Vertragserneuerungen verwalten: Strategie, Fristen und Software

Der Umgang mit Verträgen gehört für Unternehmen zum Tagesgeschäft. Doch ohne die richtige Planung bringt die Erneuerung von Verträgen eine Vielzahl von Problemen mit sich – darunter:

• Teure, ungewollte automatische Verlängerungen
• Fehlende zentrale Erfassung aller Verträge und Fristen
• Wissensverlust bei Wechseln im Management
• Reibungsverluste in der Übergabe zwischen Teams

Eine Verlängerungsfrist ist schnell verpasst – vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächst und immer komplexere Verträge verwaltet. Wer stattdessen ein paar Best Practices befolgt, kann Prioritäten setzen und genügend Zeit für die Erneuerung einplanen, sodass keine Chance zur Nachverhandlung verloren geht.

Dieser Leitfaden ist der zentrale Einstieg in das Thema. Er zeigt, warum Fristen verpasst werden, wie schlechtes Management Umsatz kostet und mit welchen fünf Best Practices sowie welcher Software Sie Erneuerungen sicher steuern. Vertiefende Beiträge finden Sie hier:

• Automatische Vertragsverlängerungen im B2B rechtssicher regeln
• Vertragserneuerung vs. Vertragsverlängerung: die Unterschiede
• Strategie für die Vertragsverlängerung entwickeln
• Checkliste für die Vertragserneuerung
• Verlängern oder kündigen? Die Entscheidung zur Vertragsverlängerung

Was ist eine Vertragserneuerung? Warum ist sie notwendig?

Unter einer Vertragserneuerung versteht man im Rahmen des Vertragsmanagements für Unternehmen die Verlängerung oder Erneuerung einer bestehenden vertraglichen Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien über deren ursprüngliche Laufzeit hinaus. Dies kann aus einer Vielzahl von Gründen geschehen und beinhaltet oft die Neuverhandlung bestimmter Bedingungen der Vereinbarung.

Vertragserneuerungen sind ein wichtiger Aspekt der Geschäftsabläufe, da sie Kontinuität und Vorhersehbarkeit in Geschäftsbeziehungen bieten, die über kurzfristige Vereinbarungen hinausgehen. Sie bieten beiden Parteien eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. Stabilität, geringere Kosten im Zusammenhang mit der Anbahnung neuer Verträge, klar definierte Erwartungen und Verpflichtungen sowie größeres Vertrauen zwischen den beteiligten Parteien.

Wie führt schlechtes Erneuerungsmanagement zu Umsatzeinbußen?

Einnahmeverluste sind unbeabsichtigte, oft unentdeckte und dennoch vermeidbare Verluste von Geschäftseinnahmen. Ähnlich wie bei einem undichten Rohr geht dabei Geld nach und nach verloren. Selbst wenn die entgangenen Beträge im Einzelfall gering sind, summieren sie sich über die Zeit und wirken sich spürbar auf das Ergebnis aus.

Schlechtes Vertragserneuerungsmanagement führt auf mehreren Wegen zu Umsatzeinbußen. In erster Linie laufen Verträge ohne ordnungsgemäße Neuverhandlung oder Aktualisierung aus – so gehen Chancen auf zusätzliche Einnahmen verloren. Darüber hinaus entstehen leicht Missverständnisse zwischen den Parteien über Zahlungsbedingungen oder Liefererwartungen, die die Beziehung belasten und künftige Geschäftsaussichten beeinträchtigen.

Nach Angaben der Harvard Business Review führt ein unzureichendes Vertragsmanagement, insbesondere Fehler bei der manuellen Vertragsprüfung, zu einem Verlust von 5 bis 40 % des Vertragswerts. Die manuelle Vertragsprüfung ist anfällig für Ungenauigkeiten, wenn sie von einem menschlichen Auge durchgeführt wird. Es handelt sich um eine zeitaufwändige Aufgabe, bei der auf Besonderheiten geachtet werden muss, wie z. B. wichtige Fälligkeitsdaten, automatische Verlängerungsfristen und Vertragsschlüsselwörter.

Gründe, warum Vertragserneuerungen verpasst werden

Unternehmen versäumen häufig Fristen für Vertragserneuerungen, was auf verschiedene Faktoren zurückzuführen ist, die sich auf ihre Vertragsmanagementprozesse auswirken. Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Erneuerungsverträge einzuhalten, sind schlechte Vertragsmanagementpraktiken. Ineffektive Kommunikation, mangelnde Transparenz und Verantwortlichkeit sowie unorganisierte Systeme sind einige der Faktoren, die zur Überschreitung von Fristen beitragen.

Darüber hinaus spielt der unzureichende Einsatz moderner Technologien und Automatisierungswerkzeuge eine entscheidende Rolle bei der Verringerung der Effektivität des Erneuerungsprozesses, was zu Verzögerungen oder verpassten Fristen führt. Unternehmen, die immer noch auf manuelle Prozesse oder Altsysteme zurückgreifen, sind anfälliger für Fehler oder Hindernisse bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen.

5 Bewährte Praktiken für die Vertragserneuerung

Ein effektives Vertragserneuerungsmanagement ist unerlässlich, denn 60 bis 80 Prozent aller Transaktionen drehen sich um Verträge. Die folgenden fünf Best Practices helfen Ihrem Unternehmen, den Wert seiner Verträge zu maximieren und Risiken zu reduzieren.

1. Prüfung und Erneuerung nicht bis zur letzten Minute aufschieben

Rechtsteams unterschätzen häufig den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Prüfung und Erneuerung von Verträgen. Bewährt hat es sich, mindestens 30 Tage vor der automatischen Erneuerung eine Erinnerung zu setzen. So bleibt genügend Zeit, Verantwortliche zu benennen, Unterlagen zu ordnen und zu klären, was – wenn überhaupt – geändert werden muss. Viele Unternehmen führen dafür eine Tabelle oder einen Fristenkalender und prüfen ihn regelmäßig.

2. Ein effektives Team für die Vertragserneuerung aufstellen

Wer mit Hunderten von Dokumenten und knappen Fristen jongliert, sollte nicht jedes Mal aufs Neue nach Ansprechpartnern, E-Mail-Adressen und alten Nachrichtenverläufen suchen müssen. Klare Zuständigkeiten sparen Zeit, sobald Feedback zu einem Entwurf eingeholt oder ein Dokument zur Unterzeichnung versendet werden muss.

3. Bibliotheken mit bevorzugten Klauseln, Bedingungen und Vorlagen anlegen

Ist der ursprüngliche Vertrag vorteilhaft, beschleunigt die Beibehaltung seiner Bedingungen den Erneuerungsprozess – für Unternehmen, die auf Papierkopien angewiesen sind, jedoch eine Herausforderung. Wer ein Cloud-basiertes Repository nutzt, kann eine Bibliothek bevorzugter Vertragsbedingungen samt Vorlagen aufbauen. Solche Klausel- und Vorlagenbibliotheken beschleunigen auch die Erstellung neuer Geschäftsverträge.

4. Sorgfältig Unterlagen führen

Eine verantwortliche Person sollte Preise und Konditionen der Lieferanten dokumentieren und vergleichbare Waren und Dienstleistungen am Markt recherchieren – so lässt sich aus einer Position der Stärke verhandeln. Gleiches gilt für die Aufzeichnung von Verzögerungen, Meinungsverschiedenheiten, Fehlern und anderen Problemen: Sie liefern die Grundlage für fundierte Entscheidungen zum Zeitpunkt der Erneuerung.

5. Sich vom Aufwand manueller Prozesse befreien

Verlängerungsfristen zuverlässig zu verfolgen, ist mit rein manuellen Verfahren kaum machbar. Mit Automatisierung lassen sich manuelle Schritte eliminieren und die Transparenz verbessern. Eine CLM-Plattform ersetzt die manuelle Nachverfolgung und Dateneingabe. Auch typische Erneuerungsaufgaben wie Genehmigung und Unterzeichnung lassen sich automatisieren, wodurch Fehler und Doppelarbeit vermieden werden.

Was sind automatische Vertragsverlängerungen (Evergreen-Klausel)?

Automatisch verlängernde Verträge sind ein Weg, einen aufwendigen Verlängerungsprozess zu vermeiden. Bei dieser Struktur verlängern sich Verträge nach einer vorher festgelegten Laufzeit automatisch, ohne dass eine weitere Handlung nötig ist. Solange keine der Parteien kündigt, bleibt der Vertrag in Kraft.

Die zugrunde liegende Regelung heißt häufig Evergreen- oder Selbsterneuerungsklausel. Sie findet sich im geschäftlichen Kontext typischerweise in Dienstleistungs- und Darlehensverträgen.

So bequem das klingt: Genau diese Klauseln verursachen die teuren, ungewollten Verlängerungen aus der Liste oben, wenn niemand die Kündigungsfrist im Blick behält. Wie Sie Evergreen-Klauseln im B2B rechtssicher gestalten und Fristen sicher überwachen, lesen Sie in unserem Beitrag zu automatischen Vertragsverlängerungen. Den Unterschied zwischen Erneuerung und Verlängerung erklären wir in Vertragserneuerung vs. Vertragsverlängerung.

Sind Verträge mit automatischer Erneuerung durchsetzbar?

Bei der Beurteilung eines bestimmten automatischen Erneuerungsvertrags ist es wichtig, die örtlichen Gesetze und die Rechtsprechung zu konsultieren, da einige Rechtsordnungen Beschränkungen für automatische Erneuerungsklauseln und/oder strengere Mitteilungspflichten in bestimmten Zusammenhängen vorsehen (z. B. bei Verbraucherverträgen, Wohnungsmietverträgen und Tarifverträgen). Nach den üblichen Vertragsregeln sind automatische Verlängerungsklauseln in Dienstleistungsverträgen jedoch in der Regel durchsetzbar.

Welche Software unterstützt das Vertragserneuerungsmanagement?

Software für das Vertragsmanagement ist in der Regel anpassungsfähig, intuitiv bedienbar und deckt den gesamten Vertragslebenszyklus ab. Die folgenden Funktionen unterstützen Ihren Erneuerungsprozess unmittelbar:

• Optimierte Dokumentenspeicherung, -abruf und -versionierung über sichere, Cloud-basierte Vertragsablagen
• Automatische Benachrichtigungen zu anstehenden Verlängerungen, Ablaufdaten, Meilensteinen und Verpflichtungen
• Verbesserte Sicherheit durch Prüfpfade, berechtigungsbasierten Zugriff und mehr
• Überwachung und Reporting, damit Sie den Status aller Verlängerungen im Blick behalten
• Integrierte elektronische Signaturen für schnelles Unterschreiben auf jedem Gerät
• Anbindung an eine breite Palette weiterer Geschäftslösungen und Softwareanwendungen

Genau hier setzt top.legal an: Fristen, Genehmigungen, Klauselbibliotheken und elektronische Signaturen laufen an einem Ort zusammen, sodass keine Erneuerung mehr unbemerkt ausläuft.