Vertragsautomatisierung

Warum Vertrags- und Angebotssoftware zusammengehören?

February 25, 2021

Viele Unternehmen fragen sich regelmäßig, wo sind unsere Verträge und wie werden diese gespeichert? Unabhängig von der Größe und Industrie der Unternehmen scheint das ein ubiquitäres Problem zu sein. Ein Problem mit oftmals weitreichenden Folgen.

Kern des Problems ist nicht selten, dass für viele Mitarbeiter sind Verträge nach der Unterschrift durch alle Parteien ein paar Blätter Papier, deren ordentliche Verwaltung nicht viel Aufmerksamkeit verdient hat. Damit werden Verträge gar nicht, falsch oder nur teilweise gespeichert und sind somit nicht für alle Nutzer nutzbar.
Dies führt in weiterer Konsequenz häufig dazu, dass Verträge bzw. Vertragsvorlagen immer wieder neu aufgesetzt werden müssen, einzelne Mitarbeiter ihre eigene lokale Speicherung von Verträgen anlegen und eine Vielzahl von Informationen und Erlerntem aus bereits unterschriebenen Verträgen verloren geht.
Im folgenden Dokument wollen wir darauf eingehen, wie sie bereits mit wenig verfügbaren Mitteln die Verfügbarkeit der unterschriebenen Verträge im Unternehmen sicherstellen können.

1. Vertragsdatenbanken lassen sich einfach auch über ein zentrales Laufwerk und Folder-Strukturen abbilden

Der erste Schritt zu einer funktionierenden zentralen Vertragsdatenbank muss nicht unbedingt mit großem Aufwand verbunden sein. Oftmals läßt sich bereits mit wenig viel erreichen. 

So kann es in vielen Fällen schon genügen, Verträge ordentlich und sicher in einer selbst angelegten Ordner-Struktur auf einem zentralen Laufwerk zu speichern. Damit dies auch im Stress des Alltags gelingt, gilt es zunächst einen Verantwortlichen zu bestimmen, welcher sich um die Vertragsablage kümmert. Auch für einzelne Projekte sollte immer auch ein Verantwortlicher für die Vertragsablage ernannt werden. Nehmen Sie diese Person stets bei der Kommunikation der Vertragsversionen auf Ihren Email-Verteiler, damit auch Arbeitskopien von der Ablage erfasst werden. 

Wechselt der Verantwortliche für die Ablage der Verträge mit jedem Projekt, so sollten Sie auch über eine einheitliche Nomenklatur der gespeicherten Verträge nachdenken. So können Sie sicherstellen, dass die korrekte Vertragsversion auch von unbeteiligten Dritte wieder gefunden werden kann. In vielen Fällen hat es sich bewährt stets das Datum des Vertrags, den Projektnamen und bei mehreren Verhandlungsrunden am selben Tag, eine Versionsnummer im Dateinamen zu erfassen. In der Praxis sieht das dann häufig so aus: 2021-02-21 Projektname/Produktname Kundenname/Suppliername v2.docx.

Als Name des aufnehmenden Ordners auf Ihrem zentralen Laufwerk bietet es sich an, den Namen der Gegenpartei zu nutzen. Vermeiden Sie an dieser Stelle Projektname oder Abkürzungung, an die sich in 2 Jahren keiner mehr erinnern kann. 

Ordnerstrukturen schaffen eines erste Übersicht

Bestehen innerhalb des Unternehmens bereits eine große Anzahl an Dateien, so sollten Sie auch über eine Verschlagwortung der verschiedenen Verträge nachdenken. Dies ermöglicht einen einfachen Überblick nach Schlagworten und fördert ein schnelles Wiederfinden der gesuchten Verträge nach Rubriken. So lassen sich dann Mietverträge in kurzer Zeit gesammelt wiederfinden.  

Wenn Sie diese einfachen konsequent Regel befolgen, dann erhalten Sie mit wenig Aufwand eine sehr gute zentrale Verfügbarkeit von Verträgen. Gleichzeitig bedeutet es jedoch auch, dass neue Verträge stets neu eingepflegt werden müssen. Für das Kontrollieren der Risikopositionen und Fristen ist allerdings weiterhin notwendig, Verträge einzeln zu öffnen und zu kontrollieren.

2. Eine einfache Vertragsdatenbank und ein einfaches Risikomanagement ist auch über Microsoft Excel möglich

Eine einfache und kostengünstige Ergänzung zur oben besprochenen zentralen Ablage ist die Erstellung einer Excel Tabelle mit den wichtigsten Vertragsinformation. Eine solche Excel Tabelle fördert nicht nur die Ordnung und übersichtlichkeit einzelner Verträge, sondern lässt ihre Mitarbeiter auf den ersten Blick auch die wichtigsten Informationen erkennen, ohne vorher den ganzen Vertrag lesen zu müssen. 

Eine solche Tabelle kann eigenständig oder auch ergänzend zur Ordnerstruktur bestehen. In ihr können Schlüsselparameter, wie Vertragsart, Vertragsbetrag, beteiligte Personen und Fristen einfach dargestellt werden. Neben der genannten übersichtlichen Darstellung der Schlüsselparametern ermöglicht die Tabelle zudem ein einfaches, aber sinnvolles und effektives Risikomanagement. So können Beispielsweise Risikoanalysen angestrebt werden wieviel Vertragsvolumen auf einzelnen Risikoparametern liegt. 

Auch hierbei gilt es wie bei der Verwaltung und Ablage der Verträge einen Verantwortlichkeiten zur Eintragung der Parameter zu bestimmen. Auch an dieser Stelle des Prozesses empfiehlt es sich diese Person vorher auszuwählen, damit der Vermerk der Schlüsselparameter nicht liegen bleibt. Wichtig ist auch, dass die verantwortliche Person auch auf der E-Mail-Verteilerliste für die final verhandelten Verträge landet. Andernfalls kann trotz Klärung der Verantwortlichkeiten die Pflege der Daten nicht vorgenommen werden, da das auslösende Event fehlt.


3. Eine dezidierte Vertragsdatenbank rechnet sich, wenn die Daten überhand nehmen 

Bei größerer Datenmenge und bei verschiedenen Verantwortlichen ist es allerdings sicherlich sinnvoll über eine Excel Tabelle hinauszudenken und eine eigene Vertragsdatenbank zu implementieren. Alleine die eingeschränkte gleichzeitige Bearbeitungsmöglichkeiten und die eingeschränkte Datenmenge bringen Excel irgendwann an die Grenze des Machbaren. 

Eine eigene dedizierte Vertragsdatenbank ermöglicht einen Zugriff von verschiedenen Abteilungen auf alle bestehende oder abgeschlossene Verträge. Die unterschiedliche Abteilungen müssen lediglich ihre Schlüsselparameter in eine Eingabemaske eingeben und ihre unterschriebene Version des Vertrages hochladen. 

Damit sollten sämtliche Parameter in einer eigens dafür eingerichteten Datenbank landen und sämtliche unterschriebene Verträge liegen zentral erreichbar für alle mit Zugriffsberechtigung. Besonders für interdisziplinäres Arbeiten in Unternehmen ist eine solche Datenbank sehr förderlich und bedarf nur wenig Aufwand. 

Das einzige Manko ist die Programmierung. Eine eigene Datenbank bedeutet gleichzeitig auch eine eigene Programmierung. Hierbei werden besonders die IT-Abteilungen beansprucht, welche sich um die Pflege, um auftretende Probleme und die allgemeine Programmierung kümmern müssten.  

4. Externen Dienstleister für Vertragsmanagement für das Outsourcing der Verwaltungsleistung

Hat ihr Unternehmen keine Kapazitäten oder nur eingeschränkte Ressourcen zur Programmierung einer eigenen dedizierten Datenbank, so empfehlen wir Ihnen, auf externe Dienstleister für Vertragsmanagement zurückzugreifen. 

Externe Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und können Ihnen bereits bewährte Vertragsdatenspeicher zu Verfügung stellen. Nach der Bereitstellung der Datenbank beschränkt sich Ihre Aufgabe lediglich auf das Hochladen von abgeschlossenen Verträgen. Ihre Mitarbeiter können dann ab der Inbetriebnahme auf diese zurückgreifen und neue hinzufügen. Die Verträge sind ordentlich und intuitiv geordnet.

Laufende Pflege und Weiterentwicklung liegen beim Anbieter. Dies ist insbesondere gut, wenn sie intern keine weiteren Ressourcen auf die Wartung eigener Datenbanken und Infrastruktur aufwenden möchten oder können.

Die Inanspruchnahme eines externen Dienstleister bedarf allerdings wegen des erhöhten Sicherheitsrisiko für Ihre Daten einer sorgfältigen Prüfung. Setzen Sie sich mit verschiedenen Anbietern zusammen und überlegen Sie sorgfältig, welchen Sie auswählen. Viele Anbieter funktionieren nur mit ausgewählten CRM-Systemen, andere bieten nur eingeschränkte Funktionalität, andere wiederum arbeiten nur mit Amerikanischen Server oder Lizenzen. 

Auch bei externen Anbietern ersparen Sie sich oftmals nicht den mühsamen Prozess des Anlegens der Verträge und der Einpflege von bisher gesammelten Wissen. Zudem  gilt es dabei zu beachten, dass Sie ihre Mitarbeiter schulen müssen, um eine effektive Nutzung zu gewährleisten.

5. Existierende CRM-Systeme kann man auch für die Vertragsverwaltung nutzen

Größere Firmen verfügen oftmals über umfassende CRM-Systeme (“Customer-Relationship-Management”). Oftmals lassen sich solche Systeme, die primär zur Verwaltung der Kundenbeziehungen herangezogen werden, auch  für die Verwaltung Ihrer Verträge einsetzen. Zur Eingliederung einer vollwertigen Vertragsdatenbank bedarf es allerdings weitere Schritte. 

In die bereits bestehende CRM-Systeme können in der Regel Dokumente einer bestehenden Kundenbeziehung hinzugefügt werden. Das gleiche gilt natürlich auch für Verträge. Somit haben Sie auf einen Klick sämtliche Verträge, Angebote und Präsentation, die der Kunden im Laufe der Zeit von Ihnen erhalten hat.  Für jeden berechtigten Mitarbeiter ist es somit möglich, einen umfassenden Eindruck des einzelnen Kunden zu erlangen.

Die Kehrseite der Medaille ist allerdings, dass die Erweiterung eines bestehenden CRM-Systems leider oftmals mit einigen nicht unerheblichen Kosten einhergeht. Zum einen müssen in der Regel zusätzliche Module für die Vertragsverwaltung gekauft werden bzw. bestehenden Systeme durch zusätzlichen Programmieraufwand erweitert werden, zum anderen benötigen Mitarbeiter eine umfangreiche und intensiven Schulungen, um die neuen Systeme effektiv nutzen zu können. Erfolgt dies, steht einer erfolgreichen Nutzung nichts mehr im Wege. . 

Ein Wermutstropfen bleibt jedoch die automatische Erfassung der Schlüsselparameter. Diese ist in vielen CRM-System schlichtweg nicht möglich. 

6. The Full Monty - Nutzung einer Integrierten Contract-Lifecycle Management Software (CLM)

Als letzte Stufe auf dem Weg zu einem vollumfänglichen Vertragsmanagement steht eine dezidierte Contract-Lifecycle Management Software. Wie der Name schon verrät, steckt dahinter das Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags hinweg. 

CLM-Systeme bieten in der Regel die Digitalisierung sämtlicher Vertragsprozesse von der Erstellung über die Verhandlung hin zur Verwaltung. Zudem bieten CLM-Software-Pakete in der Regel die Möglichkeit Altverträge hochzuladen, um den Bestand gemeinsam mit den neuen Verträgen zu verwalten.

Wie alle Software-Systeme ist auch die Einführung eines CLM-Systeme zunächst mit einer Belastung der internen Ressourcen einhergehend. Viele Software-Anbieter bieten aber die Möglichkeit an, das Aufsetzen der Prozesse zu übernehmen.  In der Regel amortisieren sich die initialen Kosten und Investitionen in neue Prozesse binnen Wochen. 

Neben der zentralen Speicherung von bestehenden Verträgen ist die Erstellung von neuen Verträgen nach internen Vorgaben ein fixer Bestandteil einer CLM-Suite. Damit kann gewährleistet werden, dass Verträge immer den Compliance-Vorgaben entsprechen und stets nur Produkte verkauft werden, die auch vom Unternehmen angeboten werden. 

Diese mit der CLM-Software erstellen Verträge landen automatisch im integrierten Vertragsmanagement-System. Risikoparameter lassen sich damit einfach ohne großen Aufwand wieder auslesen. Ebenso können Sie in der Regel während der Vertragserstellung ganz einfach Erinnerungen, wie die Erneuerung oder Kündigung eines Vertrages, einstellen.

Im Vergleich zu den zuvor genannten Möglichkeiten ist ein CLM-System in einem ersten Schritt aufwendiger als die Einführung der Verwaltung über Excel-Sheets. CLM-Systeme übertreffen aber konventioneller Verwaltungsmethodiken durch bessere Verwaltungssysteme, Verhandlungslogiken und eingespielte Prozesse, die mit der Einführung aufwendige administrative Prozesse innerhalb kurze Zeit obsolet machen.

Neben den administrativen Einsparung bietet sich durch den Einsatz von CLM-Systemen auch die Möglichkeit Wert zu heben, da bessere Verträge schnelle vereinbart werden können.

Fazit

Die richtige Wahl der für Ihr Unternehmen passenden Vertragsverwaltung hängt in erster Linie für der Größe und Komplexität Ihrer Vertragsprozess ab. Mit steigender Komplexität rechnen sich Investitionen in professionelle Verwaltungssoftware und Datenbanken. Kleinere Unternehmen fahren in der Regel zu Beginn mit einfachen Verwaltungstool sehr gut. Mit steigender Vertragsfrequenz kann sich auch für kleine Unternehmen eine Vertragslösung sehr schnell lohnen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie wissen möchten, welche Lösung für Ihr Unternehmen passend sein könnte.

Eines zeigt unser Research auf jeden Fall: Eine Vertragsverwaltung über den Einsatz der oben genannten Tools lohnt sich und kann Ihnen langfristig viel Geld sparen.

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Unternehmen haben in der Regel unterschiedliche Verkaufszyklen, die je nach den Rahmenbedingungen und dem eingeschlagenen Geschäftsmodell, stark variieren können. Verkaufszyklen können dabei schnell mehrere Monaten lang dauern. Verkürzt man eben jene Verkaufszyklen, so lassen sich Profitabilität und Umsatzzahlen rasch anheben. Angebotssoftware oder auch CPQ-Software (Configure-Price-Quotation) kann dazu beitragen, die Dauer dieser Verkaufszyklen zu reduzieren, indem sie den Verkäufern hilft, mit wenigen Klicks standardisierte und optimierte Angebotsdokumente zu erstellen.

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