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Vertragsautomatisierung

Der 2024 Leitfaden für die Automatisierung von Verträgen

  • Effizientes Vertragsmanagement ist eine entscheidende Aufgabe für Rechtsabteilungen in jeder Organisation. Die langsame Übernahme von Automatisierung und die Abhängigkeit von traditionellen Vertragsmanagementprozessen behindern jedoch die rechtlichen Abläufe und beeinträchtigen signifikant die Gesamtleistung der Organisation.

Die Bedeutung der Rechtsabteilung am Arbeitsplatz hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Die Rechtsabteilung kann nicht länger als separate, beratende Komponente des Unternehmens fungieren, die nur reagiert, wenn rechtliche Fragen auftauchen. Stattdessen wird von den Rechtsabteilungen wie von jeder anderen Abteilung zunehmend erwartet, dass sie ein strategischer Partner für das gesamte Unternehmen sind, der Werte schafft, Investitionsrenditen erzielt und den Unternehmenswert erhöht.

In diesem Artikel erläutern wir das Konzept eines juristischen Workflow-Prozesses, die Schritte zu dessen Automatisierung und die besten Praktiken für die Vertragsverwaltung und -automatisierung.

Wie sieht die juristische Arbeit aus?

Ein juristischer Arbeitsablauf ist ein Prozess oder eine Reihe von Verfahren, die zur Verwaltung und Rationalisierung der verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rechtssystem dienen. Dies kann alles umfassen, von der Dokumentenverwaltung und dem Fallmanagement bis zur Kommunikation zwischen den Parteien und der Verfolgung von Fristen und Gerichtsterminen.

Der juristische Arbeitsablauf beginnt in der Regel mit der Aufnahme eines Falles, bei der alle relevanten Informationen und Dokumente gesammelt und geprüft werden. Anhand dieser Informationen wird dann die geeignete Vorgehensweise festgelegt und die Aufgaben werden den verschiedenen Mitgliedern des Rechtsteams zugewiesen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Parteien während des gesamten juristischen Arbeitsprozesses in ständiger, offener Kommunikation bleiben. Um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, können regelmäßige Besprechungen und Aktualisierungen sowie die Nutzung von Ressourcen wie E-Mail, Instant Messaging und Verwaltungssoftware erforderlich sein.

Ziel eines juristischen Arbeitsablaufs ist es, sicherzustellen, dass alle Aufgaben und Zuständigkeiten rechtzeitig und effizient erledigt werden und dass der Fall in einer Weise gelöst wird, die für alle Beteiligten fair und gerecht ist.

Wie können juristische Arbeitsabläufe automatisiert werden?

Bei der Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe geht es um die Rationalisierung und Vereinfachung der Aufgaben und Zuständigkeiten, die mit dem juristischen Prozess verbunden sind, durch den Einsatz von Technologie und Automatisierungslösungen. Rechtsteams können ihre Effizienz und Effektivität steigern, indem sie bestimmte Aufgaben automatisieren und so ihr Arbeitspensum leichter bewältigen und ihre Ziele erreichen können.

Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die juristische Teams unternehmen können, um ihre juristischen Arbeitsabläufe zu automatisieren:

1. Bewertung des aktuellen Arbeitsablaufs

Eine Bewertung der Arbeitsabläufe ist der erste Schritt zur Automatisierung des juristischen Arbeitsablaufs. Dabei werden die Aufgaben ermittelt, die am längsten dauern und sich am meisten wiederholen, sowie die Aufgaben, die am anfälligsten für Fehler sind.

2. Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten

Nach der Bewertung des derzeitigen Arbeitsablaufs müssen die Rechtsteams die Bereiche ermitteln, in denen eine Automatisierung am vorteilhaftesten ist. Dazu können Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Fallmanagement und die Kommunikation zwischen den Parteien gehören.

3. Wählen Sie die richtige Software

Nachdem die Bereiche ermittelt wurden, in denen die Automatisierung am vorteilhaftesten ist, müssen die Rechtsteams die richtigen Tools zur Automatisierung dieser Vorgänge auswählen. Es gibt zahlreiche Automatisierungstechnologien, darunter Software für das Dokumentenmanagement, Fallmanagement und Vertragsmanagement. Es ist wichtig, die Tools auszuwählen, die für Ihre individuellen Anforderungen und Ihr Budget am besten geeignet sind.

4. Implementierung der Software

Nach der Auswahl der Automatisierungswerkzeuge müssen die Rechtsteams diese in die Praxis umsetzen. Dieser Prozess umfasst die Konfiguration der Tools, ihre Verbindung mit den bestehenden Systemen und die Schulung der Mitarbeiter, wie sie die Tools erfolgreich nutzen können.

5. Erstellung von Prozessen und Protokollen

Zur Automatisierung des juristischen Arbeitsablaufs gehört auch die Festlegung von Verfahren und Protokollen für die Nutzung der Automatisierungswerkzeuge. Dazu gehört die Festlegung von Richtlinien für die Erledigung von Aufgaben und die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Informationen.

6. Überwachung und Bewertung des Automatisierungsprozesses

Nach der Implementierung der Automatisierungswerkzeuge müssen die Rechtsteams den Automatisierungsprozess überwachen und analysieren. Dazu gehört es, die Zeit- und Arbeitsersparnis zu verfolgen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.

7. Ständige Verbesserung des Prozesses

Während das Rechtsteam die Automatisierungstechnologien weiter einsetzt, sollte es nach Möglichkeiten zur Verbesserung des automatisierten Prozesses suchen. Dazu kann auch gehören, dass neue Funktionen oder Tools in den automatisierten Prozess integriert werden, sobald sie verfügbar sind.

Die besten Praktiken der Vertragsverwaltung und Automatisierung

Die Automatisierung des Vertragsmanagements im juristischen Arbeitsablauf kann die Effizienz und Effektivität des juristischen Prozesses erheblich steigern, da sich wiederholende Vorgänge reduziert und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Parteien verbessert werden.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Automatisierung der Vertragsverwaltung im juristischen Arbeitsablauf:

Zentralisierte Vertragsverwaltung

  • Die Zentralisierung aller vertragsbezogenen Informationen an einem Ort ist eine der besten Methoden zur Automatisierung der Vertragsverwaltung. Dies kann durch den Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware erreicht werden, die es den Rechtsteams ermöglicht, Verträge und Vereinbarungen
    elektronisch zu speichern, zu verfolgen und zu verwalten. Auf diese Weise können die Rechtsteams einfach auf vertragsbezogene Informationen zugreifen und diese mit den anderen an dem Fall beteiligten Parteien austauschen.

Erstellen einer standardisierten Vertragsvorlage

  • Die Erstellung einer einheitlichen Vertragsvorlage, die für alle Verträge verwendet werden kann, ist eine weitere gute Praxis. Diese Vorlage sollte alle erforderlichen Informationen und Klauseln enthalten und regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten. Dies kann auch dazu beitragen, Fehler und verpasste Fristen zu vermeiden, die kostspielig sein können.

Automatisieren Sie Vertragsverhandlungen

  • Die Automatisierung von Vertragsverhandlungen kann Rechtsteams dabei unterstützen, effizienter mit anderen an dem Fall beteiligten Parteien zusammenzuarbeiten. Dies ist mit einer Vertragsverwaltungssoftware möglich, die Optionen für die Zusammenarbeit wie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und elektronische Unterschriftsfunktionen
    enthält.

Automatisierte Genehmigungsprozesse einrichten

  • Die Software für das Vertragsmanagement kann auch so eingestellt werden, dass die zu genehmigenden Verträge auf der Grundlage vordefinierter Genehmigungsworkflows automatisch an die richtigen Parteien weitergeleitet werden. Dies kann dazu beitragen, den Prozess der Vertragsgenehmigung zu beschleunigen und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern.

Überwachung und Verfolgung der Vertragserfüllung

  • Nach Abschluss von Verträgen ist es wichtig, deren Leistung zu überwachen und zu verfolgen. Dies kann durch den Einsatz von Vertragsverwaltungssoftware erreicht werden, die Funktionen zur Verfolgung von Vertragsmeilensteinen und Leistungsmetriken enthält. Dies hilft den Rechtsteams, potenzielle Schwierigkeiten zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.

Kontinuierliche Verbesserung des Automatisierungsprozesses

  • Der Vertragsverwaltungsprozess muss regelmäßig überprüft und verbessert werden. Dazu kann auch die Bewertung der Wirksamkeit der Automatisierung gehören.

Fazit

Für Rechtsabteilungen, die versuchen, ihre Abläufe zu optimieren, kann die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe mithilfe von Vertragsmanagement-Software ein wertvolles Instrument sein. Rechtsteams können effizienter und effektiver arbeiten, indem sie sich wiederholende Prozesse automatisieren und die Zusammenarbeit verbessern, was zu Kosten- und Zeiteinsparungen führt. 

Außerdem kann diese Technologie den Rechtsteams dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Verträge mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen, wodurch die Wahrscheinlichkeit rechtlicher Komplikationen verringert wird. Dadurch können sich die Rechtsabteilungen auf strategischere Initiativen konzentrieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Technologie zur Automatisierung von Rechtsangelegenheiten sind, empfehlen wir Ihnen, mehr über unsere Vertragsmanagementlösung zu erfahren. Sie wurde entwickelt, um Sie und Ihr Rechtsteam während des gesamten Vertragslebenszyklus zu unterstützen.

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