In einer aktuellen Umfrage der European Company Lawyer Association (ECLA) wurde festgestellt, dass 63 % der befragten Teilnehmer bestehend aus etwa 400 Unternehmensjuristen aus fünf europäischen Ländern (Deutschland, Niederlande, Frankreich, Spanien und Belgien) davon ausgehen, dass in den nächsten fünf Jahren zwischen 40 % und 80 % ihrer täglichen Arbeit mit Legal Tech zu tun haben werden.

Abhängig von der Komplexität einer rechtlichen Vereinbarung kann die Anzahl der verschiedenen Versionen eines einzigen Dokuments, die während eines Verhandlungszykluses erstellt werden, oft erstaunlich groß sein. Mit einer guten Vertragsmanagement-Software lässt sich dieser Ausstoß deutlich reduzieren, da sie den Prozess vereinfacht und über eine Integration mit anderen Web- oder mobilen Anwendungen den Prozess deutlich vereinfacht. Mittlerweile gehören folgende Funktionalitäten fast schon zum Standard-Repertoire: 

• Automatisierung der Vertragsgenehmigung, -erstellung und des Verhandlungsprozesses

• Effiziente Verwaltung von Verträgen und Vertragsdaten 

• Geringerer Zeitaufwand für das Auffinden und Bearbeiten von Verträgen

• Risikominimierung durch den Einsatz genehmigter Klauseln bei gleichzeitiger Steigerung der Umsetzungsgeschwindigkeit

Warum sollte eine Organisation eine Vertragsmanagement-Software einführen?

Die im folgenden genannten Vorteile von Vertragssoftware werden es für Unternehmen, die weiterhin an gedruckten Kopien von Verträgen festhalten wollen, zukünftig schwieriger machen sich gegen den Wettbewerb zu behaupten. 

“Einsatz einer Vertragsmanagementsoftware schafft langfristige Wettbewerbsvorteile”

Denn ein cloud-basiertes Vertragsmanagement macht die Dokumentenverwaltung eines Unternehmens nicht nur effizienter, vielfältiger, effektiver und schneller sondern auch vielseitiger. Kunden werden nach und nach eine professioneller Abwicklung der Verträge über ein Software erwarten. Eine leistungsfähige Vertragssoftware wird somit zu einem Basisfaktor werden, den es zu erfüllen gilt. 

Darüber hinaus machen es die meisten Vertragsmanagement-Lösungen Unternehmen leicht, Compliance-Standards einzuhalten. Damit können Unternehmen Folgekosten für Nichteinhaltung bzw. Rechtliche Risiken deutlich eindämmen. Durch die Nachverfolgung aller Aktivitäten haben Unternehmen zusätzlich Zugriff auf ein vollständiges Audit-Protokoll, mit dem gestellt werden kann, dass Sie keine Vertragsverletzungen begangen wurde. 

Welche Arten von vertragsbezogenen Aktivitäten werden unterstützt?

Viele Software-Anbieter für Vertragslösungen bringen mittlerweile Unterstützung für eine Vielzahl verschiedener vertragsbezogener Aktivitäten mit. Dazu gehören:

• Vertrieb
• Personal
• Leasing
• Gebäudemanagement
• Lizenzierung
• geistiges Eigentum
• Vertraulichkeit
• Vergabe von Unteraufträgen und Outsourcing
• Beschaffung und viele andere 

Viele Prozesse, die von einer Vertrassoftware übernommen werden lassen sich gut in einer Vor- bzw. Eine Nachbereitungsphase unterteilen, wie im Folgenden beschrieben:

Einsatz von Software in der Vorbereitungsphase beschleunigt die Vertragserstellung und Verhandlung 

Bevor ein Vertrag tatsächlich unterzeichnet werden kann, verwaltet die Vertragssoftware in der Regel die Dokumentenerstellung und Kundenanfragen, die letztendlich in einen Vertrag münden. Einige Software-Suiten bieten sogar eine umfassende Vorlagenbibliothek, um die anfängliche Vertragserstellung weiter zu erleichtern. Nach dem ersten Entwurf kann die Software auch zur effizienten Verhandlung von Verträgen direkt über die Softwareoberfläche verwendet werden.  Redlining- und Markup-Funktionen werden immer häufiger Angeboten,  um die Verhandlungen direkt über die Software anzubieten. 

Übernahme Nachbereitungsphase spart Verwaltungskosten 

Während des Post-Execution-Phase unterstützt die Software Unternehmenslenker durch die zentrale Ablage der Verträge und Dokumente in einem gut erreichbaren Online-Verwaltungssystem. Neben der uneingeschränkten Verfügbarkeit der Verträge für berechtigte Personen, können Verträge nach Schlüsselbegriffen ausgewertet und Fristen verwalten werden. Damit lassen sich kritische Fristen und vereinbarten Klauseln mühelos verfolgen und einhalten.