Vertragsrisiken bewerten mit einer Excel-Matrix

Warum Vertragsrisiken oft unterschätzt werden

Verträge sind das Rückgrat geschäftlicher Beziehungen – und doch werden Vertragsrisiken in vielen Unternehmen chronisch unterschätzt. Chaos im Vertragsprozess ist keine Seltenheit: Verträge stapeln sich in Ordnern oder E-Mail-Postfächern, Fristen gehen unter, und jeder beurteilt Risiken nach Bauchgefühl. Was für den einen Prüfer „schon passen wird“, lässt dem anderen die Alarmglocken läuten. Solch subjektive Bewertungen führen zu Inkonsistenzen und übersehenen Fallstricken. Die Folgen können teuer werden: Studien warnen, dass Unternehmen jährlich bis zu 9% ihres Umsatzes durch ineffizientes Vertragsmanagement verlieren. Zudem sind fast zwei Drittel aller B2B-Rechtsstreitigkeiten auf unklare Vertragsklauseln oder übersehene Details zurückzuführen. Mit anderen Worten: Ungemanagte Vertragsrisiken sind wie tickende Zeitbomben in Ihrem Unternehmen.

Doch keine Panik – es geht auch anders. Eine strukturierte Vertragsprüfung hilft, aus dem Vertrags-„Chaos“ einen geordneten Prozess zu machen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Vertragsrisiken bewerten können – und zwar mit einer einfachen, aber effektiven Excel-Matrix. Statt Blindflug im Vertragsdschungel heißt es: Ampel an und Risiken im Blick. Klingt trocken? Keine Sorge: Wir erklären es klar und praxisnah, mit einem Augenzwinkern, aber ohne an Professionalität zu verlieren. Los geht’s!

Was sind Vertragsrisiken? Definition und typische Beispiele

Vertragsrisiken sind potenzielle negative Konsequenzen, die aus Verträgen entstehen können. Sie schlummern in Kleingedrucktem und Klauseln – und werden oft erst bemerkt, wenn es weh tut. Diese Risiken können finanzielle Verluste, rechtliche Auseinandersetzungen oder Reputationsschäden verursachen. 

Häufig entstehen Vertragsrisiken durch unklare Formulierungen, einseitig vorteilhafte Klauseln oder schlicht durch mangelnde Überwachung von Vertragspflichten (z.B. vergessene Kündigungsfristen). Anders gesagt: Vertragsrisiken sind all die Fallstricke in einem Vertrag, die Ihnen später auf die Füße fallen können, wenn Sie nicht darauf achten.

Typische Beispiele aus der Praxis sind unter anderem:

• Haftung & Haftungsbegrenzung: Fehlt ein Haftungslimit („Haftungs-Cap“), könnte Ihr Unternehmen im Schadensfall unbegrenzt haften. Ein Vertrag ohne Haftungsbegrenzung gleicht einem Blankoscheck im Worst Case.
  
  
• Datenschutz & IT-Sicherheit: Werden Daten verarbeitet, aber es gibt keine saubere Datenschutzklausel oder keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)? Dann drohen Bußgelder und Imageschäden, falls etwas schiefläuft. Beispiel: Ein Cloud-Anbieter ohne klare Regeln zu Subunternehmern oder Sicherheitsmaßnahmen – ein Risiko für Ihre Daten.
  
  
• Kündigung & Laufzeit: Verträge mit automatischer Verlängerung (Auto-Renewal) ohne Opt-out können zu ungewollten Verlängerungen führen, wenn Termine verpasst werden. Plötzlich hängt man ein weiteres Jahr im Vertrag fest, weil die Kündigungsfrist übersehen wurde.
  
  
• IP & Nutzungsrechte: Unklare Regelungen bei geistigem Eigentum können dazu führen, dass Ihre Firma entwickeltes Know-how oder Ergebnisse an den Vertragspartner abtreten muss. Z.B. wenn im Softwareprojektvertrag alle Ergebnisse dem Auftraggeber gehören, ohne dass Sie spätere Nutzungsrechte behalten.
  
  
• Vergütung & Zahlungsbedingungen: Einseitige Preisänderungsklauseln oder sehr kurze Zahlungsfristen sind finanzielle Risiken. Beispiel: Der Lieferant darf die Preise jederzeit erhöhen, Sie stecken im Vertrag – das kann die Marge auffressen.
  
  
• Vertraulichkeit: Schwache oder befristete Verschwiegenheitsvereinbarungen (NDAs) riskieren, dass Geschäftsgeheimnisse durchsickern. Wenn die Vertraulichkeitsklausel nach 1 Jahr endet, können vertrauliche Infos danach publik werden.
  
  
• Gewährleistung & Garantien: Überzogene Garantiezusagen oder ungeregelte Gewährleistungsfristen können teuer werden. Etwa wenn Sie Ihrem Kunden „volle Funktionstüchtigkeit für 5 Jahre“ garantieren – und dann dafür haften müssen.
  
  
• Gerichtsstand & anwendbares Recht: Ein ungünstiger Gerichtsstand oder fremdes Recht ohne Notwendigkeit kann im Streitfall teuer und kompliziert sein. Man will eigentlich nicht bei Streitigkeiten plötzlich vor einem Gericht in Übersee stehen, nur weil es so im Vertrag steht.
  
  
• Compliance & Regulierung: Fehlen vertragliche Zusicherungen zur Einhaltung von Gesetzen oder Branchenstandards, drohen Compliance-Verstöße. Beispiel: In einem Finanzdienstleistungsvertrag wird keine Pflicht zur Einhaltung von DORA/ISO oder kein Prüfungsrecht vereinbart – Probleme sind vorprogrammiert.
  
  
• Unterschrift & Vertretung: Ist unklar, ob der Unterzeichner überhaupt zeichnungsberechtigt war, steht die Wirksamkeit des Vertrags auf wackligen Beinen. Keiner mag Verträge, die später wegen Formfehlern angefochten werden können.
  
  

Diese Beispiele zeigen: Vertragsrisiken lauern in fast jedem Vertragsparagraphen. Tatsächlich enthalten über 80% aller Unternehmensverträge versteckte Fehler oder unentdeckte Risiken. Die Kunst besteht darin, sie rechtzeitig zu erkennen und zu bewerten – bevor aus einem harmlosen Papier ein existenzbedrohender Brandherd wird.

Warum Excel eine einfache, aber effektive Lösung ist

Angesichts der vielen möglichen Risiken stellt sich die Frage: Wie behält man den Überblick? Spezialisierte Software hin oder her – oft greifen Teams zunächst zu Excel, und das hat gute Gründe. Excel ist quasi das Schweizer Taschenmesser der Büro-Tools: Jeder hat es, jeder kennt es, und man kann erstaunlich viel damit anstellen. Auch bei der Vertragsprüfung kann Excel glänzen, denn es ermöglicht eine strukturierte Herangehensweise, ohne dass Sie gleich ein großes IT-Projekt starten müssen.

Warum ausgerechnet Excel? Nun, stellen Sie sich vor, Sie hätten für jeden zu prüfenden Vertrag eine Checkliste mit allen wichtigen Risikokategorien. Excel bietet die Möglichkeit, solch eine Checkliste in Tabellenform abzubilden – klar, einheitlich und für alle Beteiligten verständlich. Jeder Prüfer trägt seine Bewertung ein, und Excel übernimmt den Rest: Berechnungen, Zusammenfassungen, vielleicht sogar eine Ampelfarbe zur Visualisierung. So wird aus einer vagen Einschätzung à la „Gefühlt ist dieser Vertrag okay“ eine zahlengestützte Bewertung.

Ein weiterer Pluspunkt: Transparenz und Nachvollziehbarkeit. In der Excel-Matrix ist für jeden ersichtlich, wie der Risikowert zustande kommt. Subjektive Eindrücke weichen objektiven Kriterien – das schafft Vertrauen im Team (und gegenüber dem Management). Außerdem lassen sich Excel-Tabellen leicht teilen oder gemeinsam bearbeiten, sodass Legal, Einkauf und Compliance an einem Strang ziehen können. Viele Unternehmen setzen daher gern auf klassische Excel-Matrizen, um Vertragsrisiken zu beurteilen – zumindest so lange, bis professionellere Lösungen verfügbar sind.

Kurz gesagt: Excel ist einfach, aber effektiv. Statt im Vertragschaos zu versinken, schaffen Sie mit ein paar Formeln und Dropdowns eine erste Ordnung. Klar, Excel ist keine Dauerlösung für alle Ewigkeit (dazu später mehr), aber für den Einstieg in ein strukturiertes Risikomanagement bei Verträgen ist es goldwert. Es ist ein bisschen so, als würden Sie endlich den Kompass zücken, um aus dem dichten Vertrags-Dschungel herauszufinden.

Die Vertragsrisiko-Bewertungsmatrix: Aufbau und Funktionsweise

Kommen wir zum Kernstück: der Vertragsrisiko-Bewertungsmatrix in Excel. Was genau beinhaltet so eine Matrix, und wie funktioniert sie? 

Schauen wir uns die Komponenten Schritt für Schritt an.

1. Kategorien: Zunächst werden die wichtigsten Risikokategorien definiert – im Prinzip genau jene Bereiche, die wir oben als typische Beispiele genannt haben. In unserer Matrix-Vorlage sind das etwa Haftung, Datenschutz, Laufzeit/Kündigung, IP-Rechte, Zahlungsbedingungen, Vertraulichkeit, Gewährleistung, Gerichtsstand/Recht, Compliance und Vertretungsregelung. Jede dieser Kategorien bildet eine Zeile in der Matrix. So stellen Sie sicher, dass kein wesentliches Risikofeld übersehen wird. Egal ob es um den Softwarelizenzvertrag oder den Lieferantenvertrag geht, Sie prüfen immer alle relevanten Punkte durch.

2. Bewertungsskala (1–5): Für jede Kategorie vergeben Sie eine Bewertung von 1 bis 5 – wobei 1 für „geringes Risiko“ steht und 5 für „kritisches Risiko“. Diese Skala hilft, abstrakte Risiken greifbar zu machen. Beispiel: Hat der Vertrag eine wasserdichte Haftungsbegrenzung, geben Sie vielleicht eine 1 (geringes Risiko). Fehlt jeder Haftungsausschluss, ist das eher eine 5 (kritisch). Die Skala ist bewusst einfach gehalten, damit auch Nicht-Juristen intuitiv einordnen können, wie brenzlig eine Klausel ist. (1 = top, 5 = flop – sozusagen.)

3. Gewichtung der Kategorien: Nicht jedes Risiko ist gleich wichtig. Deshalb arbeitet die Matrix mit Gewichtungen. In unserer Vorlage haben z.B. Haftung und Datenschutz je 20% Gewicht, da hier oft die größten potenziellen Schäden drohen. Kategorien wie Vertraulichkeit oder Vertretungsbefugnis sind wichtig, aber meist nicht deal-breaking – sie sind daher geringer gewichtet (z.B. 5% oder sogar 2%). Die Gewichtung spiegelt wider, wie stark ein hoher Score in dieser Kategorie ins Gesamturteil einfließt. Konkret multipliziert Excel später Ihre Bewertungszahl mit dem hinterlegten Gewicht – so ergeben sich gewichtete Teil-Scores pro Kategorie.

4. Automatische Berechnung des Gesamtscores: Jetzt kommt die Excel-Magie ins Spiel. Sobald Sie alle Kategorien mit 1–5 bewertet haben, rechnet die Matrix automatisch einen Gesamtscore aus. Dieser liegt ebenfalls zwischen 1 und 5 – im Grunde ein gewichteter Durchschnitt aller Bewertungen. Überspringen Sie keine Kategorie, damit das Bild vollständig ist. Das Ergebnis ist eine Zahl, z.B. 2,3 oder 3,8, die bereits viel aussagt: Je höher, desto riskanter der Vertrag insgesamt.

5. Ampellogik und Risikostufen: Zahlen sind gut, aber Farben sind besser fürs Bauchgefühl. Deshalb übersetzt die Matrix den Score in Risikostufen mit Ampelfarben. Typischerweise gilt: 1,0 bis 1,5 = "Niedrig" (Grün), 1,6 bis 2,5 = "Mittel" (Gelb), 2,6 bis 3,5 = "Hoch" (Orange) und über 3,5 = "Kritisch" (Rot). Ein Blick reicht, und jeder erkennt: Grün bedeutet Freie Fahrt (Vertragsrisiko gering), Gelb signalisiert Achtung (mittleres Risiko, besser prüfen), Rot heißt Stopp (hohes Risiko, ohne Gegenmaßnahmen nicht akzeptabel). Diese Ampellogik macht abstrakte Zahlen sofort verständlich und schafft Klarheit, ob ein Vertrag problemlos durchgewunken werden kann oder ob die Alarmstufe Rot erreicht ist.

6. Empfehlungen und nächste Schritte: Eine gute Risikomatrix belässt es nicht bei der Diagnose, sondern gibt auch Therapie-Empfehlungen. Unsere Excel-Vorlage zeigt neben der Risikostufe auch an, was zu tun ist: Bei Niedrig steht etwa „Freigabe möglich“ – der Vertrag kann wahrscheinlich ohne weitere Änderungen abgeschlossen werden. Bei Mittel heißt es „Prüfung empfohlen“ – vielleicht sollte man noch ein zweites Paar Augen drüberschauen lassen oder einzelne Klauseln nachverhandeln. Hoch bedeutet „Legal-Freigabe erforderlich“ – die Rechtsabteilung muss ihren Segen geben. Und Kritisch warnt: „Nachverhandlung oder Ablehnung prüfen“. Zudem gibt die Matrix an, ob eine Eskalation nötig ist (z.B. automatisch „Ja“ bei Hoch und Kritisch). So haben Sie konkrete Handlungsansätze parat, sobald die Ampel auf Gelb oder Rot springt.

7. Notizen/Red Flags: Last but not least verfügt die Matrix über ein Feld für Notizen. Hier können Prüfer kurze Anmerkungen hinterlassen, welche Red Flags sie genau gesehen haben. Beispiel: „Haftung unbegrenzt, kein Cap – großes Risiko!“ oder „Datenschutzklausel fehlt, DPA notwendig.“ Diese Notizen sind Gold wert, wenn später jemand nachvollziehen will, warum ein Vertrag als riskant eingestuft wurde. Sie dienen auch intern als Lernhilfe: Man erkennt mit der Zeit Muster, welche Klauseln immer wieder Probleme machen.

CTA: Neugierig auf so eine Matrix? Holen Sie sich jetzt kostenlos unsere Vertragsrisiko-Bewertungsmatrix als Excel-Vorlage! Nutzen Sie die fertige Tabelle, um die Risiken Ihrer Verträge strukturiert zu bewerten – und bringen Sie damit sofort mehr Klarheit in Ihren Vertragsprozess. (Download-Link zur Excel-Vorlage)

(In der Excel sind alle Formeln, Gewichtungen und Ampelfarben schon für Sie eingerichtet, sodass Sie direkt loslegen können.)

Praxisbeispiel: Bewertung eines Softwarelizenzvertrags

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Werfen wir einen Blick auf ein fiktives, aber realistisches Beispiel: die Risikobewertung eines Softwarelizenzvertrags mittels unserer Excel-Matrix. 

Stellen wir uns vor, Ihre Firma möchte eine SaaS-Software einkaufen – einen Vertrag über eine Projektmanagement-Plattform. Auf den ersten Blick ein Standardvertrag, aber was sagt die strukturierte Bewertung?

Vertrag XYZ – Software-as-a-Service Lizenz (fiktives Beispiel):

• Haftung: Im Vertrag findet sich keine eindeutige Haftungsbegrenzung. Für direkte Schäden haftet der Anbieter theoretisch unbegrenzt – allerdings schließt er indirekte Schäden aus. Bewertung aus Unternehmenssicht: 4 von 5 (erhöhtes Risiko), da wir im Worst Case selbst bei ausgeschlossenen Folgeschäden immer noch hohe direkte Risiken tragen. Diese Kategorie hat 20% Gewicht, also wirkt sich die 4 stark auf das Gesamtbild aus.
  
  
• Datenschutz: Die Software verarbeitet personenbezogene Daten unserer Kunden. Aber: Es liegt keine gesonderte Datenschutz-Vereinbarung (DPA) bei, und zum Thema IT-Sicherheit sind nur vage Aussagen im Vertrag. Risiko: 4 von 5 (hoch). Hier müssen wir dringend nachverhandeln – ohne DPA verletzen wir ggf. Datenschutzgesetze. (Auch 20% Gewicht – ein dicker Brocken.)
  
  
• Kündigung & Laufzeit: Der Vertrag hat eine anfängliche Laufzeit von 1 Jahr und verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird. Das ist einigermaßen üblich. Wir haben einen Reminder im Kalender, aber dennoch: 2 von 5 (moderat), weil ein gewisses Risiko ungewollter Verlängerung besteht, falls man die Frist verschläft.
  
  
• IP & Nutzungsrechte: Der Anbieter räumt uns die nötigen Nutzungsrechte an der Software ein, allerdings steht im Kleingedruckten, dass Feedback oder Erweiterungen ins Eigentum des Anbieters übergehen. Das könnte heißen, Verbesserungen, die wir anregen, darf der Anbieter kommerziell nutzen. Das Risiko schätzen wir als gering ein: 2 von 5, da es uns kaum schadet – wir verlieren kein Kern-IP.
  
  
• Vergütung & Zahlungsbedingungen: Die Gebühren sind fest für das erste Jahr. Allerdings enthält der Vertrag eine Klausel, wonach der Anbieter die Preise jährlich um bis zu 5% anheben darf. Überraschungen bei den Kosten sind möglich. Bewertung: 3 von 5 (erhöhtes Risiko), weil ungeplante Kostensteigerungen auflaufen können.
  
  
• Vertraulichkeit: Es gibt eine Standard-Vertraulichkeitsklausel im Vertrag, beidseitig, Laufzeit 3 Jahre. Das ist in Ordnung. 1 von 5 (geringes Risiko) – hier sehen wir kein großes Problem.
  
  
• Gewährleistung & Garantien: Der Anbieter gibt lediglich eine grundsätzliche Funktionsgarantie der Software, jedoch ohne genaue SLA oder Leistungsversprechen. Außerdem schließt er viele Gewährleistungsansprüche aus. Für uns heißt das: Wenn die Software mal hakt, haben wir begrenzte Ansprüche. Risiko: 3 von 5, da wir auf seinen Support vertrauen müssen und im Zweifel selbst Aufwand haben, Probleme zu umschiffen.
  
  
• Gerichtsstand & Recht: Anwendbares Recht ist Kalifornien, Gerichtsstand San Francisco. Für ein deutsches Unternehmen wie uns ist das ungünstig – im Ernstfall müssten wir in den USA klagen oder uns dort verteidigen. 4 von 5 (hoch), da dies im Streit sehr aufwendig und teuer wäre.
  
  
• Compliance & Regulierung: Unsere Branche (sagen wir FinTech) verlangt bestimmte Compliance-Klauseln. Der Vertrag erwähnt jedoch nichts von z.B. bankaufsichtsrechtlichen Vorgaben oder Audit-Rechten für uns als Kunden. 3 von 5 – nicht kritisch im Alltagsbetrieb, aber wir sollten das ergänzen, um auf der sicheren Seite zu sein.
  
  
• Unterschrift & Vertretung: Der Vertrag soll von unserer Geschäftsführerin und vom Sales-VP des Anbieters unterzeichnet werden. Beide sind offiziell zeichnungsberechtigt – alles gut. 1 von 5 (kein Risiko).
  
  

Auswertung: Excel multipliziert nun unsere Bewertungen mit den Gewichten pro Kategorie und summiert alles auf. Das ergibt einen Gesamtrisikowert von ca. 3,1 (entspricht etwa „Hoch“). Die Ampel springt also auf Orange/Rot. Die Matrix stuft den Vertrag als hohes Risiko ein und gibt die Empfehlung „Legal-Freigabe erforderlich“. Heißt: Bevor wir diesen Vertrag abschließen, sollte unsere Rechtsabteilung grünes Licht geben – eventuell nach Nachverhandlungen der kritischsten Punkte. Konkret würden wir wohl vorschlagen, eine Haftungsbegrenzung (z.B. auf Auftragswert X) aufzunehmen, zwingend eine Datenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen und den Gerichtsstand auf Deutschland zu ändern. Vielleicht lassen sich auch die Preisänderungsklausel entschärfen und ein paar Compliance-Aspekte ergänzen.

Ohne die Matrix wäre dieser Vertrag vielleicht einfach durchgewinkt worden, weil jede Abteilung nur auf „ihre“ Klauseln schaut: Der Einkauf freut sich über den Preis, Legal hat wenig Zeit und sieht auf den ersten Blick keinen Showstopper, der Fachbereich will die Software schnell nutzen. Die Excel-Risikomatrix hingegen zwingt dazu, alle kritischen Punkte systematisch abzuhaken. So wurde sichtbar, dass sich mehrere mittlere bis hohe Risiken summieren – insgesamt zu viel, um einfach zur Tagesordnung überzugehen. Das Praxisbeispiel zeigt: Struktur schlägt Bauchgefühl. Lieber eine halbe Stunde systematisch bewerten, als später monatelang Probleme zu managen.

Grenzen von Excel – Übergang zu automatisierter Bewertung mit CLM

Bis hierhin haben wir Excel in höchsten Tönen gelobt.

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Doch natürlich hat die Sache einen Haken: Excel kommt an Grenzen, vor allem wenn Ihr Vertragsvolumen wächst oder die Prozesse komplexer werden. Wo liegen also die Schwachstellen der Tabellenlösung?

1. Manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit: Jede Bewertung erfordert, dass sich jemand hinsetzt und den Vertrag durchackert. Das kostet Zeit und ist anfällig für Fehler. Ein Zahlendreher in Excel, eine vergessene Aktualisierung der Gewichtung – schon kann der Score verfälscht sein. Außerdem muss man daran denken, die neueste Version der Vorlage zu nutzen. Excel meldet sich nicht von selbst, wenn eine Klausel riskant ist – es ist letztlich nur so gut wie der Mensch, der es bedient.

2. Mangelnde Integration und Kollaboration: Excel ist oft eine Insellösung. Die Datei liegt vielleicht auf einem Laufwerk oder wird per E-Mail herumgeschickt. Parallel an einem Dokument arbeiten? Geht zwar technisch, aber führt leicht zu Versionschaos („Final_final_v2.xlsx“ – Sie kennen das vielleicht). Ohne zentrale Plattform kann es passieren, dass ein Vertragsdokument und die zugehörige Risikomatrix nicht miteinander verknüpft sind. Im schlimmsten Fall schlummert die Excel-Bewertung isoliert irgendwo, während der Vertrag längst unterschrieben in der Schublade liegt.

3. Kein automatisches Monitoring: Excel hilft bei der Punktbewertung im Moment der Prüfung. Aber Verträge leben weiter. Risiken können sich ändern (etwa durch neue Gesetze oder verstrichene Fristen). Excel hat kein eingebautes Frühwarnsystem, das z.B. nach 11 Monaten mal anklopft: „Hey, der Vertrag mit automatischer Verlängerung braucht deine Aufmerksamkeit!“ Hier stoßen manuelle Lösungen an ihre Grenzen – es sei denn, jemand pflegt akribisch Erinnerungen ins Outlook oder benutzt zusätzliche Tools.

4. Skalierbarkeit und Reporting: Wenn Sie zehn Verträge pro Jahr prüfen, ist Excel prima. Bei hundert wird’s sportlich. Bei tausend ist es unrealistisch, dass all diese Matrizen manuell befüllt und gepflegt werden. Zudem möchten Führungskräfte vielleicht wissen: Wie viele High-Risk-Verträge haben wir gerade im Haus? Welche häufigen Risikomuster treten auf? Aus 200 einzelnen Excel-Dateien aggregiert man solche Insights nur mit großem Aufwand. Ein professionelles Contract Lifecycle Management (CLM)-System hingegen könnte solche Berichte auf Knopfdruck liefern.

All das führt zum nächsten Schritt auf der Evolutionsleiter: automatisierte Vertragsrisikobewertung mit CLM-Software. Moderne CLM-Lösungen – wie z.B. die von top.legal – bauen auf den hier vorgestellten Prinzipien auf, gehen aber einen großen Schritt weiter. Sie digitalisieren den gesamten Vertragsprozess (Vertragsdigitalisierung) und integrieren die Risikokontrolle direkt ins System. Was bedeutet das konkret?

• Zentrale Vertragsdatenbank: Alle Verträge liegen an einem Ort, durchsuchbar und verknüpft mit ihren Risiken. Nichts geht verloren, nichts gerät in Vergessenheit. Termine und Fristen werden automatisch überwacht – das reduziert das Risiko verpasster Kündigungen enorm.
  
  
• Automatisierte Klauselerkennung: Mit KI-Unterstützung können CLM-Systeme Vertragsdokumente lesen und kritische Klauseln oder fehlende Komponenten automatisch erkennen. Zum Beispiel schlägt das System Alarm, wenn in einem Liefervertrag keine Haftungsgrenze gefunden wird, oder wenn in einem Auftragsverarbeitungsvertrag die TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen) fehlen. Solche Tools funktionieren wie ein virtueller Vertragsprüfer, der rund um die Uhr mit hoher Geschwindigkeit arbeitet.
  
  
• Standardisierte Workflows & Freigaben: Im CLM lassen sich Freigabeprozesse hinterlegen – z.B. wenn Risikostufe = Hoch, dann automatische Eskalation an Legal. So stellt man sicher, dass kein kritischer Deal durchgewinkt wird, nur weil jemand im Stress die Excel nicht ausgefüllt hat. Die Software erzwingt gewissermaßen die Einhaltung der Prüfschritte (ohne dabei unflexibel zu sein – Regeln sind konfigurierbar).
  
  
• Reporting und Analytics: Ein weiterer Trumpf: Sie bekommen Auswertungen auf Knopfdruck. Etwa ein Dashboard, das zeigt, wie viele Verträge welcher Risikostufe im Umlauf sind, oder welche Risikokategorie am häufigsten kritisch bewertet wird. Das hilft enorm bei strategischen Entscheidungen – z.B. kann man gezielt Vertragsvorlagen verbessern, wenn man sieht, dass immer die gleichen Klauseln nachverhandelt werden müssen. Unternehmen mit einem systematischen Vertragsprüfungsprozess reduzieren ihre vertragsbezogenen Risiken messbar (durchschnittlich um 63% laut Harvard Business School).
  
  

Natürlich ist der Schritt von Excel zu einer CLM-Plattform auch eine Frage von Budget und Change Management. Nicht jedes Unternehmen ist sofort bereit dafür – und Excel ist ein hervorragender Einstieg, um Legal Operations in Schwung zu bringen. Wichtig ist jedoch zu erkennen: Excel zu nutzen bedeutet nicht, für immer auf Handarbeit festgenagelt zu sein. Vielmehr legen Sie damit den Grundstein, auf dem Sie später mit automatisierten Lösungen aufbauen können. Sobald das Vertragsaufkommen und die Ansprüche steigen, zahlt sich eine professionelle, digitale Lösung wie top.legal aus – weniger Routinearbeit, weniger Fehler, mehr strategischer Mehrwert aus Ihren Verträgen.