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Vertragsautomatisierung

Vertragserneuerung vs. Vertragsverlängerung: Was ist der Unterschied?

Aug 9, 2022
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4
min Lesezeit

Ein neuer Vertrag, der den alten ersetzt, um eine Geschäftspartnerschaft fortzusetzen, ist die grundlegendste Definition einer Vertragsverlängerung. Im Gegensatz dazu ist eine Vertragsverlängerung eine Zusatzvereinbarung, die den laufenden Vertrag um eine bestimmte Zeitspanne verlängert.

Was sind Vertragsverlängerungen?

Vertragsverlängerungen sind ein gängiges Mittel, um die Laufzeit einer bestehenden vertraglichen Vereinbarung zu verlängern. Der Verlängerungsprozess wird in der Regel entweder aktiv oder passiv von beiden Parteien durchgeführt, um die Vertragsbedingungen nach Ablauf des Vertrags für einen neuen Zeitraum fortzusetzen. 

Für Unternehmen spielt die Vertragsverlängerung eine entscheidende Rolle, da sie nicht nur die Fortsetzung einer auslaufenden vertraglichen Vereinbarung ermöglicht, sondern auch beiden Parteien die Möglichkeit gibt, ihre Bedingungen für die neue Vertragslaufzeit neu auszuhandeln.

Das Hauptziel eines Unternehmens bei der Auftragsvergabe ist es, die Verträge mit Kunden und Lieferanten zu verlängern, um die Beziehung aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, dass sie in der Lage sein müssen, diese Parteien davon zu überzeugen, weiterhin zusammenzuarbeiten. Um die Vertragsverlängerungen und deren Fristen einzuhalten, ist eine konsequente und zuverlässige Erinnerungsarbeit erforderlich. 

Was sind Vertragsverlängerungen?

Eine Vertragsverlängerung ist eine Vereinbarung zwischen den ursprünglichen Vertragspartnern, die Bedingungen ihres bestehenden Vertrags um einen weiteren Zeitraum zu verlängern. Der Zeitraum, für den die Verlängerung gewährt wird, wird im Verlängerungsvertrag festgelegt.

Der Begriff "Verlängerung" kann sich auch auf eine neue Vereinbarung beziehen, die von denselben Parteien als Teil des ursprünglichen Vertrags geschlossen wird und den ursprünglichen Vertrag ersetzt oder ergänzt. Diese Art der Verlängerung wird als "Zusatzvereinbarung" bezeichnet.

Verlängerungen werden in der Regel verwendet, wenn eine Partei nach dem Ablaufdatum des ursprünglichen Vertrags weiterhin Leistungen gemäß den Bedingungen des ursprünglichen Vertrags erbringen möchte. So kann beispielsweise ein Unternehmen mit einem anderen Unternehmen einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen für eine bestimmte Anzahl von Jahren abschließen. Nach Ablauf des ursprünglichen Vertrags können beide Unternehmen vereinbaren, den Vertrag um ein weiteres Jahr zu verlängern. In diesem Fall bleibt der ursprüngliche Vertrag gültig, aber die Parteien können vereinbaren, einige seiner Bedingungen zu ändern

Was ist der Unterschied zwischen Vertragserneuerungen und Vertragsverlängerungen?

Vertragsverlängerungen und -erneuerungen sind insofern ähnlich, dass sie die Fortsetzung einer Beziehung zwischen Ihnen und der Gegenpartei zur Folge haben. Der Hauptunterschied besteht jedoch darin, dass bei einer Vertragsverlängerung die Vertragsdauer auf der Grundlage des bestehenden Vertrags verlängert wird, während bei einer Vertragserneuerung der bestehende Vertrag durch einen neuen ersetzt wird.

Eine Vertragserneuerung ist im Wesentlichen eine Vertragsverlängerung ohne Änderung der Vertragsbedingungen. Sie kann verwendet werden, wenn sich die Art oder der Umfang der von der Gegenpartei erbrachten Dienstleistungen nicht ändert. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise schon seit Jahren Buchhaltungsdienstleistungen anbietet, ist es sinnvoll, den laufenden Vertrag zu verlängern, anstatt ihn durch einen neuen zu ersetzen. Wenn Sie jedoch die Art der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen ändern, müssen Sie sich für eine Vertragsverlängerung statt für eine Vertragsverlängerung entscheiden.

Wie Sie Ihre Vertragsverlängerungen und -erneuerungen verwalten können 

Der Schlüssel zum Management Ihrer Vertragsverlängerungen und -erneuerungen liegt in der Einrichtung eines Systems, das nicht nur Ihre Fristen und Ablauftermine im Auge behält, sondern auch für einen optimierten Verhandlungsprozess auf dem Weg dahin sorgt. 

Dieses System sollte auch keine zusätzliche Unordnung und Komplikationen zu Ihrem bestehenden Vertragsprozess schaffen. Sie wollen vermeiden, dass Sie den Überblick über Ihr gesamtes Vertragsmanagement verlieren, nur weil Sie 10 verschiedene Tools benötigen, um es am Leben zu erhalten. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie bei der Einrichtung eines optimalen Systems zur Verwaltung Ihrer Verlängerungen und Erneuerungen beachten sollten: 

Erstellen Sie ein Vertragsbuch mit ausgewählten Klauseln und Bedingungen zur Hand

Einer der häufigsten Fehler ist, dass die Unternehmen zu Beginn des Verhandlungsprozesses nicht gut genug vorbereitet sind. Zu ermitteln, für welche Produkte ein Kunde derzeit einen Vertrag abgeschlossen hat und welche neuen Produkte angeboten werden müssen, um das aktuelle Produktportfolio zu ersetzen, ist schon Arbeit genug. 

Die Ausarbeitung eines neuen Vertrags mit neuen Klauseln erfordert weitere Beiträge der Rechtsabteilung, der Compliance-Abteilung und der Geschäftsleitung, was den Zeitaufwand weiter erhöht. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Erstellung von Vertragsvorlagen, die auf das neue Produktportfolio und Vertragsverlängerungen abgestimmt sind, eine große Zeitersparnis mit sich bringt. 

Regelmäßige Überprüfung von Schlüsselparametern

Die späte Verlängerung von Verträgen setzt die Verkaufs- und Rechtsteams, die oft über Nacht neue Verträge ausarbeiten müssen, unter unangemessenen Druck, so dass bei den Verhandlungen wenig Spielraum bleibt. Unter diesem Vorwand werden Zugeständnisse gemacht oder müssen gemacht werden, um ein Geschäft vor dem Morgengrauen abzuschließen. Um dieses Szenario zu vermeiden, sind die Unternehmen gut beraten, die Fristen und Schlüsselparameter im Auge zu behalten, um Fristen oder veraltete Portfolios zu erkennen, bevor es zu spät ist. 

Behalten Sie den Überblick über Ihre Fristen in einer standardisierten Weise

Ein systematischer Ansatz, um alle Termine für Vertragsverlängerungen und -erweiterungen im Auge zu behalten, muss nicht gleich zu weit fortgeschritten sein, um damit zu beginnen. 

Der allererste Schritt, den Sie unternehmen können, ist ein grundlegendes System, das den Vertragsmanager daran erinnert, wenn bestehende Verträge auslaufen. Dies kann so einfach sein wie die Verwendung eines E-Mail-Dienstes wie Gmail oder Outlook. Viele Unternehmen ziehen es auch vor, ihre Fristen und Fälligkeitstermine in einer Tabelle festzuhalten, in der auch alle Vertragsdokumente gespeichert sind.

Sobald Sie Ihre Erinnerungen eingerichtet haben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie den Verlängerungsprozess gestalten wollen. Sie können vor jeder Frist eine Erinnerung verschicken, aber wenn Sie nicht genügend Antworten von Kunden erhalten, könnte dies zu verpassten Fristen führen. 

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung einer speziellen Softwarelösung, mit der Sie den gesamten Prozess automatisieren können. Mit solchen Lösungen können Sie Vorlagen erstellen, die alle Informationen enthalten, die Ihr Kunde ausfüllen muss. Sobald das Formular ausgefüllt ist, sendet die Software automatisch E-Mails an alle Beteiligten.

Rationalisieren Sie Ihre Prozesse 

Im Idealfall müssen Vertragsverlängerungen oder -erweiterungen, wie oben beschrieben, über einen etablierten Prozess verwaltet werden. Diejenigen, die sich rühmen, über einen etablierten Prozess zu verfügen, sollten zumindest in der Lage sein, Verantwortliche für das Fristenmanagement sowie weitere Personen und Teams zu benennen, die für den eigentlichen Prozess der Vertragsverlängerung zuständig sind.

Da sich im Laufe der Zeit immer mehr Verträge in die Warteschlange der Vertragsverlängerungen einreihen werden, kann die lernende Organisation den Prozess weiter straffen. Der Einsatz spezialisierter Softwareanwendungen, wie sie beispielsweise von top.legal angeboten werden, kann oft mit geringem Aufwand zu großen Erfolgen bei der Verbesserung von Vertragsprozessen führen. 

Fazit

Wie sieht Ihr derzeitiger Prozess zur Überwachung aller Vertragsverlängerungsdaten aus? Haben Sie eine Reihe grundlegender Schritte festgelegt, die Sie immer versuchen zu befolgen, um Erinnerungen einzurichten? Oder sind Sie von der Menge der Verträge mit ihren wichtigen Informationen überfordert? Müssen Ihre Teams zu viel Zeit für unpraktische und ineffiziente Prozesse aufwenden, die sie anderweitig hätten nutzen können?

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Wie viel kostet schlechtes Vertragsmanagement?

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