Die optimale Vertragssoftware erwerben: Tipps für Unternehmen

Die Auswahl und Einsatz von Software ist eine Wissenschaft, keine Kunst. Es handelt sich um einen durchaus soliden Prozess mit einem Anfang und hoffentlich klar definierten Ergebnis. Viele Unternehmen stellt dieser Prozess jedoch vor substantielle Herausforderungen. 

Viele "Horrorgeschichten" kursieren um das Thema Softwarekauf. Manchmal funktioniert dabei die Software nicht, wie sie zuvor beworben wurde, oder die anvisierten Einsparungen stellten sich einfach nicht ein. Den Softwareanbietern wird in diesen Fälle rasch die Schuld zugeschoben. Aber ist es wirklich immer ihre Schuld? Eine genaue Betrachtung lohnt, denn der Einsatz von Software ist weit mehr als eine Installation auf einem Server, es ist ein organisatorischer Kraftakt. Ein erfolgreicher Einsatz erfordert häufig enorme Anstrengungen auf beiden Seiten - Anbieter als auch Abnehmer. 

Warum kaufen Unternehmen Software?

Bevor ein Unternehmen die Absicht Software zu kaufen, liegt in der Regel ein internes Ereignis vor, das den Prozess auslöst. Häufig handelt es sich dabei um administrative Engpässe oder einen nicht funktionierenden Arbeitsprozess, der über kurz oder lang zu einer Überlastung bzw. zu einer Frustration der Mitarbeiter führt.

Häufige Events sehen so oder so ähnlich aus:  

• Drastische Produktivitätseinbußen
• Fehlende Kompatibilität mit neuer Software 
• Veraltete langwierige Arbeitsprozesse (z.B. Doppeleingaben)
• Fehlende Anbindung und Weiterverarbeitung der im Prozess erhobenen Daten
• Fehlende Möglichkeit zur Zusammenarbeit und globale Erreichbarkeit der Daten z.B. aus dem Home Office
• Bestehende Systeme werden nicht mehr weiter mit Updates versorgt
• Sicherheitsbedenken bei der Verwendung von Altsoftware

Zwischen dem auslösenden Event und der eigentlichen Anschaffung liegen aber in der Regel eine Reihe von Entscheidungen, die auch in höheren Ebenen der Organisation getroffen werden müssen. Insbesondere dort muss das Problem daher verstanden und klar dokumentiert vorliegen, sonst werden Kaufanfragen in der Regel schnell wieder abgelehnt oder aufgeschoben. 

In den nachfolgenden Abschnitten werden wir Ihnen erläutern, was vor der Beschaffung geschieht und welche drei Möglichkeiten es gibt, die Software zu beschaffen: 

Vor der Beschaffung

Welches Problem wollen wir mit dem Einsatz der Software lösen?

Bevor ein Unternehmen tatsächlich zum Kauf der Software kommt, muss das Team, das mit dem Kauf der Software beauftragt wird, eine Reihe von Aufgabe erledigen. In erste Linie steht hier, die genaue Absicht und den zukünftigen Einsatz der Software zu ermitteln. Es sollte auch unbedingt klar sein, für welche Probleme soll die Software als Lösung herangezogen werden und passt die Lösung überhaupt zum Problem.

Lässt sich dieses Problem hinreichend genau quantifizieren?

In Anbetracht der Tatsache, dass der Erfolg eines Unternehmens in erster Linie an dessen Ertragskraft gemessen wird, so sollte sich auch die zugrunde liegenden Prozesse an dieser Logik messen lassen. Die Vorteile einer Software muss sich daher quantifizieren lassen und sollten über einen Zeitraum von einem Jahr einen positiven Beitrag zum Gesamtergebnis beitragen. Zu diesem Zwecke sollte vor der Kaufentscheidung, Kosten der Software, Ergebnisbeitrag und somit Investitionsrendite berechnet werde können. 

Teams, die mit der Problemlösung beauftragt werden, bzw. den Kauf einer Software zur Lösung eines konkreten Problems selbst auf die Agenda setzen möchten, sollten daher in jedem Fall zumindest folgende Punkte für die Entscheidungsvorlage bereithalten: 

• Das Problem, das durch den Kauf gelöst werden soll
• Welche Software-Kategorie kommt hier in fragen
• Welche Alternativen gibt es
• Quantifizierung der aktuelles Problemsituation
• Kostenschätzung der Software 
• Kosten der Implementierung
• Möglichkeit der Integration mit anderen System und den errechneten Nutzen daraus
• Implementierungskosten, um mit anderen Systemen kommunizieren zu können
• Schulungskosten für Mitarbeiter
• Voraussichtliche Rentabilität der Investition

Folgende Punkte sollten als erste Meilenstein verstanden werden und sollten über die nachfolgenden Schritte weiter eingegrenzt werden. Viele Software-Unternehmen bieten auch über Ihre Vertriebsteam Beratung an, die Sie für die Quantifizierung des Problems heranziehen können.

Wie groß ist der interne Implementierungsaufwand?

Neben den externen direkten der Kosten für die Software, ist es für Unternehmen essentiell den internen Aufwand für die Implementierung und Wartung der Software, sowie die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter zu quantifizieren. Diese übersteigen in der Regel die direkten Kosten deutlich. Weiter interne Implementierungskosten:

• Schulung für Mitarbeiter
• Ausfallzeiten und Verzögerungen im Zuge von Anlaufschwierigkeiten
• Integration in bestehende Prozesse
• Benötigte Infrastruktur

Insbesondere bei Unternehmen mit großer Mitarbeiterzahl kann eine disruptive neue Technologie, die für die Verbesserung von Arbeitsprozessen gedacht war, zunächst die internen Prozesse zum erliegen bringen. Grund dafür sind häufig:

• Fehlende Akzeptanz der neuen Software bedingt durch geringe Einbindung der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess
• Ungenügende Schulungen
• Benutzeroberfläche der Software lässt keine intuitive Nutzung zu
• Spärliches Onboarding der Mitarbeiter ohne Support
• Keine Berücksichtigung von benötigten Inhalten in der Software
• Keine Berücksichtigung von notwendigen Datentransfers in andere Systeme

In Kombination bedeutet dies oft weitere Kosten, die bei einer Bewertung für den Software-Einsatz auch berücksichtigt werden sollten.

Evaluierung von potentiellen Lösungen über Demo und Testversionen

Sobald Sie Ihre potenzielle Software auf der Grundlage Ihrer Recherchen ausgewählt haben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, an einer Demo teilzunehmen oder eine kostenlose Testversion der Software einzusetzen. Über diese erhalten dann Sie eine bessere Vorstellung davon, wie gut sich die Software zur Lösung Ihres Problems eignet. Scheuen Sie sich an dieser Stelle nicht eine Vielzahl von Fragen zu stellen, um den Wert der Software auch bestmöglich zu quantifizieren.

Vergessen Sie auch nicht nach den Kosten der Implementierung, Training der Mitarbeiter und Implementierung in andere notwendige Systeme zu erfragen. Diese sind oftmals nicht Bestandteil der direkten Softwarekosten, sind aber im Wert und Umfang nicht zu unterschätzen. 

Softwareeinführung funktioniert nur über einen guten Plan

Nachdem wir festgestellt haben, dass Software oftmals komplex ist und tief in bestehende Unternehmensprozesse eingreift, sollte es an dieser Stelle auch nicht mehr verwunderlich sein, dass eine Einführung von Software nur über einen detaillierten Plan gut funktionieren kann. 

1. Dokumentieren Sie Ihre bestehenden Prozesse und Verfahren und notieren Sie notwendige Datenformate 

Sämtliche Beteiligten sollten die bestehenden Prozessen und Verfahren, die mit der Einführung der Software tangiert werden, verstehen und mit Ihnen vertraut sein, um mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Halten Sie dabei auch mögliche Software-Tools fest, die im Rahmen Prozess eingesetzt werden. 

Legen Sie auch besonderes Augenmerk auf Prozessergebnisse und Prozesseingaben und in welchem Format diese vorliegen sollten. Dies ist insbesondere von großer Bedeutung, wenn Sie die Notwendigkeit der Datenmigration beurteilen müssen. Beachten Sie auch den Umfang der historischen Daten, die möglicherweise für Prozesse notwendig sind. 

2. Ermitteln Sie die Auswirkungen der neuen Software auf Ihre Geschäftsabläufe 

Nachdem Sie sämtlichen Prozesse aufgelistet haben die von der Software berührt werden, ist es wichtig zu verstehen, was die Auswirkung der Implementierung der neuen Software auf die identifizierten Prozesse ist. Gewichten Sie dabei Auswirkungen die besonders kritisch sind und stellen Sie fest was notwendig ist, um diese Beeinträchtigung kurzfristig zu heilen.

3. Stellen Sie fest, ob Ihre aktuelle Infrastruktur ausreichend ist.

Bewerten Sie Ihre aktuelle Infrastruktur und stellen Sie fest, ob Sie weitere Investitionen vornehmen müssen, um die neue Software erfolgreich betreiben können. Gehen Sie dabei auf Details ein. Auch eine neue Browser-Version kann Investitionen in die Infrastruktur notwendig machen. 

4. Müssen Daten migriert werden?

Evaluieren Sie frühzeitig, ob eine Datenmigration vor der Umstellung auf die neue Software erforderlich ist. Datenmigration wird schnell ersichtlich, wenn Sie im Rahmen der Prozessanalyse auch die erforderlichen Formate für Eingaben und Ausgaben wie vorgeschlagen festhalten. Beachten Sie auch, dass manche Software auf historische Daten zugreifen muss und dass diese zusätzlich migriert werden müssen.  

5. Definieren Sie die Benutzerrollen und Sicherheitsstufen der Beteiligten, die die neue Software nutzen 

Es ist wichtig, sich frühzeitig Gedanken darüber zu machen, wer die Software nutzen wird und welche Geschäftsbereiche und Abteilungen davon betroffen sind. Idealerweise können Sie den Benutzer entsprechend ihrer Aufgaben Rollen und Rechte zuweisen, damit der Informationsfluss durch die neue Software ungehindert zu den richtigen Benutzergruppen gelangen kann.  Ein durchdachtes Rechtesystem senkt das Risiko, dass Informationen in falsche Hände gelangen und spart gleichzeitig Kosten, da eine Beschränkung der Funktionalität auch in der Regel weniger Kosten bedeutet. 

Sie sollten allerdings darauf achten, dass jeder Nutzer, der mit der Software arbeitet auch einen eigenen Login erhält. Die Rückverfolgbarkeit zum zugewiesenen Benutzer, der in die Vorfälle verwickelt ist, kann damit leicht festgestellt werden, um den Schutz der Unternehmensdaten zu verstärken.  

6. Mit welche anderen Software-Programmen muss die neue Software nahtlos und direkt kommunizieren?  

Aus der Prozess-Analyse der bestehenden Prozesse (siehe Schritt 1) sollten sich leicht, die eingesetzten Software-Programme entnehmen lassen. In einem weiteren Analyseschritt gilt es nun festzustellen, ob die Daten, die in vorangehenden oder nachfolgenden Prozessschritten verarbeitet werden, ohne Systembrüche an die neue Software weitergereicht werden müssen, oder ob andere Lösungen möglich sind. 

Dies ist zunächst eine Kosten- und Ressourcen-Frage, denn für eine direkte Software-basierte Integration müssen in der Regel Ressourcen abgestellt werden. Die Kosten einer direkten Integration sollten aber auch vor Hintergrund möglicher Zusatzarbeiten evaluiert werden - also wie hoch ist der zusätzliche Zeitaufwand, wenn eine direkte Integration nicht vorliegt. 

Nachdem die Schnittstellen, deren Integrationsaufwand sowie deren Zeitersparnis quantifiziert sind, sollten Sie diese priorisieren. 

7. Welche Ziele sollen mit der Einführung der Software erreicht werden?

Wie Eingangs beschrieben ist es wichtig, von Anfang an sehr klar darüber nachzudenken, welche Probleme man mit der Einführung der Software angehen möchte. In diesem Schritt sollte man die ursprüngliche Ratio so gut wie möglich quantifizieren. Das heißt halten Sie Erfolgskriterien fest, die zur Evaluierung der Software herangezogen werden sollten. Sie können auch verschiedene Kriterien bzw. Zielwerte für die verschiedenen Zeitabschnitte der Implementierung bzw. Grad des Roll-outs im Unternehmen festhalten. Somit ist sichergestellt, wann die Einführung erfolgreich ist, und wann mehr Arbeit erforderlich ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. 

8. Fertigstellung des gesamten Implementierungsplans 

Nachdem nun sämtliche Ergebnisse der internen Analyse vorliegen, ist der letzte Schritt, sämtliche notwendigen Arbeiten in einem Implementierungs- und Einführungszeitplan festzuhalten. 

Halten Sie auch einen Prozess fest, wie im Falle von Abweichungen von den festgehaltenen Plänen verfahren wird. So können Sie bereits von Anfang an Schuldzuschreibungen vermeiden und wissen stets, was der nächste Schritt ist und welche Personen involviert werden müssen.