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Vertragsautomatisierung

Wie Sie juristische KPIs (Key Performance Indicators) festlegen und erfassen

Jan 12, 2023
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7
min Lesezeit

Jede CRO- und Rechtsabteilung wünscht sich Erfolg für ihre Organisation und ihre Mitarbeiter. Der treibende Faktor für den Erfolg ist zweifelsohne ein solider Plan für den Weg dorthin. Aber was genau bedeutet Erfolg für Sie und Ihr Unternehmen? In welche Richtung wollen Sie gehen? Und wie genau wollen Sie dort ankommen?

Die Erfolgsbewertung kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Hierbei müssen Sie zwischen dem gewünschten qualitativen Ergebnis und den quantitativen Zielen, die zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind, unterscheiden. Für diesen Prozess können Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) helfen.

Was ist ein KPI (Key Performance Indicator)?

Key Performance Indicators, abgekürzt "KPIs", sind betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens bewerten. KPIs liefern die Daten und das Wissen, das für die Beantwortung von Schlüsselfragen benötigt wird, und sie sollten messbar, detailliert und auf die spezifischen Ziele eines Unternehmens zugeschnitten sein.

Wie Sie die wichtigsten KPIs für Ihr Unternehmen ermitteln

Die Erstellung und Implementierung von KPIs ist ein schwieriger Prozess, der mit politischen Sensibilitäten, Hindernissen beim Änderungsmanagement, Abstimmungsproblemen und Infrastrukturbeschränkungen verbunden ist.

Hier sind einige Fragen für den Einstieg:

1. Warum erstellen Sie KPIs? Was ist das Hauptziel? Rechtfertigen Sie den Wert? Ihre Errungenschaften vorzeigen? Trends beobachten? Ausbildung bestimmen? Ausgaben als Benchmark?

2. Was sind die Ziele der Abteilung? Welches sind die allgemeinen Ziele des Unternehmens? Gibt es einen strategischen Plan, den Sie einsehen könnten?

3. Welche Leistungsmerkmale sind für das Management (Unternehmen, Rechtsabteilung, Geschäftsbereiche) wichtig? Befragen Sie alle wichtigen Stakeholder, einschließlich den Leiter der Rechtsabteilung, der Geschäftsbereiche und derjenigen, die Ihre KPIs verwenden werden. Sie müssen verstehen, worauf es ihnen ankommt, und die Akzeptanz fördern.

4. Gibt es in der Organisation jemanden, der über umfangreiche Erfahrungen mit der Definition und Umsetzung von KPIs verfügt? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie diese Personen aufsuchen und mit ihnen über ihre Erfahrungen sprechen. Dies könnte Ihnen zu Beginn der Arbeit viel Zeit ersparen.

5. Ist es möglich, Kennzahlen in anderen Bereichen zu verfolgen? Wie sehen sie aus, und wie werden sie bewertet und gemessen?

6. Welche Erfahrungen hat das Unternehmen insgesamt mit Leistungskennzahlen gemacht? Wurden sie bereits früher verwendet? Wenn ja, wie haben sie sich bewährt? Was waren die wichtigsten Erkenntnisse?

7. Welche Prozesse und Technologien sind bereits vorhanden, die bei der Messung und der Erstellung von Kennzahlen hilfreich sein könnten? Welche Verfahren und Instrumente müssten eingeführt werden, und wie würde dieser Aufwand aussehen?

8. Welche Rolle spielt das KPI-Programm im Verhältnis zu anderen Prioritäten der Abteilung? Ist es wichtig genug, um es sofort in Angriff zu nehmen? Muss es warten? Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie über genügend Zeit und Ressourcen verfügen, um sich der Aufgabe zu widmen. Jeder ist genervt von einem Stop-and-Start-Ansatz.

Drei große Herausforderungen, denen Sie begegnen werden

Die Erstellung und Umsetzung eines effektiven KPI-Programms ist ein gewaltiges Unterfangen, das Aufmerksamkeit erfordert, während das Team weiterhin "business as usual" betreibt, was an sich schon eine große Herausforderung darstellt.

Hier sind einige weitere Hindernisse, auf die Sie vorbereitet sein sollten.

Die Erstellung einer tatsächlichen Liste von Messergebnissen ist weder einfach noch schnell

  • Dies erfordert von Anfang an eine Koordinierung mit dem gesamten Rechtsteam, um dessen Zustimmung zu gewinnen, sowie einen Zeitplan mit Zielvorgaben, um das Vorhaben auf dem richtigen Kurs zu halten.

Es ist schwierig zu wissen, WAS zu bemessen ist

  • Die Frage wie zu messen ist, ist komplizierter und erfordert häufig eine Aufrüstung der Infrastruktur und ein Änderungsmanagement. In den frühen Phasen der KPI-Entwicklung wird dies häufig außer Acht gelassen. Wenn Sie die Möglichkeiten Ihrer Infrastruktur verstehen und wissen, wie sich die Datenerfassung von Anfang an auf die Aktivitäten Ihres Teams auswirkt, können Sie auf lange Sicht Zeit und Mühe sparen.

Die Datenanalyse ist ein Minenfeld

  • Seien Sie kritisch gegenüber den Zahlen und stellen Sie viele Fragen, wenn Sie die Daten auswerten und analysieren (vor allem in der Anfangsphase), bevor Sie sie an das Team, die Organisation oder die Geschäftseinheit weitergeben. 
  • Es wird einige Zeit dauern, den Prozess zu verfeinern und die Gefahren von "Garbage in, garbage out" zu vermeiden. Eine kritische Prüfung der Daten sollte ein Meilenstein in Ihrem Gesamtplan für die Implementierung von KPI sein. Erst wenn Sie von den Daten überzeugt sind, sollten Sie fortfahren.

Die wichtigsten rechtlichen KPIs, die zu bemessen sind

Kundenbezogene KPIs

Die Gewinnung eines Mandanten ist nur die halbe Miete für eine Anwaltskanzlei. Der Aufbau einer guten Beziehung ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie die Zufriedenheit der Mandanten erhöht und den Ruf Ihrer Kanzlei stärkt. Im Folgenden finden Sie einige kundenbezogene KPIs, die Sie im Auge behalten sollten:

Die durchschnittliche Gebühr pro Kunde Die Anzahl der von jedem Kunden bearbeiteten Fälle Akquisition neuer Kunden Bewertungen der Kundenzufriedenheit (Umfragen oder Berichte)
Die Anzahl der Anwälte, die jedem Mandanten zugewiesen werden Aktive Kunden Die durchschnittliche Anzahl der gelösten Fälle Die durchschnittliche Anzahl der gelösten Fälle Kundenbindungsraten

Mitarbeiterproduktivität

Wenn Sie mit der juristischen Arbeit beschäftigt sind, ist es schwierig, die Produktivität Ihres Teams im Auge zu behalten. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit maximaler Effizienz arbeitet, müssen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für die Mitarbeitereffizienz überwachen. In der Rechtsbranche ist Zeit das A und O, und Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter effektiv arbeiten, um gesunde Einnahmen zu erzielen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Leistungsindikatoren für die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität:

Verlauf des Falles Überwachung der Kosten und Gebühren Nicht abrechenbare vs. abrechenbare Stunden
Zugang zum Fall Verwendungshäufigkeit Gesamtzahl der nicht in Rechnung gestellten Tage

Finanzen

Die Aufgabe jeder Anwaltskanzlei ist es, solide Finanzen zu erhalten und die Rentabilität zu sichern. Überlegen Sie sich, wie Sie die folgenden KPIs verfolgen können, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen seine finanziellen Ziele erreicht:

Einnahmen aus monatlichen Abrechnungen Erfassungsquote Die aktuellste Betriebskostenschätzung Nettogewinn in Prozent der Einnahmen
Gesamtverschuldung des Unternehmens Dauer der Forderungen Die derzeitige Schätzung der jährlichen Einnahmen Netto-Gemeinkosten

Marketing für Anwaltskanzleien

Marketing für Anwaltskanzleien ist genauso wichtig wie Marketing für jede andere Art von Unternehmen, da es Ihnen hilft, neue Kunden zu gewinnen und die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu wecken. Sie wollen so viele neue Kunden wie möglich gewinnen, um Ihrem Unternehmen konstante Einnahmen zu sichern. Nachfolgend finden Sie einige Marketingindikatoren für Anwaltskanzleien, die Sie im Auge behalten sollten:

Anzahl der monatlichen Website-Besucher Wirksamkeit des E-Mail-Marketings Traffic aus Referenzen (Referrals)
Konversionsraten auf Landing Pages Kundenakquisitionskosten Engagement in den sozialen Medien

Schritte nach der Erfassung Ihrer KPIs

Nach der Erfassung der wichtigsten KPIs ist der nächste Schritt die Erstellung eines Berichts. KPI-Berichte, in denen die Fortschritte Ihres Rechtsteams detailliert dargestellt werden, sind entscheidend für die Konzentration des gesamten Personals.

top.legal Software hilft Ihnen, Ihre Bottom-of-Funnel-Kennzahlen im Griff zu behalten, indem Sie die entscheidenden KPIs für den Vertragsabschluss verstehen. Mit personenbasierten Dashboards können Sie Daten austauschen und Ihre Vertriebseffizienz, -effektivität und -geschwindigkeit visualisieren.

Die Berichte sind oft ein wertvoller Maßstab dafür, wie gut Ihre Kanzlei bestimmte Schwierigkeiten (oder deren Fehlen) angegangen ist. Fügen Sie die folgenden wichtigen Informationen in Ihre KPI-Berichte ein:

  • Änderungen bei jedem KPI, den Sie verfolgen, sollten hervorgehoben werden.
  • Geben Sie an, welche KPIs zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.
  • Erläutern Sie die Bedeutung der einzelnen KPIs und wie sie sich auf den Erfolg Ihrer Kanzlei auswirken.
  • Erinnern Sie alle daran, die KPIs regelmäßig im Auge zu behalten.
  • Diagramme und Grafiken können verwendet werden, um den Fortschritt der einzelnen KPIs zu visualisieren.

Fazit

Die Erfassung von KPIs erfordert Mühe und Geduld, aber die Belohnung wird sich lohnen, wenn Sie eine deutliche Veränderung bei den Einnahmen, der Kundenakquise und anderen Kennzahlen feststellen. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen können Sie Ihre Anwaltskanzlei effizienter führen und die Leistung Ihrer Teammitglieder verbessern.

Vereinbaren Sie noch heute eine KOSTENLOSE Demo, um zu sehen, wie einfach es ist, KPIs zu messen und fortschrittliche und genaue Berichte mit der Vertragsmanagement-Software von top.legal zu erstellen.

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