Im Auftrag unterschreiben: Was gilt rechtlich?

Die Praxis des Unterschreibens im Auftrag ist mehr als eine bloße Formalität. Sie hat unmittelbare rechtliche Konsequenzen und kann die Verbindlichkeit eines Dokuments beeinflussen. Fehler in der Bevollmächtigung oder bei der Unterzeichnung können zur Unwirksamkeit einer Erklärung führen oder sogar haftungsrechtliche Folgen nach sich ziehen. In Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen spielt die klare Abgrenzung zwischen verschiedenen Arten der Bevollmächtigung eine entscheidende Rolle, um Missverständnisse und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen und praktischen Anforderungen beim Unterschreiben im Auftrag. Er zeigt, welche Unterschiede zwischen den Abkürzungen „i. A.“, „i. V.“ und „ppa.“ bestehen, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist und welche Konsequenzen eine fehlerhafte Bevollmächtigung haben kann. Darüber hinaus werden praxisnahe Tipps gegeben, um sicherzustellen, dass die Bevollmächtigung korrekt erteilt und nachweisbar dokumentiert wird.

Rechtliche Grundlagen: Wer darf im Auftrag unterschreiben?

Im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens zu unterschreiben, ist im juristischen, wirtschaftlichen und administrativen Bereich üblich. Aber wer darf das in Deutschland rechtlich tun? Die Antwort liegt im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Hier ist, was Sie wissen müssen.

Rechtliche Grundlage: Vertretung nach dem BGB

Die gesetzliche Grundlage für das Handeln im Namen einer anderen Person findet sich in den §§ 164 ff. BGB. Nach § 164 Abs. 1 BGB gilt eine Willenserklärung, die im Namen eines anderen innerhalb der Vertretungsmacht abgegeben wird, unmittelbar für und gegen den Vertretenen.

Arten der Vollmacht

1. ‍Allgemeine Vollmacht
   Eine allgemeine Vollmacht erlaubt es, in bestimmten Bereichen rechtsverbindlich zu handeln (z. B. Bankgeschäfte, Immobilienkäufe).‍
2. Prokura (§ 48 HGB)
   Die Prokura ist eine weitreichende handelsrechtliche Vollmacht:
   • Sie muss ausdrücklich erteilt werden.
   • Sie ist im Handelsregister einzutragen.
   • Prokuristen dürfen fast alle Arten von Geschäften vornehmen – mit wenigen gesetzlichen Ausnahmen.
   ‍
3. Handlungsvollmacht (§ 54 HGB)
   Deckt gewöhnliche Geschäfte im Betrieb ab. Sie ist:
   • nicht eintragungspflichtig
   • in der Reichweite eingeschränkter als die Prokura
4. Spezialvollmacht (Einzelvollmacht)
   Gilt für ein einzelnes Geschäft oder eine konkrete Handlung, z. B. den Verkauf eines Fahrzeugs oder die Teilnahme an einer Verhandlung.

Form der Vollmacht

• Eine Vollmacht kann mündlich oder schriftlich erteilt werden.
• Für bestimmte Geschäfte ist Schriftform gesetzlich vorgeschrieben.
• Muss das zugrundeliegende Geschäft notariell beurkundet werden (z. B. Immobilienkauf), so muss auch die Vollmacht notariell sein.

Fehlende oder unwirksame Vollmacht

Handelt jemand ohne wirksame Vollmacht, gilt:

• Die Erklärung ist zunächst unwirksam, solange sie nicht nachträglich genehmigt wird (§ 177 BGB).
• Wird die Genehmigung verweigert, bleibt die Erklärung rechtlich wirkungslos.

Das kann insbesondere bei Vertragsabschlüssen zu erheblichen rechtlichen und wirtschaftlichen Problemen führen.

Haftung bei fehlender Vertretungsmacht

Laut § 179 BGB haftet der Vertreter persönlich, wenn er ohne oder mit unzureichender Vollmacht handelt:

• Die Haftung hängt davon ab, ob dem Vertreter die fehlende Berechtigung bekannt war oder hätte bekannt sein müssen.
• Bei grober Fahrlässigkeit kann Schadenersatzpflicht entstehen.

Relevanz für Unternehmen und Behörden

Unternehmen und öffentliche Stellen sollten Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen unterschreiben:

• Schriftliche Vollmachten ausstellen
• Zentrale Register über erteilte Vollmachten führen
• Mitarbeitende regelmäßig schulen, insbesondere bei neuen Rollen oder Beförderungen
• Digitale Systeme zur Vollmachtsverwaltung und -kontrolle nutzen

Fehlende interne Regelungen können zu unwirksamen Verträgen, internen Konflikten und rechtlicher Haftung führen.

Wie muss eine Unterschrift im Auftrag erfolgen?

Eine klare, korrekte und ordnungsgemäß autorisierte Unterschrift ist unerlässlich, um rechtliche Probleme und Verzögerungen zu vermeiden. Sie bestätigt, dass der Unterzeichner im Namen einer anderen Person und nicht in seinem eigenen Namen handelt.

Eine fehlende oder unklare Autorisierung kann die Unterschrift ungültig machen und den Unterzeichner einer persönlichen Haftung aussetzen.

Gängige Unterschriftskürzel in Deutschland:

• ‍„i. A.“ (im Auftrag / on behalf of):
  Kennzeichnet, dass die unterzeichnende Person im Auftrag handelt, ohne inhaltliche Verantwortung zu übernehmen. Häufig verwendet im administrativen oder sachbearbeitenden Kontext.
  
  Beispiel:
  i. A. Max Mustermann – Ein Mitarbeiter unterschreibt im Auftrag eines Vorgesetzten.
  ‍‍
• „i. V.“ (in Vertretung / in representation):
  Weist auf eine weitergehende Vertretungsbefugnis hin, oft mit Entscheidungskompetenz, z. B. wenn ein Abteilungsleiter im Namen des Unternehmens handelt.
  
  Beispiel:
  i. V. Lisa Beispiel – Eine vertretungsberechtigte Person unterzeichnet mit offizieller Vollmacht für das Unternehmen.
  ‍‍
• „ppa.“ (per procura):
  Bezeichnet eine Prokura, eine besondere handelsrechtliche Vollmacht, die im Handelsregister eingetragen ist. Sie verleiht umfassende Entscheidungsbefugnisse in rechtlichen und finanziellen Angelegenheiten.
  
  Beispiel:
  ppa. Karl Vertreter – Ein Prokurist unterzeichnet mit weitreichender geschäftlicher Entscheidungsbefugnis.

Unterschriftsanforderungen & rechtliche Gültigkeit

Handschriftliche Unterschriften:
In vielen Fällen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben – insbesondere bei Verträgen, Bürgschaften oder notariellen Urkunden.
Tipp: Im Zweifel immer handschriftlich unterschreiben und eine Kopie aufbewahren.

Elektronische Unterschriften:
Sind nach der eIDAS-Verordnung der EU zulässig, jedoch:

• Müssen dem erforderlichen Sicherheitsniveau entsprechen (z. B. fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur)
• Sollten kontextabhängig rechtlich geprüft werden

Fehlerhafte oder nicht autorisierte Unterschriften:

• Können ein Dokument rechtlich unwirksam machen
• Können vom Vertretenen abgelehnt oder von Dritten angefochten werden
• Können zu persönlicher Haftung des Unterzeichnenden gemäß § 179 BGB führen

Risiken und Haftung beim Unterschreiben im Auftrag

Das Unterschreiben im Auftrag ist nicht nur eine formale Angelegenheit, sondern kann im Fall von Fehlern oder Missbrauch erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Wer ein Dokument ohne ausreichende Befugnis unterzeichnet oder eine Bevollmächtigung falsch kennzeichnet, kann in die Haftung geraten. Sowohl der Unterzeichnende als auch der eigentliche Auftraggeber sollten sich der möglichen Risiken bewusst sein.

Haftung des Bevollmächtigten bei fehlerhafter Unterschrift

• Wird eine Unterschrift ohne gültige Bevollmächtigung geleistet, haftet die unterzeichnende Person unter Umständen persönlich gemäß § 179 BGB. Das bedeutet, dass sie selbst für die Erfüllung der im Dokument enthaltenen Verpflichtungen aufkommen muss, falls der angebliche Auftraggeber die Erklärung nicht genehmigt.
• Falls eine Vollmacht fehlerhaft dokumentiert oder überschritten wurde, kann dies ebenfalls zur persönlichen Haftung führen. Dabei spielt es eine Rolle, ob der Bevollmächtigte wusste oder hätte wissen müssen, dass seine Befugnisse nicht ausreichen.
• Auch fahrlässige Fehler, wie das falsche Setzen eines Kürzels („i. A.“ statt „i. V.“), können dazu führen, dass der Bevollmächtigte für daraus resultierende Schäden haftbar gemacht wird.

Kann eine Bevollmächtigung nachträglich angefochten werden?

• Eine Bevollmächtigung kann unter bestimmten Umständen widerrufen oder bestritten werden. Das gilt insbesondere dann, wenn sie auf unrichtigen Angaben basiert oder der Auftraggeber sich nicht bewusst war, welche Rechtsfolgen sie nach sich zieht.
• Falls eine Vollmacht widerrufen wurde, muss dies gegenüber den relevanten Parteien klar kommuniziert werden. Andernfalls kann es zu Fällen kommen, in denen jemand in gutem Glauben handelt, jedoch aufgrund des erloschenen Mandats keine rechtswirksame Handlung vornimmt.
• Wenn eine Bevollmächtigung durch Täuschung oder Irrtum erteilt wurde, kann sie nach den allgemeinen Grundsätzen des BGB angefochten werden. Dies kann insbesondere dann relevant sein, wenn sich herausstellt, dass der Unterzeichnende absichtlich falsche Angaben gemacht hat.

Beispiele für Missbrauch oder fehlerhafte Bevollmächtigung

• Ein Mitarbeiter setzt eigenmächtig eine Unterschrift unter einen Vertrag und gibt vor, dies im Auftrag der Geschäftsleitung zu tun. Der Vertrag wird angefochten, da keine gültige Vollmacht vorlag.
• Eine Assistenzkraft unterzeichnet eine Zahlungsanweisung mit „i. A.“, obwohl sie nur zur Weiterleitung, nicht aber zur verbindlichen Erteilung von Zahlungsaufträgen befugt war. Die Zahlung wird nicht anerkannt, und es entsteht ein finanzieller Schaden.
• Ein Vertreter nutzt eine frühere Bevollmächtigung, obwohl ihm intern mitgeteilt wurde, dass sie widerrufen wurde. Da dies Dritten gegenüber nicht klar kommuniziert wurde, kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen und Behörden klare Vorgaben für den Umgang mit Bevollmächtigungen festlegen. Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung und Dokumentation der erteilten Befugnisse sowie die Sensibilisierung der Mitarbeitenden für mögliche Haftungsrisiken.

Praktische Tipps für die Bevollmächtigung und Unterschrift im Auftrag

Ein klarer und dokumentierter Prozess zur Bevollmächtigung ist entscheidend, um rechtliche Unsicherheiten und mögliche Haftungsrisiken zu vermeiden. Wer in einem Unternehmen oder einer Behörde Dokumente im Auftrag unterschreibt, sollte nicht nur die eigene Befugnis genau kennen, sondern auch sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise korrekt hinterlegt sind. Eine unzureichende Klärung der Vollmacht kann nicht nur für den Unterzeichnenden problematisch sein, sondern auch für das Unternehmen oder die Organisation, die sich im Ernstfall auf die Gültigkeit einer solchen Erklärung verlassen muss.

Worauf sollte man achten, bevor man „i. A.“ unterschreibt?

Bevor eine Person eine Unterschrift mit „i. A.“ leistet, sollte sie sichergehen, dass sie tatsächlich über eine gültige und dokumentierte Bevollmächtigung verfügt. Fehlt eine eindeutige Regelung oder ist diese nur mündlich erfolgt, kann dies zu Unsicherheiten und rechtlichen Problemen führen. Zudem sollte überprüft werden, ob die Bevollmächtigung für die jeweilige Handlung ausreicht. In vielen Unternehmen sind unterschiedliche Stufen der Vertretungsbefugnis festgelegt, die es zu beachten gilt. Wer ohne ausreichende Befugnis unterzeichnet, könnte sich im Falle eines Konflikts mit der Haftungsfrage konfrontiert sehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die korrekte Schreibweise und das richtige Kürzel. Während „i. A.“ für eine bloße Auftragserteilung steht, bedeutet „i. V.“, dass der Unterzeichnende weitergehende Entscheidungsmacht besitzt. Diese Unterscheidung ist essenziell, um Verwirrung oder Missverständnisse mit internen und externen Parteien zu vermeiden. Daher empfiehlt es sich, bei Unsicherheiten Rücksprache mit Vorgesetzten oder der Rechtsabteilung zu halten, bevor eine Unterschrift geleistet wird.

Wie stellt man sicher, dass die Bevollmächtigung rechtssicher ist?

Damit eine Bevollmächtigung rechtsverbindlich und nachvollziehbar ist, sollte sie immer schriftlich erfolgen. Eine mündliche Vereinbarung kann zwar in manchen Fällen ausreichen, bietet aber keine verlässliche Absicherung, wenn es zu einer Streitfrage kommt. Insbesondere für geschäftlich relevante Entscheidungen ist es ratsam, eine schriftliche Vollmacht vorliegen zu haben, die präzise festlegt, welche Handlungen erlaubt sind und welche nicht.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die regelmäßige Aktualisierung von Bevollmächtigungen. Mitarbeiter wechseln ihre Positionen, Zuständigkeiten verändern sich, und auch Unternehmensrichtlinien können angepasst werden. Wer sicherstellen will, dass eine Bevollmächtigung weiterhin gültig ist, sollte regelmäßig überprüfen, ob diese noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Unternehmen und Behörden sollten klare Prozesse zur Verwaltung und Dokumentation von Vollmachten haben, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zudem ist es sinnvoll, vor der Unterzeichnung von Dokumenten die jeweilige Rechtsabteilung oder einen Vorgesetzten hinzuzuziehen, wenn Unsicherheiten bestehen. Besonders bei komplexeren oder finanziell weitreichenden Transaktionen kann eine zusätzliche Prüfung vor der Unterzeichnung rechtliche Risiken minimieren.

Welche Unterlagen sollten als Nachweis aufbewahrt werden?

Um im Streitfall oder bei einer Prüfung durch interne oder externe Stellen abgesichert zu sein, sollten bestimmte Dokumente und Nachweise stets griffbereit sein. Dazu gehören:

• Erteilte Vollmachten: Eine schriftliche Kopie der Bevollmächtigung ist essenziell. Sie sollte die genauen Befugnisse sowie den Zeitraum der Gültigkeit enthalten und von beiden Parteien unterzeichnet sein.
• Korrespondenz zur Bevollmächtigung: E-Mails oder schriftliche Anweisungen können im Streitfall als Beweis für eine erteilte oder widerrufene Bevollmächtigung dienen.
• Unterzeichnete Dokumente: Eine vollständige Dokumentation aller unterschriebenen Unterlagen stellt sicher, dass sich im Nachhinein keine Fragen über die Befugnisse des Unterzeichners ergeben.

Änderungen oder Widerrufe: Falls eine Vollmacht geändert oder widerrufen wird, sollte dies schriftlich festgehalten und klar kommuniziert werden. Auch die Benachrichtigung aller relevanten Parteien ist entscheidend, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Die systematische Ablage dieser Unterlagen kann dabei helfen, sowohl in internen Prüfungen als auch in externen Streitfällen schnell Klarheit zu schaffen. Gerade in größeren Organisationen, in denen mehrere Personen über verschiedene Arten von Bevollmächtigungen verfügen, ist eine transparente Nachweispflicht ein unverzichtbares Element des rechtssicheren Handelns.