Vertragsdatenbank erstellen: 5 erprobte Methoden von der zentralen Ablage über Excel bis zur CLM-Software – mit Vor- und Nachteilen für jede Unternehmensgröße.
Eine Vertragsdatenbank erstellen ist der wohl wirksamste Hebel, um Verträge nach der Unterzeichnung nicht aus den Augen zu verlieren. Denn viele Unternehmen speichern Verträge gar nicht, falsch oder nur teilweise – und finden sie im entscheidenden Moment nicht wieder. Die Folge: verlorene Zeit bei der Suche nach Dokumenten und verlorenes Wissen aus früheren Verträgen.
Ohne ein solides Ablage- und Archivierungssystem riskieren Unternehmen Ineffizienz, verpasste Fristen und Wissensverlust.
Was ist eine Vertragsdatenbank?
Eine Vertragsdatenbank ist ein zentrales, durchsuchbares Verzeichnis, in dem ein Unternehmen alle Verträge samt ihrer Schlüsselparameter systematisch ablegt und verwaltet. Statt Dokumente verstreut auf Laufwerken, in Postfächern oder Aktenschränken zu horten, bündelt sie die unterschriebenen Vertragsversionen an einem Ort – und macht die entscheidenden Metadaten auf einen Blick verfügbar.
Zu diesen Schlüsselparametern gehören typischerweise Vertragsart, beteiligte Parteien, Laufzeiten und Kündigungsfristen, Vertragswert sowie der Ablageort des Originals. Erst diese strukturierte Erfassung unterscheidet eine echte Vertragsdatenbank von einer reinen Ordnerablage: Sie können Fristen überwachen, Risiken auswerten und einzelne Verträge in Sekunden wiederfinden, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.
Dieser Leitfaden zeigt fünf Wege, eine Vertragsdatenbank aufzubauen – von der zentralen Ordnerablage über Excel bis zur spezialisierten CLM-Software. Für jede Methode finden Sie die Vor- und Nachteile, damit Sie die passende Lösung für Ihre Unternehmensgröße wählen können. Wer zunächst nur ein einfaches Vertragsarchiv aufbauen möchte, ist mit den ersten beiden Methoden bestens bedient.
Methode 1: Zentrale Laufwerke und Ordner
Der erste Schritt zu einer funktionierenden zentralen Vertragsdatenbank muss nicht aufwendig sein. Oft lässt sich schon mit wenig Aufwand viel erreichen.
In vielen Fällen genügt es, Verträge ordentlich und sicher in einer selbst angelegten Ordnerstruktur auf einem zentralen Laufwerk zu speichern. Damit das auch im Alltagsstress gelingt, bestimmen Sie zunächst eine zuständige Person, die sich um die revisionssichere Vertragsablage kümmert.
Auch für einzelne Projekte sollte immer ein Verantwortlicher für die Vertragsablage benannt werden. Nehmen Sie diese Person auf den E-Mail-Verteiler auf, über den Vertragsversionen kommuniziert werden – so werden auch Arbeitskopien erfasst.
Wechselt der Verantwortliche mit jedem Projekt, lohnt sich eine einheitliche Nomenklatur für die gespeicherten Verträge. Nur so ist sichergestellt, dass auch unbeteiligte Dritte die korrekte Vertragsversion wiederfinden.
Und wie geht das? Bewährt hat es sich, im Dateinamen stets das Vertragsdatum, den Projektnamen und – bei mehreren Verhandlungsrunden am selben Tag – eine Versionsnummer zu erfassen. In der Praxis sieht das häufig so aus:
2021-02-21 Projektname Kundenname v2.docx
Als Namen für den übergeordneten Ordner bietet sich der Name der Gegenpartei an. Tipp: Vermeiden Sie hier Projektnamen oder Abkürzungen, an die sich in zwei Jahren niemand mehr erinnert.
Gibt es im Unternehmen bereits viele Dateien, sollten Sie zusätzlich über eine Verschlagwortung nachdenken. Schlagwörter verschaffen einen schnellen Überblick nach Rubriken und lassen sich gezielt durchsuchen – so finden Sie etwa alle Mietverträge in Sekunden.
Befolgen Sie diese einfachen Regeln konsequent, erreichen Sie mit wenig Aufwand eine sehr gute zentrale Verfügbarkeit Ihrer Verträge.
Nachteil: Neue Verträge müssen stets manuell eingepflegt werden. Und um Risikopositionen und Fristen zu kontrollieren, müssen Sie weiterhin jeden Vertrag einzeln öffnen und prüfen.
Methode 2: Eine einfache Vertragsdatenbank in Excel
Eine einfache und vor allem kostengünstige Ergänzung zur zentralen Ablage ist eine Excel-Tabelle mit den wichtigsten Vertragsinformationen. Ein solches Verzeichnis schafft nicht nur Ordnung, sondern lässt Ihre Mitarbeiter die wichtigsten Informationen auf einen Blick erkennen – ohne den ganzen Vertrag lesen zu müssen.
Die Tabelle können Sie eigenständig oder ergänzend zur Ordnerstruktur nutzen. Schlüsselparameter wie Vertragsart, Vertragsbetrag, beteiligte Personen und Fristen lassen sich einfach erfassen und übersichtlich darstellen.
Darüber hinaus ermöglicht die Tabelle ein einfaches, aber effektives Risikomanagement. So lässt sich zum Beispiel das Vertragsvolumen nach einzelnen Risikoparametern auswerten.
Wie schon bei der Ablage gilt: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für die Eintragung der Parameter – am besten im Voraus, damit die Pflege der Schlüsselparameter nicht liegen bleibt. Wichtig ist auch hier, dass diese Person auf dem E-Mail-Verteiler für die final verhandelten Verträge steht. Sonst fehlt trotz geklärter Zuständigkeit der auslösende Anlass, und die Daten veralten.
Methode 3: Eine dedizierte Vertragsdatenbank
Sobald Sie mit größeren Datenmengen arbeiten und viele Personen involviert sind, lohnt es sich, über Excel hinauszudenken und ein eigenes Vertragsrepository aufzubauen. Schon die Einschränkungen bei gleichzeitiger Bearbeitung und die begrenzte Datenmenge bringen Excel irgendwann an die Grenze des Machbaren.
Eine dedizierte Vertragsdatenbank, mit der sich Verträge zentral verwalten lassen, gibt verschiedenen Abteilungen Zugriff auf alle bestehenden und abgeschlossenen Verträge. Die jeweiligen Teams tragen dazu nur ihre Schlüsselparameter in eine Eingabemaske ein und laden die unterschriebene Vertragsversion hoch.
So landen sämtliche Parameter in einer eigens eingerichteten Datenbank, und alle unterschriebenen Verträge sind zentral für jeden erreichbar, der eine Zugriffsberechtigung besitzt. Besonders für abteilungsübergreifendes Arbeiten ist eine solche Datenbank sehr effektiv – bei geringem laufendem Aufwand.
Nachteil: die Programmierung. Eine eigene Datenbank muss spezifisch auf Ihre Anforderungen entwickelt werden. Das bindet vor allem die IT-Abteilung, die sich um Pflege, auftretende Probleme und die Weiterentwicklung des Systems kümmern muss.
Methode 4: Outsourcing an externe Dienstleister
Fehlen Ihrem Unternehmen die Kapazitäten oder Ressourcen für eine selbst programmierte Datenbank, empfiehlt sich ein externer Dienstleister für Vertragsmanagement.
Externe Anbieter sind Spezialisten und stellen Ihnen bewährte Vertragsdatenspeicher bereit. Nach der Einrichtung beschränkt sich Ihre Aufgabe auf das Hochladen abgeschlossener Verträge. Ihre Mitarbeiter greifen ab Inbetriebnahme darauf zu und fügen neue Verträge hinzu – ordentlich und intuitiv geordnet.
Laufende Pflege und Weiterentwicklung liegen beim Anbieter. Das ist ideal, wenn Sie intern keine Ressourcen auf die Wartung eigener Datenbanken und Infrastruktur verwenden möchten oder können.
Wegen des erhöhten Sicherheitsrisikos für Ihre Daten sollten Sie externe Dienstleister allerdings sorgfältig prüfen. Vergleichen Sie mehrere Anbieter genau: Viele funktionieren nur mit ausgewählten CRM-Systemen, andere bieten nur eingeschränkte Funktionalität, und einige arbeiten ausschließlich mit US-amerikanischen Servern oder Lizenzen – ein wichtiger Punkt für die DSGVO-Konformität.
Auch bei externen Anbietern ersparen Sie sich meist nicht den mühsamen Prozess, bestehende Verträge und gesammeltes Wissen zunächst einzupflegen. Zudem müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, um eine effektive Nutzung zu gewährleisten.
Methode 5: Bestehende CRM-Systeme nutzen
Größere Firmen verfügen oft über umfassende CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management). Solche Systeme, die primär die Kundenbeziehungen verwalten, lassen sich häufig auch für Verträge einsetzen. Für eine vollwertige Vertragsdatenbank sind allerdings weitere Schritte nötig.
In bestehenden CRM-Systemen lassen sich Dokumente einer Kundenbeziehung hinzufügen – das gilt auch für Verträge. So haben Sie auf einen Klick sämtliche Verträge, Angebote und Präsentationen, die ein Kunde im Lauf der Zeit erhalten hat. Jeder berechtigte Mitarbeiter erhält damit einen umfassenden Eindruck des einzelnen Kunden.
Die Kehrseite: Die Erweiterung eines bestehenden CRM-Systems ist oft mit erheblichen Kosten verbunden. In der Regel müssen zusätzliche Module für die Vertragsverwaltung gekauft oder das System durch zusätzlichen Programmieraufwand erweitert werden. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter meist umfangreiche Schulungen benötigen, um die neuen Funktionen effektiv zu nutzen.
Ein Wermutstropfen bleibt: Die automatische Erfassung der Schlüsselparameter ist in vielen CRM-Systemen schlicht nicht möglich.
Die beste Vorgehensweise: CLM-Software als vollständige Vertragsdatenbank
Der Weg zur passenden CLM-Software
- 1Erkennen der NotwendigkeitErkennen Sie den Bedarf an einer verbesserten Vertragsverwaltung.
- 2Forschung und RessourcenSammeln Sie Informationen und Ressourcen über CLM-Software.
- 3SoftwareauswahlWählen Sie die am besten geeignete CLM-Software für Ihr Unternehmen aus.
- 4ImplementierungSetzen Sie die CLM-Software im gesamten Unternehmen um.
- 5Vollständige IntegrationErreichen Sie die vollständige Integration und Nutzung der CLM-Software.
Die letzte Stufe auf dem Weg zu einem vollumfänglichen Vertragsmanagement ist eine dedizierte Contract-Lifecycle-Management-Software (CLM). Wie der Name verrät, steuert sie Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Denn ein reines Vertragsarchiv ist noch kein System of Record – entscheidend ist die aktive Steuerung, nicht nur die Speicherung.
Der Einsatz effizienter CLM-Systeme ist in Unternehmen längst keine Seltenheit mehr. Mit wenig Aufwand finden Sie hilfreiche Ressourcen wie Whitepapers zu den Anwendungsfällen und Vorteilen entsprechender Software.
Welche Funktionen eine solche Lösung mitbringen sollte und worauf es beim Anbietervergleich ankommt, lesen Sie in unserem Ratgeber zur Vertragsdatenbank-Software.
Warum CLM-Software so vorteilhaft ist
CLM-Systeme vereinfachen und verbessern jede Phase des Vertragsprozesses. So machen sie einen echten Unterschied für Ihr Unternehmen:
Warum CLM-Software so vorteilhaft ist
Verträge an einem leicht zugänglichen Ort organisieren.
Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien.
Zugriff auf Risikoparameter zur Entscheidungsfindung.
Verfolgung wichtiger Termine zur Vermeidung von Versäumnissen.
Automatisierung zur Reduzierung manueller Aufgaben.
Optimierte Workflows beschleunigen die Vertragsabschlüsse.
Obwohl die Implementierung eines CLM-Systems eine Anfangsinvestition erfordert, machen die Zeit- und Verwaltungseinsparungen sowie der Wert, der durch die Beschleunigung der Vertragsprozesse entsteht, es zu einer klugen Entscheidung für jedes Unternehmen.
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