Der 2024 Leitfaden zur Erstellung eines Excel-Vertragstrackers

Zusätzlich stellen wir Ihnen eine kostenlose Vertragsvorlage zur Verfügung, die von unserem Legal-Engineering-Team erstellt wurde, und Sie erfahren, wie Sie Ihre Verträge auch langfristig verfolgen können. Somit ist dieser Artikel diejenigen relevant, die ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten und organisieren wollen.

Was ist ein Vertragstracker?

Die Definition eines Vertragstrackers ist eigentlich recht selbsterklärend. Es handelt sich hierbei um ein Tool, mit dem Sie alle Ihre Verträge auf verschiedene Weise verfolgen können. In dessen einfachsten Form erstellt der Nutzer ein individuelle Arbeitsmappe in Microsoft Excel mit verschiedenen Spalten, Tabellen, Diagrammen, Vertrags- und Analyse-Dashboards, um wichtige Informationen über alle Verträge im Auge zu behalten. Excel-basierte Vertragstracker können sich bei den Funktionen erheblich unterscheiden, da sie je nach den Anforderungen und Präferenzen des Nutzers erstellt werden.

All diese Faktoren ergeben im Wesentlichen ein komplettes Vertragsmanagement-Dashboard in Excel. Die wichtigsten Funktionen sind die Dashboards für Verträge und Analysen: Dort können alle Vereinbarungen leicht überwacht werden und nichts geht verloren, was möglicherweise zu Gewinneinbußen oder Kundenunzufriedenheit führen könnte.

‍Warum ist Vertrags-Tracking so wichtig? 

Die Vertragsverfolgung spielt eine entscheidende Rolle bei der Überwachung von Dauer, Kosten, Bearbeitung und Fertigstellungsstatus von Vertragsdokumenten. Eine ordnungsgemäße Vertragsverfolgung bietet auch einen Überblick über Risiken, Verlängerungsfristen und andere wertvolle Erkenntnisse.  

Dieser Automatisierungsprozess unterstützt Unternehmen dabei, ihr Fehlerrisiko zu senken, eine klare Übersicht zu schaffen, um letztlich Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten und damit mehr Umsatz zu generieren. 

Da kaum ein seriöses Unternehmen seine Verträge noch manuell verwaltet, gibt es keinen anderen Weg als den Einsatz eines Vertragstrackers, um eine Chance zu haben, mit anderen Unternehmen gewinnbringend zu konkurrieren. 

Eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, mit der Vertragsverfolgung zu beginnen, ist die Verwendung von Microsoft Excel. Nicht jedes Unternehmen benötigt eine Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus, da dies davon abhängt, mit welcher Art von Verträgen das Unternehmen zu tun hat und wie groß es ist und in welcher Phase es sich befindet.

Dennoch kann jedes Unternehmen, das seine Vertragsverfolgung in Angriff nehmen und das schiere Dokumentenchaos beseitigen möchte, mit der Erstellung eines einfachen Excel-Arbeitsblatts den ersten entscheidenden Schritt tun.

Es gibt einige klare Gründe, warum Unternehmen Excel bevorzugen: 

• Excel ist bereits etabliert, getestet und von Millionen von Menschen weltweit anerkannt.
• Es ist ziemlich einfach zu bedienen und recht preiswert
• Excel-Tabellen können sehr effizient sein, wenn sie fehlerfrei verwendet werden 
• Excel ist eine bessere Lösung für die Vertragsverfolgung als kein Vertragsverfolgungssystem 

Excel kann Ihrem Unternehmen helfen, wieder auf Kurs zu kommen. Aufgrund der intuitiven Anwendung kann jeder Mitarbeiter ohne erhebliche Schwierigkeiten das Programm nutzen. 

Man sollte allerdings nicht vergessen, dass alles, was zu schön ist, um wahr zu sein, auch eine Kehrseite hat, denn die Verwendung von Excel birgt viele versteckte Risiken, die nicht unterschätzt werden sollten. 

Eines davon sind die Sicherheits- und Berechtigungslücken: Sie sollten sorgfältig auswählen, wer Zugriff auf die Kalkulationstabelle für Ihren Vertrags-tracker erhält, und sich darüber im Klaren sein, dass unbeabsichtigte Überschreibungen, Bearbeitungen oder Duplikate vorgenommen werden könnten.

Wie behalten Sie den Überblick über Verträge Ihre in Excel?

Die Erfassung von Verträgen in einer Excel-Tabelle kann eine effektive Methode sein, um den Überblick zu behalten und wichtige Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Zu diesem Zweck können Sie eine spezielle Registerkarte oder ein Blatt einrichten, das ausschließlich der Vertragsverfolgung dient. Wahrscheinlich möchten Sie bestimmte Spalten für wichtige Informationen wie das Datum des Vertrags, sein Ablaufdatum, etwaige Verlängerungsoptionen und vielleicht sogar Details zu den beteiligten Parteien festlegen.

Es gibt einige primäre Schlüsselwörter, die die wichtigsten Parameter der Vereinbarung beschreiben und die Sie unbedingt in Ihr Vertragsmanagement-Dashboard aufnehmen sollten. Dazu gehören in der Regel der Name der Vertragsparteien, die Vertragsart, die Laufzeit, das Ablauf- und Verlängerungsdatum, der Status und der Wert. Der Excel-Tracker selbst kann dann mithilfe von diversen Funktionen ausgestattet werden. Darunter gehören unter anderem

• Dropdown-Listen: Hierbei können Sie für einzelne ausgewählte Zellen Listen von mehreren Optionen erstellen, welche dann jeweils ausgewählt werden können. Dies erspart die manuelle Eingabe von repetitiven Inhalten. In den meisten Fällen ist es beispielsweise vorteilhaft den Vertragsstatus als Dropdown-Menü anzugeben, welche Benutzer dann einzeln auswählen können.
• Automatisch aktualisierende Zellen: Mithilfe von Funktionen und Formeln können bestimmte Zellen innerhalb des Excel-Worksheets so konfiguriert werden, dass diese sich automatisch aktualisieren sobald sich beispielsweise der Vertragsstatus ändert oder Fristen näher rücken.
• Erinnerungsfunktionen: Ebenso lassen sich innerhalb Excel mit Funktionen aber auch zusätzlich mit Add-on Tools Erinnerungen und Benachrichtigungen erstellen, die dem Nutzer mitteilen wann bestimmte Ereignisse im Zusammenhang mit dem Vertragsinhalt anstehen. Diese können dann entsprechende Mitteilungen versenden sobald beispielsweise Fristen ablaufen und Verträge erneuert oder verlängert werden müssen.
• Berichtswerkzeuge: Excel verfügt über diverse Tools zur Erstellung von visuellen Darstellungen und andere Berichterstattungsfunktionen. Bei Bedarf können diese vom Benutzer genutzt werden um wesentliche Vertragsdaten zusammenzufassen und als externen Bericht aufzubereiten.

Wenn es darum geht, Verträge in die Kalkulationstabelle selbst einzufügen, gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um die Dateneingabe zu erleichtern. Verwenden Sie z. B. nach Möglichkeit Dropdown-Menüs für die Felder - dies verringert die Gefahr von Tippfehlern oder Unstimmigkeiten. Versuchen Sie außerdem, bei der Benennung Ihrer Dateien (falls zutreffend) klare und prägnante Namen zu verwenden, die auf den ersten Blick erkennen lassen, worum es sich bei den einzelnen Dokumenten handelt.

Ein weiterer hilfreicher Hinweis ist die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Vertragstabelle, d. h. Sie müssen sicherstellen, dass neue Verträge umgehend hinzugefügt und abgelaufene Verträge entfernt oder als solche markiert werden. Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation kann es auch hilfreich sein, eine Art Erinnerungssystem für anstehende Fälligkeitstermine oder andere kritische Meilensteine einzurichten, um zu vermeiden, dass Sie etwas Wichtiges verpassen.

Excel-Vorlage für Vertragsmanagement

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Vertrag ohne eine automatisierte Software zu verfolgen, empfehlen wir Ihnen diese kostenlose Excel-Vorlage für die Vertragsverfolgung.

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Wie Sie sehen können, enthält in unserem Spreadsheet die Spalte "Status" drei Stufen: 1) “Signed”, 2) “To be approved”, und 3) “Signature missing”.

Es gibt heutzutage jedoch deutlich bessere Lösungen für einen effizienten Vertragsablauf, die vollständig automatisiert ist: Anstatt den Status (oder eine beliebige Spalte) einzeln auszuwählen, speichert beispielsweise unsere Lösung automatisch den Gestaltungsprozess und aktualisiert alle Änderungen bezüglich der Genehmigung, Unterzeichnung und Verwaltung der Vertragsdokumente. 

Durch die Automatisierung ergibt sich eine enorme Zeitersparnis bei jedem Vertrag, den Sie verwalten müssen, und die eingesparte Zeit kann für wertvollere Arbeiten eingesetzt werden. Wenn Sie jedoch mit einer Excel-Tabelle beginnen möchten, finden Sie hier einige Tipps.

1. Stellen Sie sicher, dass alle Zellen richtig formatiert sind. Bei der Formatierung Ihrer Daten ist es wichtig, dass Sie für alle Einträge in einer bestimmten Spalte oder Zeile die gleiche Feldgröße verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Einträge im Contract Tracker einheitlich und übersichtlich erscheinen. Durch die Verwendung einheitlicher Schriftarten und -größen entfällt außerdem die Notwendigkeit, jede Zelle manuell zu formatieren.

2. Verwenden Sie Excel-Formeln und -Funktionen. Die Excel-Vertragsverfolgung wird sehr viel einfacher, wenn Sie Excel-Funktionen wie "SUMME" und "MITTELWERT" verwenden. Diese Funktionen sind besonders hilfreich für die Zusammenfassung von Daten und können verwendet werden, um schnell Berichte über den Vertragsstatus oder die Abschlussrate zu erstellen.

3. Nutzen Sie bedingte Formatierung, um Ihren Excel-Tracker dynamisch zu gestalten. Mit Hilfe der bedingten Formatierung können Sie Tracker komplex und zeitaufwändig manuell organisieren.  Mithilfe der bedingten Formatierung von Excel können Sie Zellen anhand ihres Inhalts farblich kennzeichnen und so schnell feststellen, welche Verträge kurz vor dem Auslaufen stehen oder bereits abgelaufen sind. Auf diese Weise können Sie schnell Maßnahmen ergreifen und den Überblick behalten, auch wenn der Vertrags-Tracker komplex ist.

Unserer Erfahrung nach gibt es einige gängige und wichtige Felder, die Sie in Ihrem Vertragstracker unbedingt überwachen sollten. Diese Faktoren umfassen in der Regel

• Den Unternehmenseigentümer
• Die rechtlichen Eigentümer
• Den Vertragspartner und die Vertragsart
• Die Referenznummer

Wie Sie vielleicht bereits aus dieser Excel-Tabelle erkennen können, wird Ihr Vertrags-Tracker mit jedem weiteren Vertrag, den Sie hinzufügen, immer unübersichtlicher. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, sich auf die wichtigsten Kennzahlen zu beschränken, um Ihre Tabelle so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. 

Die Nachteile bei der Verwendung von Excel für die Erfassung von Verträgen

Nachdem Sie nun von den wesentlichen Vorteilen und Möglichkeiten von Excel als Vertragstracker erfahren haben, muss erwähnt werden, dass Excel letztlich nicht primär zur Erfassung und Verfolgung von Verträgen gemacht ist. Obwohl Excel immer noch das bessere Werkzeug für die Vertragsverfolgung ist, wenn Sie stattdessen überhaupt keinen System zur Erfassung ihrer Verträge hätten, könnte Ihr Vertragsmanagementprozess noch viel besser sein. Excel hat viele Schwachstellen, die vor der Verwendung berücksichtigt werden müssen. Einige davon sind:

Anfälligkeit für Fehler

• Wenn die Verträge für Ihr Unternehmen von hoher Bedeutung sind, könnte es sehr gefährlich sein, sich auf Excel zu verlassen, da Tabellenkalkulationen anfällig für mögliche Fehler sein können.

Erhöhte Komplikation

• Für kleine Unternehmen mit wenigen Verträgen mag Excel noch ausreichen. Ab einer bestimmten Anzahl von Verträgen kann es schnell verwirrend und unübersichtlich werden.

Abhängigkeit von einzelnen Personen

• Kollegen können Fortschritte von anderen oft nicht sehen
• Wenn dies der Fall ist, besteht ein hohes Risiko, dass jemand versehentlich die Arbeit einer anderen Person überschreibt.
• In der Regel gibt es einen Beauftragten, so dass die Korrektheit und Genauigkeit der Excel-Tabelle nur von der einen Person abhängig ist. 
• Im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls, kann der gesamte Prozess verlangsamt werden

Fehlende Integrationen

• Excel ist nicht mit anderen Anwendungen wie z.B. Docusign verknüpfbar
• Es gibt keine Funktion für elektronische Signaturen
• Dies führt zu einem Bedarf an weiteren Tools und neuen Arbeitsabläufen, und der Versuch, diese mit Ihrer Excel-Tabelle in Einklang zu bringen, nimmt viel Arbeit und Zeit in Anspruch.

Sicherheitsrisiken

• Wenn die Excel-Tabelle nur auf ein Flash-Laufwerk übertragen oder versehentlich an eine E-Mail angehängt wird, kann dies zu einem Sicherheitsrisiko.

Zwar kann Excel ein guter erster Einstieg in einer besseren Vertragserfassung sein, dennoch ist ein System basierend auf Excel in der Regel nicht sehr nachhaltig. Deshalb empfehlen wir generell, langfristig auf ein fortschrittlicheres Vertragsverfolgungssystem umzusteigen.

Die bessere langfristige Lösung: Vertragsmanagement-Software

Falls Sie sich dazu entscheiden Excel zu überspringen und lieber auf eine dedizierte Vertragsmanagement-Software umsteigen wollen, sollten Sie sich stattdessen bei modernen Lösungen umschauen.

Vorteile von Vertragsmanagement-Software wie z.B. top.legal:

Vorteil 1: Vertrags-Vertragsarchiv und Vertragsvorlagen

Ein automatisiertes Vertragsarchiv ermöglicht die sichere und organisierte Speicherung aller Verträge an einem zentralen Ort. Mit Hilfe einer einzigen Plattform kann jeder, der Zugang dazu hat, innerhalb weniger Minuten einen Vertrag finden und verwalten, anstatt zwischen verschiedenen Ordnern oder Tabellenkalkulationen zu wechseln. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern verringert auch das Risiko, dass Dateien verloren gehen oder verlegt werden, da sie sicher elektronisch gespeichert sind.
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Eine Bibliothek mit Vertragsvorlagen in der Vertragsverwaltungssoftware erleichtert den Benutzern die Erstellung neuer Verträge. Da vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung stehen, müssen die Benutzer nicht bei Null anfangen und können sehr schnell professionell aussehende und einheitliche Verträge erstellen. Dies stellt sicher, dass die Unternehmensstandards und -richtlinien eingehalten werden und führt zu einer genauen und produktiven Arbeit.

Vorteil 2: Versionskontrolle

Die Verwendung einer Vertragsverwaltungssoftware mit Versionskontrolle anstelle eines einfachen Excel-Trackers ist wie Tag und Nacht. Die Versionskontrolle bringt viele Vorteile für einen Vertrag mit sich. Sie spart Zeit, macht die Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung eines Vertrags nahezu mühelos und erleichtert die Nachverfolgung und Verwaltung des Vertrags.

Wie oft haben Sie schon eine Änderung an einem Vertrag vorgenommen und können sich vier Monate später nicht mehr daran erinnern, um welche Änderung es sich handelte, wer sie vorgenommen hat oder warum? Mit der Versionskontrolle wird jede an einem Vertrag vorgenommene Änderung aufgezeichnet. Sie müssen nicht mehr ein Feld in einer Excel-Tabelle überprüfen. Sie können Kommentare dazu hinterlassen, warum eine Änderung vorgenommen wurde. Was könnte wichtiger sein als eine Notiz über die Entscheidung, das Holz später in der Saison zu liefern?

Die Versionskontrolle ist von großem Vorteil, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Vertrag arbeiten. Ein Excel-Tracker kann per E-Mail an jeden geschickt werden, der ihn benötigt, und er kann Aktualisierungen vornehmen und versenden. Das Problem dabei ist die Wahrscheinlichkeit, dass es widersprüchliche Versionen des Dokuments und eine Flut von "endgültigen FINALs" gibt. Die Versionskontrolle in einer Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht es, dass mehrere Personen gleichzeitig an dem Vertrag arbeiten können. Änderungen werden nahtlos zusammengeführt, und Sie werden sofort gewarnt, wenn es einen Konflikt gibt. Durch die Zusammenarbeit in Echtzeit wird der gesamte Vertragsverhandlungsprozess wesentlich einfacher.

Vorteil 3: Mahnungen und Benachrichtigungen:

Auch automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen gehören zu den Funktionen, die in einer Vertragsverwaltungssoftware weitaus besser ist als in einem Excel-Tracker. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation und kann darüber hinaus dafür sorgen, dass der Benutzer sicherstellt, dass alles, was für den Vertrag erforderlich ist, hinzugefügt wurde. Automatische Erinnerungen bieten Funktionen, die es uns ermöglichen, einen zentralisierten und organisierten Vertrag zu haben, bei dem Sie sich um nichts kümmern müssen, weil die Software in der Lage sein wird, alle Dinge für Sie zu verfolgen und Sie auf dem Laufenden zu halten.

In der Erinnerungsfunktion der Vertragsverwaltungssoftware können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen und die Initialisierung der Einstellungen kann geändert werden. Sie haben auch die Möglichkeit, vor dem Start zu wählen, ob Sie eine Erinnerung, eine Warnung, eine Aufgabe, eine Nachricht oder einen Bericht erstellen möchten, und Sie können einen Vertrag starten, der es der Person ermöglicht, den Vertrag zu öffnen und anzusehen.

Die automatische Erinnerung arbeitet auch mit dem Arbeitsablauf innerhalb des Unternehmens zusammen. Wenn Sie eine Erinnerung senden, können Sie auch andere Beteiligte in den Arbeitsablauf einbeziehen. Der Vertrag gibt Ihnen Auskunft darüber, wer die weiteren Beteiligten am Arbeitsablauf sind. Darüber hinaus können Sie auch einige Notizen hinzufügen, die für die Person hilfreich sind, um die Angelegenheiten zu verstehen. Die Details werden in den Workflow-Teil des Vertrags aufgenommen und an die automatische Erinnerung angehängt.

Vorteil 4: Berichterstattungs- und Analysefunktionen

Mit den Berichts- und Analysefunktionen einer geeigneten Vertragsverwaltungssoftware können die Benutzer umfassende, vom System generierte Vertragsdaten einsehen und Erkenntnisse gewinnen. Diese Funktion ermöglicht es Vertragsmanagern, Berichte über die Vertragsleistung zu erstellen, indem sie die systemeigenen Daten nutzen, um die Leistung zu analysieren, z. B. durch die Überprüfung von Kennzahlen wie finanzielle Verpflichtungen, Ablaufdaten und vieles mehr - und das in nur wenigen Schritten.

Transparenz und Verantwortlichkeit können mit Vertragsmanagement-Software aufgrund der Prüfpfade und der sicheren, aber vollständig einsehbaren Daten im System erhöht werden. Dieses zusätzliche Maß an Transparenz mit vollständiger Nachverfolgung aller im System vorgenommenen Änderungen kann entscheidend sein, wenn es darum geht, Streitigkeiten beizulegen oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen.