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Aufsetzung von Vorlagen

Wie Sie Vertragsklauseln optimal einsetzen: Tipps und Tricks

Vertragsklauseln sind unerlässlich, um rechtsverbindliche Vereinbarungen zwischen zwei Parteien wirksam zu treffen. Der wirksamste Ansatz für eine effiziente Nutzung von Vertragsklauseln ist die Verwendung einer Vertragsklauselbibliothek.

Vertriebs- und Rechtsexperten können sich mit der Verwaltung von Klauseln schwer tun. Manuelle Vertragsverwaltungstools wie Tabellenkalkulationen, E-Mails und unzusammenhängende Softwaretools haben sich bei der Erstellung optimaler Vertragsdokumente und -klauseln als wenig effektiv erwiesen - eine Schwachstelle, die selten zu schnellen Genehmigungen führt. 

Die Verwendung von Vertragsklauseln kann dazu beitragen, Standards zu unterstützen und das Vertragsrisiko während des gesamten Vertragslebenszyklus zu verringern. Richtig angewandt, können sie sich positiv auf Ihren Vertragsmanagementprozess auswirken.

Was sind Vertragsklauseln?

Eine Vertragsklausel lässt sich als eine detaillierte Bestimmung in einem Vertrag oder einer rechtlichen Vereinbarung definieren, die den Kontext und das Verständnis für einen kritischen Punkt in der Vereinbarung liefert. Durch die Festlegung bestimmter Vertragsbedingungen und -parametern verschhaffen Vertragsklauseln beteiligten Parteien und Personen beachtliche Vorteile. Eine Vertragsklausel legt verschiedene Umstände, Faktoren und/oder Rechte fest, die als Rahmen für alle beteiligten Parteien dienen.

Typische Arten von Vertragsklauseln

Zu den gebräuchlichsten Vertragsklauseln gehören Formulierungen, die sich auf folgende Aspekte beziehen:

  • Zeitraum des Vertrags
  • Ausführung der Verpflichtungen
  • Vereinbarungen über das Leistungsniveau
  • Vertragsauslegung und -gestaltung
  • Rechte der Parteien
  • Rechtsbehelfe oder Schadensersatz bei Nichterfüllung seitens einer oder mehrerer Parteien

Was ist eine Vertragsklauselsammlung?

Eine Vertragsklauselsammlung stellt lediglich die Sammlung innerhalb der Vertragsverwaltungsanwendung dar, in der alle Klauseln gespeichert sind, die zur Erstellung von Verträgen verwendet werden. In dieser Bibliothek können Sie Folgendes finden:

  • Klauselarten - Definitionen für jede Art von Klausel, zusammen mit einer Zuordnung zu der Art von Vertrag, auf den sie sich beziehen kann.
  • Tatsächliche Klauseln - das Verzeichnis für die oben genannten Klauseln, die Sie zur Erstellung von Verträgen verwenden werden.
  • Klauselbündel - Klauseln, die nach den gängigen Vertragstypen geordnet sind, denen sie normalerweise hinzugefügt werden.
  • Geänderte Klauseln - Klauseln, die in einem bestimmten Dokument erscheinen. Wenn diese Klauseln im Laufe der Verhandlungen aktualisiert werden müssen, können Sie dies tun, ohne die Stammklausel in der Bibliothek zu verändern.
  • Alternative Klauseln - das sind Klauseln, die als vorab genehmigter Ersatz für bestehende Klauseln bestimmt wurden. Auf diese Weise kann jeder, der an dem Vertrag arbeitet, bei Bedarf die aktuellen Klauseln gegen Alternativen austauschen.
  • Unterklauseln - dies sind unterschiedliche, aber miteinander verbundene Masterklauselobjekte. Alle Masterklauseln können eine oder mehrere Unterklauseln haben, aber die Vertragsklauselbibliothek ermöglicht es Ihnen, alle Unterklauseln zuzuordnen und zu verwalten.

Software für das Vertragsmanagement kann in der Verhandlungsphase des Vertragslebenszyklus hilfreich sein, da sie Ihnen ermöglicht, Klauseln nach Bedarf zu ändern und mit bestimmten Formularen und Dokumenten abzugleichen. Auf diese Weise praktizieren Sie Risikomanagement, indem Sie Gefahren aufspüren, sobald sie auftreten. Darüber hinaus hält Sie die CLM-Software auf dem Laufenden darüber, welche Verträge derzeit verhandelt und welche Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus geändert werden.

Warum eine Vertragsklauselsammlung die Effizienz verbessert

Wenn Sie die Funktionen einer Vertragsklauselbibliothek nutzen, werden sich die Geschäftsergebnisse Ihres Unternehmens verbessern. Eine Klauselbibliothek vereinfacht die Vertragserstellung und -verhandlung, indem sie Ihnen eine Sammlung von vorab genehmigten Klauseln zur Verfügung stellt, die systematisch nach Klauseltypen geordnet sind. Auf diese Weise wird die Verwaltung des Vertragslebenszyklus in diesen Phasen des Vertragslebenszyklus einfacher und effizienter.

Sobald eine Klauselbibliothek mit allen möglichen Klauseln gefüllt ist, denen Ihr Unternehmen zuzustimmen bereit ist - oder deren Veröffentlichung Ihnen von Ihren Anwälten gestattet wird -, können Sie damit beginnen, in Ihren Verträgen auf Klauseln zu verweisen, anstatt sie in langer Form einzufügen. Sie können dann alle Verträge, die eine bestimmte Klausel enthalten, mit einer einfachen Suche suchen und abrufen. Das ist unmöglich, wenn Ihre Klauseln im Archiv vergraben sind.

Eine Klauselbibliothek in einer Vertragsverwaltungssoftware hat mehrere Vorteile, vor allem wenn sie in die Funktionen zur Vertragszusammenstellung und zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus integriert ist:

Sie können jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Klauselbibliothek zugreifen. Das ist viel einfacher, als sich durch frühere Akten zu wühlen, um eine endgültige Kopie oder einen Entwurf eines Standardvertrags zu finden. Und wenn die Suche nach einem Vertrag genauso viel Zeit in Anspruch nimmt wie die Erstellung eines neuen Vertrags, was hindert Sie daran, auf Ihren Instinkt und Ihre instinktive Formulierung zurückzugreifen? Eine Klauselbibliothek kann ein wichtiges Instrument sein, um die Aushöhlung Ihrer vertraglichen Rechte zu verhindern.

Ein zentrales Repository für alle vorab genehmigten Klauseln: Sie können Klauseln nach ihrem Zweck klassifizieren oder kategorisieren, z. B. nach Zahlungsbedingungen oder Kündigungsrechten. Sie können alle Klauseln zu geistigen Eigentumsrechten an einem Ort und alle Klauseln zu Zahlungsbedingungen an einem anderen Ort speichern. Dies spricht für Ihre Anfangsinvestition und die Verwaltung, die ein langwieriger und teurer Prozess ist. Es spricht auch für die Amortisationsdauer im Vergleich zur zeitaufwändigen Verwaltung von Präzedenzfalldateien oder der Flut potenzieller Problemklauseln, mit denen Anwälte konfrontiert werden.

Weitere Vorteile der Integration einer Vertragsklauselbibliothek in Ihre Vertragsmanagement-Software sind:

  • Verringerung des Zeitaufwands für die manuelle Suche nach einer Klausel und das anschließende Kopieren und Einfügen in einen Vertrag.
  • Die Notwendigkeit, über umfangreiches juristisches Wissen zu verfügen.
  • Die Zentralisierung der Kontrolle über die Erstellung von Klauseln, Vorlagen, Regeln und Logik.
  • Eine Produktion von korrekt formatierten Dokumenten in der richtigen Reihenfolge.
  • Nahtlose Ergänzung jedes Vertrags mit Daten, die sich bereits im System befinden.
  • Automatische Übertragung von Änderungen an Klauseln in alle Vorlagen, die die entsprechende Klausel enthalten.
  • Ausschließliche Berechtigung für Mitarbeiter mit Sicherheitszugang, die Dokumente einsehen, erstellen oder ändern dürfen.

Fazit

Wenn Sie keine Klausel- und Vorlagenbibliotheken für die Erstellung von Verträgen verwenden, müssen Anwender unter Umständen viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Vorlagen verbringen. Zudem besteht ein hohes Risiko, dass Ihre Verträge nicht genehmigte, veraltete oder nicht durchsetzbare Formulierungen enthalten.

Software für das Vertragsmanagement mit automatisierten Workflows sowie Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken wird heutzutage von führenden Unternehmen eingesetzt, um eine höhere Produktivität und größere Ziele zu erreichen. Mit einer Klauselbibliothek können Sie ganz einfach auf alle vorab genehmigten Klauseln zugreifen und die Verwaltung des Vertragslebenszyklus für Ihr gesamtes Team optimieren.

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