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Außer dem Problem gibt es noch einige andere Nachteile bei PDFs wenn es um das Vertragsmanagement geht. Die meisten Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung werden durch die Benutzererfahrung verursacht, während andere sich in anderen wichtigen Verwaltungsaktivitäten manifestieren.
In diesem Artikel werden wir einige Nachteile der Verwendung von PDF-Dateien für Verträge aufzeigen und erörtern, warum die Verwendung von Vertragsvorlagen besser ist.
Doch zunächst einmal: Was genau ist eine PDF-Datei?
Eine PDF-Datei (Portable Document Format) gibt ein Dokument mit festem Layout an, das Text, Vektorbilder und Links enthalten kann. Pdf-Dateien sind beliebt, weil sie im Gegensatz zu anderen Formaten keine proprietäre Software erfordern und der Inhalt im Gegensatz zu Word-Dokumenten nicht verändert werden kann. Die meisten Computer verfügen über native PDF-Dateireader, aber Sie können auch Ihren Webbrowser verwenden, um PDFs aus Webseiten zu erstellen oder PDFDateien zu öffnen.
Welche Dateien werden in der Regel im PDF-Format gespeichert?
PDF-Dateien werden häufig mit PDF-Tools aus anderen Dateiformaten wie Microsoft Word-Dokumenten, Webseiten oder Fotos erstellt. Trotz der Tatsache, dass PDF-Reader PDF-Dateien in bearbeitbare Formulare umwandeln können, werden Dokumente, die nicht geändert werden dürfen, wie Rechnungen, Verträge und andere juristische Dokumente, normalerweise als PDF-Dateien ausgetauscht. Auch gescannte Dokumente liegen in der Regel im PDF-Format vor, da sie nicht geändert oder bearbeitet werden können. Eine PDF-Datei ist im Wesentlichen eine digitale Version eines gedruckten Dokuments.
Die 4 Schritte zur Umwandlung von PDF-Verträgen in Vorlagen
Schritt 1: Erfassen Sie den Vertrag
Lesen und prüfen Sie gründlich den Vertrag. Ermitteln Sie alle Variablen und Schlüsselklauseln, die im nächsten Schritt automatisiert werden sollten.
Schritt 2: Automatisieren Sie Ihre Klauseln mithilfe von Platzhaltern
Definieren Sie für jede Variable Platzhalter, die bestimmte Wörter, Zahlen und Buchstaben ersetzen und automatisieren sollen.
Schritt 3: Analysieren Sie konditionale Elemente
Konditionale Faktoren ermöglichen die Erstellung von Text, der nur dann in den Vertrag aufgenommen wird, wenn die Anforderungen erfüllt sind.
Schritt 4: Beziehen Sie die Vertragsparteien mit ein
Der Vertrag sollte Informationen über die Vertragsparteien sowie über die Parameter der Vereinbarung enthalten.
Die Nachteile bei der Verwendung von PDF-Dateien für Verträge
Obwohl PDFs im Geschäftsleben weit verbreitet sind, sind sie nicht ohne Makel. Es gibt Nachteile und Nuancen, die mit ihnen verbunden sind. Wir werfen einen Blick auf einige von ihnen.
1. Ihre Daten sind gesperrt
Sie arbeiten stundenlang an einem Vertrag, einem Angebot oder einer Vereinbarung. Wenn Sie auf die Schaltfläche "In PDF konvertieren" klicken, ist all Ihre harte Arbeit verloren.
Was einst ein lebendiges Dokument war, ist heute ein digitales Blatt Papier.
Es ist nicht möglich, Daten aus einem PDF-Dokument zu kopieren und in eine Datenbank einzufügen. Das bedeutet, dass Sie die Daten manuell in Ihre Systeme eingeben müssen.
2. Es gibt keine Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten
Es gibt keine Möglichkeit, Fehler oder fehlende Daten nach der Konvertierung eines Dokuments in das PDF-Format zu korrigieren (oder ein PDF-Dokument auf Ihrem Schreibtisch zu erhalten). Die einzige Alternative besteht darin, das Papier komplett neu zu bearbeiten. Das ist ein Problem, wenn Sie eine knappe Frist haben und das PDF in die Hände von Führungskräften gelangen muss.
Es ist unmöglich, diesen kleinen grammatikalischen Fehler zu korrigieren, und Ihre Glaubwürdigkeit steht auf dem Spiel - nicht gut.
3. PDFs sind nicht immer mobilfreundlich
Es sieht wunderbar aus, wenn Sie eine PDF-Datei auf Ihrem Smartphone oder Tablet öffnen. Die Dinge fangen an, etwas seltsam zu werden, wenn Sie versuchen, hinein- oder herauszoomen oder zum Lesen zu ziehen. Es ist lästig, den kleinen Bildschirm zusammenzukneifen, um diese Aktionen auszuführen. Schlimmer noch, es könnte die Leute davon abhalten, das Dokument zu beenden.
Nach Angaben der Agentur Zenith besitzen 81 % der Deutschen ein Smartphone. Das bedeutet ganz einfach, dass beim Lesen von Verträgen im PDF-Format die Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle spielt.
4. PDF-Dateien müssen ständig heruntergeladen werden
Im elektronischen Zeitalter ist die Möglichkeit eines Virus oder einer Malware ständig präsent. Aus diesem Grund zögern viele Menschen, etwas aus einer E-Mail herunterzuladen. Wenn Sie nicht wissen, wer der Empfänger ist, können Sie darauf wetten, dass er Ihre PDF-Datei nicht öffnen wird.
Selbst wenn der Empfänger Sie kennt, ist es lästig, ein Dokument herunterzuladen, um es anzusehen. Außerdem verbraucht es Speicherplatz (vor allem, wenn der Empfänger ein mobiles Gerät mit begrenzter Kapazität verwendet).
5. Die Versionskontrolle wird Ihnen Kopfschmerzen bereiten!
Da PDFs nicht einheitlich bearbeitet werden können, besteht die einzige Lösung darin, eine neue Version mit den Änderungen und Ergänzungen zu erstellen. Das Problem dabei ist, dass es nicht immer einfach ist, den Überblick über alle verschiedenen Versionen zu behalten.
Darüber hinaus sind versehentliche Löschungen keine Seltenheit. Die Versionskontrolle wird dadurch für die Teams zum Albtraum. Eine Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, die Redakteure zu verpflichten, frühere Versionen zu löschen, bevor sie den aktualisierten Text versenden.
Warum Vertragsvorlagen effektiver sind als PDF Dateien
Da immer mehr Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung ihrer wertvollsten Vermögenswerte - der Verträge - erkennen, bedeutet dies auch den Anfang vom Ende der PDF-Verträge.
Hier sind einige wichtige Punkte, die bei der Entscheidung für herkömmliche PDFVerträge oder Vertragsvorlagen zu berücksichtigen sind:
1. Schnelle und flexible Vertragsgestaltung
Für alle Mitarbeiter sind vorgefertigte und anpassbare Vertragsvorlagen eine große Zeitersparnis. Alle Ihre regelmäßigen Vorlagen liegen in einem Softwareformat in einem gut organisierten CLM vor, so dass sie leichter zu ändern und abzurufen sind. Ihr Team kann sich mit Hilfe einer mobilen Vertragsvorlage mehr auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Verträge können schneller geprüft und Ungenauigkeiten kontrolliert werden. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter so wenig Zeit wie möglich mit den administrativen Komponenten der Vertragsgestaltung verbringen.
2. Bessere Zeitpläne für die Überarbeitung
Da selbst in den einfachsten Situationen, in denen eine Überarbeitung erforderlich ist, so viele Änderungen vorgenommen werden, sind leicht anpassbare Vertragsvorlagen von großer Bedeutung. Mit einem gestrafften Vertragstool sind Änderungen einfach und können mittels Redlining auf einer einzigen Plattform überprüft werden. Dies spart eine Menge Zeit, die zuvor für banale Aufgaben aufgewendet wurde.
3. Arbeit an nur einer Version
Alles, was mit Vertragsvorlagen zu tun hat, wird nachverfolgt, und es wird nur an der neuesten Version gearbeitet - außerdem wird jeder Benutzer benachrichtigt, wenn jemand mit dem Vertrag interagiert. Es vereinfacht den gesamten Prozess der Vertragserstellung, -ausführung und -verwaltung.
4. Suche nach bestimmten Daten
Mit einer Vertragsvorlage ist jedes Wort durchsuchbar, genau wie im
Internet! Außerdem können Sie alle Ihre Verträge gleichzeitig nach Tags, Datum oder Schlüsselwörtern durchsuchen und filtern - es ist wie eine Suche nach Ihren Verträgen mit Tabellenkalkulationsfunktionen.
5. Zeit und Mühe sparen
Auch wenn Effizienz und Zeitersparnis in zahlreichen dieser Hauptvorteile erwähnt wurden, sollte betont werden, dass die Verwendung einer Vertragsvorlage einfach Zeit und Mühe spart und es Ihnen ermöglicht, sich auf wichtige Geschäftsziele und wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
