Elektronische Signatur Software: Die besten eSignatur-Anbieter im Vergleich

Tipp: Auf der Suche nach einer Lösung? Die elektronische Signatur von top.legal ist eIDAS-konform und direkt in das Vertragsmanagement integriert. Grundlagen und Signaturarten erklärt unser Leitfaden zur elektronischen Signatur.

Unternehmen können mit Hilfe von Software für elektronische Signaturen schnell Verträge mit Kunden in der ganzen Welt abschließen. Das bedeutet: Kein Papierkram mehr und kein Warten auf die physische Post. Das Beste daran ist, dass diese Unterschriften aus rechtlicher Sicht genauso zuverlässig sind wie die mit einem Stift geleisteten.

Doch welche elektronische Signatur Software passt zu Ihrem Unternehmen? Der Markt für eSignatur-Programme und -Anbieter ist groß. In diesem Beitrag vergleichen wir die führenden Lösungen, zeigen ihre Funktionen und Einsatzbereiche und geben Ihnen Kriterien an die Hand, mit denen Sie den richtigen Anbieter für elektronische Signaturen auswählen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Unterschrift umfasst im Grunde jede elektronische Authentifizierungsmethode, die einen Vertrag oder eine Vereinbarung akzeptiert und bestätigt. Das System muss die Identität des Unterzeichners bestätigen, was mit einer Unternehmens-ID oder einem verifizierten E-Mail-Konto geschehen kann. E-Signatur-Software kann Multifaktor-Authentifizierungstechniken verwenden, um einen Prüfpfad zu erstellen.

Weitere Arten von elektronischen Signaturen in Europa sind:

• Standardisierte elektronische Signaturen (SES)
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES)
• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Diese Signaturtypen unterscheiden sich durch den Grad der Authentifizierung, der für ihre Verwendung erforderlich ist. Lesen Sie unseren Artikel Elektronische Signaturen: Alles, was Sie wissen müssen, um mehr zu erfahren.

Vorteile der e-Signatur

Vor der rechtlichen Anerkennung elektronischer Signaturen war die Unterzeichnung von Verträgen sehr zeit- und kostenaufwändig, da sie zahlreiche Schritte erforderte und sehr manuell war.

• Unterschreiben Sie überall und jederzeit: Unternehmen können Dokumente von überall aus elektronisch unterzeichnen. Die Software kann einfach über eine Internetverbindung genutzt werden. Dies trägt zur Steigerung der Unternehmensproduktivität und der Effizienz der Arbeitsabläufe bei.
• Zeitersparnis und Kostensenkung: Die Unterzeichnung von Papierdokumenten kostet Zeit. Die erforderlichen Unterlagen müssen ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und zur Unterschrift an weitere Empfänger geschickt werden. Mit der elektronischen Signatur spart Ihr Unternehmen jedoch wertvolle Zeit und reduziert die Papierkosten.
• Hohe Sicherheit: Mit Hilfe einer elektronischen Signatur können

Unternehmen die Sicherheit ihrer Dokumente überwachen und erhalten Echtzeit-Updates über den Status ihrer Unterschriften. Empfänger, die sich mit der Unterzeichnung des Dokuments Zeit lassen, können auch Erinnerungs-E-Mails erhalten.

‍Die 7 besten eSignatur-Anbieter und Software-Lösungen im Vergleich

Werfen wir einen Blick auf einige der führenden Anbieter von Software für elektronische Unterschriften auf dem Markt. Die folgende Übersicht vergleicht die wichtigsten eSignatur-Lösungen auf einen Blick:

1. top.legal

top.legal ist eine All-in-One-Lösung für das Vertragsmanagement, die eine fortschrittliche eSignatur-Lösung in ihren digitalen Workflow integriert. Über eine einzige Plattform können Sie Dokumente automatisch erstellen, Angebote an Geschäftspartner senden und Dokumente direkt unterschreiben. Kein manuelles Drucken, Scannen und Ablegen mehr.

Mit top.legal erhalten Sie Funktionen wie:

• Dokument-Editor mit Drag-and-Drop-Funktionen
• Stabiler Prüfpfad zur Verfolgung von Vertragsänderungen
• Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen für interne und externe Benutzer
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Hinterlassen Sie Kommentare und nehmen Sie Live-Bearbeitungen an Verträgen vor
• Unbegrenzte Unterschrift ohne zusätzliche Zahlung
• Unterschreiben Sie Dokumente und Verträge jederzeit und überall (mit SMS-Bestätigung)

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2. Skribble

Skribble ist einer der bekanntesten Anbieter für elektronische Signaturen im europäischen Raum – mit einem klaren Fokus auf Datenschutz, Rechtskonformität und einfache Bedienung. Die Plattform ermöglicht rechtssichere Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung und ist besonders bei Unternehmen beliebt, die grenzüberschreitend arbeiten oder besonderen Wert auf Compliance legen.

Mit Skribble profitieren Sie von Funktionen wie:

• Unterstützung aller drei Signaturlevel: SES, AES und QES
• Integration von qualifizierten Signaturen mit Identitätsprüfung via eID, Pass oder Video-Ident
• Einfache Bedienoberfläche für schnelles Unterschreiben – auch auf mobilen Geräten
• Nahtlose Integration in bestehende Tools wie Google Drive, Microsoft Teams oder Salesforce
• Fokus auf Datenspeicherung in Europa gemäß DSGVO

Skribble eignet sich ideal für Unternehmen, die einen vertrauenswürdigen Anbieter suchen, der sowohl technologische Eleganz als auch rechtliche Tiefe bietet.

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3. Docusign

Das E-Signatur-Geschäft wurde von DocuSign gegründet. Das Unternehmen hat sich auf E-Signatur-Lösungen spezialisiert und bietet eine einfach zu bedienende Software an, mit der Sie Ihre Dokumente schnell und einfach signieren lassen können.

**Mit DocuSign können Sie Funktionen nutzen wie: **

• Fernsignatur-Funktionen: Senden und unterschreiben Sie Dokumente überall auf der Welt
• Zuweisung von einen Status zu den Dokumenten, damit Sie den Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess des Projektstatus überprüfen können
• Vorlagen erstellen und wiederverwenden
• Anpassen und Hinzufügen von Feldern zu Ihren Vereinbarungen

Lesen Sie unseren Artikel, wenn Sie auf der Suche nach einer DocuSign Alternative sind, die eine umfassende Vertragsautomatisierung bietet.

4. HelloSign

Seit der Übernahme durch Dropbox Anfang 2019 ist HelloSign die StandardE-Signatur-Wahl für Dropbox-Nutzer geworden. Es bietet einen einfach zu bedienenden Dienst, den jeder nutzen kann, um elektronische Signaturen in jedem Dokument rechtsgültig auszuführen,

Mit HelloSign können Sie Funktionen wie diese nutzen:

• Bietet Benutzern Werkzeuge zum Bearbeiten und Ausfüllen von Feldern in hochgeladenen PDF-Dateien
• Effektive Verwaltung von Dokumenten, einschließlich Unterzeichnung, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
• Effiziente Verfolgung für Prüfpfade
• Erstellung von Vorlagen für häufig verwendete Dokumente
• Individuelles Branding für Unternehmen

5. Eversign

Eversign bietet eine benutzerfreundliche Lösung für elektronische Signaturen. Mit seinen Funktionen kann Ihr Unternehmen jetzt einen unkomplizierten, effizienten digitalen Unterschriftsprozess nutzen. Die Lösung ist einfach und intuitiv zu bedienen und eignet sich daher auch für technisch nicht versierte Benutzer.

Mit eversign genießen Sie Funktionen wie:

• Hochladung von vorhandenden PDFs. Diese können mit einem Dokumenten-Editor für die Signatur vorbereiten
• Prüfpfade können den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten verfolgen
• Genehmigung von verschiedenen Arten der Unterzeichnung: Selbstunterzeichnung, persönliche Unterzeichnung und Fernunterzeichnung
• Erstellugn von Vorlagen für die Dokumente, die Sie am häufigsten verwenden.
• Verwaltung mehrerer Unternehmen, jedes mit seinen eigenen Mitarbeitern, Verträgen und Dokumenten

6. OneSpan Sign

OneSpan Sign, früher bekannt als eSignLive. Die Lösung wurde mit Blick auf Sicherheitsüberprüfbarkeit und Compliance entwickelt. Um Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen, bietet sie einen gründlichen Prüfpfad für jede Transaktion und schützt Dokumente und Benutzer während des gesamten Lebenszyklus der Unterzeichnung.

**Mit Onespan Sign ermöglicht Funktionen wie: **

• Optimierte und responsive Verträge für mobile Geräte mit Offline-Funktionen
• Zeichnet alle Transaktionen des Unterzeichnungsworkflows auf, um genaue Prüfpfade zu erstellen
• Erweiterte weiße Beschriftung. Die Nutzer sehen Ihre Marke während des gesamten Prozesses
• Erweiterte Sicherheit, manipulationssichere Versiegelung der Dokumente pro Unterzeichner

7. Yousign

Yousign ist ein Anbieter von eSignature-Software, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, elektronische Signaturen auf PDFs einfach zu machen. Das Programm beschreibt sich selbst als die erste e-Signatur-Lösung für KMUs.

**Mit Yousign genießen Sie Funktionen wie: **

• Eigene benutzerdefinierte Vorlagen für wiederkehrende Signaturen erstellen
• Verfolgen Sie den Fortschritt der Unterschriften in Echtzeit
• Benutzer können Genehmigungssequenzen für ihre Dokumente einrichten
• Rechtsverbindliche elektronische Unterschriften und Prüfpfad

Worauf Sie bei der Auswahl einer eSignatur-Software achten sollten

Fünf Kriterien: eIDAS-Stufe (EES für formfrei, FES für Mittelstand, QES für Schriftform-Pflicht), Sitz des Anbieters und EU-Hosting, Pricing-Modell (pro Signatur vs. pro Nutzer), Integrationen in CRM und CLM sowie Compliance-Zertifikate wie ISO 27001 oder SOC 2.

Nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Diese Kriterien helfen bei der Auswahl des richtigen Anbieters:

• Signaturniveau: Reicht eine einfache (SES) oder fortgeschrittene Signatur (FES), oder benötigen Sie für bestimmte Dokumente eine qualifizierte Signatur (QES)?
• Datenhaltung & DSGVO: Werden die Daten in der EU gespeichert? Für viele Branchen ist das ein entscheidendes Kriterium.
• Integration: Lässt sich die Software in Ihre bestehenden Tools – oder gleich in ein vollständiges Vertragsmanagement – einbinden?
• Kosten & Testphase: Gibt es eine kostenlose Testphase oder ein Gratis-Kontingent, um die Lösung auszuprobieren?
• Benutzerfreundlichkeit: Können auch externe Unterzeichner ohne Hürden und ohne eigenes Konto unterschreiben?

Häufige Fragen zu eSignatur-Software

Welche elektronische Signatur Software ist die beste?

Die „beste" Lösung hängt vom Einsatzzweck ab. Unternehmen, die Erstellung, Verhandlung und Signatur in einem System bündeln möchten, sind mit einer integrierten CLM-Lösung wie top.legal gut beraten. Wer reine, eIDAS-konforme Signaturen mit europäischer Datenhaltung sucht, fährt mit Skribble oder Yousign gut; international tätige Konzerne greifen häufig zu DocuSign.

Gibt es kostenlose eSignatur-Software?

Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase oder ein begrenztes Gratis-Kontingent. Für Empfänger ist das Unterschreiben in der Regel kostenlos – laufende Kosten entstehen nur für die versendende Partei. Eine dauerhaft kostenlose Nutzung ist meist auf wenige Signaturen pro Monat beschränkt.

Welche eSignatur-Software eignet sich für regulierte Branchen?

Für regulierte Branchen wie Financial Services oder das Immobilienwesen sind Lösungen mit qualifizierter Signatur (QES) und lückenlosen Prüfpfaden – etwa Skribble oder OneSpan Sign – sinnvoll. Für HR-Prozesse und den allgemeinen Vertrieb genügt meist eine fortgeschrittene Signatur, die in eine Vertragsmanagement-Software integriert ist.