Ich bin echt digital, Baby

Im Angesicht der selbst verabreichten Haarschnitte, die heutzutage auf Zoom-Anrufen zu sehen sind, wird sich wohl herausstellen, dass Friseure nichts zu befürchten haben, was ihre langfristigen Daseinsberechtigung angeht. Dasselbe gilt allerdings nicht für viele andere Unternehmen, die von der heraneilenden Zukunft umgerissen wurden. 

Die Seuche, die die Welt heimgesucht hat, hat das Wachstum des Internets ohne Zweifel beschleunigt und uns in die Zukunft katapultiert. Mit einem Schlag mussten einige Unternehmen im März 2020 einen Sprung ins Jahr 2025 schaffen. Ohne Vorwarnung, gleich wie Pubertierende, die von ihren Freunden zu verschlafener Zeit zu einer Mutprobe geweckt werden. 



Vertragssoftware erleben

Für einige Unternehmen, war dies der sprichwörtliche Weckruf - um im obigen Bild zu bleiben - und kam naturgemäß mit einem Aktivitätsschub, aber eine große Zahl von Unternehmen wurde unvorbereitet mit der Zukunft konfrontiert. 

Eine Vielzahl von Geschäften in der Offline-Welt haben in den letzten Wochen eine sehr intensiven Blick in die Zukunft erhalten, wenn Leute nicht mehr wie gewohnt tagtäglich, in die Zementblöcke und Stahl -und Glasburgen reisen wollen oder können, um ihre Einkäufe zu erledigen. Viele kleine Restaurants und Tante-Emma-Läden werden wohl auch nie wieder eröffnen, weil Lieferrestauraunts ihren Platz eingenommen haben werden. Fitnessstudio-Betreiber werden möglicherweise auch feststellen, dass Kunden, die es gewohnt sind, zu Hause zu trainieren, nicht mehr so häufig kommen werden.

Sieht man sich Unternehmen an, die sich erfolgreich in der Krise bewähren konnten, und trotz anfänglicher Orientierungslosigkeit wieder schnell Triff fassen konnten, so werde im wesentlichen zwei weitere Lektionen sichtbar. 

Erstens: Organisationen können sich schneller bewegen, als sie es je in der Regel für möglich gehalten hätten. Zweitens: Einsatz von Technologie in der gesamten Organisation inklusive Verwaltung, Vertrieb und Rechtsabteilung macht sich bereits nach wenigen Tagen in der Abgeschiedenheit der eigenen Räumlichkeiten bezahlt. Denn nichts stellt eine Organisation vor größere Schwierigkeiten, als wenn Prozessketten, die sonst nun einen Gang entfernt lagen, plötzlich im Nirvana enden, weil Verantwortliche einfach nicht erreichbar sind, oder Dokumente nicht mehr auffindbar sind. 

Flexible Büroräume für flexibles Arbeiten

In den nächsten Tagen nachdem sich der Staub der Krise auf die Mühlen der Zeit zu legen beginnt, werden sich Manager von Firmen, die während der Krise eine Phase des Erwachens durchlaufen sind, die Frage gefallen lassen müssen, ob Teams zwangsweise im selben Büro zusammenkommen müssen, um effektiv zusammenarbeiten zu können, oder ob das gelegentliche Treffen im Büro nicht die Norm statt die Ausnahme darstellt. Diese Frage drängt sich insbesondere für solche Manager auf, die schon einmal einen produktiven Arbeitstag in den verlassenen Bürohallen verbringen durften, ohne dabei gezwungen zu sein auf die üblichen Konzentrationsfördernden Hilfsmittel wie Oropax und Kopfhörer zurückgreifen zu müssen.

Auch der Anrufbeantworter sollte sich eigentlich gegen die E-Mail behaupten

Denjenigen, die bezweifeln, ob Videoanrufe jemals ein persönliches Treffen ersetzen können, sei gesagt, dass auch bereits die Verteidiger aufgezeichneter Sprachnachrichten einmal gesagt haben, dass E-Mails niemals den Tonfall und den Geist einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter einfangen könnten. Der Rest ist Geschichte.

Das Büro bring Beziehungen hervor, aber nicht unbedingt mehr Produktivität

Manager werden auch viel eher bereit sein, zu akzeptieren, dass ihre Teams nicht mehr in einem Büro erscheinen müssen, nur um zu demonstrieren, dass sie arbeiten. Viele haben entdeckt, dass der Produktivitätsschub, der durch weniger soziale Unterbrechungen erzielt wird, den Verlust der Kameradschaft mehr als ausgleicht.  Dies bedeutet nicht das Ende von Büros, aber es bedeutet wahrscheinlich eine Zukunft, in der Manager eher bereit sind, ihre Mitarbeiter einige Zeit von zu Hause aus arbeiten zu lassen. 

Software für Teamkommunikation aufbauen, Präsenzkultur abbauen

Unternehmen werden sich nach auch nach der Krise schwer tun, umgehend Ihre Präsenzkulturen aufzugeben. Gerade weil die aktuelle Garde an Führungskräfte erst unter der Ägide der Präsenzkultur an Ihre aktuelle Position gekommen ist, ist deren komplette Abschaffung mindestens noch eine Manager Generation entfernt. Wie auch der Mensch verschiedene evolutionäre Stufen durchläuft, durchlaufen auch Unternehmen verschiedene Stufen der Entwicklung. Dies bedingt auf jeder Stufe eine Veränderung bestehender Verhaltensmuster, insbesondere bei Führungskräften.

Montagmorgenbesprechung gegen den Rest der Welt

Neben die ständigen Gefahr eines neuerlichen Ausbruchs einer Pandemie treten zudem in regelmäßigen Abständen neue Entwicklungen in der Welt und auf den Märkten, die anfangs uneindeutig sind und dann mit hoher Geschwindigkeit und oftmals gleichzeitig stattfinden. Gegen die große Wucht der stetig anbrandenden Innovations- und Entwicklungswellen sind die bisherigen konventionellen Deiche der Teamkommunikation, vulgo Montagmorgenbesprechung oder Vierteljährliche Performance-Review vorort im Chefbüro, mittlerweile völlig ungeeignet.  

Leinen los, wir heben ab 

Neue Mittel müssen her, um mit den gewachsenen Herausforderungen umzugehen. Bewährte Gäule sind dennoch keineswegs nutzlos. Sie müssen nur entsprechend aufgerüstet werden. So ist eine Telefonanlage auch in der Krise zwar ein bewährtes Mittel zur Kommunikation. Ist sie aber statisch mit einem Ort verbunden, ist sie leider nur bedingt zu gebrauchen. Macht man aber die Telefone IP tauglich, dann kann man rasch mittels geringen aufwand und gängiger Software Telefonat auf den eigenen Rechnern entgegennehmen.

Reply to all war gestern

Komplementieren sollte man Softphones oder IP-Telefone allerdings auch mit potenten Mitteln für die interne Kommunikation, denn nicht jede kleine Information eignet sich für den gesamten E-Mailverteiler inklusive Vorstand und Aufsichtsrat. Auch das Telefon bietet sich nicht an, um Informationen an einen größeren Kreis zu verteilen, es sei denn Ihre Mitarbeiter haben viel Zeit.

Elektronisch in Nachbarbüro

Genau für diese Fälle gibt es Kommunikationsdienste wie Slack und Teams, die möglich machen, Informationen und Dokumente mit dem Team zu teilen. Mitglieder können die Informationen dann abrufen, wenn sich die Zeit bietet, oder wenn die Information aktiv gesucht wird. Auch der Vorstand kann sich somit jederzeit ein Bild zum Vorgehen im Unternehmen machen, ohne dass er oder sie das gesamte Unternehmen mit einem Anruf in Aufruhr versetzt. Zusätzlich ersetzt die integrierte Videosoftware den sonst üblichen kurzen Weg in das Nachbarbüro, um Arbeit von Angesicht zu Angesicht ganz herkömmlich, aber dennoch modern und ortsungebunden zu besprechen.

Kollaboratives Arbeiten, my ass

Am Anfang steht das (kollaborative) Wort. 

Dies gilt ganz besonders für Wissensarbeiter, auch wenn sich sich im Homeoffice befinden. Kollaboratives Schreiben bezeichnet Projekte bei denen mehrere Personen in Zusammenarbeit Texte erstellen. So können auch sich untereinander nicht kennende Autoren zusammen an einem Text arbeiten. Ein ideales Konzept möchte man meinen, dennoch ist es in Deutschland noch nicht Usance, Dokumente kollaborativ und am besten auch noch parallel zu bearbeiten und oder zu erstellen. 

Dokument_final_final_3.docx ist erst der Anfang vom Ende

Zu oft sieht man sich weiterhin mit einer nicht enden wollenden Reihe von E-Mails und Word-Dokumenten mit Änderungen und den Änderungen der Änderungen konfrontiert, die allesamt an verteilt und natürlich in mehrstündigen Konferenzen iterativ besprochen werden müssen. Zeugen dieser Auswüchse sind Dokumentennamen wie Dokument_final_22.docx. Oder auch Dokument_final_final_3.docx. Diese Wahnsinn können nur noch Anwälte überbieten, die mit Ihren eigenen Dokumentenmanagementsystemen zusätzlich noch weitere Verwirrung in den Dokumentendschungel bringen, indem sie sämtlichen Dokumentennamen ihre eigene Nomenklatur aufzwingen. Am Ende der Dokumentenhölle stehen Dokumentenvergleich mit Versions-, Datums- und Gattungsbezeichnung. Das liest sich dann so: 2342323423_Dokument_final_22_v_232422349_Dokument_final_23.docx.

Parallele Textverarbeitung ist nicht mehr Star Wars

Vermeiden ließe sich dieser Wahnsinn mit Textverarbeitungsprogramme, die es mehreren Personen gleichzeitig oder auch asynchron gestattet, Dokumente zu bearbeiten. Am besten noch direkt über den Browser ohne zusätzlichen Installationsaufwand und Schulungen für neue Versionen. Damit gäbe man auch Verantwortungsträgern die Möglichkeiten, den Stand der Arbeiten jederzeit einzusehen, ohne dass es am Ende zu üblichen Überraschungen und Überarbeitungsrunden kommt. Gute Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten mittlerweile fast alle Anbieter von Office Software. 

Digitale Signatur, das ungeliebte Kind erfährt plötzliche Zuneigung

Die digitale Signatur ist das ungeliebte Kind der offline-arbeitenden Anwaltschaft.

Bislang fand die digitale Signatur nur wenig Beachtung, weil man lieber Papier ausdruckte, um es dann zu unterschreiben, um es anschließend einzuscannen und per E-Mail zu verteilen. Traditionalisten sehen hier auch noch den Weg zur Post, um die Quadratur des Kreises zu vollenden. 

Abgesehen von Papierfabriken ergeben sich nur für wenige Unternehmen Vorteile aus der Unterschrift mit Tinte auf Papier

Viel Arbeit für einen Prozess, der sich über eine digitale Signatur einfacher und effizienter abbilden ließe. Doch leider bedeutet digital auch sich mit neuen Technologie aktiv zu beschäftigen und dann ist dann ist da auch noch das leidige Thema des Datenschutzes, das ständig an den Technologiethemen zu kleben scheint. Für viele Menschen sind das zuviele Fragezeichen, trotz offensichtlicher Vorteile.

Bewährte Technologie in fast neuen Schläuchen

Die digitale Signatur ist, auch wenn man aktuell einen anderen Eindruck bekommt, keine Erscheinung der letzten Monate. Sie ist seit ihrer rechtlichen Einführung im Jahr 2014 durch die eIDAS-Verordnung in nationales Gesetz übergegangen und liegt in der rechtlichen Wirkung mit der handschriftlichen Signatur gleich auf. Die zugrunde liegende, bewährte Technologie der digitalen Signatur stammt sogar bereits aus den 80er Jahren, als das Internet ausschließlich von Militärs genutzt wurde. Trotzdem hat sie in den letzten Jahren bis auf wenige Ausnahmen nur geringe Beachtung erfahren.

Verträge und Spiele für alle

In der aktuellen Krise findet die digitale Signature einen neuen noch nie dagewesenen Aufwind. Plötzlich sieht man sich damit konfrontiert, dass Prokuristen oder Geschäftsführer im Home Office nahezu unerreichbar sind, und mit der Post versendete Dokumente bedeutet nur eingeschränkt handlungsfähig zu sein. Nebenbei vereinfacht sie den Unterschriftenprozess deutlich, da ein digitale unterschriebene Dokument nicht gedruckt verwahrt werden muss, sondern zentral abgelegt werden kann, und somit für alle diejenigen, die mit den Verträgen und deren darin enthaltenen Vereinbarungen leben und arbeiten müssen, einsehbar ist. 

Zentrale digitale Dokumentenverwaltung für dezentrale Teams

Zentral ist das neue dezentral

Damit wären wir auch schon beim nächsten Punkt erfolgreicher Unternehmen. Eine zentrale Dokumentenverwaltung für dezentral arbeitenden Teams. Eine zentrale Dokumentenstruktur versehen mit einem funktionierenden Rechtevergabesystem garantiert für alle jene Mitarbeit mit passender Berechtigung Zugriff auf Dokumente, die für die tägliche Arbeit notwendig sind  - und das auch aus der Abgeschiedenheit des Home Offices heraus. 

Dokumentenablage ist gut, nur erreichbar sollte sie für alle sein

Dezentrale Ablage bedeutet im Zweifel auch lokale Ablage von Dokumenten auf den Rechnern im Büro, die im Falle einer neuerlichen verordneten Diaspora dort nicht mehr erreichbar wären. Vom Thema Datensicherheit bei Ablage von Dokumente auf lokalen Festplatten wollen wir hier an dieser Stelle erst gar nicht sprechen.

Geteilte Dokumente bedeuten geteilte Arbeit

Die Erfahrung lehrt, in erfolgreichen Organisationen können Informationen mit verschiedenen internen Teams ohne Friktion geteilt werden, um Prozesse jederzeit am laufen zu halten. Ein per E-Mail verteiltes Dokument erfüllt diese Anforderung nicht, da sich parallele Änderungen verschiedener Nutzer überschneiden könnten und mehrere Teams gleichzeitig die selbe Arbeit machen. 

Vertragssoftware, zur Hilfe!

Eine zentrale Dokumentenablage ist für viele im privaten Leben nicht mehr wegzudenken. Im beruflichen Alltag steht man mit deren Einführung erst am Anfang. Doch offensichtlich ist für viele schon jetzt: wenn man sich einmal im Dschungel der Boxes und der Drives zurecht gefunden hat, liegen die Vorteile auf der Hand.

Mammutaufgaben sind sowas von Steinzeit

Dennoch lautert hier eine Gefahr. Eine Dokumentenablage eignet sich sehr gut für die Ablage herkömmlicher Textdokumente und Präsentationen.  Versucht man allerdings die Dokumentenablage für die Vertragsablage einzusetzen, kommt man schnell an deren Grenzen. Insbesondere wenn Organisationen mit hohen Vertragsvolumina und verschiedenen Vertragsvorlagen versuchen, Vertragsfristen, eingesetzte Paragraphen und rechtliche Risiken adäquat zu managen und zu verfolgen. Möchte man dann alte Verträge durch neue Side-Letter oder komplett neue Verträge ersetzen, steht man oft vor einer Mammutaufgabe, die vielen Unternehmen nicht mehr bewältigen können.

Ende gut, Software gut

Daher ist man gut beraten, möglichst früh auf eine spezialisierte Vertragssoftware zu setzen, die solche Probleme erst gar nicht aufkommen lässt. Ein Anbieter hierfür ist unter anderem auch top.legal. 

top.legal ist eine Agreement-Software für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Verträgen, die Unternehmen dabei unterstützt, Verträger schneller zu vereinbaren und gleichzeitig tiefe Einblicke in Vertragsdaten zu gewähren. Die AI-gestützte Software bietet Vertragserstellung und -verhandlung, eine digitale Signatur und erspart Unternehmen bis zu 90% der Zeit, die sie für Verträge aufwenden müssen.

Durch die reibungslose, designorientierte Benutzeroberfläche eignet sich top.legal sehr gut für schnell-wachsende Organisation.


Es ist Zeit für eine Veränderung

Wenn Sie für wichtige Geschäftsdokumente wie Verträge und Angebote immer noch Microsoft Word verwenden, werden Sie wahrscheinlich nicht die besten Ergebnisse erzielen. Sie erschweren es Ihren Empfängern, sie auf mobilen Geräten zu lesen, zwingen sie zu unnötigen Schritten, um sie zu unterschreiben, und verpassen wertvolle Gelegenheiten, interaktive Inhalte wie Videos, Preistabellen und andere Elemente einzubinden, um Ihre Botschaft zu vermitteln.


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