Digitalisierung im Job: Große Umwälzungen in der Arbeitswelt

Ortsunabhängiges Arbeiten hat sich in den vergangenen Jahren vom Ausnahmefall zur Selbstverständlichkeit entwickelt. Für einige Unternehmen war das der sprichwörtliche Weckruf und kam mit einem Aktivitätsschub. Eine große Zahl anderer Organisationen wurde von dieser Zukunft dagegen unvorbereitet getroffen.

Viele Geschäfte in der Offline-Welt haben einen intensiven Blick in diese Zukunft erhalten: Menschen wollen oder können nicht mehr täglich in die Zement-, Stahl- und Glasburgen der Innenstädte reisen, um ihre Einkäufe zu erledigen. Manche kleine Restaurants und Tante-Emma-Läden haben nie wieder geöffnet, weil Lieferdienste ihren Platz eingenommen haben. Und Fitnessstudios stellen fest, dass Kunden, die sich das Training zu Hause angewöhnt haben, seltener kommen.

Sieht man sich Unternehmen an, die sich trotz anfänglicher Orientierungslosigkeit schnell neu aufgestellt haben, werden zwei Lektionen sichtbar. Erstens: Organisationen können sich schneller bewegen, als sie es je für möglich gehalten hätten. Zweitens: Der Einsatz von Technologie über die gesamte Organisation hinweg – Verwaltung, Vertrieb und Rechtsabteilung – macht sich schon nach wenigen Tagen bezahlt, wenn Teams verteilt arbeiten. Denn nichts stellt eine Organisation vor größere Schwierigkeiten, als wenn Prozessketten plötzlich im Nichts enden, weil Verantwortliche nicht erreichbar oder Dokumente nicht auffindbar sind.

Flexible Büroräume für flexibles Arbeiten

Manager von Unternehmen, die eine Phase des Umdenkens durchlaufen haben, müssen sich die Frage gefallen lassen, ob Teams zwingend im selben Büro zusammenkommen müssen, um effektiv zusammenzuarbeiten – oder ob das gelegentliche Treffen im Büro die Norm statt die Ausnahme sein sollte. Diese Frage drängt sich besonders für alle auf, die schon einmal einen produktiven Arbeitstag in ruhigen Büroräumen verbracht haben, ohne auf Oropax und Kopfhörer zurückgreifen zu müssen.

Auch der Anrufbeantworter sollte sich einmal gegen die E-Mail behaupten

Wer bezweifelt, ob Videoanrufe je ein persönliches Treffen ersetzen können, sei daran erinnert: Auch die Verteidiger aufgezeichneter Sprachnachrichten sagten einmal, E-Mails könnten niemals Tonfall und Geist einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter einfangen. Der Rest ist Geschichte.

Das Büro bringt Beziehungen hervor, aber nicht unbedingt mehr Produktivität

Manager sind zunehmend bereit zu akzeptieren, dass ihre Teams nicht mehr im Büro erscheinen müssen, nur um zu zeigen, dass sie arbeiten. Viele haben entdeckt, dass der Produktivitätsschub durch weniger soziale Unterbrechungen den Verlust an Kameradschaft mehr als ausgleicht. Das bedeutet nicht das Ende des Büros, aber wahrscheinlich eine Zukunft, in der Führungskräfte eher bereit sind, ihre Mitarbeitenden zeitweise von zu Hause aus arbeiten zu lassen.

Software für Teamkommunikation aufbauen, Präsenzkultur abbauen

Unternehmen tun sich schwer damit, ihre Präsenzkulturen umgehend aufzugeben. Gerade weil die aktuelle Garde an Führungskräften unter der Ägide der Präsenzkultur an ihre Position gekommen ist, ist deren vollständige Abschaffung noch mindestens eine Manager-Generation entfernt. Wie der Mensch durchlaufen auch Unternehmen verschiedene Entwicklungsstufen – und jede erfordert eine Veränderung bestehender Verhaltensmuster, besonders bei Führungskräften.

Montagmorgenbesprechung gegen den Rest der Welt

In immer kürzeren Abständen treten neue Entwicklungen in Welt und Märkten auf, die anfangs uneindeutig sind und dann mit hoher Geschwindigkeit und oft gleichzeitig eintreffen. Gegen diese Wucht ständig anbrandender Innovations- und Entwicklungswellen sind die konventionellen Deiche der Teamkommunikation – Montagmorgenbesprechung oder vierteljährliches Performance-Review im Chefbüro – längst ungeeignet.

Leinen los, wir heben ab

Neue Mittel müssen her, um mit gewachsenen Herausforderungen umzugehen. Bewährte Werkzeuge sind deshalb nicht nutzlos, sie müssen nur aufgerüstet werden. Eine Telefonanlage ist ein bewährtes Kommunikationsmittel – ist sie aber statisch an einen Ort gebunden, taugt sie nur bedingt. Macht man die Telefonie IP-fähig, lassen sich Gespräche mit geringem Aufwand und gängiger Software direkt am Rechner entgegennehmen.

Reply to all war gestern

Ergänzen sollte man Softphones und IP-Telefone mit starken Mitteln für die interne Kommunikation. Denn nicht jede kleine Information eignet sich für den gesamten E-Mail-Verteiler inklusive Vorstand und Aufsichtsrat. Auch das Telefon eignet sich nicht, um Informationen an einen größeren Kreis zu verteilen – es sei denn, Ihre Mitarbeitenden haben viel Zeit.

Elektronisch ins Nachbarbüro

Genau dafür gibt es Kommunikationsdienste wie Slack und Teams. Sie machen es möglich, Informationen und Dokumente mit dem Team zu teilen. Mitglieder rufen sie ab, wenn die Zeit es zulässt oder die Information aktiv gesucht wird. Auch der Vorstand kann sich jederzeit ein Bild machen, ohne mit einem Anruf das ganze Unternehmen in Aufruhr zu versetzen. Die integrierte Videosoftware ersetzt zudem den kurzen Weg ins Nachbarbüro und macht die Abstimmung von Angesicht zu Angesicht ortsunabhängig.

Kollaboratives Arbeiten

Am Anfang steht das (kollaborative) Wort.

Das gilt besonders für Wissensarbeit, auch im Homeoffice. Kollaboratives Schreiben bezeichnet Projekte, bei denen mehrere Personen gemeinsam Texte erstellen. So können selbst Autoren, die sich nicht kennen, zusammen an einem Text arbeiten. Ein ideales Konzept, möchte man meinen – und dennoch ist es in Deutschland noch nicht selbstverständlich, Dokumente kollaborativ und am besten parallel zu bearbeiten.

Dokument_final_final_3.docx ist erst der Anfang vom Ende

Zu oft sieht man sich mit einer nicht enden wollenden Reihe von E-Mails und Word-Dokumenten konfrontiert – mit Änderungen und den Änderungen der Änderungen, die alle verteilt und in mehrstündigen Konferenzen iterativ besprochen werden müssen. Zeugen dieser Auswüchse sind Dateinamen wie Dokument_final_22.docx oder Dokument_final_final_3.docx. Diesen Wahnsinn überbieten nur noch Anwälte, die mit eigenen Dokumentenmanagementsystemen zusätzliche Verwirrung stiften, indem sie jedem Dateinamen ihre eigene Nomenklatur aufzwingen.

Parallele Textverarbeitung ist nicht mehr Star Wars

Vermeiden ließe sich das mit Textverarbeitung, die es mehreren Personen gleichzeitig oder asynchron erlaubt, Dokumente zu bearbeiten – am besten direkt im Browser, ohne Installationsaufwand und Schulungen für neue Versionen. Damit können Verantwortliche den Stand der Arbeit jederzeit einsehen, ohne dass es am Ende zu Überraschungen und Überarbeitungsrunden kommt. Gute Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten inzwischen fast alle Anbieter von Office-Software.

Digitale Signatur: das ungeliebte Kind erfährt plötzlich Zuneigung

Die digitale Signatur ist das ungeliebte Kind der offline arbeitenden Anwaltschaft.

Lange fand die digitale Signatur wenig Beachtung, weil man lieber Papier ausdruckte, um es zu unterschreiben, es anschließend einzuscannen und per E-Mail zu verteilen. Traditionalisten ergänzen den Weg zur Post, um die Quadratur des Kreises zu vollenden.

Nur wenige Unternehmen ziehen echte Vorteile aus Tinte auf Papier

Viel Arbeit für einen Prozess, der sich über eine digitale Signatur einfacher und effizienter abbilden lässt. Doch digital bedeutet auch, sich aktiv mit neuer Technologie zu beschäftigen – und dann ist da noch das leidige Thema Datenschutz, das an Technologiefragen zu kleben scheint. Für viele sind das zu viele Fragezeichen, trotz offensichtlicher Vorteile.

Bewährte Technologie in fast neuen Schläuchen

Die digitale Signatur ist keine Erscheinung der letzten Jahre. Seit ihrer rechtlichen Verankerung 2014 durch die eIDAS-Verordnung ist sie in nationales Recht übergegangen und steht in ihrer rechtlichen Wirkung der handschriftlichen Signatur gleich. Die zugrunde liegende Technologie stammt sogar aus den 1980er-Jahren, als das Internet noch überwiegend militärisch genutzt wurde. Trotzdem hat sie lange nur geringe Beachtung erfahren.

Verträge für alle einsehbar

Inzwischen erlebt die digitale Signatur einen nie dagewesenen Aufwind. Sind Prokuristen oder Geschäftsführung im Homeoffice schwer erreichbar, bedeutet der Postweg nur eingeschränkte Handlungsfähigkeit. Die digitale Signatur vereinfacht den Prozess deutlich: Ein digital unterschriebenes Dokument muss nicht gedruckt verwahrt, sondern kann zentral abgelegt werden – einsehbar für alle, die mit den Verträgen und ihren Vereinbarungen arbeiten. Wie die drei eIDAS-Signaturstufen zusammenhängen, erklärt der Beitrag zur digitalen Unterschriftsberechtigung.

Zentrale digitale Dokumentenverwaltung für dezentrale Teams

Zentral ist das neue Dezentral.

Damit wären wir beim nächsten Merkmal erfolgreicher Unternehmen: einer zentralen Dokumentenverwaltung für dezentral arbeitende Teams. Eine zentrale Dokumentenstruktur mit funktionierendem Rechtevergabesystem garantiert allen Mitarbeitenden mit passender Berechtigung Zugriff auf die Dokumente, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen – auch aus dem Homeoffice.

Dokumentenablage ist gut, erreichbar sollte sie für alle sein

Dezentrale Ablage bedeutet im Zweifel lokale Ablage auf den Rechnern im Büro, die bei erneutem verteiltem Arbeiten nicht mehr erreichbar wären. Vom Thema Datensicherheit bei der Ablage auf lokalen Festplatten ganz zu schweigen.

Geteilte Dokumente bedeuten geteilte Arbeit

Die Erfahrung lehrt: In erfolgreichen Organisationen lassen sich Informationen reibungslos mit verschiedenen internen Teams teilen, um Prozesse am Laufen zu halten. Ein per E-Mail verteiltes Dokument erfüllt diese Anforderung nicht, weil sich parallele Änderungen mehrerer Nutzer überschneiden und mehrere Teams gleichzeitig dieselbe Arbeit machen könnten.

Vertragssoftware, zur Hilfe!

Eine zentrale Dokumentenablage ist aus dem privaten Leben kaum mehr wegzudenken. Im beruflichen Alltag steht ihre Einführung vielerorts erst am Anfang. Doch offensichtlich ist für viele bereits: Hat man sich einmal im Dschungel der Boxes und Drives zurechtgefunden, liegen die Vorteile auf der Hand.

Eine Dokumentenablage stößt bei Verträgen an ihre Grenzen

Dennoch lauert hier eine Gefahr. Eine Dokumentenablage eignet sich sehr gut für herkömmliche Textdokumente und Präsentationen. Versucht man aber, damit die Vertragsablage abzubilden, stößt man schnell an Grenzen – besonders wenn Organisationen mit hohen Vertragsvolumina und verschiedenen Vorlagen Fristen, eingesetzte Klauseln und rechtliche Risiken adäquat managen und verfolgen wollen. Sollen alte Verträge durch Side-Letter oder neue Verträge ersetzt werden, steht man schnell vor einer Mammutaufgabe.

Ende gut, Software gut

Daher ist man gut beraten, früh auf eine spezialisierte Vertragssoftware zu setzen, die solche Probleme gar nicht erst aufkommen lässt. Ein Anbieter hierfür ist unter anderem top.legal.

top.legal ist eine Agreement-Software für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Verträgen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Verträge schneller zu vereinbaren und zugleich tiefe Einblicke in Vertragsdaten zu gewinnen. Die KI-gestützte Software bietet Vertragserstellung und -verhandlung sowie digitale Signatur und spart Unternehmen bis zu 90 Prozent der Zeit, die sie sonst für Verträge aufwenden. Durch die reibungslose, designorientierte Benutzeroberfläche eignet sich top.legal besonders für schnell wachsende Organisationen.