Verantwortliche Stelle und Datenschutzkontakt
Verantwortliche Stelle
top.legal GmbH
Datenschutzkontakt
top.legal GmbH – Datenschutzkontakt
Datenschutzrechtliche Anfragen an top.legal richten Sie bitte an die zuständige interne Stelle über die oben genannte E-Mail-Adresse.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD)
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich jederzeit bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
top.legal verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihres Arbeitgebers bzw. des Unternehmens, das die top.legal Plattform lizenziert hat (nachfolgend „Auftraggeber“). Der Auftraggeber ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Inhalte, die Sie in der Plattform verarbeiten.
Für die technische Bereitstellung der Plattform und die damit verbundene Verarbeitung von Nutzungsdaten ist top.legal eigenständig verantwortlich. Die Rechtsgrundlagen sind:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattform gegenüber dem Auftraggeber)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Plattform, Fehlerbehebung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Verarbeitete Datenkategorien
Personenstammdaten
Anrede, Name, Vorname, Anschrift, Titel – erfasst bei der Registrierung oder Einladung durch den Auftraggeber.
Kommunikationsdaten
E-Mail-Adresse, Telefonnummer – für die Nutzerkommunikation, Benachrichtigungen und den Support.
Vertragsstammdaten
Vertragsbeziehungen und Produkt- bzw. Vertragsinteressen, die im Rahmen der Nutzung der Plattform erfasst und verwaltet werden.
Technische Nutzungsdaten
Login-Zeitpunkt, IP-Adresse, verwendetes Gerät, Browser, Standort, MAC-Adresse sowie Informationen zur genutzten Produktversion – diese Daten werden automatisch beim Zugriff auf die Plattform erhoben und dienen dem sicheren Betrieb sowie der Fehlerbehebung.
Inhalte in der Plattform
Betroffenengruppen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers, die die top.legal Plattform nutzen
- Mandanten und Geschäftskunden des Auftraggebers, deren Daten in der Plattform erfasst und verwaltet werden
Speicherdauer und Löschung
top.legal speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Vertragszwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Beendigung des Hauptvertrags zwischen top.legal und dem Auftraggeber werden alle Daten auf Anforderung des Auftraggebers zurückgegeben oder gelöscht. Die jeweils geltenden Fristen und das Verfahren sind im top.legal Löschkonzept dokumentiert: www.top.legal/loeschkonzept
Technische Nutzungsdaten (Logfiles) werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Subunternehmer (genehmigte Auftragsverarbeiter)
top.legal setzt für den Betrieb der Plattform die nachfolgend aufgeführten Subunternehmer ein. Mit allen Subunternehmern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Sämtliche Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet grundsätzlich nicht statt. Soweit Subunternehmer konzernintern Sub-Auftragsverarbeiter in Drittländern einsetzen, bestehen zusätzlich Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCCs) als ergänzende Schutzmaßnahme.
| Unternehmen | Zweck | Sitz / Hosting | Transfer |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) | Plattformbetrieb (app.top.legal), automatisierter E-Mail-Versand, Datenspeicherung; KI-gestützte Vertragsanalyse (AWS Bedrock) | Frankfurt, Deutschland (eu-central-1)AWS EMEA SARL, Luxemburg | EWRSCCs erg. |
| HubSpot Ireland Limited | Verwaltung der Nutzerdaten für Support-Anfragen (keine Endkundendaten) | 2nd Floor, 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland (EU) | EWRSCCs erg. |
| Google Germany GmbH | Versand transaktionaler E-Mails (Nutzerbenachrichtigungen); KI-gestützte Vertragsanalyse | ABC-Straße 19, 20354 Hamburg, Deutschland (EU) | EWRSCCs erg. |
| PostHog GmbH | Fehler-Tracking (Error Logs, Stacktraces) und Produktanalyse (Nutzerverhalten, pseudonymisiert) | Oskar-von-Miller-Ring 20, 80333 MünchenHosting: Frankfurt (eu-central-1) | EWRSCCs erg. |
| Crisp IM SAS | Echtzeit-Kundensupport (Live-Chat innerhalb der Applikation) | 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, Frankreich (EU) | EWRSCCs erg. |
| Product Fruits s.r.o. | User-Onboarding, webbasierte Plattformfunktionen, transaktionale E-Mails im Rahmen des Onboardings | Rozdělovská 1999/7, 169 00 Praha 6, Tschechische Republik (EU)Hosting: AWS Irland (EU) | EWRSCCs erg. |
| SatisMeter s.r.o. | Erfassung von Nutzerfeedback und Bewertung von Plattformfunktionen | Česká 1113/1, Prague 5, 158 00, Tschechische Republik (EU) | EWR |
Die jeweils aktuelle Liste der genehmigten Subunternehmer ist im AVV unter www.top.legal/avv-saas (Anlage 1) abrufbar. Änderungen werden dem Auftraggeber rechtzeitig mitgeteilt.
Anonymisierung
top.legal ist berechtigt, die im Rahmen der Plattformnutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten zu anonymisieren. Vollständig anonymisierte Daten – bei denen ein Rückschluss auf einzelne Personen ausgeschlossen ist – kann top.legal für eigene Zwecke wie statistische Auswertungen, Benchmarking, Produktverbesserungen und Produktneuentwicklungen verarbeiten und nutzen.
Ihre Rechte als betroffene Person
Art. 15 DSGVO
Recht auf Auskunft
Art. 16 DSGVO
Recht auf Berichtigung
Art. 17 DSGVO
Recht auf Löschung
Art. 18 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Art. 20 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit
Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerspruch
Für Anfragen zu den von top.legal eigenständig verarbeiteten Nutzungsdaten: datenschutz@top.legal
Das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde ist in Abschnitt 02 beschrieben.
Technische und organisatorische Maßnahmen
top.legal trifft umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz Ihrer Daten, einschließlich Maßnahmen zur Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits- und Trennungskontrolle.
Die jeweils aktuell geltenden TOMs sind einsehbar unter: www.top.legal/toms
Änderungsvorbehalt
top.legal behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Plattform anzupassen. Änderungen werden Nutzern rechtzeitig über die Plattform oder per E-Mail mitgeteilt. Die aktuelle Version ist stets in der Plattform und unter www.top.legal/datenschutz abrufbar.
Stand: Juni 2026 · top.legal GmbH · München