Unterschriftsberechtigung: Alles, was Sie wissen müssen

Haben Sie sich jemals gefragt, wer befugt ist, wichtige Dokumente im Namen eines Unternehmens oder einer Einzelperson zu unterzeichnen? Die Befugnis, Dokumente zu unterzeichnen und Entscheidungen im Namen anderer zu treffen, kann sowohl in beruflichen als auch in privaten Situationen schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben. Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema Unterschriftsberechtigung und geht der Frage nach, was sie bedeutet, wie sie funktioniert und wer sie normalerweise hat.

Was ist eine Unterschriftsberechtigung?

Eine Unterschriftsberechtigung bezieht sich auf die Befugnis oder Erlaubnis, die einer natürlichen oder juristischen Person erteilt wird, um rechtliche Dokumente im Namen eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Einzelperson zu unterzeichnen. Sie ist ein wichtiger Aspekt von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, da sie bestimmt, wer eine Partei in Vereinbarungen, Verträgen und anderen rechtlichen Verpflichtungen binden kann.

Das Konzept der Unterschriftsbefugnis geht über das bloße Hinzufügen der eigenen Unterschrift auf Papieren hinaus. Dazu gehört auch, dass man weiß und versteht, wofür man unterschreibt, dass man die einschlägigen Vorschriften und Richtlinien einhält und dass man im besten Interesse derjenigen handelt, die einem diese Vollmacht erteilt haben.

Je nach Art und Umfang der übertragenen Verantwortung gibt es verschiedene Stufen oder Arten von Unterschriftsberechtigungen. So können beispielsweise bestimmte Personen innerhalb einer Organisation die allgemeine Befugnis haben, Routinedokumente wie Bestellungen oder Mitarbeiterverträge bis zu einem bestimmten Geldwert zu unterzeichnen. Bedeutsamere Entscheidungen, die erhebliche finanzielle Verpflichtungen oder potenzielle Verbindlichkeiten mit sich bringen, können jedoch höherrangige Beamte mit größerer Zeichnungsbefugnis erfordern.

Für Unternehmen ist es wichtig, durch dokumentierte Richtlinien und Verfahren klare Richtlinien für ihre Zeichnungsberechtigung festzulegen. Diese Richtlinien helfen dabei, interne Kontrollen einzurichten, die unbefugte Unterschriften verhindern und gleichzeitig angemessene Verantwortlichkeiten auf der Grundlage von Rolle, Position, Dienstalter, Fachwissen, Vertrauenswürdigkeit und beruflichen Qualifikationen zuweisen.

Warum ist die Unterschriftsberechtigung wichtig?

1. Gewährleistung von Rechenschaftspflicht und Transparenz: Die Unterschriftsberechtigung gewährleistet Rechenschaftspflicht und Transparenz innerhalb einer Organisation, indem sie den Beteiligten Zugang zu den Aufzeichnungen aller Transaktionen gewährt. Dies fördert die Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit aller im Namen der Organisation durchgeführten Maßnahmen, was insbesondere in regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung ist. Darüber hinaus können die Beteiligten die benannten Personen für ihre Handlungen zur Rechenschaft ziehen, da sie alle Entscheidungen und Maßnahmen, die in ihrem Zuständigkeitsbereich getroffen wurden, leicht nachvollziehen und überprüfen können.
2. ‍Reduziert das Risiko unbefugter Aktivitäten: Unerlaubte Handlungen können auftreten, wenn Personen, die nicht über die entsprechenden Befugnisse und Qualifikationen verfügen, versuchen, Entscheidungen zu treffen oder Handlungen im Namen der Organisation durchzuführen. Eine Unterschriftsberechtigung hilft, solche unbefugten Handlungen und betrügerisches Verhalten zu verhindern, die erhebliche Folgen für den Ruf und die finanzielle Stabilität der Organisation haben können.
3. ‍Erleichtert die Entscheidungsfindung: Durch die Unterschriftsberechtigung werden Entscheidungsprozesse gestrafft und bürokratische oder ineffiziente Verzögerungen vermieden. Wenn klare Richtlinien vorhanden sind, können die benannten Personen schnell und effizient fundierte Entscheidungen treffen, ohne dass mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sind. Dies spart Zeit und Ressourcen und verbessert die organisatorische Leistung und Produktivität.
4. ‍Verbessert die Einhaltung von Vorschriften: Wenn eine Person die Befugnis hat, Dokumente zu unterzeichnen oder Entscheidungen zu treffen, ist sie dafür verantwortlich, dass diese Handlungen mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien übereinstimmen. Dies fördert eine Compliance-Kultur innerhalb der Organisation, in der sich jeder Einzelne seiner Verpflichtungen bewusst ist und Maßnahmen ergreift, um die Wahrscheinlichkeit einer Nichteinhaltung zu verringern.
5. ‍Stärkere Geschäftsbeziehungen und Partnerschaften fördern: Die Unterschriftsberechtigung in einem Unternehmen zeigt Dritten, dass das Unternehmen Vertreter benannt hat, die befugt sind, Entscheidungen zu treffen und Vereinbarungen zu treffen, was zum Aufbau solider Geschäftsbeziehungen und Partnerschaften beiträgt. Dies wiederum schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Partnern, Kunden und anderen Interessengruppen, was für den Erfolg und das Wachstum eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Wie funktioniert der Prozess der Unterschriftsberechtigung?

Den Bedarf an Unterschriftsberechtigung identifizieren

Die Ermittlung der Personen in einem Unternehmen, die eine Zeichnungsbefugnis benötigen, ist ein wesentlicher Prozess, der für das allgemeine Funktionieren und die Integrität der Organisation von großer Bedeutung ist. Die Bestimmung dieser Personen erfordert eine sorgfältige Bewertung ihrer Aufgaben, Zuständigkeiten und ihres Einflusses auf die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens.

Dieser Identifizierungsprozess beginnt mit einer gründlichen Bewertung der verschiedenen Abteilungen und Teams in einem Unternehmen. So lässt sich feststellen, welche Funktionen mit finanziellen Transaktionen oder rechtlichen Verpflichtungen verbunden sind, die eine autorisierte Unterschrift erfordern. Die Finanzabteilungen bearbeiten beispielsweise häufig Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere Finanzdokumente, die eine offizielle Unterschrift erfordern.

Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, die hierarchischen Positionen zu bewerten, wenn es darum geht, zu bestimmen, wer die Unterschriftsberechtigung haben sollte. In der Regel werden höherrangige Mitarbeiter wie leitende Angestellte oder Direktoren mit dieser Verantwortung betraut, da sie wichtige Vorgänge im Unternehmen beaufsichtigen. Ihre Autorität gewährleistet die Rechenschaftspflicht und verhindert gleichzeitig den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen oder den Missbrauch von Ressourcen.

Kriterien für die Unterschriftsberechtigung aufstellen

Die Festlegung von Kriterien für die Unterschriftsberechtigung ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung. Durch die Festlegung dieser Kriterien kann ein Unternehmen sicherstellen, dass nur qualifizierte Personen befugt sind, offizielle Dokumente zu unterzeichnen oder wichtige Entscheidungen im Namen des Unternehmens zu treffen. Dazu müssen bestimmte Qualifikationen und Eigenschaften festgelegt werden, die potenzielle Unterschriftsberechtigte besitzen müssen.

Ein wesentliches Kriterium ist zum Beispiel das Fachwissen in dem für das Unternehmen relevanten Bereich. Eine Person mit Kenntnissen und Erfahrungen in einer bestimmten Branche ist besser in der Lage, die Feinheiten von Geschäftsvereinbarungen und rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Unterschriften zu verstehen. Darüber hinaus sind Kommunikationsfähigkeiten von entscheidender Bedeutung, da Unterschriftsberechtigte das Unternehmen bei Verhandlungen oder Vertragsunterzeichnungen häufig nach außen vertreten.

Ein weiterer grundlegender Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist Vertrauenswürdigkeit und Integrität. Ethisches Verhalten ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um den Umgang mit sensiblen Informationen oder um kritische Entscheidungen geht, die sich finanziell oder auf den Ruf eines Unternehmens auswirken können. Vertrauenswürdige Mitarbeiter schaffen sowohl in internen Teams als auch bei externen Interessengruppen Vertrauen in ihre Fähigkeit, ein umsichtiges Urteil zu fällen.

Weiterbildung und Unterstützung anbieten

Die Schulung von Personen mit Unterschriftsberechtigung hilft ihnen, ihre Verantwortlichkeiten und die Regeln und Richtlinien zu verstehen, die den Prozess der Unterschriftsberechtigung regeln. Sie stellen sicher, dass sie sich der potenziellen Risiken bewusst sind, die mit der Unterzeichnung von Dokumenten oder der Genehmigung von Transaktionen verbunden sind, und helfen ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den Zielen und Werten des Unternehmens in Einklang stehen.

Regeln und Leitfäden aufstellen

Dieser Schritt trägt dazu bei, einen möglichen Missbrauch dieser Befugnisse zu verhindern. Indem Personen mit Unterschriftsberechtigung über die Arten von Dokumenten und Transaktionen, die sie unterzeichnen oder genehmigen dürfen, sowie über die Grenzen ihrer Befugnisse aufgeklärt werden, wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder der Verwendung sensibler Informationen verringert. Außerdem wird dadurch die Wahrscheinlichkeit von Betrug oder anderen finanziellen Unregelmäßigkeiten verringert.

Kontrollen und Gegenkontrollen einführen

In ihrer einfachsten Form bedeutet die Praxis der Kontrollen und Gegenkontrollen, dass mehrere Personen an der Genehmigung von Finanztransaktionen oder der Bewilligung von Ausgaben innerhalb eines Unternehmens beteiligt sind. Dies kann durch die Einführung eines Systems erreicht werden, bei dem zwei oder mehr Mitarbeiter jede Transaktion unabhängig voneinander überprüfen und genehmigen müssen, bevor sie abgeschlossen wird. Um die Sicherheitsmaßnahmen weiter zu verbessern, sollten diese Personen aus verschiedenen Abteilungen kommen oder unterschiedliche Funktionen innerhalb des Unternehmens haben.

Als Beispiel: Wenn eine Zahlungsanforderung oder eine andere wichtige finanzielle Entscheidung getroffen werden muss, leitet eine Person den Prozess ein, indem sie die entsprechenden Unterlagen wie Rechnungen oder Anforderungsformulare zur Überprüfung vorbereitet. Dann prüft eine andere Person diese Unterlagen gründlich, um die Richtigkeit, die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien, die Verfügbarkeit des Budgets und die Priorisierung gegenüber anderen dringenden Ausgaben sicherzustellen.

Wer braucht eine Unterschriftsberechtigung?

Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich gibt es bestimmte Situationen, in denen die Zeichnungsberechtigung entscheidend ist. Diese Verantwortung kann sehr groß sein, daher ist es wichtig zu wissen, wer die Unterschriftsberechtigung benötigt und warum.

Für Unternehmen

C-Level-Führungskräfte: Aufgrund ihrer Führungsrolle innerhalb eines Unternehmens sind Führungskräfte der C-Ebene wie CEOs, CFOs, COOs und CIOs häufig mit einer Unterschriftsberechtigung ausgestattet. Sie sind dafür verantwortlich, wichtige Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Gesamtrichtung und Leistung des Unternehmens auswirken. Hier sind einige der Gründe, warum leitende Angestellte Unterschriftsberechtigung benötigen:

• Finanzielle Transaktionen
• Strategische Partnerschaften
• Rechtliche Angelegenheiten
• Reputationsmanagement
• Krisenmanagement
  

Rechtsbeistand: Anwälte oder Rechtsberater in einem Unternehmen sind befugt, Rechtsdokumente im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen. Dadurch wird das Risiko rechtlicher Probleme oder der Nichteinhaltung geltender Regeln und Vorschriften verringert, da sichergestellt wird, dass alle Rechtsdokumente ordnungsgemäß geprüft und genehmigt werden.

Abteilungsleiter: Abteilungsleitern wird häufig Unterschriftsbefugnis erteilt, da sie für das Tagesgeschäft ihrer jeweiligen Abteilung zuständig sind. Sie sind in der Regel für die Genehmigung und Überwachung von Abteilungsprojekten, Anschaffungen und Verträgen zuständig. Wenn Abteilungsleiter mit einer Unterschriftsberechtigung ausgestattet sind, können sie rechtzeitig Entscheidungen treffen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um das reibungslose Funktionieren ihrer Abteilung zu gewährleisten.

Unterschriftsberechtigte: Unter bestimmten Umständen kann ein Zeichnungsberechtigter benannt werden, der bestimmte Dokumente, wie Schecks oder Bestellungen, im Namen des Unternehmens unterzeichnet.

Für den persönlichen Gebrauch

Vollmacht: Durch die Erteilung einer Vollmacht an eine vertrauenswürdige Person können Sie dieser eine Zeichnungsbefugnis für Ihre finanziellen und rechtlichen Angelegenheiten erteilen, wenn Sie handlungsunfähig werden oder nicht mehr in der Lage sind, Entscheidungen für sich selbst zu treffen. ‍

Gemeinschaftskonten: Bei einem Gemeinschaftskonto sind beide Kontoinhaber zeichnungsberechtigt und können Schecks unterzeichnen und Transaktionen auf dem Konto durchführen. ‍

Unterschriftsberechtigte: Ähnlich wie bei Unternehmen kann ein Zeichnungsberechtigter ernannt werden, um bestimmte Dokumente, wie z. B. juristische Dokumente oder Verträge, im Namen einer Person zu unterzeichnen.

‍Treuhandgesellschaften: Trusts können einen zeichnungsberechtigten Treuhänder haben, der das Vermögen des Trusts verwaltet und Entscheidungen im Namen der Begünstigten trifft.

Es muss sichergestellt werden, dass die unterschriftsberechtigte Person vertrauenswürdig ist und über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um die Verantwortung zu übernehmen.

Wie man eine Unterschriftsberechtigung erteilt

Die Erteilung einer Unterschriftsberechtigung ist eine wichtige Entscheidung, die aber auch gut durchdacht sein will. Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die bei der Erteilung einer Zeichnungsberechtigung zu beachten sind:

1. Identifizieren Sie den Bedarf an Zeichnungsberechtigung

Überlegen Sie, warum Sie einer anderen Person die Vollmacht erteilen müssen, in Ihrem Namen zu unterschreiben. Ist es aus beruflichen oder persönlichen Gründen? Welche besonderen Aufgaben oder Transaktionen machen die Verwendung der Unterschriftsberechtigung erforderlich? Erstellen Sie eine Liste dieser Aufgaben, um sich zu vergewissern, dass die Person, der Sie die Befugnis übertragen, ihre Aufgaben versteht.

2. Wählen Sie die richtige Person

Bei der Erteilung von Unterschriftsberechtigungen ist die Auswahl der richtigen Person entscheidend. Beurteilen Sie deren Referenzen, Erfahrung und Glaubwürdigkeit. Die Person muss sich über die Aktivitäten und Transaktionen im Klaren sein, für die sie verantwortlich sein wird, und über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um diese Aufgaben zu erfüllen. Außerdem sollte sie nachweislich fundierte Entscheidungen treffen und Standards und Verfahren einhalten.

3. Bestimmen Sie den Umfang der Befugnisse

Der Umfang der Vollmacht bezieht sich auf die spezifischen Verantwortlichkeiten und Transaktionen, die die Person in Ihrem Namen unterzeichnen darf. Um Unklarheiten oder Missverständnisse zu vermeiden, muss der Zuständigkeitsbereich klar und präzise definiert werden. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung des Umfangs der Befugnisse die folgenden Punkte:

• Bestimmen Sie die Arten von Transaktionen, für die die Person zeichnungsberechtigt sein soll
• Legen Sie den Höchstbetrag an Bargeld oder finanziellen Werten fest, für den die Person unterschreiben kann
• Geben Sie alle Einschränkungen oder Begrenzungen für die Verwendung der Zeichnungsberechtigung an
• Definieren Sie den Zeitraum der Unterschriftsberechtigung
  

4. Verfassen Sie ein Bevollmächtigungsschreiben

Die Abfassung einer Vollmacht für die Zeichnungsberechtigung in einem Unternehmen erfolgt nach bestimmten Richtlinien und ist eine wichtige Praxis. Bei der Erstellung dieses Dokuments müssen Inhalt und Zweck sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt wiedergegeben werden.

Zunächst müssen die Verwalter bei der Erstellung einer Vollmacht umfassende Angaben zur Identität des Vollmachtgebers und seiner Stellung im Unternehmen machen. Diese Informationen sorgen für Transparenz, indem sie eindeutig festlegen, wer die Befugnis hat, verschiedene Angelegenheiten der Organisation zu unterzeichnen. Außerdem müssen Umfang und Ausmaß der Zeichnungsbefugnis explizit definiert werden, um Unklarheiten und Verwirrung bei künftigen Transaktionen zu vermeiden.

Außerdem ist es bei der Erstellung dieses wichtigen Schreibens für die Verwalter von entscheidender Bedeutung, dass der formale Ton und die Sprache durchgehend beibehalten werden. Die Verwendung einer professionellen Sprache sorgt nicht nur für Klarheit, sondern unterstreicht auch die Ernsthaftigkeit, mit der jemandem eine Unterschriftsvollmacht mit rechtlichen Auswirkungen erteilt wird. Die Verfasser sollten auf umgangssprachliche Ausdrücke oder Slang verzichten, die die Professionalität eines solchen Schriftverkehrs untergraben könnten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Abfassung von Dokumenten ist es, ausreichend zu erläutern, warum bestimmte Personen eine Unterschriftsberechtigung für bestimmte Dokumente benötigen. Indem man ihre Rollen oder Zuständigkeiten innerhalb der jeweiligen Abteilungen oder Teams darlegt, wird deutlich, warum diese Personen die teilweise oder vollständige Kontrolle über Entscheidungsprozesse benötigen, die die Genehmigung von Dokumenten beinhalten.

5. Überprüfen und Überarbeiten Sie das Bevollmächtigungsschreiben

Vergewissern Sie sich, dass alle Angaben im Vollmachtsschreiben richtig und vollständig sind, indem Sie es sorgfältig lesen. Lassen Sie das Schreiben von einem Anwalt überprüfen und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor, damit es allen rechtlichen Anforderungen entspricht. Überprüfen Sie, ob das Schreiben unterschrieben und datiert ist, bevor Sie es an die benannte Person weitergeben.

6. Überwachen Sie die Verwendung der Unterschriftsberechtigung

Bei der Erteilung von Zeichnungsberechtigungen ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, wie sie genutzt werden. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Aufgaben und Transaktionen, für die die bevollmächtigte Person unterschreibt, und überprüfen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie sich an den in dem Schreiben angegebenen Umfang der Befugnis sowie an etwaige Einschränkungen oder Begrenzungen halten. Diese Aufzeichnungen sollten mindestens folgende Informationen enthalten:

• Datum der Transaktion
• Art der Transaktion
• Unterschriftsberechtigter
• Betrag der Transaktion (falls relevant)
• Kurzbeschreibung der Transaktion

Überprüfen Sie diese Aufzeichnungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie sich an den in dem Schreiben angegebenen Umfang der Befugnis sowie an etwaige Einschränkungen oder Begrenzungen halten.

Ein Tipp: Effektive Tools zur Vertragsüberwachung können dabei helfen, zu verfolgen, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist, um die Einhaltung der Richtlinien zu gewährleisten und unbefugte Handlungen zu verhindern, die die Gültigkeit der Vereinbarungen gefährden könnten.

Was passiert, wenn ein Unbefugter einen Vertrag unterschreibt?

Eine nicht autorisierte Unterschrift auf einem Vertrag kann zu zahlreichen Problemen führen, sowohl im persönlichen als auch im geschäftlichen Bereich. Hier sind einige der Komplikationen, die entstehen können:

1. Die Vereinbarung kann sich als ungültig erweisen

Auf Papier oder elektronisch unterzeichnet, kann die Vereinbarung ungültig sein.

Wenn eine unbefugte Person einen Vertrag unterschreibt, ist er in der Regel rechtlich nicht durchsetzbar. Dies kann zu Verwirrung und Zeitverschwendung bei dem Versuch führen, die Situation zu klären oder die Vereinbarung zu korrigieren.

2. Rechtliche und finanzielle Fragen

Das vielleicht schlimmste Problem, das eine nicht autorisierte Unterschrift mit sich bringt, sind die rechtlichen und finanziellen Probleme, die sie verursachen kann. Es könnten unerwartete Kosten auf Sie zukommen oder vielleicht sogar rechtliche Schritte eingeleitet werden, um den Schlamassel zu bereinigen.

3. Schädigung des Vertrauens und des Ansehens

Unweigerlich richten diese nicht autorisierten Unterschriften - insbesondere wenn sie öffentlich gemacht werden - schweren Vertrauensschaden an. Kunden, Geschäftspartner und andere Interessengruppen könnten Ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen, was langfristig die Gesundheit Ihrer Beziehungen gefährdet.

4. Verlust der Kontrolle über Entscheidungen

Wenn Sie jemandem erlauben, ohne entsprechende Vollmacht zu unterschreiben, kann das dazu führen, dass Entscheidungen getroffen werden, mit denen Sie nicht ganz einverstanden sind. Sind Entscheidungen erst einmal schriftlich festgehalten, lassen sie sich nur schwer wieder rückgängig machen und schränken Ihre Kontrolle über kritische Fragen ein.‍

5. Das Risiko von Rechts- und Compliance-Problemen kann hoch sein

Ein großes Problem ist die Nichteinhaltung der Anforderungen von Gesetzen und Vorschriften. Nicht autorisierte Unterschriften können zu Geldstrafen oder Bußgeldern führen, die bei ordnungsgemäßer Kontrolle leicht vermieden werden könnten. 

6. Zeit und Ressourcen für den Wiederaufbau

Wenn etwas schief geht, werden viel Zeit und Ressourcen für die Wiederherstellung der Situation aufgewendet, z. B. für die Neuverhandlung der Bedingungen, die Rechtsberatung oder die Kontaktaufnahme mit allen betroffenen Parteien, um die Situation zu verbessern.