Skalierung von Vertragsabschlüssen für B2B-Umsatzwachstum

Wie Sie Verträge im großen Stil abschließen, ist einer Ihrer größten Umsatzhebel. Rund 80 % des B2B-Umsatzes werden über Verträge geregelt, doch 83 % der Beteiligten sind mit der Art und Weise unzufrieden, wie diese Verträge zustande kommen. Diese Lücke lohnt einen genaueren Blick.

In der Wachstumsphase eines Unternehmens müssen die Prozesse Schritt halten. Kleine Hindernisse summieren sich: Einzeln sind sie günstig, doch multipliziert über jeden Abschluss werden sie sehr kostspielig.

Das Erstellen, Verhandeln und Unterzeichnen von Verträgen gehört zu den zentralen Aktivitäten, um Wachstum skaliert zu realisieren. Doch warum gelingt das vielen Unternehmen nicht?

Warum der Vertragsprozess zum Engpass wird

Anders als im B2C-Geschäft, wo standardisierte AGB die rechtliche Grundlage mit Endkunden regeln, ist im B2B die individuelle Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern entscheidend. Im Vertrag werden die gegenseitigen Interessen tatsächlich festgelegt. Laut IACCM (heute World Commerce & Contracting) werden 80 % des Umsatzes mit Unternehmenskunden über Verträge geregelt, doch 83 % der Beteiligten sind mit dem Abschlussprozess unzufrieden.

Vertriebsmitarbeitende mit variabler Vergütung spüren das am deutlichsten: Jeder stockende Vertrag ist eine noch nicht verdiente Provision.

Ein ineffizienter Abschlussprozess hängt somit direkt mit Ihren Umsatzzielen zusammen. Die IACCM schätzt, dass schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen bis zu 9,2 % des Jahresumsatzes kostet. Ein skalierter Vertrieb lebt von einem kurzen Verkaufszyklus – verliert dieser durch Reibung an Dynamik, verpuffen selbst die besten vertrieblichen Fähigkeiten.

Und die Realität? Rund 80 % der Verträge werden noch immer manuell abgewickelt, und manuell heißt langsam. Der Wettbewerbsvorteil, den ein reibungsloser Vertragsprozess schaffen sollte, entsteht nie. Stattdessen erleben Geschäftspartner ein gebrochenes Kundenerlebnis, und Vertrieb und Recht geraten über Vorgaben und Risiken aneinander, die niemand früh genug adressiert hat.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, helfen die folgenden sieben Schritte beim Skalieren.

1. Digitalisieren Sie Ihren Vertragsprozess

Im Marketing und im HR-Bereich betreiben Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits stark digitalisierte Prozesse und setzen Technologie ein, um die wiederkehrenden Teile zu automatisieren und zu standardisieren. Wenden Sie dieselbe Disziplin auf den Vertrieb an – konkret auf das Erstellen, Verhandeln, Signieren und Verwalten von Verträgen.

Verträge mit Markup per E-Mail hin- und herzuschicken, Änderungen mit Anwälten am Telefon zu diskutieren, per Post zu unterschreiben und anschließend Verlängerungsfristen zu verpassen, ist in vielen Unternehmen noch immer die Norm. In einem technologiegetriebenen Geschäft erreichen Sie Ihre Quartalszahlen ohne skalierbaren Vertragsprozess nicht. Wenn Sie bei null anfangen, ist unser Leitfaden zur Vertragsautomatisierung ein guter Startpunkt.

2. Vereinfachen Sie Verträge für ein besseres Kundenerlebnis

Juristische Sprache ist von Natur aus komplex. Ein schneller Hebel zur Beschleunigung ist es, den Fachjargon zu streichen, an dem Nicht-Juristen scheitern, und Klarheit in die Formulierungen zu bringen. Halten Sie den Text so kurz, wie es die Situation zulässt. Wirklich komplexe Verhandlungen brauchen weiterhin präzise Sprache, und echte Risiken müssen weiterhin sauber ausgeschlossen oder gemanagt werden – doch die meisten Verträge sind weit komplizierter, als sie sein müssten.

Zusammenfassungen, verständliche Erklärungen und kurze Hinweise beschleunigen das gemeinsame Verständnis. Ein leicht lesbares Dokument ist ein Dokument, das unterschrieben wird. Legal Design macht daraus eine wiederholbare Praxis.

3. Binden Sie Ihre Geschäftspartner in den Prozess ein

Wie bei jedem Prozess gilt: Je integrativer er ist, desto besser funktioniert er. Alle Vertragsbeteiligten müssen dieselbe Technologie nutzen, damit echte Optimierung möglich wird. NDAs, Mitarbeiterverpflichtungen und Auftragsverarbeitungsverträge müssen unterschrieben und angenommen werden – und das muss für das Gegenüber schnell und mühelos gehen, nicht nur für Sie.

4. Optimieren Sie die Verhandlung

Wird eine Verhandlung komplex, sollte sich eine Juristin oder ein Jurist leicht einbinden lassen. Nicht alles ist standardisierbar, weil immer neue Geschäftssituationen entstehen – das ist aber kein Grund, auf Word-Dokumente per E-Mail zurückzufallen. Lassen Sie beide Seiten das Dokument in der Cloud bearbeiten, damit die gesparte Zeit in den wertschöpfenden Teil fließt: den persönlichen Austausch am Verhandlungstisch.

Optimalerweise erstellt Ihr Rechtsteam ein szenariobasiertes Playbook, das Nicht-Juristen wie Vertriebsmitarbeitende direkt nutzen können.

Mit einem Playbook akzeptieren die Mitarbeitenden vorab freigegebene Bedingungen, und der Vertrag baut sich selbst auf. Kommt eine wirklich neue Frage auf, beantwortet das Rechtsteam sie einmal und lässt die Antwort ins Playbook zurückfließen – eine iterative Schleife, ähnlich wie in der Softwareentwicklung. Hier hört auch die Vertragsverhandlung auf, ein Engpass zu sein, und wird zu einem wiederholbaren Ablauf.

5. Erfassen Sie Daten zur stetigen Verbesserung

Vertragsverhandlungen sind Teamarbeit. Der Vertrieb muss eng mit der Geschäftsführung und internen oder externen Juristen zusammenarbeiten, und nur wenn alle dieselben Daten auswerten, entsteht eine gemeinsame Lernkurve.

Zu wissen, welche Verträge am längsten bis zum Abschluss brauchen und an welcher Stelle im Unternehmen Deals hängen bleiben, ist ein echter Erkenntnisgewinn. Halten Sie fest, was Sie in jeder Verhandlung lernen, können Sie teamübergreifend Verhandlungspositionen definieren – sodass Verkaufsentscheidungen systematisch statt situativ fallen. Mit diesen Daten verkürzen Sie die Zeit vom ersten Entwurf bis zur Unterschrift Schritt für Schritt.

6. Integrieren Sie Vertragssoftware in Ihre Systemlandschaft

Digitalisierung beginnt immer bei den Menschen. Sie passen den Prozess an die Personen an, die ihn ausführen, und beschleunigen und automatisieren ihn dann mit Technologie. Führen Sie also ein neues Tool ein, müssen Sie die Vertriebsmitarbeitenden, Führungskräfte und Juristen mitnehmen – und das gelingt am leichtesten, indem Sie ihren bestehenden Prozess schrittweise verändern, nicht auf einen Schlag.

Vertriebsmitarbeitende sollten Verträge zur Unterschrift versenden können, ohne ihre gewohnten Tools zu verlassen, die Freigaben des Rechtsteams leicht erreichen und Verhandlungspartner zur digitalen Signatur bringen.

Moderne Vertragsmanagement-Software ist genau dafür gemacht: Eine gute User Experience macht sie für Nicht-Juristen zugänglich, und Integrationen verbinden sie mit den Systemen, in denen die Mitarbeitenden ohnehin arbeiten, etwa dem CRM. Erst dann werden die oben beschriebenen Produktivitäts- und Vertriebsgewinne real – und erst dann skaliert der Prozess wirklich.

7. Behandeln Sie Verträge als Schlüssel zur Customer Journey

Ein unterzeichneter Vertrag bedeutet vieles:

• Sie haben das Unternehmen vorangebracht und weiteren Umsatz gesichert.
• Sie haben einen Kunden oder Partner gewonnen und die gegenseitigen Erwartungen schriftlich geregelt.
• Sie haben die Risiken der Beziehung und die Folgen eines Vertragsbruchs verteilt.

Verträge halten ein Unternehmen mit seinen internen und externen Stakeholdern zusammen. Ihre Bedingungen – und ihre eingebauten Sollbruchstellen – prägen, wie sich jede Beziehung entwickelt. Das ist weithin bekannt. Überraschend im Dunkeln bleibt hingegen, wie diese Verträge tatsächlich unterschrieben werden.

Je reibungsloser das Abschlusserlebnis, desto zielführender und angenehmer ist es für beide Seiten. Schnell und intelligent abgewickelt, wird dieser letzte Berührungspunkt zu einem markengeprägten, persönlichen Moment, der den Ton für die gesamte Beziehung setzt.

Wenn Sie ein wirklich kundenerlebnisorientiertes Unternehmen sein wollen, dehnen Sie diesen Anspruch auch auf Ihre Verträge aus. Forrester hat gezeigt, dass Unternehmen mit Fokus auf das Kundenerlebnis eine 1,6x höhere Markenbekanntheit, eine 1,7x höhere Kundenbindung und eine 1,9x höhere Rendite erzielen können. Wie Sie Abschlüsse zustande bringen, ist Teil dieses Erlebnisses – behandeln Sie es entsprechend.

Häufig gestellte Fragen

Wie skaliert man einen Vertragsprozess für Wachstum?

Digitalisieren Sie den gesamten Lebenszyklus (Erstellung, Verhandlung, Signatur und Verwaltung), vereinfachen Sie die Vertragssprache, damit auch Nicht-Juristen damit arbeiten können, geben Sie dem Vertrieb ein vom Rechtsteam freigegebenes Playbook mit vorab geprüften Klauseln und integrieren Sie die Tools in die Systeme, die Ihr Team ohnehin nutzt – etwa das CRM. Gemeinsam beseitigt das die Reibung, an der Deals mit steigendem Volumen hängen bleiben.

Warum schaden ineffiziente Verträge dem B2B-Vertrieb?

Rund 80 % des B2B-Umsatzes werden über Verträge geregelt, daher verzögert jede Verzögerung bei der Unterschrift direkt den Umsatz. Die IACCM schätzt, dass schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen bis zu 9,2 % des Jahresumsatzes kostet, und ein langsamer, reibungsintensiver Abschlussprozess verlängert den Verkaufszyklus und entwertet ansonsten starke Vertriebsarbeit.

Was ist der Unterschied zwischen dem Skalieren von Verträgen und besserer Verhandlung?

Beim Skalieren von Verträgen geht es um den Prozess – Erstellung, Prüfung und Signatur schnell und wiederholbar im großen Volumen zu machen. Die Vertriebseffizienz insgesamt zu steigern und die Verhandlungsführung zu schärfen, sind ergänzende Hebel: Der eine beseitigt operative Reibung, der andere sichert bei jedem einzelnen Deal bessere Konditionen.