Vertragserstellung

Der Prozess der Ausarbeitung und des Abschlusses eines Vertrags, einschließlich der Aushandlung der Bedingungen und der Einholung der Zustimmung aller beteiligten Parteien.

Vertragsdurchführung

Der Prozess der formellen Ausführung oder Unterzeichnung eines Vertrags, wodurch dieser rechtsverbindlich wird.

Vertragsmanagement

Der Gesamtprozess der Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, einschließlich Erstellung, Ausführung und laufende Verwaltung.

Vollstreckung

Der Prozess der Unterzeichnung und des Abschlusses eines Vertrages, wodurch dieser rechtsverbindlich wird.

Verfall

Das Datum, an dem ein Vertrag nicht mehr gültig ist.

Verhandlung

Der Prozess der Erörterung und Vereinbarung der Vertragsbedingungen mit der/den anderen Partei(en).

Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Ein rechtsgültiger Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien zum Schutz vertraulicher Informationen, die bei der Aushandlung oder Ausführung eines Vertrags ausgetauscht werden.

W

Wartung

Der Prozess, einen Vertrag auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass er weiterhin den Bedürfnissen der beteiligten Parteien entspricht.

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Erstellung einer Vertragsdatenbank: Von MS Excel zum CLM-System

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