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Vertragsautomatisierung

Leitfaden: Wie man eine effektive Vertragsvorlage erstellt

Jun 29, 2022
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6
min Lesezeit

Unternehmen, die Vertragsvorlagen verwenden, profitieren in der Regel von einer Reihe von Vorteilen, von einer schnelleren Vertragserstellung bis hin zu zufriedeneren Kunden. Für viele Unternehmen kann die Verwendung von Vertragsvorlagen auch zu einem Gewinn führen.

Vertragsvorlagen: Die Basics

Ein Vertrag ist ein von zwei Rechtssubjekten (zwei rechtsfähigen natürlichen oder juristischen Personen) abgegebene Einigung, die verbindliche Folge haben soll. 

EIn Vertrag sollte mindestens die folgenden “4 must haves” beinhalten: 

  1. Die Absicht des Vertrages: Warum treten sie in eine Geschäftsbeziehung
  2. Die Vereinbarung: Was ist der Gegenstand der Geschäftsbeziehung
  3. Die Gegenleistung: Was ist die Vergütung für den Gegenstand
  4. Die Einigung: Erklärung der Übereinstimmung des vereinbarten Inhaltes

Man sollte sich immer über eine Vertrag absichern, egal mit wem man in eine Geschäftsbeziehung tritt und wie gut die Beziehung vorher war. Zusätzlich sollten stets die eigenen Geschäftsinteressen im Blick behalten werden.

Welche Aspekte sollte ein Vertrag beinhalten?

Vertragsbedingungen

Vorher gemachten Verabredungen, die nicht mit in den geschriebenen Vertrag aufgenommen worden sind, sind im Zweifel auch nicht Teil des Vertrages geworden. Es sollte gut durchdacht werden, welche Informationen weggelassen werden können, lieber regelt der Vertrag zu viel und auch unwahrscheinliche Szenarien, als sich darauf zu verlassen, dies im Falle einer Auseinandersetzung friedlich klären zu können.

Zahlungsangaben

Nennen Sie immer die Informationen bezüglich der vereinbarten Bezahlung: Wann, wie viel, in welcher Form (Bargeld, Überweisung, Scheck, …) bezahlt werden muss. Erneut lautet die Devise wieder so genau wie möglich zu sein.

Non Disclosure Agreements

Beim Eingehen einer Geschäftsbeziehung über einen Vertrag ist es mehr als wahrscheinlich, dass die andere Vertragspartei einen Einblick in die Unternehmenspraktiken und eventuell Geschäftsgeheimnisse erhält. 

Damit verhindert werden kann, dass diese während oder nach der Vertragslaufzeit nach außen getragen werden, muss unbedingt eine Verschwiegenheitsverpflichtung in den Vertrag als Klausel mit aufgenommen werden. Diese Erklärung sollte auch für alle weiteren zukünftigen Änderungen und Anhänge Geltung entfalten.

Kündigungsbedingungen

Es sollten immer die Kündigungsbedingungen erläutert werden, vor allem im Falle einer Nicht- oder Schlechtleistung eines Vertragspartners. Das bedeutet, dass eine Partei ihren Teil des Vertrages (ihre Verpflichtung) gar nicht erfüllt, also zum Beispiel bei einem Liefervertrag, die vereinbarte Sache schlichtweg nicht liefert (Nichtleistung), oder bezogen auf das selbe Beispiel die vereinbarten Sachen beschädigt liefert und sich weigert eine Unbeschädigte nachzubringen (Schlechtleistung). Auf der anderen Seite des Vertrages wäre das Äquivalent die Weigerung der Zahlung oder nur einen Bruchteil der Zahlung.

Es ist wichtig diese Fälle im Vertrag abzudecken, da nicht antizipiert werden kann, wie sich ein Vertragspartner oder die Beziehung zu diesem sich entwickeln wird. So kann immerhin eine vorteilhaftere (als die gesetzliche) Möglichkeit sich von dem Vertrag zu lösen eingebaut werden. 

Den definierten Gerichtsstand

Im Falle eines Rechtsstreits wird zuerst im Vertrag nach dem vereinbarten Gerichtsstand gesucht. Hierbei handelt es sich lediglich, um die Einigung über das anzuwendende Recht. Das ist vor allem relevant, wenn die Vertragspartner ihren Unternehmenssitz in unterschiedlichen Ländern haben.

Sollte diese Klausel vergessen werden, wird der Rechtsstreit über den Vertrag höchstwahrscheinlich mit einem Rechtsstreit über das anzuwendende Recht beginnen. Um Kosten, Mühen und Zeit zu sparen sollte der Gerichtsstand also bereits vorher vereinbart und zwingend im Vertrag niedergeschrieben werden.

Vertragsgestaltung: Was muss beachtet werden? 

Einfache Sprache

Ein Vertrag muss keine juristischen Begriffe enthalten. Es kommt ganz drauf an, in was für einem Umfeld sie Geschäfte machen wollen und ob sie selbst einige Juristen im Team haben, die ihnen die Vorlagen erstellen oder auch ob ihr Vertragspartner von einem Juristen Team Gebrauch macht. 

Doch nicht jede Geschäftsbeziehung muss eine juristischer Blackbox ähneln: Nur komplexe Verhandlungen verlangen in der Regel komplexere Formulierungen. Verfassen Sie ihre Vertragsklauseln für nicht-Juristen um das gemeinsame Verständnis zu beschleunigen und schnellere Vertragsabschlüsse zu ermöglichen. 

Eine einfache und verständliche Sprache fördert in jedem Fall ein abteilungsübergreifendes Verständnis des Vertrages, was zu einer stärkeren und besseren Zusammenarbeit führen kann. Wichtig ist, dass die Verpflichtungen und Leistungen jeder Partei explizit genannt und erläutert werden und sowohl die Konsequenzen einer möglichen Verletzung dieser Pflichten.

Detail Treue

Man sollte immer so detailliert und präzise wie möglich sein beim Verfassen eines Vertrages, später im Falle einer Gerichtsverhandlung wird nämlich jedes Wort auseinander genommen und interpretiert. Deshalb muss man sich bei der Erstellung jedes Wort genau überlegt haben und überprüfen, dass dieses auch exakt so verstanden wird, von einem objektiven Dritten (im Zweifel dem Richter), wie es bei der Vertragsverfassung gemeint war.

Platzhalter und neutrale Formulierungen

Bauen Sie gezielt dort Platzhalter ein, wo etwas Vertragspartner Spezifisches stehen wird. Dafür muss natürlich auch darauf geachtet werden, dass die Vorlage weitgehend so formuliert wird, dass sie Vertragspartner neutral ist und nur an gewissen Stellen, welche dann jeweils angepasst oder ausgefüllt werden, den Vertragspartner eindeutig identifizieren lassen.

Format: Mit welcher Software erstelle ich meine Vorlage?

Word

Die meisten werden ihre Vertragsvorlagen zunächst auf Word erstellt haben und das erscheint auf den ersten Blick wohl auch am einfachsten. Selbst wenn Word sich für das Erstellen eines Textdokumentes durchaus eignet, ist oftmals die Speicherung von unzähligen Verträgen in verschiedenen Ordnern ein reines Chaos.

Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter dann nur seine eigen Vorlagen auf seinem Computer und es gibt keine zentrale Datenbank auf die alle zugreifen können. Das führt zwangsläufig dazu, dass alle ihre Vorlagen, auch wenn diese ursprünglich einheitlich waren, individuell und unbemerkt verändert und so kein durchgezogener Standard in den Verträgen mehr herrscht.

PDF 

Gerne werden Verträge nach dem sie über Word erstellt wurden, dann in eine PDF konvertiert und so an den Vertragspartner weitergeschickt, damit keine unbemerkten Veränderungen vollzogen werden können. Das Format des PDFs für Verträge bringt aber viele Nachteile mit sich denen man sich bewusst sein sollte, bevor die Wahl darauf fällt.

CLM Software

Schließlich könnte man sich ebenfalls eine komplexere Software raussuchen. Viele Anbieter einer Contract-Lifecycle-Software bieten mit Kauf der Software bereits von Experten vorgefertigte Vorlagen an, welche übernommen oder auch nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden können. 

Fazit: Warum überhaupt Vertragsvorlagen benutzen?

Einfach gesagt: Sie sind extrem nützlich! Einen Vertrag selbst zu verfassen kann sehr beängstigend und einschüchternd sein, da ein Vertrag viele Bedingungen und Klauseln enthält. Wenn man nun aber nur noch mit Hilfe der Vorlage die wichtigsten Dinge ändern und eintragen muss, können kaum noch Fehler unterlaufen. Hinzu kommen noch diverse Vorteile, welche die Nutzung von Vertragsvorlagen mit sich bringen.

Für viele, wenn nicht alle, Unternehmen sind Verträge extrem bedeutend. Deshalb sollte ein Vertrag nie in Eile aufgesetzt werden müssen. 

Ohne die Nutzung von ausgearbeiteten Vorlagen passiert dies jedoch sehr häufig, da mehr Fokus auf die vorvertraglichen Verhandlung investiert wird und die vereinbarten Sachen dann als ausgemacht gelten. 

Dieser Ansatz kann dann fatal enden, wenn schließlich eine Meinungsverschiedenheit über gewisse Vereinbarungen entstehen und der Vertrag schlampig und in Eile verfasst wurden und so wichtige Informationen mehrdeutig oder missverständlich wiedergibt.

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