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DocuSign ist unbestreitbar ein starker Name in der Branche, wenn es darum geht, Dokumente elektronisch zu signieren. Es gibt aber eine Reihe von Einschränkungen die in der Nutzung von DocuSign offensichtlich werden, besonders beim Einsatz durch juristische Teams, die häufig nach einer umfassenderen und skalierbaren Lösung für Verträge suchen.
In diesem Artikel versuchen wir, die Funktionen und zugleich auch Einschränkungen von DocuSign im Vergleich zu top.legal's Vertragsautomatisierungsplattform aufzudecken.
top.legal vs. DocuSign: Ein Funktionsvergleich
Wie sich vielleicht aus dem obigen, direkten Vergleich entnehmen lässt, gibt es eine Menge wesentlicher Funktionen, die regelmäßig von Legal und Sales Teams benötigt werden, die nicht über ein DocuSign-Abonnement verfügbar sind. Zudem sind viele der Basis-Funktionen, die für den Aufbau eines vernünftigen Prozesse notwendig sind, erst über weitere Add-on-Gebühren verfügbar. Bei top.legal sind alle Funktionen für den Vertragsprozess gleich von vornherein verfügbar; wir bzw. Unsere Legal Engineers unterstützen sich auch beim Aufsetzen der Dokumente im Detail.
Aus den Gesprächen mit unseren Kunden und anderen Marktteilnehmern haben wir eine Liste der wichtigsten Kritikpunkte der DocuSign-Unterschrifts-Software erarbeitet können:
- Keine Flexibilität: Jede noch so kleine Änderung des Dokuments durch eine der Vertragsparteien macht es erforderlich, dass das Dokument von Grund auf auf DocuSign hochgeladen und erstellt werden muss
- Keine Automatisierung: Dokumente können nicht automatisch erstellt und verhandelt werden. DocuSign Signature dient nur zur Unterschriftsleistung mehr nicht.
- Keine Datenerfassung: Die erfassten Vertragsparameter können nicht ausgewertet werden, was die Suche und Auswertung von Vertragsdaten erschwert, vor allem bei Verträgen, die weiter zurück liegen.
Um visionären Legal und Sales Teams, eine einfachere und tiefergehende Funktionalität bei der Erstellung, Verwaltung sowie Verhandlung von Verträgen zu ermöglichen, bietet sich Vertragsautomatisierungssoftware wie top.legal an.
Die wichtigsten Vorteile der Vertragsautomatisierungssoftware von top.legal
Elektronische Signature ist nur die Spitze des Eisberg
DocuSign ist für viele Unternehmen, die ihre Verträge digital unterschreiben wollen, mittlerweile ein Begriff. Es vereinfacht die Unterschriftsleistung im Vergleich zu herkömmlichen Papierbasierten Prozessen ungemein. Aber Entscheidungsträger sollten wissen, dass es noch eine Reihe weiterer Funktionen im Rahmen der Prozessautomatisierung von Verträgen gibt, die sinnvoll sind, um die Prozesse für Legal und Sales Teams zu optimieren.
Die elektronische Unterschrift ist nur das Ende eines in der Regel komplexen Verhandlungsprozesses. top.legal's One-Stop Vertragsautomatisierungsplattform deckt jede der Phase des Vertragslebenszyklus ab, im Browser, mit Kostentransparenz, die mit Ihrem Unternehmen skaliert.
Profitieren Sie von einem transparenten Preismodell und zahlen Sie nicht pro Vertrag
DocuSign bietet zwar ein monatliches Abomodell, die angebotenen Pläne enthalten aber nur eine begrenzte Zahl von unterschriebene bzw. versendeten Verträgen an. Auf lange Sicht ist das Modell aber eine Falle, da bei Wachstum mit zusätzliche Gebühren für steigendes Vertragswachstum drohen, die man vielleicht so nicht auf der Agenda hatte.
top.legal bietet seinen Kunden stets nur Software-Lizenzen für eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen und Vorlagen für eine transparente und vorher bekannte monatliche bzw. jährliche Gebühr an. Unternehmen können damit einfach darauf konzentrieren, mehr Verträge abzuschließen, ohne sich dabei um die Kosten für die Unterzeichnung weiterer Verträge sorgen zu müssen. Außerdem benötigen unser Kunden im Gegensatz zu DocuSign keinen Enterprise-Plan, um von unseren Integrationen mit Salesforce, Slack, Microsoft Teams oder einem sonstigen CRM zu profitieren.
Editieren Sie Ihre Verträgen jederzeit, statt unter gesperrten Pdfs zu leiden
Wenn Sie ein Dokument/Vertrag ändern müssen, was durchaus häufiger vorkommt, als man denkt, bedeutet das, sofern der Prozess über DocuSign läuft, dass das gesamte Dokument für ungültig erklärt werde muss, und der Prozess des Hochladens danach neu gestartet werden muss. Läuft der Prozess der Vertragsverhandlung hingegen über top.legal, so können die Verträge bearbeiten von beiden Seiten wahlweise kommentiere bzw. im Markup-Modus editiert werden, ohne dass der Vertrag an irgendeiner Stelle ungültig erklärt bzw. der Prozess neu gestartet werden muss.
Erfassen Sie verwertbare Vertragsdaten während und der Verhandlung
Metadaten eines Vertrags sind eine wichtige Komponente bei der Digitalisierung von Verträgen. Diese werde allerdings von DocuSign nicht verarbeitet. Das bedeutet, dass die Verhandlungshistorie nicht gespeichert wird und somit für immer verloren ist.
Die Vertragssoftware von top.legal hingegen erstellt digitale Verträge direkt über die eigene Infrastruktur aus den Eingaben und strukturierten Daten der Nutzer. Dabei werden die Metadaten und Schlüsselparameter natürlich direkt gespeichert und sind für den weiteren Prozess verwertbar. Damit lassen sich auch komplexe Vertragsanalyse einzelner Verträge sowie kompletter Vertragsportfolien anstellen.
Verwalten Sie nicht nur Vorlagen und Verträge und sonder auch ganze Teams über top.legal
Die typische Benutzererfahrung für DocuSign-Anwender ist, dass sie ihre PDFs über E-Mails verwalten, was zu einer schwierigen bzw. unlösbaren Aufgaben werden kann.
Die Vertragssoftware von top.legal hingegen beinhaltet ein granulares Rechtekonzept für einzelne Teammitglieder bzw. Ganze Teams. Dabei können Lese- und Schreibrechte für Vorlagen und einzelne Verträge ausgewählt werden. Dazu können benutzerdefinierte Tabellenansichten und Dashboards erstellen werden. Dokumente somit über ihren gesamten Lebenszyklus direkt in einer Applikation verfolgt werden.
Echte Zusammenarbeit auf Verträgen und Vorlagen, die Ihr Team lieben wird
Neben der raschen Erstellung von Verträgen auf Basis genehmigter Vorlagen verbessert top.legal auch Software auch die interne und externe Kommunikation für schnellere Genehmigungen und identifiziert Engpässe im Vertragsprozess. Durch die Zusammenführung von E-Mails, Ad-hoc-Konversationen, Redline Markup usw. an einem Ort können Teammitglieder abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, um Verträge zu erstellen, zu prüfen, zu verhandeln, zu verwalten und zu genehmigen.
Durch den Echtzeit-Zugriff auf die neueste Version eines Vertrags reduzieren Unternehmen auch Vertragsrisiken und Verzögerung, da alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Hier sind einige Gründe, warum Automatisierung die Zusammenarbeit im Team verbessert:
- Integrierte Tracking Funktion bei der Verhandlung und Nachbearbeitung von Verträge inklusive Audit-Trail
- Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen ist direkt im Vertragseditor möglich
- Nahtlose Export-Funktion zu jeder Zeit von Verträge und Vorlagen zurück in MS Word oder PDF im Design des Unternehmens
Vermeiden Sie Fehler und unnötige Doppelungen während der Verhandlung
Die Zurhilfennahme von top.legal für Vertragsverhandlungen kann Ihrem Team helfen, das Risiko von Fehlern während des Verhandlungsprozesses zu reduzieren. Da der Prozess stets von einer aktuellen Vorlage gestartet wird und alternative und abgestimmte Klauseln für den Verhandlungsfall verfügbar gemacht werden können. So bleibt auch während der Verhandlung nichts dem Zufall überlassen.
Ihr Team muss zudem auch keine Zeit mehr darauf verbringen, den aktuellen Stand der Verhandlungen eines Vertrags in einer nicht enden wollenden Email-Kette herauszusuchen. Überschneidungen und Doppelungen von Arbeit bzw. Überschriebene Verhandlungen gehören dann der Vergangenheit an.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine existierenden unterschriebenen Verträge auf top.legal umziehen?
Natürlich ist das möglich. Einerseits können Sie Ihre bestehenden und unterzeichneten PDFs bei top.legal uploaden. Hier können für die spätere Weiterverarbeitung alle Metadaten und Schlüsselparameter gespeichert werden.
Andererseits können Sie bestehende Verträge zu einer Vorlage auf top.legal konvertieren lassen. Dabei stellt unsere KI den hochgeladenen Vertrag in eine maschinenlesbares Format um. Danach werden Sie von unsere Legal Engineers beim Erstellen eines Ablaufes für effiziente und zweckdienliche Vertragsabschlüsse begleitet.
Wie schnell kann die Software im Unternehmen implementiert werden?
Sofort nach Ihrer Beratung mit einem von unserer Account Manager können Sie die Software in Ihrem Unternehmen implementieren. Unsere Legal Engineers werden Ihnen natürlich bei dem Erstellen der ersten Dokumente und Prozessen beiseite stehen. Desweiteren können wir Ihre bereits vorhandene Software (sowie CRM und ERP-Systeme) in die Abläufe zur Erstellung von Verträgen integrieren.
Steht top.legal Ihnen am Anfang zur Seite?
Selbstverständlich. Sollte das von Ihnen gewünscht sein, können wir Sie auch bei weiteren Schritt beraten. Wir unterstützen bei der Generierung der Entwürfe und Abläufe, bei der Einarbeitung Ihrer Angestellten, sowie bei der Einbettung in Ihr Unternehmen. Wo auch immer Sie uns brauchen, wir werden Ihnen tatkräftig zur Seite stehen!
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
Die Unterschrift eines Vertrags durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfolgt durch einen einfachen und intuitiven Prozess. Als erstes werden die anderen Vertragspartner zur Unterschrift eingeladen. Dabei wird von der Software ein Hash des Dokuments erstellt, dieser sichert die Integrität des Dokuments. Die andere Vertragspartei kriegt nun eine Email-Einladung zugesendet mit einem gesicherten Link, welcher Sie auf das zu unterschreibenden Dokument weiterleitet. Im Moment des Öffnens des Dokument, kriegt der/die Leister*in der Unterschrift die Anfrage eine Mobiltelefonnummer zum Zuschicken einer PIN-Nummer einzugeben. Mit Hilfe des gesendeten PIN kann der Vertrag schließlich endgültig signiert.
Ist die native eSignatur von top.legal rechtsverbindlich?
Die eSignatur ist rechtsverbindlich. Sie genügt den Vorgaben der Verordnung der EU-Kommission vom Juli 2014 über die elektronische Identifizierung und die Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS). Die eSignatur kann ganz bequem für das Mobiltelefon genutzt werden.
Demo und Preisgestaltung
Um alle weiteren Features auszuprobieren, buchen Sie noch heute eine Demo der top.legal Vertragsmanagement-Software. Sie können einfach einen unsere Experten für weitere Informationen, auch bezüglich der Kosten, kontaktieren.
Welche weiteren Funktionen bietet top.legal an?
Erinnerungen: Sie können automatisierte Vertragserinnerungen einstellen, um nie wieder eine Frist zu verpassen.
Analytics Dashboard: Die Analytics-Funktion zeigt Ihnen Informationen zu den Vertragsverhandlung und deren Dauer, sowie einen Überblick über die Ergebnisse der Schlüsselparameter Ihrer Verträge. Die jeweiligen Details für das Team und die Mitarbeiter können auf einen eigene Ebene heruntergebrochen werden.
Aufgaben Dashboard: Fristen und To Do’s die Sie selber oder Mitarbeiter angelegt haben, können Sie über eine zusätzliche Übersicht auf dem Dashboard im Blick behalten.
Rechteverteilung: Verteilen Sie die Aufgaben, welches Teammitglied welche Verträge und Entwürfe einsehen bzw. verändern kann.
Team-basierte Zugriffsrechte: Es besteht die Möglichkeit die Vertragsvorlagen mit Ihren Kollegen zu teilen und so den Zugriff zu den aktuellsten Versionen zu ermöglichen. So kann das Risiko, das veraltete Vorlagen weiter bearbeitet werden, eliminiert werden.
Status Tracking: Behalten Sie die Entwicklung eines Vertrages über den gesamten Bearbeitungszeitraum im Blick: von Entstehung der Vorlage bis zur finalen eSignatur.
Genehmigungen: Unmittelbar im Dokumenten-Editor können Sie die Veränderung von Entwürfen genehmigen. Die genehmigten Änderungen können Sie anschließend sofort für ausgewählte Teams, zur weiteren Bearbeitung und Benutzung freigeben.
Aufgaben: Zur Produktivitätssteigerung werden Aufträge bezeichnet und teamübergreifend delegiert.
Verschiedene Teams: Es können unbegrenzt viele Teams, mit Team-spezifischen Aufgabenverteilungen für bestimmte Dokumente angelegt werden.
Vorlagenverwaltung: Ordnen Sie Ihre Vorlagen in einem globalen Konto, welches für das ganze Unternehmen zugänglich ist, so dass immer mit den neuesten Vorlagen gearbeitet wird.
Intelligente Suche: Die intelligenten Suchfunktion erlaubt es Ihnen, alle Parameter und Verträge schnell und effektiv zu durchsuchen.
Externe Gäste: Durch Einladung von externen Kollegen, zum Beispiel Rechtsanwälten, können Sie ihre Verträge direkt auf Rechtswirksamkeit prüfen lassen.
