Die Leistungsfähigkeit moderner Software zur Bearbeitung von Dokumenten über die Cloud hat in den letzten Jahren drastisch zugenommen, während viele der zugrunde liegen- den Prozesse gleich geblieben sind. Mit der Beschleunigung der Entwicklung zeichnet sich auch ab, dass Cloud-basierte Lösungen auf fast allen Gebieten den Gerätebasierten offline Lösungen überlegen sind. Mit dem fortschreitenden Ausbau der Netzinfrastruktur werden zunehmend komplexere Cloud- Lösungen möglich, die einen immer größere werdenden Anteil der Bevölkerung zugänglich sind.
Ein intuitives und einfaches Design vieler Editoren eröffnet den Wert dieser Lösungen ohne den sonst üblichen Schulungsaufwand für einen immer größere werdenden Teil der Geschäftswelt. Fragebögen und integrierte Software-Assistenten, die zusätzlich mühelos in moderne und modulare Editoren integriert werden können, sind mittlerweile auch an einem Punkt angelangt, an dem Fachfremde Personen Dokumente einfach erstellen können. Dies ist insbesondere im juristischen Bereich der Fall. Auch komplizierte Logiken können bereits direkt bei der Erstellung von Dokumenten eingebunden werden und machen die Umsetzung von Abhängigkeiten und Verästelungen im Textverarbeitungsprogramm möglich.
“Über den Einsatz moderner Textverarbeitungsprogramme können Unternehmen die Fehlerquote und damit rechtliche Risiken und Kosten gegenüber der herkömmlichen Vertragsabwicklung signifikant reduzieren.“
Die Automatisierung von Dokumenten deckt nach und nach verschiedene Anwendungsfälle ab, und mit der Einführung neuer Technologien, wie der künstlichen Intelligenz, Verschlüsselungsstandards und Übertragungsprotokolle, kommen ständig neuen Anwendungsfelder hinzu.
Der grundlegende Anwendungsfall für die automatisierte Erstellung von Rechtsdokumenten hat sich jedoch zum Ziel gesetzt, Benutzer von der Komplexität des juristischen Fachjargons zu lösen und sie stattdessen über einen Software-Assistenten durch das Dokument zu führen. Dabei werden über Fragen und Eingabefelder Daten gesammelt werden, die dann im finalen Vertragsdokument berücksichtigt werden. Zudem bietet gute und sehr gute Software für die Vertragserstellung Paragraphen-basierende Erklärung über eingebettete Videos oder Textpassagen. So können Ersteller für Laien sinnvolle und gute Vorlagen bauen und Rückfragen an das juristische Personal durch die Fachabteilung reduzieren. Basierend auf den Eingaben der Endnutzer werden die Platzhalter befüllt und optionaler Textblöcke der Mastervorlage werden automatisch in das finale Dokument eingefügt, das vom System generiert und dann an die Benutzer ausgegeben wird. Gute Vertragssoftware zeigt zudem das finale Dokument direkt bei der Eingabe an und Erklärungen können direkt mit einem Klick auf Passagen angezeigt und hinzugefügt werden.
Mit Hilfe der Automatisierung von Dokumenten können Anwaltskanzleien und Unternehmen Fehler, Kosten und allgemeine Ineffizienzen deutlich reduzieren, die mit traditionellen Texteditoren verbunden sind. Dokumente können in Minuten statt in Tagen erstellt werden, und diejenigen, die sie verfassen, benötigen dafür keine juristische Ausbildung, wenn die Systeme für die Automatisierung mit ausreichendem Fingerspitzengefühl erstellt werden.
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Bei top.legal sprechen wir täglich mit internen Anwälten und anderen Geschäftsführern. Was wir dabei festgestellt haben, ist, dass interne Rechtsabteilungen im Austausch mit Sales und anderen Abteilungen sich regelmäßig mit den gleichen Problemen und immer wieder mit den gleichen Herausforderungen im Rahmen des Vertragsprozesses konfrontiert sehen.
Folgendes Beispiel: Das eigene Unternehmen hat einen erfolgreichen Artikel im Angebot, der zwar nicht technisch innovativ oder gar eine Erfindung ist, aber aufgrund seines Designs einen guten Absatz findet. In unserem Beispiel ist diese Gestaltung nicht als Design im (deutschen oder europäischen) Register eingetragen worden. Sie finden plötzlich heraus, dass dieses Produkt von Konkurrenten kopiert wurde und auf diversen Plattformen deutlich günstiger zum Verkauf angeboten wird, weil es qualitativ minderwertiger gefertigt wurde.
Benutzen Sie immer noch Microsoft Word für wichtige Geschäftsdokumente so wie für die Erstellung von Angeboten und Verträgen? Wenn ja, ein Wort des Trostes, Sie sind nicht alleine. Sie verpassen allerdings damit eine Menge großartiger Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und Ihre Dokumente besser machen könnten.
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