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Vertragsautomatisierung

6 Wege der Vertragsoptimierung für eine höhere Vertriebseffizienz

  • Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens darstellen, dann muss es wohl auch wichtig sein, Verträge rasch und regelmäßig zirkulieren zu lassen. Eine höhere Zirkulation ist somit auch gleichbedeutend mit einer höheren Vitalität des Unternehmens. Ein Beweis, den viele erfolgreiche Unternehmen nicht schuldig bleiben. Was kann mal also tun, um Verträge zu schaffen, die die Menschen gerne unterschreiben?

Vor allem im Vertrieb stellen Verträge eine wichtige Komponente für den Abschluss von Verkäufen dar. Wenn Verträge das Lebenselixier eines Unternehmens darstellen, dann muss es wohl auch wichtig sein, Verträge rasch und regelmäßig zirkulieren zu lassen. Eine höhere Zirkulation ist somit auch gleichbedeutend mit einer höheren Vitalität des Unternehmens. Was kann mal also tun, um Verträge dahingehend zu optimieren, sodass die Vertriebseffizienz allgemein steigt?

Um eine höhere Umschlagshäufigkeit von Verträgen zu ermöglichen, gilt es zunächst die Blockaden zu lösen, die einem höheren Durchfluss im Wege stehen. Folgende wesentliche Faktoren fallen dabei unmittelbar ins Auge:

  1. Verträge werden von Menschen gelesen;
  2. Verträge werden in der Regel von Juristen für Juristen geschrieben;
  3. Unnötige Komplexität der Verträge erschwert die Lesbarkeit;
  4. Leser von Verträge müssen sich in der Regel mit Verträge im Ganzen befassen, um die Punkte zu finden, die für sie wichtig sind. 

In der Regel stehen diese Faktoren nicht alleine, sondern treten regelmäßig in verschiedenen Kombinationen auf. So wird aus einer unbequeme Unwegsamkeit, die man vielleicht noch mit ein wenig Mehraufwand überwinden kann, ein größerer Flaschenhals, der den gesamten Prozess zum Stillstand bringen kann. Das Unternehmen stirbt bzw. vegetiert vor sich hin. 

Würde es sich bei dem Geschriebenen um einen Artikel in einem Fachblatt handeln, dann würde der Lesende weiterblättern bzw. das Magazin zur Seite legen. Die Folgen wären einfach und überschaubar. Bei Verträgen ist die Bedeutung jenes Satzes erheblich wichtiger: Bei einer Durchsicht eines Vertrags zur Verhandlung ist Weiterblättern keine anzuratende Aktion, da einzelne Wörter oftmals signifikante wirtschaftliche Auswirkung auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens haben können. Hier bleibt dann in vielen Fällen nur noch die Unterstützung eines Juristen, der in den häufigsten Fällen die Zeit bis zur Unterschrift verlängert beachtliche Kosten mit sich zieht.

Wie schafft man also Abhilfe? Hier sind 6 konkrete Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Verträge für eine bessere Vertriebseffizienz zu optimieren.

1. Strukturieren und Vereinfachen Sie Ihre Verträge

Mind at ease puts a smile on the face: Psychophysiological evidence that processing facilitation increases positive affect

Geht man zunächst davon aus, dass das im Vertrag angebote Produkt ein tatsächliches Problem einer klar definierten Zielgruppe löst, (in anderen Worten ein sogenannter Product-Market-Fit besteht), und es zusätzlich genügend Käufer für das Produkt gibt, dann bietet es sich in der Regel an, diesen bestehendend Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. 

Obwohl dieses Prinzip aus den Neurowissenschaften stammt, bedarf es keines geistigen Marathons, um zu dem Schluss zu kommen, dass einfachere Nachrichten schneller verarbeitet werden können.

Das Prinzip der Verarbeitungsflüssigkeit geht aber noch einen Schritt weiter. Die Verarbeitungsflüssigkeit bezeichnet zunächst den Grad Leichtigkeit, mit den das Gehirn Information verarbeitet. Die Verarbeitungsflüssigkeit hat aber auch einen maßgeblichen Einfluss auf die Urteilsbildung. So trägt die perzeptuelle Flüssigkeit dazu bei, dass einer Person ein Anreiz vertraut vorkommt und, dass leicht lesbare Aussagen für wahr gehalten werden. 

In der Praxis für die Vertragsgestaltung ist das Prinzip Gold wert, sobald man das Ziel verfolgt, mehrere Verträge schneller zum Abschluss zu bringen. Wird der Vertrag nämlich als leicht und verständlich empfunden, dann werden die darin enthaltenen Aussagen auch wahrscheinlicher als richtig wahrgenommen. Somit sind Vertragspartner eher bereit den Vertrag zu unterzeichnen.  

Unsere Empfehlung lautet daher, Verträge gut zu strukturieren, sodass diese für den Leser Sinn ergeben. Nutzen Sie wenn möglich zusätzliche Erklärungen direkt im Vertrag und vermeiden sie unnötig komplexe Begrifflichkeiten, die über einen umfangreichen Anhang erst erklärt werden müssen. Ergänzende Überschriften für Absätze und Einschübe können zusätzliche Informationen vermitteln. 

2. Verwenden Sie Playbook-Lösungen

Die Erfahrung zeigt dass, Unternehmen, die auf Playbook-Lösungen setzen, schneller zur Einigung mit Ihren Kunden kommen. Playbook-Lösungen können die gesammelte Erfahrung aus vorangehenden Verhandlungen als alternative Klausel bzw. alternative Textabschnitte darstellen. Somit können Verhandlungsführer außerhalb der Rechtsabteilung schneller auf abgestimmte und genehmigte Klauseln zurückgreifen, ohne durch einen weiteren langwierigen und aufwändigen Abstimmungsprozess zu gehen.

Voraussetzung für die Funktionalität von Playbooks ist an dieser Stelle, dass mit der Rechtsabteilung abgestimmte Klauseln vorliegen und deren zweifelsfreie Anwendung durch die Fachabteilung gesichert ist. In diesem Punkt lohnt sich der Einsatz von fortgeschrittener Software, die über ein herkömmliches Textverarbeitungssystem hinausgeht. Zudem ist es erforderlich, dass die Rechtsabteilung gemeinsam mit der Fachabteilung einen Katalog alternativer Klauseln entwickelt und diese regelmäßig mit den Erfahrungen aus der Verhandlung ageglichen werden. 

3. Bereiten Sie Schlüsselparameter über Software auf

Wenn man regelmäßig mit Verträgen arbeitet, dann fällt auf, dass viele Informationen, die für den Anwender eine wichtige Rolle spielen, im Text vergraben sind. Nicht selten befinden genau diese Textstellen in der Mitte des Dokuments.

Schlussfolgernd heißt das als Anwender, dass man öfter mit der Aufgabe konfrontiert wird, Schlüsseldetails im Vertrag zu herauszusuchen. Bei einfachen Verträgen mit wenigen Seiten ist das noch eine machbare Aufgabe. Werden die Verträge komplizierter, steht man vor einer komplexeren Herausforderung, die auch oftmals das konzentrierte Lesen von vielen Textpassagen voraussetzt. 

Für diese Aufgabe werden in Unternehmen oft hunderte von Stunden aufgewendet. Eine Aufgabe bei der eigentlich heutzutage auch Software helfen kann. Vertragsprogramme können problemlos wesentliche Details automatisch in Sekunden extrahieren, und diese übersichtlich dem Suchenden präsentieren.

Im Zusammenspiel bei Vertragsverhandlungen mit der Gegenseite bekommt eine tabellarische Übersicht der vereinbarten Schlüsselparameter eine noch viel größere Bedeutung. Gemäß den oben genannten Prinzip der Verarbeitungsflüssigkeit, lassen die aufbereiteten Schlüsselinformationen den Vertragstext deutlich einfacher erscheinen. Somit ist dieser für die Verwantwortlichen der Gegenseite leichter zu erfassen. Häufig sind die Verträge zudem gleich, was die Suche nach dem gewünschten Absatz noch mehr den Anstrich einer Sisyphusarbeit verleiht.

In der Arbeitswelt gibt es unzählige Beispiele von verärgerten Entscheidungsträgern, die trotz gründlicher Vertragsprüfung die gewünschten Positionen im Vertrag nicht finden können und sich daher zunächst weigern, ihn zu unterschreiben.

4. Schreiben Sie Ihre Verträgen für Nicht-Juristen

Verträge werden in der Regel von Anwälten für Anwälte geschrieben. Dies ist eine anachronistische Praxis, die aus der Zeit vor dem Internetzeitalter stammt, als Rechtstexte, Kommentare, Auslegungen und Vorlagen nicht für jedermann (frei) über das Internet zugänglich waren, sondern einer Kaste ausgewählter Gelehrter - den Anwälten - vorbehalten waren. Dies erforderte oft teure und umfangreiche Bibliotheken, um das Geschriebene zu verschlüsseln und zu entschlüsseln. Einem einfachen Laien standen diese Mittel in der Regel nicht zur Verfügung. 

So wurden auch Verträge unverzögert an diejenigen weitergereicht, die sie entschlüsseln konnten. Folglich saßen auch an Schlüsselpositionen in Unternehmen Juristen. Diese Bild ist in den letzten Jahren stark erodiert. Juristen findet man weiterhin in den Schaltzentralen von Unternehmen, doch ihre Präsenz an der Spitze hat sich stark reduziert. 

Auch die Sprache hat sich deutlich verbessert. Dennoch gibt es immer noch Formulierungen in Verträgen, die darauf hindeuten, dass Anwälte oft vergessen, wofür Verträge tatsächtlich geschrieben werden. Juristen müssen bedenken, dass rechtliche Dokumente für viele Menschen beängstigend sind, was sie eigentlich nicht sein müssen. Juristische Laien sehen sich einen langen, komplizierten Vertrag oft nicht an und schrecken vor der Arbeit daran zurück. Aus diesem Grund dauert es bei komplizierten Verträgen einfach länger, bis sie letztlich akzeptiert und abgeschlossen werden.

5. Automatisieren Sie keine ineffizienten Prozesse

Es gibt kein kostenloses Mittagessen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Verträge zu vereinfachen, dann gelingt es Ihnen nur teilweise, den Vertragsprozess zu automatisieren. In vielen Fällne vergrößern Sie das Problem gleich mit.

Bevor Sie mit der Arbeit der Automatisierung beginnen, empfehlen wir Ihnen ein Benchmarking durchzuführen: Vergleichen Sie Ihre Verträge mit anderen und machen Sie sich mit den Grundlagen der klaren Sprache und Lesbarkeit vertraut. Über die Einführung von Playbooks können Sie die Verständlichkeit und Verhandlungszeit einzelner Vertragsklauseln auch über ein A/B-Tests evaluieren. Setzen Sie einfache und klar verständliche Klauseln als Standard durch. Zusätzlich sollten Sie falls nötig Erklärungen ergänzen, damit komplizierte Klauseln einfach angenommen werden. 

Wenn Sie dann die Skalierung der Vertragsgestaltung in Angriff nehmen, können Sie sicher sein, dass die von Ihnen aufgedeckten Effizienzgewinne mit ihnen zusammen skalieren werden. Die Automatisierung von Vertriebsprozssen sollte nicht nur ein Mittel zur Kostensenkung sein, sondern auch zur Verbesserung der Qualität von Verträgen und damit des Kundenerlebnisses beitragen.

6. Fordern Sie mehr von Ihrer Rechtsabteilung

Ein effizienter und leider selten genutzter Hebel zur Beschleunigung von Vertragsabschlüssen ist es, sich mit diesem Anliegen direkt an die Rechtsabteilung zu wenden. Legal Design ist in aller Munde, und viele Juristen sind heutzutage damit vertraut. Die Neugestaltung von Verträgen ist auch eine intellektuelle Herausforderung, der sich gute Juristen gerne stellen sollten. Eine kontinuierliche Beschäftigung mit dem Thema Vertragsaufbereitung kann viele Hemmnisse für den Vertragsumlauf beseitigen und sich damit wirtschaftlich positiv auf den gesamten Vertriebsprozess auswirken.



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