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Implementierung CLM-Systeme

Vertragsmanagement: 7 Must-Haves für optimale Lösungen

Sind Sie auf Papier, Tabellenkalkulationen oder andere veraltete Systeme angewiesen? Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, auf eine Vertragsmanagement-Software umzusteigen? Wenn Sie diese Frage mit Ja beantwortet haben, dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie.

Wie findet man die richtige CLM Software?

Oft ist es nicht einfach die richtige Vertragslösung für die eigenen Anliegen zu finden und bei der Flut der Angebote den Überblick zu behalten. Um aber letztendlich nicht seine Mühen und Kosten zu verschwenden, sollte die Recherchearbeit nicht zu dürftig ausfallen. Im Folgenden erfahren Sie über einige Tipps, welche Vertragsmanagement Fragen Sie für sich unbedingt beantworten können sollten, bevor Sie in eine Software investieren.

Die grundlegenden Funktionen einer modernen Vertragsmanagementlösung

Obwohl es heutzutage eine Vielzahl von Vertragsmanagementlösungen gibt, sollten die meisten von ihnen eine Reihe von Kernfunktionen enthalten, um Ihre Vertragsprozesse gegenüber dem durchschnittlichen manuellen Dokumentenspeichersystem aufzuladen und zu rationalisieren.

Eine effektive Vertragsverwaltungssoftware sollte einen zentralen Speicherort für alle Verträge, anpassbare Workflows, automatische Warnungen und Benachrichtigungen zu wichtigen Terminen, einfache Vertragserstellung und Zusammenarbeit, Integration mit anderen Systemen, Sicherheitsfunktionen und Zugriffskontrollen, Analyse- und Berichtsfunktionen sowie mobile Erreichbarkeit bieten.

Das ist eine Menge an Funktionen. Aber sie sind alle unverzichtbar und ergänzen sich zu einem vollständigen Vertragslebenszyklus-System, mit dem Unternehmen ihr Vertragsmanagement wesentlich effizienter gestalten können.

Ein zentraler Vertragsspeicher erleichtert die Suche, die Anzeige und die Verwaltung Ihrer Verträge erheblich. Anpassbare Workflows sorgen dafür, dass sich die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann, und ermöglichen effiziente und standardisierte Vertragsmanagementprozesse. Automatische Warnungen und Benachrichtigungen bei wichtigen Terminen, wie z. B. Vertragsverlängerungen oder -ausläufen, stellen sicher, dass Vertragsfristen nicht verpasst werden.

Mit einer CLM-Lösung sollte der Prozess der Vertragserstellung und -zusammenarbeit einfach werden, so dass mehrere Parteien an demselben Vertrag arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen können, ohne sich auf lästiges E-Mail-Pingpong verlassen zu müssen. Die Integration mit anderen Systemen, wie CRM- oder Beschaffungssystemen, verbessert die Gesamteffizienz und ermöglicht es Unternehmen, ihr derzeitiges Vertragsmanagement problemlos in die neue Software zu übertragen. Robuste Sicherheitsfunktionen und Zugriffskontrollen sorgen dafür, dass nur befugtes Personal auf Verträge zugreifen und diese ändern kann.

Schließlich bieten Analyse- und Berichtsfunktionen Einblicke in die Vertragsleistung und helfen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Diese 7 Fragen sollten Sie sich bei der Wahl eines CLM-Systems stellen

1. Wie wird gewährleistet, dass meine Daten geschützt sind?

Das wichtigste zuerst: Der Datenschutz. Verträge sind hoch sensible und vertrauliche Dokumente deren Schutz sehr ernst genommen werden muss. Stellen Sie sicher, dass die Vertragsmanagement Software den geltenden DSGVO entspricht. Aber nicht nur die Sicherung von außen sollte im Fokus stehen, sondern auch ob und wie ihre eingegebenen Daten gespeichert werden. 

Daten- und Informationsverlust sollte durch Backups und übliche Datenwiederherrstellungsverfahren gerettet werden können. Schließlich ist zu beachten, dass diese Backup Speicherungen auch permanent funktionieren, dass es eine gewährleistete Betriebszeit von mindestens 99% gibt. Eine Betriebszeit ist die Dauer in der die Software läuft und funktionstüchtig ist. Im schlimmsten Fall würde die CLM Software also weniger als 9 Stunden im Jahr ausfallen.

2. Können bestehende Verträge reibungslos in die zentrale Vertragsdatenbank implementiert werden?

Können Sie ihre alten Verträge in die Vertragsmanagement Software aufnehmen? Verträge auszuhandeln und aufzusetzen ohne eine behilfliche Vertragssoftware ist ein enormer Aufwand, es ist also wichtig, dass die alten Verträge übernommen werden können. Die Verträge, Vorlagen und Entwürfe sollte selbstverständlich alle digital auf einer Vertragsdatenbank aufbewahrt und verwaltet werden

3. Kann man sich schneller in einem digitalen Vertrag zurechtfinden?

Gibt es die Möglichkeit mit Hilfe einer Suchleiste schnell zu den wichtigen Stellen des Vertrages zu springen, um so kostbare Zeit einsparen zu können? Der Vorteil einer automatisierten Vertragsmanagement Software ist, dass die Daten, die aus einem Vertrag gewonnen werden, analysiert werden können und daraus ein Lerneffekt für das Unternehmen entsteht. Ein Analytik-Dashboard, dass umfassende Informationen über alle Verträge und Dokumente beinhaltet und übersichtliche Statistiken erstellen kann, wäre also wünschenswert.

4. Passt die Software in meine Organisation zusammen und kann sie mit dieser wachsen?

Eine Cloud Software ist per Definition vergrößerbar und es sollte ohne Schwierigkeiten machbar sein weitere Benutzer hinzuzufügen, um dem Wachstum der Organisation gerecht zu werden. 

Führende Anbieter haben die Option verschiedene Abteilungen mit endlos vielen Teilnehmern an einem Vertrag gemeinsam mit arbeiten zu lassen, um so eine transparente und simultanen Arbeitsaustausch zu kreieren. 

Damit sie auch perfekt in ihre Organisation eingegliedert werden kann, sollte ihre Wahl eine Vertragssoftware sein, die nicht zusätzlich zu vielen weiteren Anwendungen und Apps erlernt und benutzt werden muss. Stattdessen sollte sie einige (idealerweise alle) anderen Bearbeitungstools ersetzen. 

Dies entspricht etwa eine Vertragslebenszyklus Software, die Anwendungen wie Word, Excel, eSignature, Dropbox, Salesforce, Google Drive und viele mehr in einem kombiniert.

5. Wie sieht der Onboarding Prozess aus?

Eine neue Software bedeutet selbstverständlich ein erneute Umstellung für ihre Mitarbeiter und es bedarf einer professionellen und gründlichen Einführung in das System. Im besten Fall startet der Prozess bei der Implementierung und ihre bestehenden Verträge werde für Sie aufgesetzt und es wird Schritt für Schritt angefangen bei den Basics bis hin zu den Feinschliffen alles erklärt. 

Zunächst natürlich wie die Plattform aufgebaut ist und welche Funktionen  angeboten werden und danach wie die Software ihren individuellen Wünschen entsprechen kann. Aber auch nach dem Onboarding Prozess sollte es Hilfestellungen geben, falls diese benötigt werden.

6. Gibt es eine Überwachung der Vertragsentwicklung?

Einen Vertrag zu ändern beinhaltet analog viel Email hin und her Sendungen, damit alle im Bilde sind, welche Klausel geändert werden soll und wer welche Meinung dazu hat. Mit der CLM Software sollte Sie aber direkt im Dokument Änderungsvorschläge einbringen können. Die neueste aber auch alle vorherigen Änderungsversion müssen gespeichert werden, um notfalls auch zu einer älteren Version zurückwechseln zu können. 

7. Welchen Nutzen ziehe ich daraus?

Der Vorteil einer CLM Software liegt in der Digitalisierung und Automatisierung bei der Vertragserstellung und -verwaltung. Durch die Vereinfachung von der Erstellung, über die Verhandlung, bis zur mehrseitigen Genehmigung und der Unterschrift wird ihrer Organisation viel Zeit erspart, die folglich anders verwendet  und den Profit fördernd eingesetzt werden kann. 

Es ermöglicht Transparenz und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, um so die altbekannten “Bottlenecks” zu überwinden. Vor allem die Erstellung von standardisierten Vorlagen unterstützt auch die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Schließlich können Sie mit Hilfe von Fristen- und Erneuerungserinnerungen ihr Risikomanagement unterstützen.

Wie sucht man nun den richtigen Anbieter aus?

Aufgrund der verschiedenen Anbieter werden schließlich Hauptunterscheidungsmerkmale die Auswahl treffen. 

Welcher Anbieter bietet am meisten und auch die besten Funktionen. Welcher Anbieter setzt den Begriff “Vertragslebenszyklus” am besten um und hat sich nciht nur auf die Digitalisierung eines Vertrages fokussiert und das Erstellen einer elektronischen Unterschrift. Es sollte bereits davor angesetzt werden und schon die Vertragsverhandlungen, mit z.B. einem Negotiation Tool, die vorvertragliche Diskussion integriert werden. 

Wie wurden die Genehmigungsprozesse, Erstellung von Entwürfen, oder die Verfolgung von Änderungsvorschlägen umgesetzt? Es empfiehlt sich daher generell, dass man die unterschiedlichen Anbieter mit Hilfe eines übersichtlichen Gegenüberstellungsartikels recherchiert und vergleicht.

Fazit

Nach einer erfolgreichen Informationssuche müssten Sie in der Lage sein, all diese Fragen zum Management des Vertragslebenszyklus und welche individuellen Bedürfnisse ihre Organisation hat, beantworten zu können. Eine Umstellung vom analogen Vertragsmanagement zu einer Vertragsmanagement Software erscheint erschreckend und nach viel Aufwand, aber wenn der “perfect match” gefunden wurde, lohnt es sich nicht nur, sondern ist auch einfacher und schneller getan als gedacht.

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