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Vertragsautomatisierung
Was ist die Vertragsgestaltung?
Die Vertragserstellung wird üblicherweise als die erste Phase im Lebenszyklus eines Vertrags bezeichnet. Sie umfasst den gesamten Prozess der Ausarbeitung und Bearbeitung eines Vertragsdokuments. In den meisten Fällen werden Verträge mit standardisierten und intern wichtigen Vertragsklauseln erstellt, die auf den Bedürfnissen und Anforderungen beider Parteien basieren.
An der Erstellung von Verträgen sind in der Regel verschiedene Abteilungen und Teams innerhalb eines Unternehmens beteiligt. Hier spielt die Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle, wenn ein Vertrag entworfen wird: Alle Änderungsvorschläge und Eingaben, die gemacht werden, müssen effektiv kommuniziert werden, damit Anpassungen mit einer schnellen und einfachen Genehmigung von beiden Vertragsparteien vorgenommen werden können.
Es gibt im Wesentlichen zwei Ansätze, wie der Prozess der Vertragserstellung ablaufen kann. Der erste Ansatz umfasst den grundlegenden Entwurf eines Vertrags, der in der Regel von einem Juristen verfasst wird, der über die notwendigen Kenntnisse verfügt, um rechtsverbindliche Bestandteile wie Vertragsklauseln, Leistungspflichten, Bedingungen, Fristen und andere Vertragsbedingungen zu formulieren.
Der zweite Ansatz stellt einen wesentlich effizienteren und moderneren Prozess der Vertragserstellung dar. In den letzten Jahren hat sich der Einsatz von automatisierter Vertragssoftware durchgesetzt, die nicht nur auf die Erstellung von Verträgen, sondern auf den gesamten Lebenszyklus von Verträgen spezialisiert ist - von der automatisierten Vertragsgestaltung bis hin zur Verwaltung und Optimierung von Verträgen.
Was gehört alles in einen Vertrag?
Die Identifizierung der wesentlichen Elemente und Bestandteile eines Vertrags ist für eine effiziente Vertragsgestaltung von großer Bedeutung. Ein gut gestalteter Vertrag trägt unter anderem dazu bei, dass Geschäfte erfolgreich und ohne unerwartete Komplikationen abgeschlossen werden. Zudem stellt eine strukturierte Einhaltung von allen notwendigen Elementen sicher, dass der Vertrag rechtsverbindlich, durchsetzbar und effektiv ist. Hier sind einige der wichtigsten Bestandteile die meistens in einen Vertrag (abhängig von Vertragsart) gehören:
- Vertragsparteien. Dies bezieht sich primär auf die beteiligten Personen oder Unternehmen, die eine vertragliche Vereinbarung treffen. Das können beispielsweise zwei Unternehmen sein, die einen Vertrag zur Lieferung von Waren abschließen, oder ein Unternehmen und eine Privatperson, die einen Vertrag über die Erbringung einer Dienstleistung vereinbaren. Hierbei ist zu beachten, dass die Vertragsparteien im Vertrag eindeutig identifiziert werden, damit es später keine Missverständnisse gibt. Üblicherweise gehört dazu der vollständige Name, die Anschrift und weitere Kontaktdaten der beteiligten Parteien. Wenn eine der Parteien ein Unternehmen ist, müsste auch der Name des bevollmächtigten Vertreters oder der bevollmächtigten Vertreterin angegeben werden.
- Der Vertragsgegenstand bezieht sich auf die konkrete Leistung oder die Ware, die Gegenstand des Vertrags ist. Grundsätzlich können Leistungsgegenstandände sehr vielfältig sein. Sie hängen generell vom konkreten Vertragszweck ab. Um späteren Unstimmigkeiten vorzubeugen, sollte der Leistungsgegenstand möglichst präzise und eindeutig definiert werden: Die zu erbringenden Leistungen oder die Ware genau beschrieben und umfassend spezifiziert werden. Nur so können beide Vertragsparteien sicherstellen, dass sie die gleiche Vorstellung von der zu erbringenden Leistung haben und späteren Streitigkeiten über die Erfüllung des Vertrags vorbeugen.
- Die Vertragsdauer regelt die zeitliche Komponente einer vertraglichen Beziehung. Sie legt fest, wie lange die Vertragsparteien an die vertraglichen Vereinbarungen gebunden sind und welche Konsequenzen eine vorzeitige Vertragsbeendigung hat. Ein Vertrag mit einer längeren Laufzeit kann beispielsweise eine Kündigungsfrist enthalten, um den Vertragsparteien eine angemessene Vorlaufzeit für eine Beendigung des Vertrags zu geben. Auch hier ist es wichtig, dass die Vertragsdauer im Vertrag eindeutig definiert und für beide Parteien akzeptabel ist. Denn zu kurze Laufzeiten können für den Leistungserbringer unrentabel sein, während zu lange Laufzeiten für den Leistungsempfänger unflexibel sein können.
- Vertragsbedingungen definieren die rechtlichen Rahmenbedingungen, unter denen die vertraglichen Leistungen erbracht werden sollen. Sie legen die genauen Bedingungen für die Erbringung der vertraglichen Leistungen fest, einschließlich der Rechte und Pflichten der Vertragsparteien, der Zahlungsbedingungen, der Haftungsbeschränkungen und anderer wichtiger Bestimmungen. Die Vertragsbedingungen sind daher so wichtig weil sie die Grundlage für die Beziehung zwischen den Vertragsparteien bilden. Auch hier gilt es dafür zu sorgen, dass die Vertragsbedingungen möglichst sorgfältig und eindeutig formuliert werden um Missverständnisse zu vermeiden.
Wie Sie von einer effiziente Vertragsgestaltunglösung Gebrauch machen können
Eine effiziente und automatisierte Vertragserstellung beginnt damit, dass zunächst Vorlagen ermittelt oder erstellt werden, die dann wiederholt für künftige Vertragsentwürfe verwendet werden können. Viele Unternehmen verfügen in der Regel bereits über eine Reihe von Vorlagen, um damit zu beginnen. In diesem Fall ist es sinnvoll, zunächst die Vorlagen zu identifizieren, die automatisiert werden sollen. Dazu könnten gehören
- langwierige und "mühsame" Vertragsprozesse, die mit viel Zeit, Mühe und Schmerzen verbunden sind
- Vorlagen, die am häufigsten verwendet werden
- Vorlagen, die in der Regel eine höhere Priorität haben, wie z. B. Verträge, die im Verkaufsprozess verwendet werden
Der nächste Schritt wäre die Analyse der wichtigsten Parameter innerhalb dieser Verträge. Mit anderen Worten: Wir müssen herausfinden, welche Teile und Klauseln Ihrer Verträge festgeschrieben sind (immer wiederkehrend) und welche Teile optional sind.
Nach dem Schritt des Aussortierens Ihrer Schlüsselparameter sollten Sie nun eine Sammlung verschiedener Vertragsklauseln haben, die für künftige Entwürfe kategorisiert und sortiert werden können. Nun ist es an der Zeit, einen automatisierten und optimierten Arbeitsablauf für die Vertragserstellung einzurichten. Wenn noch keine Vorlagen vorhanden sind, können wir auf der Grundlage der im vorherigen Schritt ermittelten Schlüsselparameter neue Vorlagen erstellen.
Der Prozess der Vertragserstellung sollte nun so einfach sein wie das Auswählen und Implementieren all der verschiedenen Arten von Vorlagen, die Sie nun in Ihrem Vertrags-Playbook gespeichert haben.
Wie CLM-Software bei der Vertragsgestaltung hilft
Es ist äußerst schwierig, alle oben genannten Schritte manuell auf effiziente und einfache Weise durchzuführen. Hier kommt die Vertragsmanagement-Software ins Spiel.
Die meisten Softwarelösungen für die Vertragserstellung ermöglichen einen leicht zu automatisierenden Arbeitsablauf für die Vertragserstellung, der alle erforderlichen Schritte ausführt - von der Unterstützung bei der Bewertung Ihrer bestehenden Vorlagen und Schlüsselparameter bis hin zur Organisation Ihrer wichtigsten Klauseln und Vertragskomponenten in einer strukturierten Klauselbibliothek.
Einige Lösungen bieten auch einen externen Editor, mit dem Sie auf Ihre Vorlagen zugreifen und diese nahtlos nutzen können. In diesem Fall führen Sie Ihre Vertragserstellung mit einem speziellen Vertragseditor durch, anstatt mit herkömmlichen Allzweckprogrammen wie Microsoft Word.
Lösungen für das Contract Lifecycle Management (CLM) werden in der Regel mit verschiedenen zusätzlichen Tools geliefert, die die anderen Phasen des Vertragslebenszyklus unterstützen. Zu diesen Tools gehören ein kollaborativer Vertragseditor, eine sichere und zugängliche Vertragsdatenbank sowie zusätzliche Funktionen zur Nachverfolgung und Optimierung von KPIs.
Wo sollten Sie beginnen?
Wie kann also jemand, der an einem besseren Ansatz für die Erstellung von Verträgen im Hinblick auf Effizienz und Effektivität interessiert ist, damit beginnen? Der allererste Schritt besteht darin, Ihre persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen zu ermitteln, bevor Sie die für Sie am besten geeignete Lösung auswählen. Heutzutage gibt es eine Vielzahl verschiedener Optionen und Vertragssoftwarelösungen, die alle bis zu einem gewissen Grad unterschiedliche Vertragsverwaltungssysteme bieten.
Um Ihnen zu helfen, die richtige Wahl unter den möglichen Lösungen zu treffen, haben wir einen umfassenden Leitfaden für Vertragsmanagement-Software erstellt, der Sie bei Ihrer Auswahl unterstützen könnte.
Der Lebenszyklus eines Vertrags endet nicht einfach mit der Erstellung des ersten Vertragsentwurfs. Danach müssen notwendige Änderungen und Anpassungen zwischen den verschiedenen Parteien und Abteilungen kommuniziert werden, der Vertrag selbst muss unterzeichnet und genehmigt werden und schließlich muss das Dokument ordnungsgemäß gespeichert und verwaltet werden.
Eine vollständige CLM-Software umfasst die notwendigen Werkzeuge zur Ausführung aller Schritte innerhalb des Vertragslebenszyklus, um letztlich die Effizienz und Effektivität der Vertragsprozesse zu erhöhen und die Gesamtumsatzverluste eines Unternehmens zu verringern.
