Verträge online unterschreiben: Vorteile, Einsatzmöglichkeiten und kostenlose eSignatur mit top.legal

Immer mehr Unternehmen setzen darauf, Verträge online zu unterschreiben, und profitieren dabei von erheblichen Vorteilen. Was früher die Ausnahme war, gehört heute zum geschäftlichen Alltag: Verträge müssen nicht mehr auf Papier gedruckt, per Post versendet und manuell unterzeichnet werden. Stattdessen lässt sich der gesamte Signaturprozess digital und ortsunabhängig abwickeln. Das spart Zeit, reduziert Kosten und beschleunigt Geschäftsabläufe.

Doch wie funktioniert das genau, ist es rechtlich sicher und welche Lösungen bieten sich an? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile die digitale Unterschrift bietet, worauf Sie achten sollten und wie Sie mit der kostenlosen eSignatur-Funktion der top.legal CLM-Software Ihre Vertragsprozesse optimieren können.

Was bedeutet es, Verträge online zu unterschreiben?

Unter “Verträge online unterschreiben” versteht man den Vorgang, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, ohne dass ein physischer Ausdruck und eine handschriftliche Signatur auf Papier erforderlich sind. Hierbei kommt eine elektronische Signatur zum Einsatz – also eine digitale Signatur, die an ein Dokument angebracht wird und die Identität des Unterzeichners bestätigt. Technisch gesehen handelt es sich meist um ein kryptografisches Verfahren, bei dem dem Dokument eine unverwechselbare Signaturdatei hinzugefügt wird. Diese Datei enthält Informationen über den Unterzeichner und den Zeitpunkt der Unterzeichnung und stellt sicher, dass das Dokument nach der Signatur nicht unbemerkt verändert werden kann.

Wichtig ist, dass digitale Unterschriften mittlerweile in der Geschäftswelt weitgehend akzeptiert und rechtlich anerkannt sind. Die EU-weite eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) hat seit 2016 einen einheitlichen Rahmen geschaffen, der elektronische Signaturen rechtsverbindlich macht. In Deutschland erkennen das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und andere Gesetze elektronische Signaturen unter bestimmten Voraussetzungen als gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift an. Das bedeutet: Solange keine besondere Form (z.B. notarielle Beurkundung) gesetzlich vorgeschrieben ist, können Sie Verträge in den meisten Fällen gültig digital unterschreiben.

Rechtliche Grundlagen der elektronischen Signatur

Wer Verträge online unterschreiben möchte, stellt sich oft die Frage nach der Rechtssicherheit. Tatsächlich sind elektronische Signaturen in Europa dank der eIDAS-Verordnung umfassend geregelt. Es werden drei Stufen der elektronischen Signatur unterschieden:

• Einfache elektronische Signatur: Zum Beispiel das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift. Sie bietet ein gewisses Maß an Nachweisbarkeit, ist aber am wenigsten abgesichert.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese ist eindeutig dem Unterzeichner zuordenbar und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einem speziellen Sicherungsgerät erstellt (z.B. einer Signaturkarte oder einer zertifizierten Signatur-App). Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und wird für bestimmte Verträge mit gesetzlichem Schriftformerfordernis (z.B. bei bestimmten Kündigungen oder Notargeschäften) benötigt.

Für den alltäglichen Geschäftsverkehr reicht meist die fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Verträge wie Vertriebsvereinbarungen, Angebote, Bestellungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Arbeitsverträge können in der Regel ohne QES gültig elektronisch unterzeichnet werden. Entscheidend ist, dass beide Parteien mit der digitalen Signatur einverstanden sind und dass das gewählte Verfahren die Integrität des Dokuments gewährleistet.

Effizienz: Zeit und Kosten sparen durch digitale Unterzeichnung

Einer der größten Vorteile, wenn Sie Verträge online unterschreiben, ist die enorme Zeitersparnis. Traditionelle Signaturprozesse mit Drucken, Versenden per Post oder E-Mail und anschließendem Einscannen kosten oft Tage. Mit digitalen Signaturen lässt sich ein Vertrag hingegen in Minuten abschließen. Alle Beteiligten erhalten das unterzeichnete Dokument sofort. Gerade im Vertrieb bedeutet die schnellere Unterschrift, dass Angebote schneller in unterschriebene Aufträge umgewandelt werden und Umsätze früher realisiert sind.

Neben der Zeit spart man auch Kosten, wenn man auf papierlose Prozesse umstellt. Druck-, Papier- und Portokosten fallen bei der elektronischen Signatur komplett weg. Auch indirekte Kosten wie der Aufwand für Archivierung und Ablage physischer Dokumente reduzieren sich drastisch, da digital signierte Verträge bequem in einer Cloud oder Vertragsmanagement-Software gespeichert und bei Bedarf sekundenschnell gefunden werden können. Zusätzlich treten weniger Fehler auf (z.B. vergessene Unterschriftsfelder oder falsch abgelegte Dokumente), was zeitraubende Nachbesserungen erspart.

Ein weiterer Effizienzgewinn entsteht durch die ortsunabhängige Unterzeichnung. Vertragsparteien können sich an verschiedenen Standorten befinden – sogar weltweit – und trotzdem in Kürze zum Abschluss kommen. In Zeiten von Remote Work und globaler Geschäftstätigkeit ist dieser Vorteil entscheidend. Unterschriften lassen sich bequem vom Büro, Home-Office oder unterwegs via Laptop oder Smartphone leisten, ohne dass alle Beteiligten physisch anwesend sein müssen.

Sicherheit und Compliance: Wie sicher ist die digitale Unterschrift?

Manch einer fragt sich, ob ein elektronisch unterschriebener Vertrag manipuliert werden kann und wie man sicherstellt, dass wirklich die richtige Person unterzeichnet hat. Zum Glück sind moderne eSignatur-Lösungen sehr sicher und bieten in mancher Hinsicht sogar mehr Schutz als die Papierform.

Zunächst wird bei etablierten eSignatur-Services jedes Dokument nach der Unterzeichnung verschlüsselt und mit einer digitalen Prüfsumme versehen. Jede nachträgliche Änderung würde diese Prüfsumme ungültig machen und somit sofort auffallen. Damit ist sichergestellt, dass der Inhalt des Vertrages nach der Unterschrift nicht mehr unbemerkt verändert werden kann – etwas, das bei Papierdokumenten nur mit großem Aufwand (etwa durch notarielle Beglaubigung jeder Seite) gewährleistet werden kann.

Weiterhin liefern elektronische Signaturtools einen Audit Trail, also ein Protokoll des Signaturvorgangs. Darin wird festgehalten, wer wann ein Dokument geöffnet und unterzeichnet hat. Moderne Verfahren bieten zudem die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass nur autorisierte Personen eine Signatur leisten können.

Auch in puncto Compliance und Datenschutz sind professionelle Anbieter bestens aufgestellt. Die Daten werden auf sicheren Servern (oft innerhalb der EU) gespeichert und unterliegen strengen Datenschutzstandards (Stichwort DSGVO). Zugriffsrechte lassen sich exakt definieren, damit nur berechtigte Personen sensible Verträge einsehen oder signieren dürfen. Insgesamt ist eine digital unterschriebene Vereinbarung durch diese Maßnahmen mindestens so sicher wie ein konventionell unterzeichneter Vertrag – wenn nicht sogar sicherer, da Verlust oder unbefugte Änderungen praktisch ausgeschlossen sind.

Anwendungsfälle: Wo digitale Signaturen besonders punkten

Die Möglichkeit, Verträge online zu unterschreiben, bringt in vielen Bereichen Vorteile. 

Hier einige praxisnahe Anwendungsfälle, in denen Unternehmen von digitalen Signaturen profitieren:

• Personalwesen (HR): Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen können neuen Mitarbeitern digital zur Unterzeichnung geschickt werden, was den Onboarding-Prozess erheblich beschleunigt. Kandidaten können ihre Verträge bequem von zu Hause unterschreiben, und die HR-Abteilung spart Zeit bei der Nachverfolgung.
• Vertrieb: Verkaufsangebote, Bestellungen und Rahmenverträge lassen sich online wesentlich schneller zum Abschluss bringen. Für Sales-Teams bedeutet das kürzere Verkaufszyklen und früheren Umsatz. Kunden schätzen die Bequemlichkeit, Verträge einfach am Bildschirm prüfen und signieren zu können.
• Einkauf und Lieferanten: Vereinbarungen mit Lieferanten, Bestellungen oder Service-Level-Agreements (SLAs) können digital unterzeichnet werden, was den Beschaffungsprozess beschleunigt. Alle Beteiligten behalten so leichter den Überblick und müssen nicht mehr in Papierakten nach Vertragsdokumenten suchen.
• Rechtsabteilung: Juristische Prüfungen und interne Freigaben lassen sich in digitale Workflows einbinden. Die Rechtsabteilung kann Verträge digital prüfen, freigeben und zur Unterschrift weiterleiten. Das vereinfacht die Abstimmung erheblich und schafft eine klare Dokumentation, wer welche Freigabe erteilt hat.
• Geschäftsführung und Vorstand: Auch die Entscheider auf höchster Ebene profitieren von digitalen Unterschriften. Vertragsdokumente wie Gesellschafterbeschlüsse oder Darlehensverträge lassen sich ohne physische Treffen zügig finalisieren. Das ist besonders wertvoll, wenn Beteiligte über verschiedene Standorte verteilt arbeiten.

Diese Beispiele zeigen: Ob im Tagesgeschäft oder bei strategischen Vereinbarungen – digitale Signaturen erleichtern die Arbeit überall dort, wo Verträge erstellt, geprüft, versendet und unterzeichnet werden.

Verträge online unterschreiben mit top.legal: Die kostenlose eSignatur-Funktion

Nachdem wir die allgemeinen Vorteile digitaler Signaturen betrachtet haben, stellt sich die Frage, wie Sie dies konkret in Ihrem Unternehmen umsetzen können. 

Hier kommt die top.legal CLM-Software ins Spiel. top.legal ist eine All-in-One-Vertragsmanagement-Plattform (CLM steht für Contract Lifecycle Management), die den gesamten Vertragsprozess von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Unterzeichnung und Ablage digital abbildet. Ein zentrales Highlight dabei: die kostenlose eSignatur-Funktion, mit der Sie direkt in der Plattform Verträge online unterschreiben können – ohne zusätzliche Kosten oder Medienbrüche.

Vorteile der top.legal eSignatur auf einen Blick

• Keine Zusatzkosten pro Unterschrift: Im Gegensatz zu vielen eigenständigen E-Signatur-Diensten, die pro Dokument oder Signatur berechnet werden, ist die elektronische Signatur bei top.legal im Rahmen der Plattform kostenlos und unbegrenzt nutzbar. Sie müssen keine teuren Kontingente kaufen, sondern können so viele Verträge unterzeichnen lassen, wie Sie möchten.
• Rechtsgültig und zertifiziert: Die eSignatur von top.legal erfüllt die Anforderungen der EU (eIDAS) und ist daher rechtlich bindend. Online unterschriebene Verträge sind voll gültig und sicher. Bei Bedarf sind auch fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen möglich, sodass Sie für jeden Anwendungsfall das passende Sicherheitsniveau haben.
• Nahtloser Workflow: Da top.legal eine vollständige Vertragsmanagement-Lösung ist, erfolgt die Unterzeichnung nahtlos im bestehenden Workflow. Alles passiert in einer Plattform, ohne Medienbrüche – Sie müssen kein PDF in einen separaten Signaturdienst hochladen, sondern versenden den Vertrag direkt aus top.legal zur Unterschrift.
• Einfache Bedienung: Die Unterzeichnung mit top.legal ist für alle Beteiligten denkbar einfach. Der Empfänger erhält einen Link zum Dokument, kann es online durchsehen und mit wenigen Klicks digital unterschreiben – keine Registrierung oder spezielle Software notwendig. Auch auf mobilen Geräten lässt sich die Signatur bequem leisten, sodass Vertragsabschlüsse selbst unterwegs möglich sind.
• Hohe Sicherheit und Transparenz: Jede Signatur wird mit einem detaillierten Audit Trail protokolliert. Sie sehen genau, wann wer unterschrieben hat. Die Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Automatische Benachrichtigungen erinnern außerdem an ausstehende Unterschriften, damit kein Vertrag liegenbleibt.

Mit diesen Funktionen bietet top.legal deutlich mehr als nur eine Unterschriften-Lösung – es ist eine umfassende Plattform, die Ihre Vertragsprozesse durchgängig digitalisiert. Gerade wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Verträge abschließt, profitieren Sie von der Kombination aus effizientem Vertragsmanagement und kostenloser eSignatur in einer Anwendung.