6 Wege der Vertragsoptimierung für eine höhere Vertriebseffizienz

Gerade im Vertrieb sind Verträge eine zentrale Komponente für den Abschluss von Verkäufen. Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens sind, dann ist es entscheidend, sie schnell und regelmäßig zirkulieren zu lassen: Eine höhere Zirkulation bedeutet zugleich eine höhere Vitalität des Unternehmens. Was können Sie also tun, um Verträge so zu optimieren, dass die Vertriebseffizienz insgesamt steigt?

Um eine höhere Umschlagshäufigkeit von Verträgen zu ermöglichen, gilt es zunächst, die Blockaden zu lösen, die einem höheren Durchsatz im Weg stehen. Vier Faktoren fallen dabei unmittelbar ins Auge:

1. Verträge werden von Menschen gelesen.
2. Verträge werden in der Regel von Juristen für Juristen geschrieben.
3. Unnötige Komplexität erschwert die Lesbarkeit.
4. Wer einen Vertrag liest, muss sich meist mit dem gesamten Dokument befassen, um die für ihn wichtigen Punkte zu finden.

In der Regel treten diese Faktoren nicht einzeln auf, sondern in verschiedenen Kombinationen. So wird aus einer unbequemen Hürde, die man vielleicht noch mit etwas Mehraufwand überwinden kann, ein Flaschenhals, der den gesamten Prozess zum Stillstand bringt. Das Unternehmen stagniert.

Handelte es sich beim Geschriebenen um einen Artikel in einem Fachblatt, würde der Lesende einfach weiterblättern oder das Magazin zur Seite legen – die Folgen wären überschaubar. Bei Verträgen wiegt das schwerer: Weiterblättern ist bei der Durchsicht eines Vertrags zur Verhandlung keine ratsame Option, denn einzelne Wörter können erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. In vielen Fällen bleibt dann nur die Unterstützung eines Juristen, die die Zeit bis zur Unterschrift verlängert und beträchtliche Kosten verursacht.

Wie schaffen Sie also Abhilfe? Hier sind sechs konkrete Schritte, mit denen Sie Ihre Verträge für eine bessere Vertriebseffizienz optimieren.

1. Strukturieren und vereinfachen Sie Ihre Verträge

„Mind at ease puts a smile on the face“ – so der Titel einer Studie von Winkielman und Cacioppo, die zeigt: Leicht verarbeitbare Informationen lösen positive Gefühle aus.

Gehen wir davon aus, dass das im Vertrag angebotene Produkt ein echtes Problem einer klar definierten Zielgruppe löst (es also einen sogenannten Product-Market-Fit gibt) und es genügend Käufer für dieses Produkt gibt. Dann bietet es sich an, den bestehenden Abschlussprozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Obwohl dieses Prinzip aus den Neurowissenschaften stammt, braucht es keinen geistigen Marathon, um zu erkennen: Einfachere Nachrichten werden schneller verarbeitet.

Das Prinzip der Verarbeitungsflüssigkeit geht aber noch einen Schritt weiter. Verarbeitungsflüssigkeit bezeichnet den Grad an Leichtigkeit, mit dem das Gehirn Informationen verarbeitet – und sie hat maßgeblichen Einfluss auf die Urteilsbildung. So sorgt perzeptuelle Flüssigkeit dafür, dass ein Reiz vertraut wirkt und dass leicht lesbare Aussagen eher für wahr gehalten werden.

Für die Vertragsgestaltung ist dieses Prinzip Gold wert, sobald Sie mehrere Verträge schneller zum Abschluss bringen wollen. Wird ein Vertrag als leicht und verständlich empfunden, werden die enthaltenen Aussagen mit höherer Wahrscheinlichkeit als richtig wahrgenommen – und Vertragspartner sind eher bereit, zu unterzeichnen.

Unsere Empfehlung lautet daher: Strukturieren Sie Verträge so, dass sie für den Leser Sinn ergeben. Nutzen Sie, wo möglich, ergänzende Erklärungen direkt im Vertrag und vermeiden Sie unnötig komplexe Begriffe, die erst über einen umfangreichen Anhang erklärt werden müssen. Zusätzliche Überschriften für Absätze und Einschübe helfen, Informationen einzuordnen.

2. Setzen Sie auf Playbook-Lösungen

Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die auf Playbook-Lösungen setzen, kommen schneller zu einer Einigung mit ihren Kunden. Ein Playbook bündelt die gesammelte Erfahrung aus vorangegangenen Vertragsverhandlungen in Form alternativer Klauseln beziehungsweise Textbausteine. So können Verhandlungsführer außerhalb der Rechtsabteilung schneller auf abgestimmte und freigegebene Klauseln zurückgreifen, ohne jedes Mal einen langwierigen Abstimmungsprozess zu durchlaufen.

Voraussetzung ist, dass die Klauseln mit der Rechtsabteilung abgestimmt sind und die Fachabteilung sie zweifelsfrei anwenden kann. An diesem Punkt lohnt sich der Einsatz fortgeschrittener Software, die über ein herkömmliches Textverarbeitungssystem hinausgeht. Zudem sollten Rechts- und Fachabteilung gemeinsam einen Katalog alternativer Klauseln entwickeln und diesen regelmäßig mit den Erfahrungen aus den Verhandlungen abgleichen.

3. Bereiten Sie Schlüsselparameter per Software auf

Wer regelmäßig mit Verträgen arbeitet, kennt das: Viele Informationen, die für den Anwender entscheidend sind, liegen im Fließtext vergraben – nicht selten mitten im Dokument.

Für den Anwender heißt das: Er wird immer wieder mit der Aufgabe konfrontiert, Schlüsseldetails im Vertrag herauszusuchen. Bei einfachen Verträgen mit wenigen Seiten ist das machbar. Werden die Verträge komplexer, wird daraus eine Herausforderung, die oft das konzentrierte Lesen vieler Textpassagen voraussetzt.

Für diese Aufgabe wenden Unternehmen häufig hunderte Stunden auf – dabei kann heute längst Software helfen. Vertragsprogramme extrahieren wesentliche Details in Sekunden automatisch und präsentieren sie übersichtlich.

Im Zusammenspiel mit der Gegenseite bekommt eine tabellarische Übersicht der vereinbarten Schlüsselparameter eine noch größere Bedeutung. Gemäß dem oben genannten Prinzip der Verarbeitungsflüssigkeit lassen aufbereitete Schlüsselinformationen den Vertragstext deutlich einfacher erscheinen – so erfassen ihn die Verantwortlichen der Gegenseite leichter.

In der Praxis gibt es unzählige Beispiele von verärgerten Entscheidungsträgern, die trotz gründlicher Prüfung die gewünschten Positionen im Vertrag nicht finden und sich deshalb zunächst weigern, zu unterschreiben.

4. Schreiben Sie Ihre Verträge für Nicht-Juristen

Verträge werden in der Regel von Anwälten für Anwälte geschrieben. Das ist eine anachronistische Praxis aus der Zeit vor dem Internet, als Rechtstexte, Kommentare, Auslegungen und Vorlagen nicht frei zugänglich, sondern einer Kaste ausgewählter Gelehrter – den Anwälten – vorbehalten waren. Ihre Nutzung erforderte oft teure, umfangreiche Bibliotheken, um das Geschriebene zu ver- und entschlüsseln. Einem juristischen Laien standen diese Mittel in der Regel nicht zur Verfügung.

So wurden Verträge an diejenigen weitergereicht, die sie entschlüsseln konnten. Folglich saßen an Schlüsselpositionen in Unternehmen Juristen. Dieses Bild ist in den letzten Jahren stark erodiert: Juristen sitzen weiterhin in den Schaltzentralen von Unternehmen, doch ihre Präsenz an der Spitze hat abgenommen.

Auch die Sprache hat sich verbessert. Dennoch gibt es weiterhin Formulierungen, die zeigen, dass Anwälte oft vergessen, wofür Verträge eigentlich geschrieben werden. Juristen sollten bedenken: Rechtsdokumente wirken auf viele Menschen einschüchternd – obwohl sie es nicht sein müssten. Juristische Laien schauen sich einen langen, komplizierten Vertrag oft gar nicht erst an und schrecken vor der Arbeit daran zurück. Genau deshalb dauert es bei komplizierten Verträgen länger, bis sie akzeptiert und abgeschlossen werden.

5. Automatisieren Sie keine ineffizienten Prozesse

Es gibt kein kostenloses Mittagessen. Wenn Sie Ihre Verträge nicht vereinfachen können, gelingt es Ihnen auch nur teilweise, den Vertragsprozess zu automatisieren – in vielen Fällen vergrößern Sie das Problem sogar.

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, empfehlen wir ein Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre Verträge mit anderen und machen Sie sich mit den Grundlagen klarer Sprache und Lesbarkeit vertraut. Über die Einführung von Playbooks können Sie Verständlichkeit und Verhandlungsdauer einzelner Klauseln sogar per A/B-Test bewerten. Setzen Sie einfache, klar verständliche Klauseln als Standard und ergänzen Sie, wo nötig, Erklärungen, damit auch komplizierte Klauseln leicht angenommen werden.

Wenn Sie anschließend die Skalierung der Vertragsgestaltung angehen, können Sie sicher sein, dass die von Ihnen aufgedeckten Effizienzgewinne mit skalieren. Die Automatisierung von Vertriebsprozessen sollte nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung sein, sondern auch die Qualität der Verträge – und damit das Kundenerlebnis – verbessern.

6. Fordern Sie mehr von Ihrer Rechtsabteilung

Ein wirksamer und leider selten genutzter Hebel zur Beschleunigung von Vertragsabschlüssen ist es, sich mit diesem Anliegen direkt an die Rechtsabteilung zu wenden. Legal Design ist in aller Munde, und viele Juristen sind heute damit vertraut. Die Neugestaltung von Verträgen ist zudem eine intellektuelle Herausforderung, der sich gute Juristen gerne stellen. Eine kontinuierliche Beschäftigung mit der Vertragsaufbereitung beseitigt viele Hemmnisse für den Vertragsumlauf und wirkt sich wirtschaftlich positiv auf den gesamten Vertriebsprozess aus.

Vertragsoptimierung ist dabei nur ein Baustein. Wie Sie Ihre gesamte Vertriebsorganisation krisenfest und skalierbar aufstellen, zeigt unser Fünf-Schritte-Plan für einen widerstandsfähigen Vertrieb.