top.legal vs. DocuSign: Was ist der Unterschied?

Sind Sie auf der Suche nach einer vernünftigen DocuSign-Alternative, die eine All-in-One-Plattform zur Vertragsautomatisierung bietet? Eine Software, die Ihnen Zugang zu einer großen Bandbreite an Funktionen gibt, die das juristische Team haben sollte, um schneller zu arbeiten und zu skalieren?

Sind Sie auf der Suche nach einer vernünftigen DocuSign-Alternative, die eine All-in-One-Plattform zur Vertragsautomatisierung bietet? Eine Software, die Ihnen Zugang zu einer großen Bandbreite an Funktionen gibt, die das juristische Team haben sollte, um schneller zu arbeiten und zu skalieren?

DocuSign ist unbestreitbar ein starker Name in der Branche, wenn es darum geht, Dokumente elektronisch zu signieren. Es gibt aber eine Reihe von Einschränkungen die in der Nutzung von DocuSign offensichtlich werden, besonders beim Einsatz durch juristische Teams, die häufig nach einer umfassenderen und skalierbaren Lösung für Verträge suchen.

In diesem Artikel versuchen wir, die Funktionen und zugleich auch Einschränkungen von DocuSign im Vergleich zu top.legal's Vertragsautomatisierungsplattform aufzudecken.

top.legal vs. DocuSign: Ein Funktionsvergleich

Wie sich vielleicht aus dem obigen, direkten Vergleich entnehmen lässt, gibt es eine Menge wesentlicher Funktionen, die regelmäßig von Legal und Sales Teams benötigt werden, die nicht über ein DocuSign-Abonnement verfügbar sind. Zudem sind viele der Basis-Funktionen, die für den Aufbau eines vernünftigen Prozesse notwendig sind, erst über weitere Add-on-Gebühren verfügbar. Bei top.legal sind alle Funktionen für den Vertragsprozess gleich von vornherein verfügbar; wir bzw. Unsere Legal Engineers unterstützen sich auch beim Aufsetzen der Dokumente im Detail.  

Aus den Gesprächen mit unseren Kunden und anderen Marktteilnehmern haben wir eine Liste der wichtigsten Kritikpunkte der DocuSign-Unterschrifts-Software erarbeitet können:

  • Keine Flexibilität: Jede noch so kleine Änderung des Dokuments durch eine der Vertragsparteien macht es erforderlich, dass das Dokument von Grund auf auf DocuSign hochgeladen und erstellt werden muss
  • Keine Automatisierung: Dokumente können nicht automatisch erstellt und verhandelt werden. DocuSign Signature dient nur zur Unterschriftsleistung mehr nicht. 
  • Keine Datenerfassung: Die erfassten Vertragsparameter können nicht ausgewertet werden, was die Suche und Auswertung von Vertragsdaten erschwert, vor allem bei Verträgen, die weiter zurück liegen.

Um visionären Legal und Sales Teams, eine einfachere und tiefergehende Funktionalität bei der Erstellung, Verwaltung sowie Verhandlung von Verträgen zu ermöglichen, bietet sich Vertragsautomatisierungssoftware wie top.legal an.

Die wichtigsten Vorteile der Vertragsautomatisierungssoftware von top.legal 

Elektronische Signature ist nur die Spitze des Eisberg

DocuSign ist für viele Unternehmen, die ihre Verträge digital unterschreiben wollen, mittlerweile ein Begriff. Es vereinfacht die Unterschriftsleistung im Vergleich zu herkömmlichen Papierbasierten Prozessen ungemein. Aber Entscheidungsträger sollten wissen, dass es noch eine Reihe weiterer Funktionen im Rahmen der Prozessautomatisierung von Verträgen gibt, die sinnvoll sind, um die Prozesse für Legal und Sales Teams zu optimieren. 

Die elektronische Unterschrift ist nur das Ende eines in der Regel komplexen Verhandlungsprozesses. top.legal's One-Stop Vertragsautomatisierungsplattform deckt jede der Phase des Vertragslebenszyklus ab, im Browser, mit Kostentransparenz, die mit Ihrem Unternehmen skaliert.

Profitieren Sie von einem transparenten Preismodell und zahlen Sie nicht pro Vertrag

DocuSign bietet zwar ein monatliches Abomodell, die angebotenen Pläne enthalten aber nur eine begrenzte Zahl von unterschriebene bzw. versendeten Verträgen an. Auf lange Sicht ist das Modell aber eine Falle, da bei Wachstum mit zusätzliche Gebühren für steigendes Vertragswachstum drohen, die man vielleicht so nicht auf der Agenda hatte. 

top.legal bietet seinen Kunden stets nur Software-Lizenzen für eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen und Vorlagen für eine transparente und vorher bekannte monatliche bzw. jährliche  Gebühr an. Unternehmen können damit einfach darauf konzentrieren, mehr Verträge abzuschließen, ohne sich dabei um die Kosten für die Unterzeichnung weiterer Verträge sorgen zu müssen. Außerdem benötigen unser Kunden im Gegensatz zu DocuSign keinen Enterprise-Plan, um von unseren Integrationen mit Salesforce, Slack, Microsoft Teams oder einem sonstigen CRM zu profitieren.

Editieren Sie Ihre Verträgen jederzeit, statt unter gesperrten Pdfs zu leiden

Wenn Sie ein Dokument/Vertrag ändern müssen, was durchaus häufiger vorkommt, als man denkt, bedeutet das, sofern der Prozess über DocuSign läuft, dass das gesamte Dokument für ungültig erklärt werde muss, und der Prozess des Hochladens danach neu gestartet werden muss. Läuft der Prozess der Vertragsverhandlung hingegen über top.legal, so können die Verträge bearbeiten von beiden Seiten wahlweise kommentiere bzw. im Markup-Modus editiert werden, ohne dass der Vertrag an irgendeiner Stelle ungültig erklärt bzw. der Prozess neu gestartet werden muss. 

Erfassen Sie verwertbare Vertragsdaten während und der Verhandlung

Metadaten eines Vertrags sind eine wichtige Komponente bei der Digitalisierung von Verträgen. Diese werde allerdings von DocuSign nicht verarbeitet. Das bedeutet, dass die Verhandlungshistorie nicht gespeichert wird und somit für immer verloren ist. 

Die Vertragssoftware von top.legal hingegen erstellt digitale Verträge direkt über die eigene Infrastruktur  aus den Eingaben und strukturierten Daten der Nutzer. Dabei werden die Metadaten und Schlüsselparameter natürlich direkt gespeichert und sind für den weiteren Prozess verwertbar. Damit lassen sich auch komplexe Vertragsanalyse einzelner Verträge sowie kompletter Vertragsportfolien anstellen. 

Verwalten Sie nicht nur Vorlagen und Verträge und sonder auch ganze Teams über top.legal

Die typische Benutzererfahrung für DocuSign-Anwender ist, dass sie ihre PDFs über E-Mails verwalten, was zu einer schwierigen bzw. unlösbaren Aufgaben werden kann. 

Die Vertragssoftware von top.legal hingegen beinhaltet ein granulares Rechtekonzept für einzelne Teammitglieder bzw. Ganze Teams. Dabei können Lese- und Schreibrechte für Vorlagen und einzelne Verträge ausgewählt werden. Dazu können benutzerdefinierte Tabellenansichten und Dashboards erstellen werden. Dokumente somit über ihren gesamten Lebenszyklus direkt in einer Applikation verfolgt werden.

Echte Zusammenarbeit auf Verträgen und Vorlagen, die Ihr Team lieben wird

Neben der raschen Erstellung von Verträgen auf Basis genehmigter Vorlagen verbessert top.legal auch Software auch die interne und externe Kommunikation für schnellere Genehmigungen und identifiziert Engpässe im Vertragsprozess. Durch die Zusammenführung von E-Mails, Ad-hoc-Konversationen, Redline Markup usw. an einem Ort können Teammitglieder abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, um Verträge zu erstellen, zu prüfen, zu verhandeln, zu verwalten und zu genehmigen.

Durch den Echtzeit-Zugriff auf die neueste Version eines Vertrags reduzieren Unternehmen auch Vertragsrisiken und Verzögerung, da alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Hier sind einige Gründe, warum Automatisierung die Zusammenarbeit im Team verbessert:

  • Integrierte Tracking Funktion bei der Verhandlung und Nachbearbeitung von Verträge inklusive Audit-Trail
  • Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen ist direkt im Vertragseditor möglich
  • Nahtlose Export-Funktion zu jeder Zeit von Verträge und Vorlagen zurück in MS Word oder PDF im Design des Unternehmens

Vermeiden Sie Fehler und unnötige Doppelungen während der Verhandlung

Die Zurhilfennahme von top.legal für Vertragsverhandlungen kann Ihrem Team helfen, das Risiko von Fehlern während des Verhandlungsprozesses zu reduzieren. Da der Prozess stets von einer aktuellen Vorlage gestartet wird und alternative und abgestimmte Klauseln für den Verhandlungsfall verfügbar gemacht werden können. So bleibt auch während der Verhandlung nichts dem Zufall überlassen. 

Ihr Team muss zudem auch keine Zeit mehr darauf verbringen, den aktuellen Stand der Verhandlungen eines Vertrags in einer nicht enden wollenden Email-Kette herauszusuchen. Überschneidungen und Doppelungen von Arbeit bzw. Überschriebene Verhandlungen gehören dann der Vergangenheit an.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine existierenden unterschriebenen Verträge auf top.legal umziehen?

Ja, das ist möglich. Zum einem können Sie Ihre existierenden und unterschriebenen PDF bei top.legal hochladen. Dabei können Schlüsselparameter und Metadaten erfasst werden und für die spätere Auswertung genutzt werden. 

Zum anderen können Sie existierende Verträge zu einer Vorlage auslesen lassen. In einem ersten Schritt übernimmt das unsere KI und verwandelt Ihren Verträge in eine maschinenlesbares Format. In einem weiteren Schritt unterstützen unsere Legal Engineers beim Aufsetzen eines Prozess für schnellere und wertvolle Vertragsabschlüsse.

Wie schnell kann die Software im Unternehmen implementiert werden?

Sie können unmittelbar nach einem Gespräch mit einem unserer Account Manager mit dem Einsatz der Software beginnen in Ihrem Unternehmen beginnen. Selbstverständlich unterstützen unsere Legal Engineers Sie beim Aufsetzen der ersten Prozesse und Dokumente. Zusätzlich können wir Ihre bereits existierende Software (sowie CRM und ERP-Systeme) in die Prozesse zur Vertragserstellung einbinden. 

Steht top.legal Ihnen am Anfang zur Seite?

Ja, natürlich. Wir können Sie bei jedem Schritt unterstützen, wenn Sie das wollen. Wir helfen bei der Erstellung der Vorlagen und Prozesse, bei der Schulung Ihrer Teams, sowie bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen. Egal, wo Sie uns brauchen, wir unterstützen Sie! 

Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Die Unterschrift eines Vertrags durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfolgt durch einen einfachen und intuitiven Prozess. In einem ersten Schritt laden Sie die Partei deren Unterschrift Sie benötigen zu Ihrem Vertrag ein. In diesem Schritt erzeugt die Software einen Hash des Dokuments, das die Integrität des Dokuments sicherstellen kann. Die eingeladene Partei erhält daraufhin eine Email-Einladung und einen gesichertn Link zu dem zu unterschreibenden Dokument. Sobald das Dokument geöffnet wird, erhält der/die Leister*in der Unterschrift die Aufforderung einen Mobiltelefonnummer für den Erhalt einer PIN-Nummer einzugeben. Mit dem erhaltenen PIN wird das Dokument schlussendlich final signiert. 

Ist die native eSignatur von top.legal rechtsverbindlich?

Ja. Die sichere native eSignatur von top.legal entspricht den Verordnung der EU-Kommission vom Juli 2014 über die elektronische Identifizierung und die Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS). Die Ausführung der elektronische Unterschrift  ist auch über das Mobiltelefon möglich.

Demo und Preisgestaltung

Buchen Sie noch heute eine Demo, um den vollen Funktionsumfang der Vertragsmanagement-Software von top.legal kennenzulernen. Kontaktieren Sie einfach unsere Experten für weitere Details zu unseren Preisen.

Welche weiteren Funktionalitäten bietet top.legal?

Funktionsweise Beschreibung
Erinnerungen Verwenden Sie automatisierte Vertragserinnerungen um sicherzustellen, dass Sie nie eine Frist verpassen.
Analytics Dashboard Über die Analytics-Funktion erhalten Sie Übersicht und Auswertungen der Schlüsselparameter Ihrer Verträge, sowie Informationen zu den Verhandlungen und zur Dauer eines Vertragszykluses. Informationen können auf Team und Mitarbeiterebene heruntergebrochen werden.
Aufgaben Dashboard Das Dashboard liefert Ihnen eine zusätzliche Übersicht sämtliche Aufgaben und Fristen, die sich selber bzw. Ihr Team gesetzt haben.
Rechteverteilung Definieren Sie Rollen für jedes Teammitglied, um festzulegen, wer spezifische Verträge und Vorlagen lesen bzw. bearbeiten kann.
Team-basierte Zugriffsrechte Teilen Sie Ihre Vorlagen mit Ihrem Team, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die für Sie bestimmten Verträge haben. So senken Sie das Risiko, das alte risikobehaftete Vorlagen weiterhin genutzt werden
Status Tracking Verfolgen Sie den Status eines Vertrages während des gesamten Lebenszykluses: von Entwurf über Unterschrift bis zu Folgeaufgaben
Genehmigungen Genehmigen Sie Vorlagen und Änderungen von Vorlagen direkt im Dokumenten-Editor. Geben Sie Verträge auf Basis genehmigter Vorlagen ohne Verzögerung für die Nutzung durch ausgewählte Teams frei.
Aufgaben Definieren Sie Aufgaben und delegieren Sie diese teamübergreifend, um Produktivität maximal zu erhöhen.
Verschiedene Teams Erstellen Sie mehrere Teams und legen Sie Team-basiert Rollen für ausgewählte Dokumente fest.
Global Playbook- Management Verwalten Sie Vorlagen sicher von einem zentralen Konto aus, so dass Sie unternehmensweit immer mit aktuellen Versionen arbeiten.
Intelligente Suche Durchsuchen Sie all Ihre Verträge und einzelne Parameter mit einer intelligenten Suchfunktion.
Tags Organisieren Sie Ihre Verträge mit Schlagworten, um sie besser schneller wiederfinden zu können.
Externe Gäste Laden Sie externe Gäste sowie beispielsweise externen Rechtsanwälte ein, um Ihre Verträge punktuell rechtlich prüfen zu lassen.


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