Vertragsautomatisierung

Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

Das Schreiben und Formatieren von Vertragstexten, sodass diese auf den konkreten Sachverhalt angepasst sind, ist ein enormer Zeitaufwand. Der Text muss alle rechtlichen Aspekte abdecken, sprachlich qualifiziert sein und zugleich so verständlich für den Mandanten sein, dass dieser sich aufgehoben fühlt.

Musterverträge, die sich zahlreich im Internet finden lassen, versuchen die Ansprüche, zwischen hohem Arbeitspensum und wenig Zeit zu kompensieren. Allerdings macht langes Suchen nach Musterverträgen, das Vergleichen verschiedener vorgefertigten Musterverträge, die Arbeit noch nicht wirklich einfacher, denn am Ende bleibt die Frage:

Regelt dieses Muster umfassend die Bedürfnisse meines konkreten Sachverhalts, oder nimmt die Anpassung von Versatzstücken auf die individuelle Situation der Beteiligten so viel Zeit in Anspruch, dass ich den Vertrag auch gleich selbst erstellen kann?

Ein prozessoptimiertes Vertragsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre eigenen Vorlagen zu erstellen und effizient an den jeweiligen Sachverhalt anzupassen. Ohne Suchen und Vergleichen, haben Sie ihre persönlichen Vorlagen übersichtlich sortiert und immer griffbereit. Vertragsgeneratoren und das sich anschließende Vertragsmanagement sorgen dafür, dass Ihre Arbeit nachhaltig effizienter und sicherer wird:

1. Weniger erforderliche Ressourcen

Mit Hilfe unserer effektiven Dokumentenautomatisierungslösung wird Ihr Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zur Bewältigung des großen Dokumentenvolumens reduziert. Die Bearbeitung wird übersichtlicher, da alle Bearbeitungsschritte innerhalb einer Anwendung stattfinden.

2. Geringere Fehleranfälligkeit

Mitarbeiter machen Fehler. Gerade bei stetig wiederkehrenden, gleichen Schriftsätzen, schleichen sich umso schneller vermeidbare Flüchtigkeitsfehler ein, die im weiteren Arbeitsprozess oft deutliche Zeitverzüge mit sich bringen. Durch einmal generierte Standardtexte, die immer wieder verwendet und angepasst werden können, werden diese Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert, was nachhaltig die Effizienz Ihrer Arbeitsprozesse steigert.

3. Ihre Dokumente werden einheitlicher und auf Ihre Bedürfnisse personalisiert sein

Die Vorlieben der Menschen für Formate und Styling innerhalb eines Unternehmens können variieren. Generierte Dokumente haben oft ein anderes "Look and Feel", was wenig repräsentativ dem Kunden gegenüber ist. Mit unserer KI basierten Vertragssoftware können Sie jedes Dokument in der Art personalisieren, dass es dem Look Ihres Unternehmens entspricht, um die Professionalität auch im Layout widerzuspiegeln.

4. Mehr Privatsphäre und Sicherheit für Dokumente

Viele Dokumente werden immer noch vermehrt, ungesichert in Standardschreibprogrammen oder gar auf Papier erstellt und aufbewahrt, was es unbefugten Dritten leicht macht darauf zuzugreifen. Mit unserem intelligenten Vertragsmanagement, entscheiden Sie, mit wem Sie Ihre Vorlagen teilen und welche Nutzungsrechte der andere an dem Dokument erhalten soll. Somit ist es für unbeabsichtigte Personen schwieriger, auf Ihre Dateien zuzugreifen.

5. Stets auf dem neuesten Stand

Die Anzahl an Klauseln und Richtlinien, die bei der Vertragserstellung berücksichtigt werden müssen steigen stetig an. Das beste Beispiel dafür ist die vor ein paar Jahren erlassene EU-Datenschutzgrundverordnung. Wenn eine Vielzahl von Dokumenten solchen Änderungen angepasst werden müssen ist ein IT gestützter Prozess umso hilfreicher.

6. Arbeiten Sie an den Verträgen im Team

Die Prozessketten derer, die an Verträgen und deren Erstellung beteiligt sind, ist lang. Meist sind mehrere Abteilungen eingebunden, was eine schnelle und direkte Kommunikation für einen effizienten workflow unerlässlich macht. Teilen Sie Ihre Dokumente intern oder extern, um andere Anwälten zu bitten Sie bei der Vertragserstellung zu unterstützen.

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Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Verkaufszyklen, die je nach den Rahmenbedingungen und dem eingeschlagenen Geschäftsmodell, stark variieren können. Verkaufszyklen können dabei schnell mehrere Monaten lang dauern. Verkürzt man eben jene Verkaufszyklen, so lassen sich Profitabilität und Umsatzzahlen rasch anheben. Angebotssoftware oder auch CPQ-Software (Configure-Price-Quotation) kann dazu beitragen, die Dauer dieser Verkaufszyklen zu reduzieren, indem sie den Verkäufern hilft, mit wenigen Klicks standardisierte und optimierte Angebotsdokumente zu erstellen.

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